MANUAL PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

MANUAL PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA SELAKU URUS SETIA JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS PERINGKAT KEBANGSAAN

PRAKATA Manual Penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU ini diterbitkan untuk diguna pakai oleh semua urus setia JKTU peringkat Kementerian dan Kerajaan Negeri. Urusan penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU adalah penting dan perlu dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan sejajar dengan Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009. Oleh yang demikian, Bahagian Keutuhan Pengurusan, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia selaku urus setia Penyelaras JKTU Peringkat Kebangsaan mengambil langkah proaktif untuk menyediakan manual khusus ini. Objektif manual ini adalah untuk: i. Menerangkan peruntukan kuasa, keanggotaan dan tanggungjawab urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU); ii. Menetapkan format penyediaan Laporan Maklum Balas JKTU yang seragam dan berkualiti; dan iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JKTU secara menyeluruh bagi mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma rujukan JKTU. Semoga manual ini dapat meningkatkan pengetahuan dan kemahiran urus setia dalam menyediakan Laporan Maklum Balas JKTU yang tepat dan berkualiti. Isu-isu keutuhan sistem pentadbiran, meningkatkan tadbir urus dan mengurangkan kerenah birokrasi dalam sektor awam yang dibangkitkan dalam Laporan Maklum Balas JKTU diharapkan dapat menghasilkan keputusan yang efektif dalam memperkukuhkan struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia. Seterusnya Wawasan 2020 dan gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan dapat direalisasikan. Bahagian Keutuhan Pengurusan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 20.11.2011 i

KANDUNGAN Muka Surat Prakata i Bahagian I Prinsip dan Falsafah JKTU 1 Bahagian II Punca Kuasa 3 Bahagian III Peranan dan Struktur Tanggungjawab Urus Setia JKTU Kementerian atau Negeri Struktur Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Di Peringkat Persekutuan Dan Negeri 5 Bahagian IV Terma Rujukan JKTU (Terms of Reference-TOR) Penjelasan Tujuh Terma Rujukan JKTU 8 Bahagian V Asas-Asas Mengenal Pasti Isu Isu JKTU Fokus Utama Isu JKTU Asas-Asas Mengenal Pasti Isu 14 Bahagian VI Penjelasan Borang Laporan Maklum Balas Penjelasan Kandungan Laporan Maklum Balas Format Laporan Maklum Balas Borang A dan Borang B 17 Bahagian VII Kaedah Penyediaan Laporan Maklum Balas Penyediaan Laporan Contoh laporan 23 ii

BAHAGIAN I PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU 1

PRINSIP DAN FALSAFAH JKTU Untuk menterjemahkan aspirasi dan komitmen kepimpinan negara berlandaskan konsep 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan dalam pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan awam kepada masyarakat umum. Justeru, kepuasan hati pelanggan dan pihak berkepentingan (stakeholders) menjadi keutamaan dan prestasi pencapaian ditambah baik secara berterusan Usaha untuk memantapkan keutuhan pentadbiran, mempertingkatkan tadbir urus dan mengurangkan karenah birokrasi dalam sektor awam perlu dilaksanakan secara bersepadu dan menyeluruh. Tindakantindakan ini tidak boleh dilaksanakan dan bergerak secara bersendirian kerana akan melibatkan isu pertindihan tugas yang pastinya akan membazirkan masa, tenaga dan kos. Tindakan-tindakan yang dihuraikan dalam arahan ini perlu dilaksanakan dengan penuh komitmen dan berterusan bagi memastikan pencapaian Wawasan 2020 dan Gagasan 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan. 2

BAHAGIAN II PUNCA KUASA 3

PUNCA KUASA 1. Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia : Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) menetapkan:- 1.1 Penubuhan Jawatankuasa Pengerusi JKTU, iaitu Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua Perkhidmatan, Ketua Jabatan dan Agensi Kerajaan di peringkat persekutuan dan negeri hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU) di bawah kuasa dan kawalan masing-masing. 1.2 Kekerapan Mesyuarat JKTU Semua Pengerusi JKTU perlu mengadakan mesyuarat masingmasing dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun. 1.3 Penyediaan Laporan Maklum Balas Semua Urus Setia JKTU peringkat kementerian dan negeri perlu membuat analisa terhadap isu-isu yang dikemukakan oleh JKTU Jabatan/Agensi dan menyediakan laporan maklum balas sebagaimana format di Lampiran A dan Lampiran B. 1.4 Mengemukakan Laporan Maklum Balas Laporan Maklum Balas perlu dikemukakan sebelum atau pada minggu kedua bulan Januari, Mei dan September kepada Penyelaras JKTU/Urus Setia Bersama Kepada JKKMKPK di alamat: Ketua Pesuruhjaya, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia Blok D6 Kompleks D Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Peti Surat 6000 62007 PUTRAJAYA (U/P: Pengarah Bahagian Keutuhan Pengurusan) 4

BAHAGIAN III PERANAN DAN STRUKTUR TANGGUNGJAWAB URUS SETIA JKTU KEMENTERIAN ATAU KERAJAAN NEGERI 5

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB URUS SETIA JKTU KEMENTERIAN ATAU NEGERI 1. Menentukan pengurusan Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri dilaksanakan berdasarkan terma-terma JKTU dan mengikut jadual. 2. Mengenal pasti isu, masalah dan langkah-langkah penambahbaikan berdasarkan terma-terma rujukan JKTU untuk dibentangkan di Mesyuarat JKTU Kementerian atau Negeri. 3. Mengambil tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU Kebangsaan untuk dilaksanakan di peringkat agensi dan jabatan masing-masing di bawah Kementerian dan Kerajaan Negeri. 4. Menyelaras dan melaksanakan aktiviti pemantauan ke atas keputusan Mesyuarat JKTU dan melaporkan hasil pemantauan tersebut kepada Mesyuarat JKKMKPK. 5. Mencetuskan idea penambahbaikan atau pembaharuan berasaskan isu berkaitan dengan pengurusan Kementerian atau Kerajaan Negeri yang dibangkitkan oleh Mesyuarat JKTU Kebangsaan untuk disalurkan kepada peringkat kementerian dan jabatan negeri. 6. Membangun, mengendali dan mengemaskinikan Sistem Pengurusan Maklumat JKTU Kementerian atau JKTU Negeri. 6

STRUKTUR JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) DI PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI JEMAAH MENTERI JKKMKPK Pengerusi: YAB Perdana Menteri Setiausaha Bersama: KP MAMPU dan Ketua Pesuruhjaya SPRM JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKKMKPK Pengerusi: KP MAMPU Urus Setia: MAMPU JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) KEBANGSAAN Penyelaras: Ketua Pesuruhjaya SPRM Urus Setia: SPRM 5 PASUKAN KHAS PERUNDING JKTU Pengerusi: PKPJKTU I JPM PKPJKTU II MAMPU PKPJKTU III JPA PKPJKTU IV IIM PKPJKTU V BPA JKTU KEMENTERIAN Pengerusi: YB Menteri JKTU KERAJAAN NEGERI Pengerusi: YAB Menteri Besar/Ketua Menteri JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKTU KEMENTERIAN Pengerusi: Ketua Setiausaha Kementerian JAWATANKUASA KERJA KEPADA JKTU NEGERI Pengerusi: YB Setiausaha Kerajaan Negeri JKTU JABATAN/AGENSI PERSEKUTUAN Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi JKTU JABATAN/AGENSI NEGERI Pengerusi: Ketua Jabatan/Agensi 7

BAHAGIAN IV TERMA RUJUKAN JKTU (Terms of Reference-TOR) 8

TERMA RUJUKAN JKTU 1. Dasar dan Perundangan 2. Sistem dan Prosedur Kerja 3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika 4. Pengurusan Pelanggan 5. Kawalan Dalaman 6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan 7. Pengiktirafan dan Penghargaan PENJELASAN TUJUH TERMA RUJUKAN JKTU 1. Dasar dan Perundangan i. Mengenal pasti, mengkaji serta memperakukan pindaan kepada dasar dan perundangan serta peraturan-peraturan organisasi untuk mengatasi kelemahan pengurusan serta dapat menutup ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. ii. Mendokumenkan pelan strategik organisasi untuk meningkatkan tadbir urus terbaik dan meminimumkan karenah birokrasi supaya sistem penyampaian berintegriti, akauntabiliti, amanah, jujur, telus dan responsif terhadap pelanggan. iii. Melaksanakan pemantauan dan penilaian prestasi pelan strategik melalui KPI. Contoh: a. Untuk meminda dasar-dasar organisasi yang ada elemen percanggahan kepentingan (conflict of interest). b. Cadangan meminda undang-undang supaya penguatkuasaan dapat dijalankan dengan baik. 9

2. Sistem dan Prosedur i. Mengenal pasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan prosedur kerja yang lapuk ataupun terlalu rumit sehingga menimbulkan pelbagai karenah birokrasi serta boleh membuka ruang dan peluang perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta memperakukan penambahbaikan. ii. Sistem dan prosedur perlulah telus, jelas, mudah difahami, didokumenkan serta dimaklumkan kepada semua pelaksana. iii. Mengurangkan, menggabungkan atau menghapuskan borangborang yang tidak perlu. iv. Menggalakkan penggunaan ICT dalam urusan. v. Menggubal Piagam Pelanggan dan KPI organisasi. Contoh: a. Memendekkan tempoh kelulusan sesuatu permohonan lesen. b. Ada elemen akauntabiliti dan menetapkan time frame untuk setiap tindakan dalam sesuatu proses kerja. 3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika i. Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi. ii. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. 10

iii. Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja jabatan sebagai panduan kepada warga kerja kementerian/jabatan/agensi. Contoh: a. Melaksanakan program untuk menghayati dan mengamalkan kod etika oleh semua warga organisasi. b. Merangka dan melaksanakan program-program nilai-nilai murni berdasarkan isu-isu integriti yang berlaku dalam organisasi. 4. Pengurusan Pelanggan i. Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan. ii. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah diamanahkan. iii. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan. Contoh: a. Memberi latihan dan kemahiran kepada pegawai khidmat pelanggan sebagai front liner organisasi supaya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan secara cekap, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan. b. Membuat kajian untuk mengukur kepuasan pelanggan dan membuat penambahbaikan kepada sistem dan prosedur berkaitan bagi mencapai aduan sifar. 11

5. Kawalan Dalaman i. Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang ditetapkan. ii. Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. Contoh: a. Mengkaji sama ada mekanisme kawalan dalaman seperti penyeliaan dan pemantauan adalah mencukupi bagi memastikan warga organisasi melaksanakan tugas dengan mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan di samping membuat penambahan kepada kekurangan yang ada. b. Melaksanakan job rotation untuk hot job, hot officer atau hot spot. 6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan i. Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang, peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja. ii. iii. Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan tatatertib terhadap mereka yang terlibat. Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguat kuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau jenayah yang dilakukan oleh warga kerja. 12

Contoh: a. Mewujudkan satu mekanisme bagi membolehkan organisasi mengesan sebarang perlanggaran undangundang atau peraturan oleh warga organisasi. b. Melaksanakan tindakan tatatertib secara adil dan konsisten. 7. Pengiktirafan dan Penghargaan i. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilainilai murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat dan bimbingan agama. ii. Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku dalam kementerian, jabatan dan agensi. Contoh: a. Mempelbagaikan bentuk pengiktirafan dan penghargaan kepada warga organisasi yang berintegriti seperti Anugerah Pegawai Contoh Bulanan atau menghantar mereka menghadiri seminar di dalam atau ke luar negara. c. Mewujudkan kriteria yang jelas, telus dan adil dalam pemilihan untuk pengiktirafan dan penghargaan supaya tidak timbul persepsi negatif terhadap organisasi. 13

BAHAGIAN V ASAS-ASAS MENGENAL PASTI ISU 14

ISU JKTU Isu-isu JKTU adalah isu-isu berkaitan masalah integriti, tadbir urus dan karenah birokrasi dalam organisasi yang sekiranya tidak ditangani, boleh membuka ruang dan peluang kepada rasuah, salah guna kuasa, penyelewengan serta kelemahan-kelemahan pengurusan dalam organisasi. Sebaiknya isu-isu yang dibangkitkan adalah berbentuk generik. Penyelesaian isu-isu tersebut bukan sahaja dapat meningkatkan integriti dan tadbir urus baik dalam organisasi serta meminimumkan karenah birokrasi, tetapi ianya juga dapat menjimatkan perbelanjaan dan meningkatkan pendapatan organisasi dan negara, seperti kutipan cukai. Fokus Utama Isu JKTU Pengurusan tatatertib Rasuah, penyelewengan & salahguna kuasa Aspek pembangunan Agihan bantuan & subsidi Penguatkuasaan Pengurusan perolehan FOKUS UTAMA JKTU Pengurusan pelanggan Pengurusan stor Kutipan hasil Pengurusan kewangan & akaun 32 15

ASAS-ASAS MENGENAL PASTI ISU Isu-isu JKTU boleh diperolehi melalui kaedah seperti berikut: Secara Proaktif : i. Kajian ii. Laporan Biro Pengaduan Awam (BPA) iii. Laporan Audit iv. Maklumat daripada SPRM v. Media massa/elektronik/berita vi. Pemerhatian vii. Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI) Secara Reaktif : i. Laporan hasil siasatan/khidmat nasihat SPRM/Polis ii. Aduan-aduan pelanggan iii. Keputusan Mesyuarat iv. Arahan pihak pengurusan 16

BAHAGIAN VI PENJELASAN BORANG LAPORAN MAKLUM BALAS 17

PENJELASAN KANDUNGAN LAPORAN MAKLUM BALAS BORANG A DAN B BORANG A i. Isu Menyatakan perkara yang berbangkit berkaitan integriti, tadbir urus dan karenah birokrasi yang membuka kepada ruang dan peluang rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. ii. Masalah Menyatakan perkara atau masalah yang boleh berlaku sekiranya isu tersebut tidak ditangani. iii. Punca Isu/Masalah Menyatakan punca atau sebab-sebab mengapa isu tersebut boleh berlaku. iv. Penambahbaikan Menyatakan apakah usaha-usaha yang telah dibuat atau dirancang untuk mengatasi atau menangani punca-punca kepada isu tersebut. v. Kesan Penambahbaikan (Kepada Organisasi dan Pelanggan) Menyatakan apakah kesan positif atau faedah diperolehi dari penambahbaikan yang dibuat atau dirancang kepada organisasi dan pelanggan (jangkaan atau sebenar). 18

vi. Usaha-usaha Penyelesaian Menyatakan apakah tindakan yang diambil atau dibuat untuk menyelesaikan isu berdasarkan penambahbaikan yang dibuat atau dicadangkan. vii. Status Kemajuan Menyatakan status kemajuan usaha-usaha penyelesaian kepada isu, iaitu sehingga isu tersebut selesai. 19

BORANG A FORMAT LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: 1. Dasar dan Perundangan 2. Sistem dan Prosedur Kerja 3. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika 4. Pengurusan Pelanggan 5. Kawalan Dalaman 6. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan 7. Pengiktirafan dan Penghargaan ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Punca: Kesan penambahbaikan: Usaha-usaha penyelesaian: Masalah: Penambahbaikan: Status Kemajuan: 20

BORANG B i. Usaha-Usaha Pembaharuan Dan Pencegahan Menyatakan pembaharuan atau pencegahan yang telah dibuat dalam usaha membendung amalan rasuah, salah guna kuasa atau penyelewengan dalam organisasi termasuk yang dapat menjimatkan perbelanjaan (value for money) atau meningkatkan hasil organisasi dan negara. ii. Faedah Kepada Organisasi Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh organisasi hasil dari usaha-usaha yang dibuat. iii. Faedah Kepada Pelanggan Menyatakan apakah faedah yang diperolehi oleh pelanggan organisasi hasil dari usaha-usaha yang dibuat. 21

Borang B FORMAT LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) Sekiranya organisasi ada melaksanakan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek integriti dalam organisasi, melaporkan dalam Borang B. B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan BIL. USAHA-USAHA PEMBAHARUAN DAN PENCEGAHAN FAEDAH KEPADA ORGANISASI FAEDAH KEPADA PELANGGAN 22

BAHAGIAN VII KAEDAH PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS 23

KAEDAH PENYEDIAAN LAPORAN MAKLUM BALAS Borang A Salah satu cara untuk penyediaan Laporan Maklum Balas dalam Borang A adalah dengan mengenal pasti terlebih dahulu apakah isu JKTU yang ada atau wujud dalam organisasi. Setelah itu dibuat analisis terhadap isu tersebut dan seterusnya mengisi Borang A berdasarkan Terma Rujukan JKTU. Kaedah yang boleh digunakan adalah seperti berikut: Kenal Pasti Isu JKTU Kenal Pasti Punca-Punca Kepada Isu Kenal Pasti TOR JKTU Terlibat Berdasarkan Setiap Punca Kenal Pasti Masalah Yang Boleh Wujud Sekiranya Isu Itu Tidak Ditangani Menentukan Langkah-langkah Penambahbaikan Untuk Mengatasi Berdasarkan Setiap Punca Kenal Pasti Kesan Positif Atas Penambahbaikan Kepada Organisasi dan Pelanggan Organisasi Apakah Usaha-Usaha Penyelesaian Dan Status Kemajuan Isi Borang A 24

Contoh 1: Isu Kelewatan Penyiapan Pembinaan Hospital i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah: ISU PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN Pembinaan Hospital lewat disiapkan kontraktor - masalah kewangan pemilihan kontraktor - proses direct nego kementerian lewat ambil tindakan penyelia - kurang pemantauan 1 1 2 Pilih syarikat yang kukuh kewangan Pinda dasar/peraturan Pinda prosedur 5 Sediakan jadual pemantauan projek ii. Senaraikan apakah masalah yang boleh berlaku sekiranya isu itu tidak ditangani: a. Hospital tidak dapat disiapkan mengikut perancangan b. Diperlukan kos tambahan untuk menyiapkannya iii. Senaraikan kesan positif kepada organisasi dan pelanggan sekiranya penambahbaikan dibuat: a. Projek akan datang dapat disiapkan mengikut jadual b. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan c. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat d. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan iv. Nyatakan setakat mana usaha-usaha telah dibuat untuk berhubung dengan cadangan penambahbaikan serta status kemajuannya. v. Isikan Borang A mengikut Terma Rujukan JKTU yang terlibat. 25

LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) BILANGAN...1... TAHUN..2011... A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 1 : Dasar dan Perundangan ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian 2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya Punca: 1. Kontraktor tidak dapat menyiapkan projek mengikut tempoh kerana masalah kewangan 2. Pemilihan kontraktor yang tidak tepat kerana proses direct nego Penambahbaikan: 1. Memilih syarikat yang kukuh kewangannya 2. Meminda peraturan supaya projek yang memerlukan kepakaran dibuat secara open tender Kesan penambahbaikan: 1. Projek dapat disiapkan mengikut tempoh ditetapkan 2. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan 3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan) 4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan Usaha-usaha penyelesaian: Pindaan peraturan dalam Pekeliling telah disediakan dan dikemukakan kepada KSP Status Kemajuan: KSP telah bersetuju cadangan pindaan dan akan dibentangkan dalam mesyuarat 26

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 2: Sistem dan Prosedur ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian 2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya Punca: Kementerian lewat mengambil tindakan apabila terdapat tanda-tanda kontraktor bermasalah Penambahbaikan: Meminda prosedur sedia ada yang menyebabkan kelemahan tersebut Kesan penambahbaikan: 1. Projek dapat disiapkan mengikut tempoh ditetapkan 2. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan 3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan) 4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan Usaha-usaha penyelesaian: 1. Pindaan MPK & FM telah dilaksanakan dan dikemukakan kepada KSU 2. Memastikan prosedur dipatuhi melalui latihan dan penyeliaan 3. Taklimat akan diadakan berkaitan pindaan tersebut Status Kemajuan: KSU telah bersetuju cadangan pindaan dan dalam tindakan menyediakan dokumen pindaan MPK dan FM 27

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Pembinaan Hospital lewat disiapkan Masalah: 1. Hospital tidak dapat digunakan dan menjejaskan perancangan Kementerian 2. Kos tambahan diperlukan untuk menyiapkannya Punca: 1. Kurang pemantauan daripada penyelia projek Penambahbaikan: 1. Menyediakan jadual pemantauan projek yang perlu dipatuhi oleh penyelia yang online kepada pejabat KSU Kesan penambahbaikan: 1. Projek dapat disiapkan mengikut tempoh ditetapkan 2. Boleh meningkatkan imej dan keyakinan rakyat terhadap perkhidmatan awam dan kerajaan 3. Dapat mengurangkan persepsi negatif rakyat (kelewatan) 4. Tambahan kos boleh dielakkan/dijimatkan Usaha-usaha penyelesaian: 1. Jadual Pemantauan Projek telah disediakan dan telah dibuat secara online kepada KSU Status Kemajuan: Penggunaan Jadual Pemantauan Projek dan sistem online telah dimulakan sejak Mei 2010 28

Contoh 2: Isu Kehilangan Peralatan Pejabat i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah: PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN 1. PENYELIAAN TIDAK BERKESAN Kurang Komitmen TOR 3 Kaunseling Kursus Motivasi Tiada Garis Panduan TOR 2 Mewujudkan Garis Panduan Penyeliaan Tiada Pemantauan Pihak Atasan TOR 5 Meningkatkan Pemantauan Garis Panduan Tiada Peraturan yang jelas TOR 1 Mewujudkan Peraturan Jelas 2. SISTEM KESELAMATAN TIDAK EFEKTIF Ada prosedur tapi tidak dipatuhi TOR 3 TOR 5 Kursus meningkatkan integriti Penguatkuasaan Motivasi Sistem ada telah lapuk TOR 2 Mewujudkan sistem baru Tiada penyelenggaraan TOR 1 Mewujudkan dasar berkaitan penyelenggaraan 3. PEGAWAI TIDAK AMANAH Kurang Komitmen TOR 3 Latihan Motivasi Tidak Mengikut Peraturan TOR 3 Latihan Motivasi ii. Tindakan seterusnya seperti Contoh 1. 29

CONTOH LAPORAN MAKLUM BALAS JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) BILANGAN...2... TAHUN...2011... A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 1 : Dasar & Perundangan ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Punca: Kesan penambahbaikan: Usaha-usaha penyelesaian: 29 Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat Mengakibatkan kerugian kepada jabatan Menjejaskan imej jabatan Tiada Peraturan yang jelas berkaitan Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat Penambahbaikan: 1. Mewujudkan satu Peraturan yang jelas mengenai kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat 2. Memberikan kursus/latihan berkaitan pengendalian peralatan pejabat Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan Mengurangkan kerugian kepada jabatan Meningkatkan imej jabatan 1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah disediakan dan diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi 2. Dua kursus mengenai Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat dirancang pada tahun 2012 Status Kemajuan: 1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikuatkuasakan mulai 1 Disember 2011 dan kajian akan dibuat untuk melihat keberkesanannya 2. Bahagian Latihan sedang menyediakan modul kursus 30

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 2 : Sistem & Prosedur ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Punca: Kesan penambahbaikan: Usaha-usaha penyelesaian: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat Mengakibatkan kerugian kepada jabatan dan kerajaan MPK dan FM sedia ada telah lapuk dan tidak relevan dengan masa kini Penambahbaikan: Mengemas kini MPK dan FM mengenai tatacara kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat yang jelas dan relevan dengan keadaan semasa Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan Mengurangkan kerugian kepada jabatan Meningkatkan imej jabatan 1. MPK dan FM mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikemas kini termasuk memasukkan elemen akauntabiliti, check and balance serta time frame 2. Satu taklimat mengenai pindaan tersebut akan diadakan setelah diluluskan oleh Bahagian Dasar Status Kemajuan: Bahagian Dasar masih mengkaji pindaan MPK dan FM berkaitan Menjejaskan imej jabatan 31

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 3 : Nilai-nilai Murni dan Kod Etika ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Punca: Kesan penambahbaikan: Usaha-usaha penyelesaian: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat Mengakibatkan kerugian kepada jabatan Menjejaskan imej jabatan Kurang Komitmen dan sikap tidak bertanggungjawab pegawai dan kakitangan Penambahbaikan: Memberi Kursus Motivasi dan latihan kepada pegawai / kakitangan Mengadakan sesi kaunseling kepada pegawai dan kakitangan Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat Mengurangkan kerugian kepada jabatan Meningkatkan imej jabatan Empat Kursus Motivasi dirancang diadakan pada tahun 2012 untuk meningkatkan sikap integriti dan tanggungjawab pegawai dan kakitangan Sesi kaunseling akan diberikan kepada pegawai dan kakitangan bermasalah dari semasa ke semasa Status Kemajuan: Bahagian Latihan sedang merangka modul Kursus Motivasi untuk dilaksanakan pada tahun 2012 32

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN KESAN PENAMBAHBAIKAN (ORGANISASI DAN PELANGGAN) USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN STATUS KEMAJUAN Isu: Punca: Kesan penambahbaikan: Usaha-usaha penyelesaian: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat Mengakibatkan kerugian kepada jabatan Menjejaskan imej jabatan Tiada mekanisme kawalan atau pemantauan ke atas peralatan pejabat Penambahbaikan: Melantik pegawai penyelia yang berperanan memantau ke atas peralatan dan pejabat Mewujudkan jadual pemantauan penyelenggaraan peralatan pejabat secara berkala Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat Mengurangkan kerugian kepada jabatan Meningkatkan imej jabatan Melantik Pegawai Pemantau/ Penyelia yang akan berperanan ke atas penyeliaan dan pemantauan peralatan pejabat Satu senarai tugas dan checklist untuk tugas-tugas penyeliaan dan pemantauan telah disediakan Menyediakan Jadual Pemantauan Peralatan Pejabat Status Kemajuan: Pengurusan Tertinggi bersetuju melantik seorang pegawai Gred 44 sebagai Pegawai Pemantau/Penyelia berkuat kuasa pada 1 Januari 2012 33

B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan BIL. USAHA-USAHA PEMBAHARUAN DAN PENCEGAHAN FAEDAH KEPADA ORGANISASI FAEDAH KEPADA PELANGGAN Kelulusan Lesen Perniagaan: 1. Permohonan lesen dibuat secara online 2. Tempoh kelulusan dipendekkan dari satu bulan kepada tiga hari untuk permohonan yang lengkap 3. Pembayaran dibuat secara online 1. Boleh menutup ruang dan peluang berlakunya perbuatan rasuah 2. Mengurangkan tohmahan/ aduan terhadap organisasi 3. Dapat menjimatkan kos seperti kertas 4. Boleh meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap organisasi 5. Meningkat imej positif organisasi 1. Memudahkan urusan pelanggan 2. Menjimatkan masa pelanggan 4. Pemohon yang berjaya boleh mencetak sendiri lesen 5. Prosedur baru ini dimasukkan dalam laman web organisasi dan boleh diakses oleh orang ramai 34

PERTANYAAN Sebarang pertanyaan boleh menghubungi: BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA ARAS 7, BANGUNAN 26 BOULEVARD LOT 3C4, PRESINT 3 WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA 62675 PUTRAJAYA : 03-88900613 : 03-88886929 03-88905144 : q1@sprm.gov.my 35