PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 18 TAHUN 2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta peningkatan pelayanan publik, diperlukan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Sosial; b. bahwa Peraturan Menteri Sosial Nomor 60 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial, perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehigga perlu diganti; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Sosial tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 2. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara sebaimana telah beberapa kali diubah, terakkhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 tahun 2011 tentang Perubahan Ketiga Atas Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 141); 4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 142); 5. Peraturan Menteri Sosial Nomor 86/HUK/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sosial; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN MENTERI SOSIAL TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL. Pasal 1 Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. 2
Pasal 2 Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Kementerian Sosial. Pasal 3 Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Sosial Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 314), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 4 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Desember 2013 MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, ttd SALIM SEGAF AL JUFRI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 Januari 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd AMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 90 3
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 18 TAHUN 2013 TANGGAL : 18 DESEMBER 2013 TENTANG : PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ketatalaksanaan Pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi antara lain pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas, korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Dengan disahkannya Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, perlu mengganti Peraturan Menteri Sosial Nomor 60 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Sosial. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial dimaksudkan sebagai acuan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas pada unit kerja di lingkungan Kementerian Sosial. 4
2. Tujuan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan. C. Sasaran Sasaran penetapan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial adalah : 1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Sosial. 2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis. 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas. 5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas. D. Asas Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial disusun berdasarkan asas sebagai berikut : 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Sosial meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo 5
dalam naskah dinas, serta perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi hal-hal berikut: 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Sosial dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota. 7. Lambang negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Kementerian Sosial. 6
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut. A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus di dijadikan petunjuk dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Kementerian Sosial yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik Kementerian Sosial. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sosial atau Pejabat Eselon I di lingkungan Kementerian Sosial berdasarkan pendelegasian dari peraturan diatasnya sesuai dengan tugas dan kewenangannya. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumankan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama Pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. 7
b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri atas: (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas: (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi Pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki Pedoman terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A, dan 1B. CONTOH 1A 8
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI MENTERI SOSIAL Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak. MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA PEDOMAN LAMPIRAN PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR.. TAHUN.. TENTANG PEDOMAN. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Sasaran... D. Asas... E. Ruang Lingkup... F. Pengertian Umum... BAB II A.... B. dan seterusnya Penulisan lampiran Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital Memuat latar belakang ditetapkannya Pedoman, maksud dantujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum Terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok/isi Pedoman BAB III A.... B. dan seterusnya MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap pejabat yang ditulis dengan huruf kapital. 9
CONTOH 1B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH ESELON I DAN ESELON II KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Logo dan nama instansi yang telah dicetak. LAMPIRAN PERATURAN SETJEN, ITJEN, KABADIKLIT, DITJEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR.. TAHUN.. TENTANG PEDOMAN Penulisan lampiran PEDOMAN BAB I PENDAHULUAN G. Latar Belakang... H. Maksud dan Tujuan... I. Sasaran... J. Asas... K. Ruang Lingkup... L. Pengertian Umum... BAB II A.... B. dan seterusnya BAB III A.... B. dan seterusnya Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital. Memuat latar belakang tentang ditetapkannya Pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum Terdiri dari konsepsi dasar/pokokpokok/isi Pedoman NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap pejabat yang ditulis dengan huruf kapital. 10
c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Petunjuk Pelaksanaan adalah Menteri Sosial. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk Pelaksanaan dicantumankan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama Petunjuk Pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapiatal serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri atas: (1) tulisan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul Petunjuk Pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri atas: (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang diperlukan; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan hal lain yang diperlukan untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri atas: (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. 11
Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B. CONTOH 2A FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA PETUNJUK PELAKSANAAN LAMPIRAN PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR.. TAHUN.. TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Ruang Lingkup... D. Pengertian Umum... Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak. Penulisan lampiran Judul petunjuk pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital. Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian umum BAB II A.... B. dan seterusnya BAB III A.... B. dan seterusnya Menunjukkan urutan tiindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan, pengendalian, dsb MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital. 12
CONTOH 2B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH ESELON I DAN ESELON II Logo dan nama instansi yang telah dicetak. KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA PETUNJUK PELAKSANAAN LAMPIRAN PERATURAN SETJEN, ITJEN, KABADIKLIT, DITJEN.. REPUBLIK INDONESIA NOMOR.. TAHUN.. TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Ruang Lingkup... D. Pengertian Umum... Penulisan lampiran Judul Petunjuk Pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian umum BAB II A.... B. dan seterusnya BAB III A.... B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Menunjukkan urutan tiindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan, pengendalian, dsb Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital. 13
d. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. f. Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah Menteri Sosial dan dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Jenderal atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri atas: (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan tulisan Menteri Sosial atau logo dan tulisan Kementerian Sosial, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frase Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) rumusan judul Surat Edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari : (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 14
c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri atas: (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. 4) Distribusi Surat Edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B. CONTOH 3A FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak SURAT EDARAN NOMOR... TAHUN... TENTANG A. Latar Belakang.. B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar.. E. dan seterusnya. Ditetapkan di... pada tanggal.... Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin Judul SE yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya SE, maksud dan tujuan, runga lingkup, dasar dan seterusnya Memuat ketentuan peraturan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya SE Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda Tangan Dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital 15
CONTOH 3B FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH ESELON I DAN ESELON II logo instansi dan nama instansi yang telah dicetak KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA SURAT EDARAN NOMOR... TAHUN... TENTANG A. Latar Belakang.. B. Maksud dan Tujuan C. Ruang Lingkup D. Dasar.. E. dan seterusnya. Ditetapkan di.. pada tanggal.... NAMA JABATAN, Tanda Tangan Dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul SE yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya SE Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya SE Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan. a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian / personal / keanggotaan /material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan /tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. 16
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan tulisan Menteri Sosial Republik Indonesia (untuk naskah dinas yang ditandatangani Menteri) atau logo dan tulisan Kementerian Sosial Republik Indonesia (untuk pejabat yang berwenang), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari: (1) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (2) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut: (a) Diktum dimulai dengan kata MEMUTUSKAN yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata Menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata Menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundangundangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 17
5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari: (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. f. Hal yang Perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata caa penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4A dan 4B. 18
CONTOH 4A FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TENTANG MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa.....; Mengingat : 1.....; 2....; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN... TENTANG...... KESATU :... KEDUA : KETIGA :... Ditetapkan di pada tanggal.... MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap jabatan NAMA LENGKAP Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Memuat Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital CONTOH 4B FORMAT KEPUTUSANYANG DITANDATANGANI OLEH 19
ESELON I DAN ESELON II Logo dan nama instansi yang telah dicetak KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN (PEJABAT ESELON I/ESELON II/KEPALA UPT) NOMOR.. TENTANG NAMA JABATAN, Menimbang: a. bahwa...; b. bahwa.....; Mengingat : 1.....; 2....; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN... TENTANG..... KESATU KEDUA KETIGA :... :.... :......... Ditetapkan di pada tanggal NAMA JABATAN.... Tanda Tangan Dan Cap Instansi NAMA LENGKAP Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Memuat ketentuan perundangundangan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital 3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Instruksi adalah Menteri Sosial atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Instruksi. 3) Susunan a) Kepala 20
Bagian kepala Instruksi terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan tulisan Menteri Sosial Republik Indonesia (untuk naskah dinas yang ditandatangani Menteri) atau logo dan tulisan Kementerian Sosial Republik Indonesia (untuk pejabat yang berwenang), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata Instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) judul Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri dari (1) kata Menimbang, yang memuat latar belakang petetapan instruksi; (2) kata Mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri atas: (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan Instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan Instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundangundangan. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B 21
CONTOH 5A FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA INSTRUKSI MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Dalam rangka..., dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai; 2. Nama/jabatan pegawai; 3. Nama/jabatan pegawai; 4. Nama/jabatan pegawai; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Instruksi Daftar pejabat yang menerima Instruksi Untuk :.. KESATU :... KEDUA :... Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan KETIGA :... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi... ini mulai berlaku pada saat dikeluarkan. Dikeluarkan di.... pada tanggal MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap jabatan NAMA LENGKAP Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital 22
CONTOH 5B FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH ESELON I DAN ESELON II Logo dan nama instans yang telah dicetak KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin INSTRUKSI.. NOMOR... TAHUN... TENTANG NAMA JABATAN, Dalam rangka..., dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai; 2. Nama/jabatan pegawai; 3. Nama/jabatan pegawai; 4. Nama/jabatan pegawai; Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Instruksi Daftar pejabat yang menerima Instruksi Untuk :.. KESATU :... KEDUA :... Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan KETIGA :... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi... ini mulai berlaku pada saat dikeluarkan. Dikeluarkan di.... pada tanggal Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan NAMA JABATAN ESELON I ATAU ESELON II Tanda tangan dan cap jabatan NAMA LENGKAP Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital b. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 23
3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat tugas terdiri atas: (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan tulisan Menteri Sosial Republik Indonesia (untuk naskah dinas yang ditandatangani Menteri) atau logo dan tulisan Kementerian Sosial Republik Indonesia (untuk pejabat yang berwenang), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri atas: (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frase memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 4) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri atas: a) tempat dan tanggal surat tugas; b) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menugasi; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; e) cap dinas. c. Distribusi dan Tembusan 1) Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. 2) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. 2) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. 3) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 6. 24
CONTOH 6 FORMAT SURAT TUGAS Logo dan nama instansi yang telah dicetak KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA SURAT TUGAS NOMOR.... Menimbang : a. bahwa...; b. bahwa...; Dasar : 1.... ; 2.... ; Memberi Tugas Kepada : 1......; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Nama jabatan yang menandatangani Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya Surat Tugas Daftar pejabat yang menerima tugas Memuat substansi arahan yang ditugaskan Kota yang sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan...;...; 2... 3... 4. dan seterusnya. Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Kementerian Sosial 25
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari : (1) kop naskah dinas, yang berisi tulisan KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA yang ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 7 26
CONTOH 7 FORMAT NOTA DINAS KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Nama Instansi NOTA DINAS NOMOR.. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Yth. :.. Dari :.. Hal :.. Tanggal:............. Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas. Tanda Tangan Nama Lengkap Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Tembusan: 1... 2.. 3.. b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat di lingkungan Kementerian Sosial sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri atas: 27
(1) kop naskah dinas, yang berupa tulisan KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA yang ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri Sosial, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata Memorandum, yang ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, yang ditulis di bawah kata Memorandum dengan huruf kapital; (4) Singkatan Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 8A dan 8B. 28
CONTOH 8A FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak MEMORANDUM NOMOR.../.../.../BLN/THN Penomoran berurutan dalam satu tahun takwin Yth. :... Dari :... Hal :... Tanggal :............... Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Tanda Tangan Tembusan: 1... 2.. Nama Lengkap Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas 29
CONTOH 8B FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH ESELON I DAN ESELON II KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Nama instansi MEMORANDUM NOMOR.../.../.../BLN/THN Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Yth. :... Dari :... Hal :... Tanggal :............... Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Tanda Tangan Tembusan: 1... 2.. 3.. Nama Lengkap nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu Surat Dinas. a. Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. b. Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 30
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas: a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan tulisan MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA (untuk Menteri Sosial) atau logo dan tulisan KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) singkatan Yth., yang ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Dinas terdiri atas: a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). d. Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas. 2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya. 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. 31
Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B. CONTOH 9A FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Nomor :.../.../.../.../... (Tgl.,Bln., Thn.) Sifat : Lampiran : Hal : Yth.......... Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri (Alinea Pembuka)..........(Alinea Isi).............(Alinea Penutup)...... Tembusan: 1... 2.... 3.... Menteri Sosial Republik Indonesia, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Jalan Salemba Raya No. 28 Jakarta Pusat 10430 Telepon 3103591 Laman: http://www.kemsos.go.id Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital CONTOH 9B FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH 32
ESELON I DAN ESELON II KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Salemba Raya Nomor 28 Jakarta Pusat 10430 Telepon 3103591 Laman: http://www.kemsos.go.id Kop surat berupa logo,nama instansi, dan alamat lengkap yang telah dicetak Nomor :.../.../.../.../... (Tgl., Bln., Thn.) Sifat : Lampiran : Hal : tanggal pembuatan surat Yth.......... Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri ( Alinea Pembuka)..........Alinea Isi).............Alinea Penutup)...... Tembusan: 1... 2.... 3.... Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital 3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan terdiri atas: 33
a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan tulisan MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA (untuk Menteri Sosial) atau logo dan tulisan KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) singkatan Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri atas: a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Undangan terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format Surat Undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran. 2) Surat Undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 10A, 10B, 10C dan 10D. 34
CONTOH 10A FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI SOSIAL MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Nomor :.../.../.../.../... (Tgl., Bln., Thn.) Lampiran : Hal : Undangan Tempat dan tanggal pembuatan surat Yth................ (Alinea Pembuka dan Alinea Isi)...... Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran pada hari/tanggal :... waktu : pukul... tempat :... acara :.........(Alinea Penutup)...... Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama lengkap Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan: 1.... 2.... 3.... CONTOH 10B FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH 35
ESELON I DAN ESELON II KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Jalan Salemba Raya No. 28 Jakarta Pusat 10430 Telepon 3103591 Laman: http://www.kemsos.go.id Nama dan alamat instansi yang telah dicetak Nomor :.../.../.../.../... (Tgl., Bln., Thn.) Lampiran : Hal : Undangan Tempat dan tanggal pembuatan surat Yth................ (Alinea Pembuka dan Alinea Isi)...... Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran pada hari/tanggal :... waktu : pukul... tempat :... acara :.........(Alinea Penutup)...... Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama lengkap Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tembusan: 1.... 2.... 3.... 36
CONTOH 10C FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Lampiran Surat... Nomor :.../.../.../... Tanggal :... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG 1....... 2....... 3....... 4....... 5....... 6....... 37
CONTOH 10D FORMAT KARTU UNDANGAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara......... hari.../ (tanggal)..., pukul...wib bertempat di... * Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa * Konfirmasi:... Pakaian Laki-laki :... Perempuan :... TNI/Polri :... C. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian Kerja sama perjanjian dalam negeri antarinstansi atau dengan pihak lain baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah atau dengan pihak lain di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan 38
CONTOH 11A a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari (1) lambang negara (untuk Menteri Sosial diletakkan secara simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) nama instansi; (3) judul perjanjian; (4) nomor. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 11A dan 11B. 39
CONTOH 11A FORMAT SURAT PERJANJIAN ANTARINSTANSI DALAM NEGERI PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA DAN... TENTANG... NOMOR... NOMOR... Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Pada hari ini,.., tanggal, bulan.., tahun.., bertempat di., yang bertanda tangan di bawah ini 1.... :..., selajutnya disebut sebagai Pihak I 2... :..., selajutnya disebut sebagai Pihak II bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang..., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA... Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal Pasal 4 PEMBIAYAAN 40
Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN...... Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP Nama Institusi Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Institusi Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan CONTOH 11B 41
CONTOH 11B FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA DAN Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) (Lembaga Pemerintah/Provinsi/Kabupaten/Kota) TENTANG (Program) NOMOR:. NOMOR:. Kementerian Sosial Republik Indonesia dan (Lembaga Pemerintah/Provinsi/Kabupaten/ Kota)... Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerja sama dalam rangka (Program)... dengan ketentuan sebagai berikut : Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA. Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA.. Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN Pasal 4 PEMBIAYAAN Pasal 5 42
Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua. Pasal 7 PENUTUP Nama Institusi Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Tangan Nama Institusi Nama Jabatan, Tanda Tangan Nama Penanda 2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Kuasa terdiri dari a) kop naskah dinas yang berisi logo dan tulisan KEMENTERIAN SOSIAL REPUBLIK INDONESIA, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul Surat Kuasa; c) nomor Surat Kuasa. 43