BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Museum merupakan sebuah tempat pembelajaran yang menampung berbagai macam informasi sesuai dengan kategori koleksi yang dimiliki, seperti koleksi dan proses bisnis. Koleksi merupakan kumpulan produk yang dimiliki oleh organisasi yang didapat dengan cara pembelian maupun sumbangan dengan tujuan agar benda yang dikumpulkan dapat di lindungi sehingga tidak rusak dan dapat dijaga kelestariannya. Proses bisnis merupakan prosedur cara bagaimana organisasi mendapatkan benda koleksi, seperti proses berjalannya mendapatkan hibah, sumbangan, pembelian. Berdasarkan International Council of Museum (ICOM) pada tanggal 14 Juni 1974 di Denmark, museum berfungsi sebagai berikut: (1) Pengumpulan dan pengamanan warisan alam dan budaya, (2) Dokumentasi dan penelitian ilmiah, (3) Konservasi dan preservasi, (4) Penyebaran dan pemerataan ilmu untuk umum, (5) Pengenalan dan penghayatan kesenian, (6) Pengenalan kebudayaan antardaerah dan antarbangsa, (7) Visualisasi warisan alam dan budaya, (8) Cermin pertumbuhan peradaban umat manusia, dan (9) Pembangkit rasa takwa dan bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa. Produk yang dimiliki oleh museum biasanya di berikan penjelasan mengenai deskripsi produk dan di pamerkan dalam suatu ruangan khusus, sehingga pengunjung dapat mengetahui informasi mengenai produk yang di pamerkan. Deskripsi informasi produk seperti nama, jenis, sejarah produk, lokasi penemuan, nama pemberi sumbangan. Proses pengolahan produk museum sehingga dapat di pamerkan untuk penggunjung melalui beberapa tahap: (1). Hibah/Sumbangan, orang yang melakukan transaksi dengan sukarela memberikan benda koleksi untuk museum. (2). Pembelian, membeli benda koleksi yang dibutuhkan museum pada kolektor. 1
2 Pendokumentasian dan inventarisasi pada museum biasanya masih bersifat tertulis dan di rangkum dalam buku sehingga sulit untuk diakses oleh banyak orang di saat bersamaan, misal pencatatan koleksi. Belum memiliki prosedur yang tetap serta tertulis dalam perawatan benda koleksi sehingga akan menjadi masalah jika karyawan mengundurkan diri, misal tata cara pembersihan benda koleksi. Untuk memudahkan pengaksesan dokumentasi museum, sebaiknya data di simpan di komputer sehingga dokumentasi dapat di akses secara bersama-sama. Skill yang dimiliki oleh karyawan dapat di simpan untuk kebutuhan museum dengan menggunakan komputer sehingga jika karyawan yang memiliki skill tersebut menggundurkan diri, tidak berdampak besar bagi organisasi. Dengan memanfaatkan IT sebagai tempat untuk menyimpan data museum seperti pencatatan koleksi dan prosedur, museum tidak akan kesulitan dalam mengelola koleksi, dikarenakan data yang disimpan dapat disebarkan dan resiko kehilangan data kecil. Menurut Kavakli et al pada jurnal yang berjudul Building Museum Information Systems: A Knowledge Management Approach (2003) melalui metode penelitian analisis perspektif, museum sebagai budaya organisasi yang menghasilkan dan menyimpan sejumlah besar informasi. Dapat digolongkan menjadi tiga jenis kategori yaitu collections, museological dan informasi bisnis. Di beberapa museum terkait dengan penyimpanan kumpulan data masih berbentuk arsip dan dokumen berupa paper based, begitu juga tidak ada standard mekanisme untuk mengelompokkan dan mengindekskan objek atau koleksi museum sehingga untuk mencari suatu objek hanya berdasarkan pengetahuan dari staff museum sehingga beresiko jika staff museum tersebut berhenti atau pensiun. Maka harus ada perencanaan dan perancangan perubahan sistem yang dilakukan pihak museum supaya knowledge yang ada tidak terbuang percuma. Membangun suatu
3 sistem informasi tidak semuanya tentang dalam perancangan komponen peranti lunak tetapi butuh pengertian dan persetujuan dari para pimpinan museum supaya memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan organisasi dan strategi bisnis. Museum dapat membuat KM untuk membantu mengelompokkan dan mencari kata kata yang tepat dalam menjelaskan suatu konsep supaya meningkatkan konsistensi dan pengambilan informasi dan komunikasi di seluruh organisasi. Dengan adanya KM dimaksudkan supaya tidak ada lagi knowledge yang terbuang percuma dan dapat disimpan sebagai data organisasi untuk kedepannya. Karena pengetahuan dan skill setiap karyawan berbeda-beda, maka diperlukan adanya pengelolaan data agar pengetahuan dan skill dapat dikelompokkan sesuai dengan isi serta dapat disebarkan dan dipelajari oleh karyawan lain. Pengetahuan yang ada biasanya disimpan dan terdokumentasi dalam bentuk kertas, sehingga dikhawatirkan data akan rusak ataupun hilang serta sulit untuk dicari. Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan merupakan asset penting bagi organisasi, karena informasi yang dimiliki berdasarkan pengalaman bertahun-tahun dalam merawat benda koleksi. Sehingga dengan adanya portal KM untuk menampung pengetahuan karyawan, diharapkan mengurangi dampak hilangnya knowledge asset, karena jika karyawan mengundurkan diri asset yang dimiliki karyawan tersebut akan ikut hilang, jika terjadi hilangnya knowledge asset, maka terpaksa museum mendidik pegawai baru untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut. Setiap karyawan memiliki skill yang berbeda-beda, sehingga akan menjadi masalah ketika orang yang ahli tidak ada saat kegiatan perawatan benda koleksi sedang berlangsung. Karena benda koleksi yang dimiliki banyak dan mempunyai jenis jenis yang berbeda membuat museum kesulitan dalam mendokumentasi, seperti jenis, nama ilmiah, dan cara perawatan.
4 1.2 Ruang Lingkup Ruang Lingkup dari penelitian ini merupakan batasan dalam pembahasan dan penerapan Knowledge Management pada Dunia Air Tawar, yaitu : Menganalisis dan merancang KM pada Dunia Air Tawar KM yang dirancang terbatas pada pendeskripsian produk seperti kode ikan, nama ikan, jenis ikan, dan cara perawatan ikan. Perancangan aplikasi KM ini mendukung proses pendokumentasian dan pendistribusian Knowledge. Dalam membangun knowledge sharing antar karyawannya, serta sebagai media dalam mengelola knowledge. Perancangan aplikasi KM yang berada di DAT tidak membahas security Perancangan aplikasi KM ini hanya menjelaskan bagian inushuk KM model seperti, sosialization, externalization, combination, internalization, leadership, technology, dan culture. Tidak menjelaskan mengenai measurement. Penggunaan rancangan aplikasi KM hanya untuk Asisten manajer karantina dan budidaya beserta staff, Supervisor karantina penyakit dan kualitas air, Supervisor pengembangan budidaya (proses pembudidayaan). Asisten manajer operasi beserta staff, Supervisor peraga (proses pengadaan pembelian dan sumbangan). Supervisor TU (pembuatan surat berita acara dan penganggaran) Job desk berdasarkan Keputusan Pimpinan TAAT TMII Nomor: 003/MG/ Pers. TAAT-TMII/X/1998 Tanggal: 1 Oktober 1999. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan:
5 Merancang Knowledge Management yang dapat mengurangi hilangnya knowledge asset yang ada di organisasi karena dampak turn over, dengan cara melakukan proses penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan pemanfaatan knowledge di dalam internal perusahaan. Manfaat: Mengurangi biaya pelatihan pegawai baru dengan menambah prosedur belajar melalui rancangan portal KM. Membantu menyimpan knowledge assets perusahaan. Memudahkan penyebaran informasi internal. Pegawai dapat menggolongkan jenis perawatan berdasarkan knowledge tertentu. Meningkatkan budaya sharing knowledge antar karyawan. Memudahkan dalam pembelajaran, terutama untuk karyawan baru. Pengunjung mendapatkan pengetahuan tentang produk yang hendak di ketahui dimuseum. 1.4. Metodologi Metodologi yang digunakan dalam analisis dan perancangan Knowledge Management pada Dunia Air Tawar adalah : Metode Analisis. Survey atas sistem yang sedang berjalan. Metode ini dilakukan untuk mendapatkan data mengenai lingkungan internal organisasi seperti tugas, tanggung jawab serta wewenang, kegiatan pada staff karyawan. Melakukan wawancara dengan bagianbagian terkait langsung Inukshuk Model
6 Inukshuk merupakan kerangka kerja yang disempurnakan dari model SECI dengan penambahan komponen seperti, Leadership, Culture dan Technology. Kaitannya dengan KM yaitu dapat memberikan informasi mengenai tacit dan explicit knowledge di dalam organisasi, dapat memberikan informasi yang lebih jelas mengenai technology yang ada di dalam organisasi, kemudian bagaimana cara seorang leadership (pemimpin) memimpin suatu organisasi dan bagaimana mengetahui budaya (culture) yang ada di dalam organisasi. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah Metode OOAD(Object Oriented Analysis and Design with the Unified Process) melalui tahapan: Pembuatan Activity Diagram. Pembuatan Class Diagram. Pembuatan Use case Diagram. Pembuatan Sequence Diagram. Pembuatan User Interfaces. 1.5. Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 bagian yang terdiri dari pendahuluan, landasan teori, analisis, rancangan Knowledge Management, simpulan dan saran. Bab 1. Pendahuluan Dalam bab ini menguraikan secara singkat, mengenai latar belakang, identifikasi masalah, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan, dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan.
7 Bab 2. Landasan Teori Dalam Bab ini berisikan teori-teori yang digunakan untuk mendukung topik penelitian yang dibahas dan menjadi landasan untuk perancangan KM Dunia Air Tawar. Bab 3. Analisis Sistem Berjalan Dalam bab ini berisikan latar belakang, sejarah, dan analisis permasalahan yang ada pada organisasi berdasarkan analisis, serta melakukan identifikasi knowledge organisasi. Bab 4. Rancangan Knowledge Management Dalam bab ini berisi rancangan KM untuk Dunia Air Tawar yang diusulkan. Bab 5. Simpulan dan Saran Dalam bab ini menuturkan simpulan atas KM pada Dunia Air Tawar serta menuturkan saran perbaikan atas kekurangan-kekurangan yang ada berdasarkan hasil analisis untuk mengatasi masalah-masalah yang sedang dialami perusahaan ini.