BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Keberadaan Museum Nasional Indonesia diawali dengan berdirinya lembaga

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Museum Nasional Indonesia Keberadaan Museum Nasional Indonesia diawali dengan berdirinya lembaga Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen pada tanggal 24 April Lembaga ini didirikan oleh ilmuan Belanda dan seseorang pendiri adalah Jacob Cornelis Matthieu Radermacher, yang menyumbangkan rumah tinggalnya di Jalan Kalibesar, di Jakarta Kota, serta sejumlah koleksi benda budaya dan buku sebagai cikal bakal berdirinya museum dan perpustakaan. Selama masa pemerintahan Inggris di Jawa ( ), Letnan Gubernur Sir Thomas Stamford Raffles menjadi direktur perkumpulan ini. Karena rumah di Kalibesar sudah penuh dengan koleksi, Raffles memerintahkan pembangunan gedung baru untuk digunakan sebagai museum dan ruang pertemuan untuk Literary Society. Bangunan ini berlokasi di Jalan Majapahit nomor 3. Sekarang di tempat ini berdiri kompleks gedung Sekretariat Negara, di dekat Istana Kepresidenan. Gedung museum yang terletak di Jalan Medan Merdeka Barat No. 12 dibangun pada tahun 1862 dan baru dibuka untuk umum pada tahun 1868, sangat dikenal di kalangan masyarakat Indonesia, khususnya penduduk Jakarta. Penduduk Jakarta menyebutnya Gedung Gajah atau Museum Gajah karena di halaman depan museum terdapat patung gajah perunggu sebagai hadiah Raja Chulalongkorn dari Thailand yang pernah berkunjung ke museum pada tahun Selain disebut sebagai Gedung Gajah atau Museum Gajah, gedung ini disebut juga Gedung Arca karena di dalam gedung banyak tersimpan berbagai jenis dan bentuk arca yang berasal dari berbagai periode. 41

2 42 Mengingat pentingnya museum ini bagi bangsa Indonesia maka pada tanggal 17 September 1962 lembaga Kebudayaan Indonesia secara resmi menyerahkan pengelolaan Museum kepada pemerintah Indonesia, yang kemudian menjadi Museum Pusat. Kemudian berdasarkan surat keputusan menteri Pendidikan dan Kebudayaan, No.092/O/1979 tertanggal 28 Mei 1979, Museum Pusat ditingkatkan statusnya menjadi Museum Nasional Indonesia. Museum Nasional Indonesia sebagai lembaga resmi pemerintah di bawah Direktorat Jendral Sejarah dan Purbakala. Departemen Kebudayaan dan Pariwisata, memiliki fungsi sebagai pusat informasi budaya bangsa yang bersifat edukatif kultural pusat penelitian dan studi warisan budaya bangsa, juga menyebarluaskan informasi kepada masyarakat baik melalui pameran, penerbitan buku ataupun brosur dan program kegiatan umum. Dalam mengadakan suatu kegiatan, Museum Nasional Indonesia selalu mengupayakan pendekatan yang bersifat adaptif, dapat di terima dan sesuai dengan tingkatan dan lapisan masyarakat. Berdasarkan Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor KM45/OT.001/MKP/2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja Museum Nasional Indonesia, tugas pokok Museum Nasional Indonesia adalah melaksanakan pengumpulan, perawatan, pengawetan, penelitian, penyajian, penerbitan hasil penelitian, dan memberikan bimbingan edukatif kultural mengenai benda bernilai sejarah, budaya, dan ilmiah, bersifat nasional. Hingga saat ini Museum Nasional Indonesia menyimpan sekitar benda terdiri atas 7 jenis koleksi yaitu prasejarah, arkeologi, keramik, numismtik-heraldik, sejarah, etnografi dan geografi. Komplek Museum Nasional Indonesia dibangun di atas tanah seluas sekitar m 2 hingga saat mempunyai dua gedung. Gedung lama (unit A) digunakan untuk berdasarkan pada jenis-jenis koleksi, baik berdasarkan keilmuan, bahan,

3 43 maupun kedaerahan. seperti ruang pameran prasejarah, ruang perunggu, ruang tekstil, ruang etnografi daerah. Sedangkan gedung baru (unit B) yang dibuka secara resmi pada tanggal 20 Juni 2007 oleh Susilo Bambang Yudhoyono (Presiden Republik Indonesia). selain digunakan untuk ruang pameran kepada tema berdasarkan aspek-aspek kebudayaan yang mana manusia diposisikan sebagai pelaku dalam lingkungan tempat tinggalnya. Tema pameran yang berjudul Keanekaragaman Budaya dalam Kesatuan ini terdiri dari beberapa subtema antara lain: manusia dan lingkungan, ilmu pengetahuan, teknologi dan ekonomi, organisasi sosial dan pola pemukiman, dan khasanah dan keramik, juga digunakan untuk kantor, ruang konferensi, laboratorium, perpustakaan. 3.2 Struktur Organisasi Museum Nasional Indonesia sebagai museum umum tingkat nasional, merupakan unit pelaksana teknis di lingkungan kementrian kebudayaan dan pariwisata, berkedudukan di bawah, dan bertanggung jawab kepada deputi bidang sejarah dan purbakala, Museum Nasional Indonesia dipimpin oleh seorang kepala museum. Museum Nasional Indonesia terdiri dari: Bagian Tata Usaha. Bidang Pembinaan Koleksi Prasejarah dan Arkeologi. Bidang Pembinaan Koleksi Sejarah dan Antropologi. Bidang Konservasi dan Penyajian. Bidang Bimbingan dan Publikasi. Bidang Registrasi dan Dokumentasi. Kelompok Jabatan Fungsional.

4 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Museum Nasional Indonesia 44

5 45 Tugas masing-masing bidang kerja Setiap bidang kerja mempunyai tugas masing-masing, yaitu: o Bagian tata usaha: Subbagian keuangan mempunyai tugas melakukan urusan keuangan. Subbagian kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian. Subbagian urusan dalam dan ketertiban mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, rumah tangga dan perlengkapan, serta ketertiban dan keamanan kantor. o Bidang pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi: Seksi koleksi prasejarah mempunyai tugas melakukan pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi prasejarah. Seksi koleksi arkeologi klasik mempunyai tugas melakukan pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi arkeologi. Seksi koleksi numismatik, heraldik dan keramik mempunyai tugas melakukan pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi numismatik, heraldik dan keramik. o Bidang konservasi dan penyajian: Seksi konservasi dan restorasi mempunyai tugas melakukan pengawetan dan pencegahan kerusakan dengan pengendalian terhadap suhu, kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan ruang koleksi, serta penanggulangan kerusakan serta perbaikan koleksi.

6 46 Seksi reproduksi mempunyai tugas melakukan pembuatan replica, miniature, diorama, gambar dan foto koleksi. Seksi penyajian mempunyai tugas melakuakan tugas melakukan pembuatan design dan persiapan tata pameran, serta pembuatan alat praga untuk menunjang kegiatan edukatif kultural. o Bidang bimbingan dan publikasi: Seksi bimbingan mempunyai tugas melakukan pemberian bimbingan untuk pelajar dan umum mengenai koleksi. Seksi publikasi mempunyai tugas melakukan penyelenggaraan publikasi mengenai koleksi museum baik yang bersifat ilmiah, edukatif maupun informasi. Seksi hubungan masyarakat dan pemasaran mempunyai tugas melakukan penyebarluasan informasi dan promosi. o Bidang registrasi dan dokumentasi: Seksi registrasi mempunyai tugas melakukan inventarisasi, registrasi dan pendistribusian koleksi museum. Seksi dokumentasi mempunyai tugas melakukan pencatatan dan pendokumentasian seluruh koleksi serta pengelolaan dokumen, foto, slide, film dan dokumen lain yang berhubungan dengan koleksi museum. Seksi perpustakaan mempunyai tugas melakukan pengelolaan perpustakaan. Fungsi masing-masing bidang kerja Setiap bidang kerja mempunyai fungsi masing-masing, yaitu: o Bagian tata usaha:

7 47 Melaksanakan urusan keuangan. Melaksanakan urusan kepegawaian. Melaksanakan urusan perlengkapan, ketertiban, persuratan dan rumah tangga. o Bidang pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi: Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, penelitian dan pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi. Melaksanakan identifikasi dan klasifikasi koleksi prasejarah dan arkeologi. Melaksanakan katalogisasi dan klasifikasi koleksi prasejarah dan arkeologi. Melaksanakan penyusunan tulisan ilmiah dan popular yang berhubunan dengan koleksi prasejarah dan arkeologi. o Bidang pembinaan koleksi sejarah dan antropologi: Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, penelitian dan pembinaan koleksi antropologi. Melaksanakan identifikasi dan klasifikasi koleksi sejarah dan antropologi. Melaksanakan katalogisasi dan klasifikasi koleksi sejarah dan antropologi. Melaksanakan penyusunan konsepsi kegiatan pameran koleksi sejarah dan antropologi. Melaksanakan penyusunan tulisan ilmiah dan popular yang berhubungan dengan koleksi sejarah dan antropologi.

8 48 o Bidang konservasi dan penyajian: Melaksanakan konservasi dan restorisasi koleksi dengan menggunakan laboratorium. Melaksanakan pembuatan reproduksi koleksi. Melaksanakan pembuatan design persiapan tata pameran. Melaksanakan pembuatan peralatan pengunjung kegiatan edukatif kultural. o Bidang registrasi dan dokumentasi: Melaksanakan inventarisasi dn registrasi benda koleksi museum. Melaksanakan pendistribusian koleksi ke bidang pembinaan koleksi. Melaksanakan pencatatan dan pendokumentasian seluruh benda cagar budaya yang menjadi koleksi museum. Melaksanakan pengelolaan dokumen foto, slide, film dan dokumen lain yang berhubungan dengan koleksi museum. Melaksanakan pencatatan dan penghapusan koleksi museum. Melaksanakan pengelolaan perpustakaan. 3.3 Visi dan Misi Organisasi Visi: Terwujudnya Museum Nasional Indonesia sebagai pusat informasi budaya dan pariwisata yang mampu mencerdaskan kehidupan bangsa, meningkatkan peradaban dan kebanggaan terhadap kebudayaan nasional, serta memperkokoh persatuan dan persahabatan antar bangsa.

9 49 Misi: o Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang profesional, dan sarana-prasarana di lingkungan Museum Nasional Indonesia yang berdampak pada peningkatan keamanan dan kenyamanan. o Meningkatkan penyajian informasi koleksi yang mampu mencerdaskan kehidupan bangsa serta menumbuhkan daya apresiatif, inovatif, dan imajinatif. o Meningkatkan kualitas pemeliharaan dan penyajian koleksi yang mampu meningkat-kan pelestarian budaya dan apresiasi masyarakat terhadap kebudayaan nasional o Meningkatkan kualitas pelayanan informasi yang berdampak pada peningkatan apresiasi masyarakat dan kunjungan ke Museum Nasional Indonesia. o Meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan registrasi dan dokumentasi melalui database koleksi dan kepustakaan yang mudah diakses oleh pengguna data/user baik secara offline maupun online.

10 Informasi Jam Beroperasi Museum o Selasa Jumat o Jumat o Sabtu dan Minggu o Hari Senin dan hari besar Nasional tutup 3.5 Kegiatan Museum Nasional Proses pengadaan pembelian barang koleksi Proses pengadaan pembelian koleksi berbeda dengan tahap proses pemberian dan hibah. Dalam proses pengadaan pihak museum melakukan beberapa kegiatan research yang dibutuhkan dalam memenuhi koleksinya. Dengan melakukan perjalanan ke beberapa wilayah di Indonesia yang di inginkan. Kegiatan ini dilakukan oleh Bidang Registrasi dan Dokumentasi. Jika proses ini telah dilakukan maka Bidang Registrasi dan Dokumentasi akan mengeluarkan Program Pengadaan Koleksi yang berisi tentang kebutuhan koleksi yang ingin ditambah di museum nasional. Proses selanjutnya memberikan surat Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) untuk diteruskan. Program Pengadaan Koleksi dapat dilanjutkan dengan penganggaran. Pembelian barang-barang koleksi dapat dibagi menjadi dua yaitu jika kurang dari 100 juta maka akan dilakukan penunjukan langsung ke pada kolektor. Dan jika pengadaan barang koleksi lebih dari 100 juta maka dilakukan lelang. Jika proses tersebut telah dilakukan maka pihak museum membuat sebuat surat SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) hasil dari pengadaan pembelian barang koleksi.

11 51 Selanjutnya melakukan tahap identifikasi lebih lanjut dari kegiatan research dan di inventaris ke dalam asset. Melakukan kegiatan perawatan jika terjadi kerusakan pada koleksi tersebut. Dan kemudian di simpan ke dalam ruang sterilisasi Proses pemberian / hibah barang koleksi Proses awal yang dilakukan dari pihak museum Bidang Konservasi dan Dokumentasi dan pemberi sumbangan yaitu. Pihak museum membuat BA (Berita Acara) yang akan dikeluarkan pihak museum kepada pihak pemberi hibah. Proses selanjutnya kedua pihak melakukan mentaksir harga dari barang sumbangan. Proses ini tidak ada kegiatan transaksi dalam bentuk uang, namun terdapat pertukaran yang dilakukan sesama pemberi hibah dalam bentuk koleksi. Selanjutnya museum mengeluarkan surat Berita Acara Serah Terima. Setelah koleksi diterima maka pihak museum melakukan identifikasi dari koleksi tersebut. Proses awal identifikasi yaitu pada Bidang Konservasi dan Penyajian dengan melakukan identifikasi koleksi, kategori koleksi, tahun ditemukan, asal, sejarah tersebut ke dalam asset. Proses selanjutnya yaitu proses perawatan yang dilakukan Bidang Konservasi dan Penyajian di dalam ruang karantina. Tahap selanjutnya yaitu pemberian nomer identifikasi koleksi tersebut, pencatatan yang dimasukan ke dalam asset inventaris museum dan kemudian disimpan ke dalam ruang sterilisasi. Yang nantinya akan di pamerkan dalam event tertentu oleh bagian Bidang Konservasi dan Penyajian.

12 Analisis Museum Nasional Identifikasi Knowledge Museum Nasional Explicit Knowledge Explicit knowledge merupakan knowledge dari Museum Nasional yang tertulis atau telah didokumentasikan, sehingga knowledge dapat disebarkan melalui dokumen tersebut seperti berikut: o Notulen Rapat Notulen rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge di mana hasil rapat mengenai koleksi didokumentasikan, di dalam KM ini karyawan yang tidak hadir dalam rapat dapat mengetahui hasil rapat untuk menambah informasi. o Organization Structure Organization structure merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge di mana sebagai dokumentasi untuk menjelaskan mengenai sejarah museum, struktur, gallery, visi dan misi museum untuk menambah informasi bagi karyawan. o Gallery Gallery merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge di mana sebagai dokumentasi mengenai foto-foto berkaitan dengan jenis-jenis koleksi. Baik foto peristiwa berkaitan dengan proses pemberian koleksi, hibah, proses pengadaan pembelian koleksi dan kegiatan sosial museum dengan format JPG atau JPEG. Sehingga mudah dicari dan diakses pada saat dibutuhkan.

13 53 o Collection Collection merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge berisi tentang product yang ada di dalam museum o Document Document merupakan salah satu dari explicit knowledge di mana pada KM berisi tentang rules di dalam museum (peraturan-peraturan dasar), undang-undang tenaga kerja, serta pengembangan SDM. Dalam bentuk file PDF untuk digunakan sebagai literartur dalam knowledge bagi karyawan. Tacit Knowledge Tacit knowledge merupakan knowledge organisasi yang belum tertulis atau belum didokumentasikan seperti berikut: o Article Article merupakan kumpulan artikel berisi pengetahuan-pengetahuan yang berhubungan dengan koleksi, tips, petunjuk-petunjuk, dan lain-lain. Tujuannya untuk di-sharing kepada karyawan lain untuk menginformasikan hal-hal yang belum pernah dibahas atau diketahui. Format file berbentuk text dan biasanya berdasarkan faktor keahlian dan pengalaman. o Forum Forum merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana karyawan dapat mendeskripsikan forum ini sebagai wadah atau sarana agar dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi untuk membahas hal yang berkaitan dengan museum. o News News berisi tentang kegiatan atau berita yang akan diadakan di museum.

14 Knowledge Taxonomy Knowledge taxonomy pada museum nasional berasal dari kebutuhankebutuhan dari tiap bagian, yang dimana tiap bagian terfokus pada benda-benda koleksi yang ada di museum nasional terbagi atas: Prasejarah Arkeologi Keramik Prasejarah Etnografi Geografi Numistik-Heraldik Gambar 3.2 Knowledge Taxonomy pada Museum Nasional Indonesia 3.8 Tata Laksana Sistem Berjalan Kegiatan rutinitas sehari-hari Museum Nasional Indonesia adalah membuka kesempatan kepada setiap pengunjung yang datang untuk melihat keanekaragaman koleksi benda budaya yang ada di museum tersebut. Sedangkan sebelumnya koleksi melakukan pengadaan dengan melakukan 2 cara, yaitu; pembelian dan pemberian barang koleksi. Tata laksana sistem berjalan pada saat ini yang berada di Museum Nasional Indonesia umumnya terdapat beberapa aktivitas. Aktivitas yang dibagi menjadi pada pengadsaan barang koleksi hingga di simpan: Proses pengadaan pembelian barang koleksi

15 Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Pembelian Koleksi 42

16 43 Proses pemberian / hibah barang koleksi Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Pemberian Koleksi

17 Inukshuk KM Model Process Internalization Seluruh knowledge yang berada di Museum didokumentasikan terlebih dahulu sehingga dapat disebarkan kepada seluruh karyawan. Dengan penyebaran knowledge secara terstruktur. Maka, para karyawan dapat memperoleh peningkatan kualitas knowledge. Sumber explicit knowledge yang diperoleh oleh karyawan dapat bersumber dari papan pengumuman, banner, surat edaran, media masa serta website sebagai sumber informasi yang berasal dari eksternal untuk dapat mendukung proses tersebut melalui fitur forum, article, news, notulen, document, gallery yang dapat membantu proses explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Externalization Dalam membantu proses externalization, portal KM menjadi salah satu alat bantu yaitu proses dimana merubah tacit knowledge yang dimiliki para karyawan dapat berkolaborasi melalui fitur forum serta article, sehingga menjadi suatu konsep ataupun pedoman yang baru dalam organisasi yang dapat dipelajari, dikembangkan serta dimanfaatkan guna untuk mencapai visi & misi museum. Combination Proses kombinasi knowledge yaitu mengkombinasikan berbagai macam explicit knowledge yang pada akhirnya akan disusun kedalam portal KM. Fitur yang dapat membantu proses ini yaitu fitur notulen, news, document, company profile, collection, gallery.

18 45 Gambar 3.5 SECI Model dari Museum Nasional Indonesia Catatan : Hubungan fitur tacit ke tacit (Socialization) tidak dibuat karena pada saat ini tidak ada kebutuhan dari Museum Nasional Indonesia yang bersifat mendesak Foundation Leadership Gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh Kepala Museum yaitu dengan kepemimpinan demokratis mengutamakan orientasi pada hubungan dengan anggota karyawan. Gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya. Di dalam organisasi museum terdapat budaya kekeluargaan yang erat.

19 46 Technology Teknologi yang digunakan di dalam Museum Nasional Indonesia ini menggunakan komputer dengan kebutuhan teknologi dalam menjalankan operasi sebagai berikut: 100 unit komputer dengan spesifikasi intel Core 2 Duo 2GHz, resolusi 1024 x 768, Memory 2GB, Kapasitas Harddisk sebesar 250 GB, Intel HD Graphics Family, DirectX 10, operating system windows 7, 15 printer, 5 scanner. Dalam jaringan yang digunakan pun berbagai macam antara lain akses jaringan melalui wifi, local area network dan fax. Culture Selama ini para karyawan tidak mendapatkan wadah yang baik dalam pertukaran knowledge. Tacit Knowledge yang dimiliki tidak mampu atau sulit disebarkan kepada karyawan yang lain. Oleh karena itu dengan terbentuknya KM, memungkinkan para karyawan dapat bertukar tacit knowledge hingga kemudian diubah dalam bentuk explicit knowledge. Dengan demikian akan tercipta budaya sharing knowledge yang baik, akan menimbulkan sistem kekeluargaan yang baik, saling tolong menolong, koordinasi kinerja para karyawan pun meningkat. Organisasi ini menetapkan budaya demokratis dimana setiap karyawan karyawan dapat berpendapat. Output Inukshuk KM Model Output yaitu membuat KM lebih dapat berkembang dengan pesat. Dapat mengetahui gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh pemimpin museum, cara memimpin sebuah organisasi, kebudayaan belajar museum dan teknologi yang ada di dalam museum. Inukshuk merupakan pengembangan dari model SECI dengan penambahan leadership, culture dan teknologi. Model inukshuk memerlukan

20 47 keseimbangan yang tepat dari masing-masing aspek tersebut sehingga portal yang akan dibangun akan berhasil dengan baik Masalah yang dihadapi Pada museum tentu memiliki banyak knowledge yang harus di jaga serta dikembangkan. Sedangkan pada kenyataannya museum nasional memiliki permasalahan yang sedang dihadapi, yaitu: 1. Sumber daya manusia yang terbatas dalam mendapatkan informasi. Keterbatasan waktu yang menimbulkan sulitnya karyawan mendapatkan informasi yang berkualitas dalam hal penanganan masalah. 2. Kesulitan untuk mendapatkan informasi product knowledge yang lebih riil. Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir ataupun karyawan yang ditugaskan untuk ditugaskan ke luar (tidak ada di museum). karyawan baru kesulitan mendapatkan informasi.