MANUAL PROSEDUR PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK JURUSAN FARMASI FMIPA UNIVERSITAS UDAYANA NOMOR KLASIVIKASI Revisi Tanggal Dikaji Ulang oleh Dikendalikan oleh Disetujui oleh Ke I 12 Oktober 2008 Ketua Jurusan Farmasi FMIPA - Unud Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Jurusan Farmasi FMIPA- Unud Ketua Jurusan Farmasi FMIPA - Unud i
KATA PENGANTAR Asung Kerta Waranugraha Ida Sang Hyang Whidi Wasa / Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya penyusunan Manual Prosedur Penentuan dan Penggantian Pembimbing Akademik dan Pembimbing Akademik ini. Manual ini merupakan acuan bagi pengurus /jurusan, program studi, staf edukatif, staf non edukatif dan mahasiswa Jurusan / Program Studi Farmasi FMIPA Universitas Udayana dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu akdemik. Kampus Bukit Jimbaran, Oktober 2008 Ketua Jurusan / Program Studi Farmasi FMIPA Universitas Udayana Dr.rer.nat. I Made Agus Gelgel Wirasuta NIP. 132085852 ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii BAB I PENDAHULUAN... 1 BAB II MANUAL PROSEDUR PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK... 5 BAB III MANUAL PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK......7 iii
BAB I PENDAHULUAN Tugas Pokok Dosen Pembimbing Akademik Di dalam mengembangkan kemampuannya selama pendidikan, mahasiswa membutuhkan arahan dan bimbingan akademik, sehingga dapat menyelesaikan pendidikannya dengan baik. Untuk itu ditetapkan seorang dosen sebagai Pembimbing Akademik (PA) untuk sejumlah mahasiswa. Dosen pembimbing akademik mempunyai fungsi antara lain: a. Memberi informasi tentang program pendidikan di Fakultas MIPA dalam arti seluas-luasnya. b. Memberi pertimbangan kepada mahasiswa tentang banyaknya beban studi (SKS) yang dapat diambil berdasarkan evaluasi prestasi semester sebelumnya. c. Memberi pengarahan dan pertimbangan kepada mahasiswa dalam menyusun rencana studi dan memilih mata kuliah yang akan diambil di setiap awal semester. d. Membantu memecahkan masalah mahasiswa yang diasuhnya, khususnya yang menyangkut akademik. e. Mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbingnya dengan mengecek Kartu Pembibingan Akademik. f. Mengesahkan Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) dan kartu kegiatan kemahasiswaan. Pengertian Umum 1. Penentuan dosen pembimbing akademik (PA) adalah penugasan terhadap staf edukatif untuk melakukan pembimbingan akademik kepada mahasiswa. 2. Dosen PA adalah staf edukatif (dosen tetap) yang ditugaskan di Jurusan / Farmasi FMIPA Unud untuk memberikan pembimbingan akademik kepada mahasiswa. 1
3. Dosen PA adalah pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat, dan arahan dalam kegiatan akademik kepada mahasiswa agar studinya berjalan baik dan lancar. 4. Kegiatan akademik yang dimaksud meliputi: pengisian, perubahan, dan pembatalan Kartu rencana studi (KRS), dan kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar, adaptasi, dan biaya studi, cuti kuliah, perpanjangan masa studi, dan kegiatan ekstra kurikuler). 5. KRS adalah lembar isian yang harus diisi mahasiswa setiap awal semester untuk mendaftarkan mata kuliah yang akan diambil pada semester tersebut. 6. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah lembar yang berisi hasil studi mahasiswa dalam satu semester sebagai dasar pengisian KRS. 7. Kalender akademik yang dimaksud adalah kalender akademik yang dikeluarkan oleh Universitas Udayana. 8. Kurikulum adalah seperangkat mata kuliah yang harus ditempuh oleh mahasiswa untuk menyelesaikan studi pada suatu program studi. 9. Kartu Pembibingan Akademis (KPA) adalah kartu yang memuat data diri mahasiswa, dan riwayat rencana studi mahasiswa, merupakan kartu pencatatan hasil studi mahasiswa. 10. Kartu Perubahan Rencana Study (KPRS) adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan perubahan rencana studinya, yang sebelumnya telah disepakati antara mahasiswa dan dosen PA pada saat pengisian KRS. Jadwal perubahan rencana studi umumnya berlangsung setelah satu minggu perkulihan pertama berlangsung (mengikuti kalender akademik). 2
Beban Studi per Semester Beban studi dalam suatu semester diukur pada setiap akhir semester. Ukuran keberhasilan dinyatakan dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) yang dihitung sebagai berikut: IPK = n i = 1 N n i i = 1 K K i i dimana: N i = Nilai Numerik untuk hasil akhir evaluasi tiap mata kuliah. K i = Besar SKS masing-masing mata kuliah. n = Jumlah mata kuliah yang diambil dalam satu semester yang bersangkutan Beban studi minimal per semester adalah 12 (dua belas) SKS dan beban studi maksimal per semester adalah 24 (dua puluh empat) SKS. Sedangkan beban studi yang wajar adalah 17 (tujuh belas) - 19 (sembilan belas) SKS, kecuali bagi mahasiswa yang menyisakan SKS di bawah 12 SKS. Pengambilan beban kredit pada semester berikutnya tergantung Indeks Prestasi (IP) Semester sebelumnya, dengan ketentuan seperti pada Tabel A.1. Tabel 1. Pengambilan beban kredit IPK IPK 3 Beban Maksimal Kredit 24 SKS 2,50 IPK < 3 21 SKS 2,00 IPK < 2,50 18 SKS 1,50 IPK< 2,00 15 SKS IPK < 1,50 12 SKS 3
Dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Mahasiswa pada tahun pertama mengambil seluruh beban studi pada semester I dan II. b. Pada semester III dan seterusnya beban studi mahasiswa didasarkan pada perhitungan IP semester sebelumnya. Mata Kuliah Berprasyarat a. Pengambilan mata kuliah yang ada prasyaratnya, harus memperhatikan prasyarat mata kuliahnya. b. Mata kuliah prasyarat seperti pada butir (a) harus sudah menempuh ujian semester dengan nilai akhir minimum D, kecuali ditentukan lain. 4
BAB II MANUAL PROSEDUR PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK Penentuan Calon Dosen PA Oleh Pengurus Jurusan Penentuan dosen PA Berdasar Rapat Jurusan Pemberitahuan Nama PA kepada Mahasiswa Baru Penggantian Pembimbing Akademik oleh Pengurus Jurusan 1. Penentuan calon dosen PA dilakukan oleh pengurus jurusan setelah menerima daftar mahasiswa baru berdasar atas beban pembimbingan akademik staf edukatif. 2. Pengurus jurusan menyampai-kan penentuan calon dosen PA pada rapat jurusan. Dosen PA tersebut bertugas sampai mahasiswa menyelesaikan studi. 3. Pengurus jurusan memberitahukan nama dosen PA secara tertulis kepada para mahasiswa baru. 4. Penggantian dosen PA dilakukan oleh pengurus jurusan apabila: a. mahasiswa mengajukan keberatan secara tertulis kepada pengurus jurusan dengan melampirkan bukti, sesuai dengan aturan pada prosedur pembimbingan akademik, b. dosen PA menyerahkan tugas pembimbingannya kepada pengurus jurusan karena mendapat tugas khusus dari Unversitas Udayana minimal enam bulan secara terusmenerus. 5
Pemberitahuan Dosen PA Pengganti oleh Pengurus Jurusan 5. Pemberitahuan tentang dosen PA pengganti dilakukan oleh pengurus jurusan paling lambat lima hari setelah surat keberatan atau penyerahan tugas pembimbingan diajukan. Penggantian Dosen PA Sementara atau Permanen 6. Penggantian dosen PA dapat bersifat sementara atau permanen sesuai dengan pertimbangan pengurus jurusan. 6
BAB III MANUAL PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK Pengambilan Form KRS di BAA Unud KHS di Bag. Akademik FMIPA Pengisian KRS Mahasiswa Baru Pengisian KRS Mahasiswa Semester Kedua dan Seterusnya Penentuan Ragam Matakuliah 1. Persiapan, mahasiswa mengambil formulir KRS di Biro Administrasi Akademik (BAA) Unud dan Kartu Hasil Akademik di Bagian Akademik Fakultas MIPA - Unud 2. Pengisian KRS mahasiswa baru dilakukan secara bersama sama di bawah arahan dosen PA sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Penentuan ragam mata kuliah dan jumlah SKS sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Mahasiswa semester kedua dan seterusnya yang sudah memperoleh lembar KRS menghadap dosen PA sesuai dengan kalender akademik dengan membawa: a) kartu mahasiswa yang sudah disahkan, kuitansi SPP dan Sumbangan Operasional Pendidikan (SOP) b) KHS semester sebelumnya, c) Kartu Perkembangan Akademis (KPA), dan alat tulis. 4. Penentuan ragam matakuliah yang diambil didasarkan pada kurikulum program studi yang berlaku bagi mahasiswa bersangkutan. 7
Penentuan Jumlah SKS Pengisian KPA Penandatangan Lembar SKS oleh Mahasiswa 5. Penentuan jumlah SKS didasarkan pada Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) semester sebelumnya. 6. Mahasiswa mengisi hasil studinya pada Karttu Perkem-bangan Akademis (KPA). 7. Mahasiswa menandatangani lembar KRS yang telah diisi sesuai arahan dosen PA. Penandatangan Lembar SKS oleh dosen PA 8. Dosen PA, sebagai pengesah-an, menandatangani KRS yang telah ditandatangani maha-siswa. Penjadualan Pembimbingan dan Pemberitahuan kepada Pengurus Jurusan 9. Mahasiswa dosen PA menentukan jadwal pembimbingan bulanan dan dosen PA menyampaikannya kepada pengurus jurusan secara tertulis. Pengisian LPA Penandatanganan LPA oleh dosen PA 10. Mahasiswa mengisi dan menandatangani Lembar Pembimbingan Akademik (LPA) 11. Pembimbing akademik menandatangani LPA. 8
Penyerahan KRS Warna Hijau 12. Dosen PA menyerahkan KRS warna hijau untuk Bagian Akdemik FMIPA. Pengarsipan Dokumen Penyerahan Dokumen ke Pengurus Jurusan Penyerahan KRS ke Bag. Akademik FMIPA Pengambilan KPRS di Bagian Akademik Fakultas Konsultasi dan Persetujuan Perubahan Rencana Studi dengan Dosen PA 13. Dosen PA harus mengarsip-kan KRS warna merah dan lembarlembar lain yang berhubungan dengan pembimbingan. 14. Dosen PA akademik menyerahkan KRS warna merah, KPA, dan LPA ke bagian administrasi pendidikan Jurusan. 15. Mahasiswa menyerahkan KRS berwarna hijau yang telah disahkan ke bagian akademik FMIPA mengikuti prosedur yang ditentukan. 17. Mahasiswa yang berkeinginan melakukan perubahan rencana studi terlebih dahulu mengambil KPRS di bagian akademik Fakultas sesuai dengan kalender akademik 18. Konsultasi dengan dosen PA dalam melakukan rencana perubahan studi dengan membawa a) KPRS rangkap 4 yang telah berisi persetujuan oleh dosen pengampu mata kuliah yang dibatalkan dan mata kuliah yang ditambahkan, b) KPA dan c) alat tulis 9
Penandatanganan KPRS oleh Dosen PA Pengembalian Dokumen KPRS Pembimbingan di Luar Jadwal Bulanan Pengisian dan Penandatangan LPA Dosen PA Berhalangan Saat Pengisian KRS Dosen PA Berhalangan Karena Tugas Khusus 19. Dosen PA menyetujui perubahan rencana studi, mahasiswa menyalin perubahan tersebut pada KPA. Dosen PA memberikan tanda-tangan pada lembar KPRS. 20. Mahasiswa mengembalikan dokumen KPA kepada bagian akademik jurusan, Form KPRS hijau ke bagian akademik Fakulatas, Form KPRS putih ke dosen pengampu mata kuliah 21. Apabila ada masalah khusus, mahasiswa dapat berkonsultasi kepada dosen PA di luar jadwal bulanan yang disepakati. 22. Setiap kali pembimbingan, mahasiswa harus mengisi dan menandatangani LPA dan PA menandatanganinya. 23. Apabila dosen PA tidak dapat melaksanakan tugas pembimbingan pada jadwal pengisian KRS, maka tugas tersebut dilaksanakan oleh pengurus jurusan. 24. Apabila dosen PA mendapat tugas khusus dari Unud minimal enam bulan beturut-turur sehingga tidak dapat melakukan tugas sebagai PA, maka harus menyerahkan tugas pembimbingannya kepada pengurus jurusan. 10
Hak Pengajuan Keberatan Dasar Pengajuan Keberatan Pengajuan Keberatan Secara Tertulis Kewajiban Dosen PA yang Mendapat Tugas Khusus 25. Mahasiswa berhak mengaju-kan keberatan apabila dosen PA tidak menepati waktu pembimbingan yang telah disepakati. 26. Dosen PA dikatakan tidak menepati waktu pembimbing-an apabila: a) empat kali berturut-turut tidak menepati waktu pembimbingan akademik yang telah disepakati dan tidak menggantinya tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. b) mendapat tugas khusus dari Unud minimal enam bulan secara terus menerus yang tidak memungkinkan pembimbingan tanpa mengembalikan tugas pembimbingannya kepada pengurus jurusan. 27. Pengajuan keberatan dapat dilakukan mahasiswa dengan mengirim surat keberatan secara tertulis kepada pengurus jurusan dengan melampirkan bukti. 28. Dosen PA yang mendapat tugas khusus sehingga tidak memungkinkan embimbingan wajib memberitahukan kepada pengurus jurusan dan mahasiswa bimbingannya. 11
Pengajuan Keberatan Secara Lisan Peringatan Lisan oleh Pengurus Jurusan Peringatan Tertulis oleh Pengurus Jurusan 29. Apabila Dosen PA belum memberikan kesepakatan waktu setelah satu bulan mahasiswa melakukan prosedur 26 mahasiswa yang bersangkutan dapat menyampaikan keberatan secara lisan kepada pengurus jurusan dengan membawa bukti. 30. Sehubungan dengan prosedur 30 pengurus jurusan wajib memberikan peringatan secara lisan. 32. Apabila setelah satu minggu peringatan lisan tidak diindahkan, pengurus jurusan memberikan peringatan secara tertulis yang dapat dijadikan sebagai dasar penilaian konduite dosen bersangkutan dan pengurus jurusan berhak menentukan jadwal pembimbingannya. 12