SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 2 PAKEM TUGAS AKHIR disusun oleh Bastar Purbo Nugroho 08.02.7181 Anton Atmojo 08.02.7209 Yan Rizal Ariyanto 08.02.7217 Agung Rimbawan 08.02.7222 JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
LIBRARY INFORMATION SYSTEM JUNIOR HIGH SCHOOL STATE 2 PAKEM SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 2 PAKEM Bastar Purbo Nugroho Anton Atmojo Yan Rizal Ariyanto Agung Rimbawan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The weakness of manual system in library is a prosses the data research so ther dat just saved in original form. To solve the weakness need a library information system shows the complete data, as quick, possible and object point. It can be impacted in data research, minimize mistakes and result to information needed. The design of the system is simple so more efficient, effective, economical saving and easy to use by user. The Keywords: to helping the students searching the quick information need some factors. Such us, Information, Library, System and handling the decision.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara dinamis, salah satu dari sekian banyak perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Pengolahan data menjadi terkomputerisasi inilah yang sangat dibutuhkan untuk membantu dalam penyampaian informasi sacara cepat tepat dan akurat. Komputer sudah merambat dalam berbagai bidang, baik dalam dunia kerja maupun dunia pendidikan sehingga secara tidak langsung telah menciptakan persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi pendidikan. Dalam institusi pendidikan selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi. Komputer merupakan salah satu sarana yang dapat membantu kegiatan tersebut. Hasilnya sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih dari pada sistem yang diolah secara manual, seperti pada suatu organisasi yang memiliki jumlah data cukup banyak maka perlu penanganan khusus. Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem, Sleman, Yogyakarta adalah salah satu sekolah menengah pertama yang belum memakai sistem informasi berbasis komputer pada bagian perpustakaannya, di mana sistem pengolahan datanya sampai saat ini masih bersifat manual. Sistem manual ini membuat lambatnya informasi data yang dihasilkan. Hal ini dianggap kurang efisien, karena dalam pencatatan data secara manual akan membutuhkan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pencarian data. Seperti dalam pencarian data buku, data peminjam, data pengembalian. Sistem ini memerlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah dalam pengolahan data buku, data peminjam buku, dan data pengembalian buku dengan menggunakan sistem komputer yang lebih komprehensif sehingga dapat menampilkan informasi data-data perpustakan secara cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem. 2. Landasan Teori 2.1 Sirkulasi Informasi Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi dan pada tahap selanjutnya suatu informasi akan menjadi satu untuk terciptanya informasi lain. Pada saat diproses akan dihasilkan informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukan kedalam model (proses) begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan. 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Definisi Sistem Informasi Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi yang ada dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM didefinisikan oleh Gordon B.Davis sebagian sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 2.2.2 Definisi Manajemen Informasi Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Menurut Frederick H.Wu, sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah: Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 2.2.3 Manejemen Sirkulasi Manajemen sirkulasi merupakan cara perancangan, pengorganisasian, pelaksanaan serta pengendalian kegiatan sesuai urutan kerja pada setiap kegiatan sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data sirkulasi yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk mengambil keputusan dengan dibantu suatu alat yang berupa mesin (computer). Pelayanan sirkulasi adalah salah satu kegiatan pokok yang ada dalam perpustakaan, kegiatan meliputi jasa pinjam, pengembalian yang dilaksanakan dalam perpustakaan beserta kegiatan administrasinya, tujuan pelayanan sirkulasi yaitu: a) Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan tepat.
b) Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian sirkulasi dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam. c) Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam. 2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.3.1 Sejarah Visual Basic Visual basic merupakan perangkat lunak Microsoft yang diuntungkan dari penekanan perusahaan pada integrasi produk mereka, yang juga telah di tingkatkan dengan setiap rilis terbaru VB 6.0 dirilis pada akhir tahun 1996. Tiga versi VB 6.0 yang dikeluarkan oleh Microsoft adalah: a) Standar Edition c) Enterprice b) Profesional 2.3.2 SQL Server 2000 SQL Server adalah aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi, mulai aplikasi yang kecil sampai aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis ini menggunakan bahasa pemrograman SQL (Struktur Query Language). 3. Gambaran Umum 3.1 Gambaran Perpustakaan Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam membantu proses belajar mengajar di SMP Negeri 2 Pakem. Perpustakaan ini mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya untuk mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial, budaya dan disiplin ilmu biaya. Berbagai koleksi pustaka yang tersedia diharapkan memberikan arti tersendiri bagi para siswa dan guru. Khususnya sebagai media dalam usaha mencari, menemukan, mempelajari, menghubungkan maupun menyimpulkan materi pelajaran.
Perpustakaan SMP Negeri 2 Pakem tersebut merupakan tempat pengumpulan buku-buku yang disusun dan diatur secara sistematis. Buku-buku yang dimaksud adalah buku-buku yang tersedia di perpustakaan. 1. Tujuan Pokok Perpustakaan Keberadaan perpustakaan pasti mempunyai tujuan yang mendasar berdirinya perpustakaan tersebut. Perpustakaan SMP N 2 Pakem mempunyai tujuan sebagai berikt: a) Sarana untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar. b) Sebagai sarana untuk membantu memajukan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. c) Membantu pemerintah dalam usaha mencerdaskan dan mengembangkan pengetahuan. d) Sebagai sarana mengembangkan minat baca bagi siswa sehingga selalu haus akan informasi. 3.2 Mekanisme Operasi Sistem 1. Sistem Opersional 2. Pemakai Pustaka 3. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMP N 2 Pakem sebagai berikut : a) Setiap siswa yang diterima di SMP N 2 Pakem langsung diakui sebagai anggota perpustakaan. b) Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masing-masing siswa. 4. Jenis Layanan dan Sanksi. 5. Sistem yang Berjalan a) Prosedur Peminjaman. b) Prosedur Pengembalian. c) Prosedur buku
4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Tujuan rancangan sistem secara umum adalah menggambarkan suatu tahapan penyelesaian maslah sederhana, rapi, dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang setandar terhadap penyelesaian masalah yang disajikan harus jelas, sederhana, efektif dan tepat. Dalam pembuatan loporan ini rancangan sistem yang penulis usulkan disajikan dengan dua model yaitu flowchart sistem (bagan alir sistem) dan data flow diagram (diagram alir). 4.1.1 Flowchart Sistem Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan untuk proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan data perpustakaan di Smp N 2 Pakem, maka penulis mengusulkan sistem yang baru dengan flowchart sebagai berikut
siswa Buku Peminjaman Buku Peminjaman Buku Infut Siswa Infut Buku Petugas perpustakaan Petugas perpustakaan Proses Siswa Proses Buku Infut data peminjaman Infut data Peminjaman Siswa Buku Proses Peminjaman Proses Pengembalian laporan data Siswa Laporan Siswa laporan data Buku Laporan Buku Peminjaman laporan peminjaman Pengembalian laporan pengembalian Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Kepala Sekolah Gambar 4.1 Flowchat Sistem Perpustakaan 4.1.2 flow diagram Sistem yang diusulkan digambarkan dalam model data flow diagram. Melalui model ini dapat diketahui aliran dalam sistem tersebut sehingga
mempermudah pembuatan desai basis data. Adapun DFD yang diusulkan adalah sebagai berikut: 4.1.2.1 Contoh Diagram Admin Input Siswa Input Buku Input pengembalian Input Peminjaman Sistem Informasi Perpustakaan Laporan Kepala/wakil kepala sekolah Gambar 4.2 Contoh Diagram 4.1.2.2 DFD level 1 1.0 5.0 Admin Input siswa Pengolahan data Siswa siswa D1 Siswa Laporan Siswa Input Buku 2.0 Pengolahan data Buku Input Pinjam 3.0 Pengolahan data Pinjam Buku Pinjam D2 Buku D3 Pinjam 6.0 Laporan Buku 7.0 Laporan Pinjam Kepala sekolah Input Kembali 4.0 Pengolahan data Kembali Kembali D4 Kembali 8.0 Laporan Kembali Gambar 4.3 DFD Level 1
4.1.2.3 DFD Level 2 Peminjaman 7.1 D1 Siswa Siswa Laporan Siswa 7.2 D 2 Buku Buku Laporan Buku D3 Pinjam Pinjam 7.3 Laporan Pinjam Wakil / Kepala Sekolah D4 Kembali Kembali 7.4 Laporan Kembali Gambar 4.4 DFD Level 2 Peminjaman
4.1.3 Entity Relationship Diagram Gambar 4.5 ERD Siswa Pengarang Buku Transaksi Mempunyai Nis Nama Nm_Peng Tgl_Pinjam Nis No_Pinjam Tgl_Batas Kd_Penerbit No_Kembali Tgl_Batas Tgl_Pinjam Alamat Alamat Kd_Peng No_Pinjam Kd_Jenis ISBN Judul Jenis Jumlah Stok Thn_Terbit Edisi Jenis No_pinjam Penerbit Kodebuku Nm_Penerbit Kd_Penerbit Alamat Detal_Pinjam No_Pinjam Peminjaman I I M Transaksi Pengembalian M M Mempunyai Mempunyai N M M M I I Kd_Jenis N Jkel Tpt_Lahir Kelas Tgl_Lahi Status Mempunyai KodeBuku ISBN Kode_buku Status
4.2 Rancangan Input 4.2.1 Rancangan Form Login Gambar 4.6 Rancangan Form Login 4.2.2 Rancangan Form Admin Gambar 4.7 Rancangan Form Admin 4.2.3 Rancangan Form Jenis Buku Gambar 4.8 Rancangan Jenis Buku
4.2.4 Rancangan Form Buku 4.2.5 Rancangan Form Siswa Gambar 4.9 Rancangan Form Buku Gambar 4.10 Rancangan Form Siswa 4.2.6 Rancangan Form KodeBuku Gambar 4.11 Rancangan Form KodeBuku
4.2.7 Rancangan Form Pengarang 4.2.8 Rancangan Form Penerbit Gambar 4.12 Rancangan Form Pengarang 4.2.9 Rancangan Menu Utama Gambar 4.13 Rancangan Form Penerbit Gambar 4.14 Rancangan Menu Utama
4.2.10 Rancangan Form Pengembalian Gambar 4.15 Rancangan Form Pengembalian 4.2.11 Rancangan Form Peminjaman Gambar 4.16 Rancangan Form Peminjaman 5 Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data perpustakaan pada SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:
1) Sistem pengolahan data Perpustakaan yang diterapkan oleh SMP N 2 Pakem masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya. 2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru dikarenakan data atau arsib lama terkadang hilang. 3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang akan dilaporkan. Pada sistem pengolahan data perpustakaan yang ada pada SMP N 2 Pakem Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu: Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara mendadak Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu dengan membuat software aplikasi pengolahan data perpustakaan. Kelebihan dari sistem ini adalah: 1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang diharapkan akan berdampak pada meningkatnya minat siswa untuk meminjam buku di perpustakaan. 2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan efektifitas waktu. Selain mempunyai kelebihan SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah: Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan, 5.2 Saran Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data Perpustakaan pada SMP yang masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru yang terkomputerisasi dan efisien. 2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar. 3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan personil yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.
DAFTAR PUSTAKA Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL; Yogyakarta : Penerbit Andi Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi; Jakarta : Penerbit Salemba Infotek. Mcloed,Raymond, Jr. 1995, Sistem Informasi Manajemen Edisi Bahasa Indonesia, Jilid 1. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis ; Yogyakarta : Penerbit Andi Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi; Yogyakarta : Penerbit Andi. Arief, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000 ; Yogyakarta : Penerbit Andi