PEMBAHASAN STUDI KASUS PT ADI JAYA (UKK 2013-2014 PAKET 3 - AVERAGE) A. Persiapan Company File 1. Membuat data perusahaan (create company file) (1) Menu awal pilih CREATE (2) Setelah klik CREATE, lalu NEXT hingga tampilan seperti di gambar kanan (3) Isikan biodata perusahaan: Company Name : Nama perusahaan Address : Alamat perusahaan Phone Number : No.telp Fax Number : No.fax Email Address : alamat email Lalu klik NEXT (4) Periode akuntansi: Tell us about your accounting periods Current Financial Year = 2012 Tahun berjalan Last Month of Financial Year = December Bulan tutup buku Conversion Month = December Bulan terjadinya transaksi yang berjalan Number of Accounting Periods = Twelve (periode 12 bulanan) (6) Pilihan cara membuat daftar akun Pilih yang kedua yaitu: I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I m done creating my company file (8) Selesailah membuat data perusahaan Congratulations! Pilih COMMAND CENTRE (5) Konfirmasi periode akuntansi: Your financial year is January 1, 2012 to December 31, 2012 = lihat kebijakan akuntansi umum tentang periode akuntansi Your conversion month is December 1, 2012 = lihat bukti transaksi terjadi pada bulan apa dan tahun berapa (7) penyimpanan lokasi file Create your company file = Klik CHANGE jika ingin menentukan lokasi data file yang akan disimpan, misalnya di flashdisk atau di partisi D:\ 2. Membuat daftar akun (create account list) MENU = Lists > Accounts Cara membuat akun baru, klik NEW di bagian bawah, Page 1 of 12
Membuat akun Header Membuat akun Detail Namun perhatikan tips berikut ini: Untuk membuat akun baru, urutan kelompoknya sebagai berikut: a. Membuat akun kelompok 1 dan 2 Akun kelompok 1 adalah ASSET (Harta) dan kelompok 2 adalah LIABILITY (Utang) Buatlah HEADERnya terlebih dahulu yaitu: Kelompok 1 - ASSET: 1-0000 Assets 1-1000 Current Asset 1-2000 Fixed Asset Kelompok 2 - LIABILITY: 2-0000 Liabilities 2-1000 Current Liability 2-2000 Long Term Liability Sudah ada Header Header Sudah ada Header Header Jika sudah membuat header untuk kelompok asset, buatlah akun-akun detailnya: Hasil akun kelompok 1 - Assets Hasil akun kelompok 2 - Liabilities Untuk mengatur posisi level ke dalam, klik tombol DOWN di bawah b. Membuat akun kelompok 3 - Equity Hati-hati dalam membuat akun kelompok equity, karena sudah disediakan oleh MYOB dan tidak sembarangan diubah, dan akun-akun ini tidak bisa dihapus. Tampilan akun standar awalnya: Ubah dahulu akun-akun standar berikut menjadi: 3-0800 Retained Earnings 3-0900 Current Year Earnings 3-0999 Historical Balancing >> >> >> 3-1200 Retained Earnings (laba ditahan) 3-1400 Income Summary (laba berjalan) 3-9999 Historical Balancing (akun penyeimbang) Page 2 of 12
Kemudian buatlah akun baru lainnya dalam kelompok 3 Equity 3-1100 Capital Stock (modal saham) 3-1300 Dividend (dividen/dalam kasus lain = Prive/Drawing) c. Membuat akun kelompok 4,5,6,8, dan 9 Akun kelompok 4 Income (Pendapatan/Penjualan) Akun kelompok 5 Cost of Sales (Pembelian/Harga Pokok Penjualan) Akun kelompok 6 Expenses (Beban Usaha) Akun kelompok 8 Other Income (Pendapatan Lain) Akun kelompok 9 Other Expenses (Beban Lain) 3. Mengatur kode pajak (tax codes) MENU = Lists > Tax Codes (1) Tampilan standar TAX CODES Hapus daftar kode pajak kecuali: GST dan N-T Karena kode pajak tersebut WAJIB ada maka tidak bisa dihapus, kita akan mengubah kedua kode pajak tersebut (2) Cara menghapusnya: Klik satu kali pada baris nama pajak, lalu Klik Kanan > pilih Delete Tax Code (3) Hasilnya setelah dihapus semua, kecuali tersisa kedua jenis pajak berikut: Page 3 of 12
(4) Mengubah kode pajak GST Tampilan awal pajak GST: Diubah menjadi: (5) Mengubah kode pajak N-T Tampilan awal pajak N-T: Diubah menjadi: 4. Mengatur hubungan akun (linked account) MENU = Setup > Linked Accounts - ada 4 bagian (1) Linked: Account & Banking Accounts (2) Linked: Sales Accounts Menjadi: (3) Linked: Purchases Accounts Menjadi: (4) Linked: Payroll Accounts Menjadi: Menjadi: Page 4 of 12
5. Mengedit daftar akun (hapus akun yang tidak sesuai soal) MENU = Lists > Accounts Cara menghapus akun: double klik akun yang akan dihapus, lalu pilih menu EDIT > DELETE ACCOUNT Akun apa saja yang harus dihapus? Akun yang tidak sesuai dengan soal, perhatikan nomor akunnya yang tidak ada dalam daftar akun di soal studi kasus, cirinya kode akun digit kedua adalah NOL, kecuali akun header utama setiap kelompok akun. Hasilnya setelah menghapus akun-akun yang tidak sesuai soal: Kelompok 1 Assets Kelompok 2 Liabilities Kelompok 3 Equity Kelompok 4 Income Kelompok 5 Cost of Sales Kelompok 6 Expenses Kelompok 8 Other Income Kelompok 9 Other Expenses 6. Membuat daftar customer dan supplier (card list) MENU = Lists > Cards - buka tab kolom Customer/Supplier (1) Membuat daftar customer Keterangan gambar: (1) Buka tab kolom Customer Klik NEW dibawah Untuk membuat nama customer baru Page 5 of 12
(2) Isikan data: Card Type Tipenya= Customer Name = nama Card ID = kode Address = alamat termasuk kota Phone#1 = no.telp (3) Hasilnya sudah semua customer (2) Membuat daftar supplier Keterangan gambar: (1) Buka tab kolom Supplier Klik NEW dibawah Untuk membuat nama customer baru (2) Isikan data: Card Type Tipenya= Suppier Name = nama Card ID = kode Address = alamat termasuk kota Phone#1 = no.telp (3) Hasilnya sudah semua supplier Page 6 of 12
7. Membuat daftar persediaan (create item list) MENU = Lists > Items (1) Klik NEW dibawah untuk membuat daftar nama persediaan barang (2) Isikan data: Item Number = kode Name = nama barang Ceklis semua: I Buy This Item = Cost of goods sold I Sell This Item = Sales I Inventory This Item = Merchandise inventory (3) Pada tab Buying Details Yang wajib diisi: Tax Code When Bought = PPN (4) Pada tab Selling Details Yang wajib diisi: Tax Code When Sold = PPN (5) Jika sudah langsung klik NEW Untuk membuat daftar nama barang berikutnya Samakan pengaturan: Ceklis semua Buying Detail Selling Detail Page 7 of 12
(6) Hasilnya: Sudah semua daftar barang 8. Mengisi saldo awal akun (account opening balance) MENU =Setup > Balance > Account Opening Balance Ketikkan angkanya saja, Perhatikan: ATURAN SALDO NORMAL Jika saldo akun TIDAK NORMAL, Ketik angkanya diawali tanda MINUS Tidak semua saldo kredit MINUS Hanya yang saldonya TIDAK NORMAL Bagaimana menentukan saldo: NORMAL atau TIDAK NORMAL?? ATURAN SALDO NORMAL AKUN: Kelompok Normal (+) Akun yang posisi saldonya 1 harta Debit 2 utang Kredit 3 modal Kredit 4 pendapatan Kredit 5 harga pokok Debit 6 beban Debit Misalnya: -900 8 pendapatan lain Kredit Hasilnya: (Rp900,00) 9 beban lain Debit TIDAK NORMAL Angkanya diberi tanda MINUS 9. Mengisi saldo awal piutang (customer balance) MENU = Setup > Balance > Customer Balance Klik ADD SALE dibawah Untuk mengisi saldo awal piutang masing-masing customer Page 8 of 12
Pilih nama customer Isikan data: Invoice# = no.faktur Date = tanggal (jika Dollar $ maka BULAN dulu) Total Including Tax = jumlah (termasuk pajak) Tax Code = N-T Klik RECORD Hasilnya sudah saldo awal semua customer Perhatikan angka Out of Balance Account Harus NOL 10. Mengisi saldo awal utang (supplier balance) MENU = Setup > Balance > Supplier Balance Klik ADD PURCHASE dibawah Untuk mengisi saldo awal utang masing-masing supplier Page 9 of 12
Pilih nama supplier Isikan data: PO# = no.faktur Date = tanggal (jika Dollar $ maka BULAN dulu) Total Including Tax = jumlah (termasuk pajak) Tax Code = N-T Klik RECORD Hasilnya sudah saldo awal semua supplier Perhatikan angka Out of Balance Account Harus NOL 11. Mengisi saldo awal persediaan (adjust inventory) MENU = Command Centre > Inventory > Adjust Inventory Page 10 of 12
(2) Tampil jurnal sebagai berikut: Data yang diisikan pada jurnal di atas adalah: Date Memo Tabel: Item number Quantity Unit cost Amount Account 501 LED 40 10.000.000 Otomatis 1-1500 Merchandise inventory 601 LCD 25 8.000.000 Otomatis 1-1500 Merchandise inventory Jika sudah, klik RECORD 12. Memeriksa data perusahaan (company data auditor) MENU = Command Centre > Accounts > Company Data Auditor (1) Tampilan awal klik NEXT (2) Tampilan rekonsiliasi akun klik NEXT (3) Transaction Review, isi data: Start Date = awal tahun 2012 End Date = akhir tahun 2012 Lalu klik RUN REVIEW, hasilnya kanan: Ceklis hijau semua = data benar Page 11 of 12
(4) Tax Exception Review Pastikan tanggalnya awal akhir tahun Klik RUN REVIEW, hasilnya kanan: Ceklis hijau semua = data benar Setelah hasil pemeriksaan benar, Klik FINISH > pilih NO Selesailah proses persiapan data perusahaan, langkah selanjutnya adalah mencatat transaksitransaksi harian, penyesuaian, dan pencetakan laporan-laporan yang diperlukan. CONGRATULATION!!! Page 12 of 12