Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto Yogyakarta Materi Kuliah : Manajemen Proyek Semester Genap E.N. Tamatjita 1
Pendahuluan INTI: Ilmu perencanaan sebuah Proyek Sistem Informasi SASARAN: Mahasiswa memahami konsep dan pelaksaan dalam Proyek Sistem Informasi. Dalam tahapan perencanaan pada daur hidup sistem / SDLC (System Development Life Cyle). Mahasiswa mampu membuat Work Breakdown Structure (WBS) dan menangani sebuah Proyek Sistem Informasi. DAFTAR PUSTAKA: 1. Dennis, Alan et all, 2005, Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 An Object-Oriented Approach, Second Edition, John Wiley & Sons, Inc., Virginia, New York 2. Hoffer, Jeffrey A., 2005, Modern Systems Analysis and Design,Fourth Edition, Prenhall, New Jersey 3. Sarno, Riyanarto, 2012, Analisis dan Desain Berorientasi Servis untuk Aplikasi Manajemen Proyek, Edisi Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta 4. Tantra, Rudy, 2012, Manajemen Proyek Sistem Informasi. Bagaimana Mengelola Proyek Sistem Informasi Secara Efektif dan Efisien, Edisi Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta 5. Valacich, Joseph S. et all, 2004, Essentials of Systems Analysis and Design, Second Edition, Pearson Education International, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey 2
Pertemuan Ke-5 Fase Inisiasi Fase pertama Anda berinteraksi dengan proyek melalui: 1. Analisa Kebutuhan 2. Dokumentasi Proyek 3. Menyusun Tim 4. Menajemen Risiko 5. Proposal 6. SPK (Surat Perintah Kerja), Project Charter, Project Kick-Off Feasibility Study (Studi Kelayakan) dibagi dalam satuan kerja sbb: 1. Wawancara 2. Kunjungan ke Lokasi 3. Pengumpulan Dokumen Terdiri atas: a. Formulir Input b. Formulir Output c. Laporan-laporan 3
1. Analisa Kebutuhan Dilakukan oleh Stakeholder dan Manajer Proyek, untukproses sbb : 1. Penyusunan requirements (mengumpulkan, menganalisa, spesifikasi dan validasi). 2. Manajemen requirements (melaksanakan requirements sesudah disepakati). Jenis-jenis Requirements sbb : 1. Business 2. Stakeholder 3. End-User 4. System 5. Software 4
1. Analisa Kebutuhan Lanjutan Menurut standar IEEE, SRS (System Requirements Specifications) ada 9 hal, yaitu : 1. Interface 2. Kapabilitas fungsional 3. Tingkat Kinerja 4. Struktur Data 5. Keamanan 6. Reliability 7. Proteksi Privasi 8. Kualitas 9. Batasan-batasan 5
1. Analisa Kebutuhan Lanjutan Requirements sebagai penyebab kegagalan proyek sbb: 1. Klien tidak (benar-benar) mengerti apa yang sebenarnya mereka inginkan. 2. Reguirements berubah saat proyek berlangsung. 6
2. Dokumentasi Proyek Project Scope Ducuments (PSD) terdiri dari : 1. Maksud dan Tujuan Proyek 2. Rencana Kerja 3. Deliverables 4. Batasan-batasan 5. Kesimpulan 7
3. Menyusun Tim Karakteristik menyusun tim sebagai berikut : 1. Tim proyek dibentuk untuk waktu yang terbatas. 2. Proses kerja belum ditentukan secara definitif sebelum proyek berlangsung. 3. Tim akan menemukan banyak hal yang belum diprediksi. 4. Tekanan kerja lebih tinggi. 5. Dalam beberapa hal, anggota tim juga bekerja rangkap tugas sehari-hari, bila mereka berasal dari unsur klien dan diambil dari tim departemen. 8
4. Manajemen Risiko Menurut Bart Jutte 10 golden rules dalam manajemen resiko adalah : 1. Jadikan manajemen resiko bagian dari proyek. 2. Identifikasi risiko sejak awal proyek. 3. Komunikasikan risiko-risiko yang ada. 4. Pertimbangkan baik ancaman (threats) maupun kesempatan (opportunities). 5. Klarifikasi penanggung jawab untuk setiap risiko. 6. Buat prioritas risiko. 7. Melakukan analisa risiko. 8. Buat rencana dan implementasi tanggapan terhadap risiko. 9. Dokumentasi risiko proyek. 10. Tentukan risiko dan tindakan yang diambil. 9
5. Proposal Proposal Merupakan penawaran jasa Anda atau perusahaan. Ada beberapa jenis Proposal, yaitu yang berdasarkan permintaan resmi, permintaan tidak resmi atau tanpa adanya permintaan dari pihak klien. Struktur Proposal pada umumnya, sebagai berikut : 1. Ringkasan Eksekutif. 2. Tinjauan dan Rincian Requirements. 3. Solusi yang diajukan. 4. Uraian pekerjaan. 5. Rencana implementasi. 6. Investasi/ biaya. 10
6. SPK (Surat Perintah Kerja), Project Charter, Project Kick-Off 6.1 Kontrak / SPK Setelah Proposal diterima, dengan pengikatan antara kedua belah pihak. Berisikan hal utama sbb : 1.Deskripsi pihak-pihak yang berkepentingan terhadap proyek. 2.Deskripsi mengenai deliverable. 3.Hak dan kewajiban masing-masing pihak. 4.Kesepatakan investasi atau biaya yang harus dibayarkan kepada pelaksana proyek. 5.Jadwal pelaksanaan yang mengacu pada kewajiban pihak pelaksana proyek. 6.Bagian punutup berisi nama-nama person in charge. 11
6. SPK (Surat Perintah Kerja), Project Charter, Project Kick-Off Lanjutan 6.2 Project Charter (Definisi Proyek) atau Terms of Reference (TOR) berisikan langkah-langkah : 1. Visi, tujuan, lingkup dan deliverables proyek. 2. Organisasi proyek. 3. Implementasi proyek. 4. Risiko dan masalah. 12
6. SPK (Surat Perintah Kerja), Project Charter, Project Kick-Off Lanjutan 6.3. Project Kick-Off Pertemuan untuk memberikan informasi tentang pelaksanaan proyek. Contoh dengan JAD. Gunakan dokumen project charter sebagai pedoman Anda untuk menyampaikan rencana proyek kepada tim. Sampaikan juga rencana komunikasi tim dengan menentukan: 1. Jadwal rapat status proyek mingguan. 2. Penggunaan alat bantu untuk manajemen proyek, komunikasi tim dan kolaborasi. 3. Update kepada Stakeholder diluar tim proyek. 4. Sarana penyampaian informasi yang bersifat insidental. 13
Joint Application Design (JAD) Important Roles Facilitator sets the meeting agenda and guides the discussion Scribe assist the facilitator by recording notes, making copies, etc. Project team, users, and management JAD Joint Application Design (JAD) Setting U-Shaped seating Away from distractions Whiteboard/flip chart Prototyping tools e-jad Kalimat ini diambil dari Buku Systems Analysis and Design With UML 2.0 An Object-Oriented Oriented Approach, Second Edition, Alan Dennis, Barbara Wixom, and David Tegarden, Chapter 5, Slide 31-32, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2005 14
JAD JAD Meeting Room Gambar ini diambil dari Buku Systems Analysis and Design With UML 2.0 An Object-Oriented Oriented Approach, Second Edition, Alan Dennis, Barbara Wixom, and David Tegarden, Chapter 5, hal. 145, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2005 15
Tugas Kelompok hari ini Fase Perencanaan menuju fase Analisa sbb: 1. RingkaslahMateriSesiKe-1s.dSesiKe-5(hariini)max2 halaman kertas ukuran apa saja (bolak-balik), tetapi dengan tulisan tangan yang bagus dan jelas (akan mempengaruhi nilai). 2. Setelah selesai nomor 1, jawablah pertanyaan dibawah ini: A. Buatlah analisa kebutuhan sistem yang sesuai dengan judul masing-masing kelompok. B. Jelaskan tentang: B.1 Formulir Input, B.2 Formulir Output, B.3 Laporan-laporan. C. Buatlah Flowchart dari Sistem yang dikerjakan Kelompok Anda saat ini (sesuai judul masing-masing kelompok). Syarat yang harus dipenuhi sbb: 1. Mahasiswa hadir di kelas hari ini (Rabu, 08.04.2015), untuk mengerjakan secara Kelompok dan mengisi Presensi Kehadirannya. 2. Tugas harus dikumpulkan hari ini, jika lewat tidak diterima. 3. Selamatmengerjakan. 16
*** Minggu Depan Fase Perencanaan dan Studi Kasus: Proyek Aplikasi Mobile 17