PANDUAN PENDAFTARAN DAN UNGGAH DOKUMEN BEASISWA TAHFIDZ UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ( UIN ) WALISONGO SEMARANG Gambar 1. Tampilan awal Sistem Pendaftaran Beasiswa On-Line Berikut panduan input data dan unggah dokumen bagi pendaftar Beasiswa On-Line UIN Walisongo Semarang. Cara Login Untuk dapat melakukan input data dan unggah dokumen melalui laman Sistem Pendaftaran Beasiswa On-Line, tiap pendaftar harus Login dengan memilih menu pendaftaran beasiswa yang dikehendakinya menggunakan username dan password sebagai berikut Username Password sama dengan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Contoh 150101XXXX 8 digit angka yang merupakan kombinasi dari 2 digit tanggal lahir, 2 digit bulan lahir, 4 digit tahun lahir Contoh jika saudara lahir pada tanggal 6 Mei 1996 maka komposisi password saudara terdiri dari, tanggal lahir adalah 06, bulan lahir adalah 05 dan tahun lahir adalah 1996. Sehingga password saudara adalah 06051996
Selanjutnya anda login dengan memasukkan Username 150101XXXX Password 06051996 dan ketik ulang secara Identik (besar kecil huruf diperhatikan karena harus sama persis dengan yang tertampil) Kode Captcha/Kode Keamanan yang muncul dibawah password pada isian yang tersedia, kemudian tekan tombol Login Gambar 2. Tampilan Login Beasiswa Tahfidz Halaman Awal Beasiswa Tahfidz Setelah mahasiswa berhasil Login, akan tampak Halaman Awal sistem dengan menu- menu disamping kiri yaitu Dashboard, Daftar Tahfidz, Hasil Verifikasi dan Tool. Menu Dashboard berisi berita/pengumuman/informasi seputar mahasisw. Menu Daftar Tahfidz berisi sub menu untuk melakukan input data dan ungah dokumen. Menu Hasil Verifikasi berisi hasil verifikasi data dan dokumen yang telah diverifikasi oleh pihak berwenang. Menu Tool digunakan untuk melakukan penggantian password.
Gambar 3. Tampilan Awal Beasiswa Tahfidz Selanjutnya, demi keamanan, sebelum melakukan pengisian data dan unggah dokumen, lakukan penggantian password melalui Menu Tool. A. Menu Tool Untuk memulai penggantian password, klik pada menu Tool dan klik Ubah Password. Lakukan penggantian password dengan mengisi isian Password Lama Anda, diisi dengan password yang digunakan saat pertama kali Login, contoh Password 06051996 Password Baru Anda, diisi dengan password baru Tulis Password Baru Anda lagi, diisi dengan mengetik ulang password baru (harus sama dengan yang diketik pada isian sebelumnya pada Password Baru Anda) Gambar 4. Fasilitas Penggantian Password Setelah password diganti, klik tombol Simpan seperti tombol beriku
B. Menu Daftar Tahfidz Pengisian Daftar Tahfidz dan upload dokumen dilakukan dengan mengklik menu Daftar Tahfidz. Setelah menu Daftar Tahfidz diklik akan tampil sub-sub menu sebagai berikut 1. Update Biodata 2. Update Data Tahfidz 3. Upload File 4. Finalisasi/Cetak Formulir Selain muncul sub menu pada sisi kiri tampilan, pada sisi kanan tampilan akan muncul sejumlah informasi, yaitu Ucapan Selamat Datang, Identitas Mahasiswa yang login serta Langkah Daftar Tahfidz Mahasiswa Beasiswa Tahfidz UIN Walisongo. Perhatikan langkah-langkah Daftar Tahfidz tersebut agar dapat melakukan pengisian data dan unggah dokumen dengan benar. Gambar 5. Informasi Data Peserta B.1 Sub Menu Update Biodata Langkah pertama pengisian data bagi mahasiswa beasiswa tahfidz adalah mengisi Biodata. Klik pada Sub Menu Update Biodata maka akan tampil blangko isian sebagai berikut
Gambar 6. Blangko Isian untuk Update Biodata Pada blangko isian Update Biodata, isikan data saudara sesuai penjelasan berikut ini ISIAN ATURAN PENGISIAN Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap mahasiswa pendaftar beasiswa tahfidz Nomor Induk Mahasiswa Tidak perlu diisi, data sudah tersedia (NIM) Fakultas Tidak perlu diisi, data sudah tersedia Program Studi / Jurusan Tidak perlu diisi, data sudah tersedia Jenis Kelamin memilih salah satu pilihan laki-laki atau perempuan Semester IPK Tempat Lahir diisi dengan tempat lahir seperti tertera dalam ijazah/akte kelahiran Tanggal Lahir Klik pada isian tanggal lahir, pilih tanggal lahir pada kalender yang tersedia Alamat Asal diisi dengan alamat asal mahasiswa Kecamatan Asal diisi dengan kecamatan asal mahasiswa (saat bermukim selama kuliah nanti) Kab./Kota Asal Memilih kabupaten/kota yang sesuai dengan asal mahasiswa Propinsi Asal Memilih provinsi yang sesuai dengan asal mahasiswa Alamat Kost diisi dengan alamat kost mahasiswa Kecamatan Kost diisi dengan kecamatan kost mahasiswa (saat bermukim selama kuliah nanti)
Kab./Kota Kost Memilih kabupaten/kota kost yang sesuai dengan tempat tinggal mahasiswa (saat bermukim selama kuliah nanti) Propinsi Kost Memilih provinsi kost yang sesuai dengan tempat tinggal mahasiswa (saat bermukim selama kuliah nanti) No. Telp. diisi dengan nomor telepon rumah (fixed phone atau telephone kabel) No. Handpohone diisi dengan nomor handphone mahasiswa Nama Ayah diisi dengan nama lengkap ayah mahasiswa Pendidikan Ayah memilih jenjang pendidikan ayah Pekerjaan Ayah memilih pekerjaan ayah Jumlah Penghasilan Ayah diisi dengan nominal penghasilan ayah, contoh penulisan 3000000 (tanpa Rp dan tanpa titik maupun koma cukup dengan angka saja) No. Telp. Ayah diisi dengan nomor telepon rumah (fixed phone) ayah No. Handphone Ayah diisi dengan nomor handphone ayah Jumlah Hafalan Diisi jumlah juz yang hafal Setelah password diganti, klik tombol Simpan seperti tombol beriku B.2 Sub Menu Data Tahfidz Langkah kedua setelah pengisian Update Biodata adalah pengisian Update Data Tahfidz. Klik pada Sub Menu Update Data Tahfidz maka akan tampil blangko isian sebagai berikut Gambar 7. Blangko Isian Update Data Tahfidz Pada blangko isian Update Data Tahfidz, isikan Data Tahfidz sesuai penjelasan berikut
ISIAN Jenis Berkas Tahfidz Tahun Keterangan File ATURAN PENGISIAN memilih jenis berkas memilih tahun sesuai tahun yang ada di sertifikat/piagam tahfidz. diisi dengan keterangan jumlah juz yang dihafal. Klik tombol Browse untuk mengupload file scan bukti (contoh sertifikat, piagam). File scan bukti yang diupload diharuskan berukuran <1MB Jika pengisian data dan browse bukti kejuaraan sudah dilakukan, klik tombol upload. Saat proses upload, akan muncul informasi Please wait uploading.... Saat proses upload selesai dilakukan, mengupload dan menyimpan file tahfidz. akan muncul informasi Sukses Gambar 8. Informasi Bukti Kejuaraan telah sukses diupload Jika mahasiswa memiliki lebih dari satu tahfidz, maka lakukan kembali pengisian data tahfidz serta upload bukti seperti langkah di atas. B.3 Sub Menu Upload File Langkah ketiga setelah pengisian Update Data Tahfidz adalah Upload File Dokumen Persyaratan. Klik pada Sub Menu Upload File maka akan muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 9. Tampilan Fasilitas untuk Upload File Persyaratan Tentunya, sebelum melakukan upload file persyaratan, mahasiswa harus mempersiapkan file-file scan dari dokumen-dokumen tersebut seperti scan KTM, Kartu Registrasi/KST, HSS dsb. Macam dokumen dan penjelasan tidap dokumen adalah sebagai berikut ISIAN KTM Kartu Registrasi /KST yang terlegalisasi Hasil Studi Sementara (HSS) Surat Pernyataan Tidak Sedang Menerima Beasiswa dari Pihak Manapun diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB) yang masih berlaku dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Rekening Bank Jateng Syari'ah yang masih aktif ATURAN PENGISIAN Kartu Tanda Mahasiswa Kartu Registrasi / Kartu Studi Tetap Mahasiswa yang aktif di semester berjalan/terakhir Hasil Studi Sementara yang terlegalisasi pada semester berjalan/terakhir Surat Pernyataan Tidak Sedang Menerima Beasiswa dari Pihak Manapun diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB) yang masih berlaku dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Rekening Bank Jateng Syari'ah yang masih aktif Setelah file scan dipersiapkan, dan mahasiswa membuka tampilan seperti gambar 10, maka pilih Tipe Berkas dengan mengklik tanda segitiga kecil pada kotak isian Tipe Berkas. Akan mucul pilihan beberapa Tipe Berkas, pilih salah satu, contoh KTM.
Gambar 10. Memilih Tipe Berkas dengan mengklik Kotak Isian Drop Down Kemudian, pada File, klik Browse dan cari file scan dari Kartu Keluarga yang sudah dipersiapkan dalam komputer mahasiswa. Kemudian tekan tombol Upload. Saat proses upload, akan muncul informasi Please wait uploading.... Saat proses upload selesai dilakukan, akan muncul informasi Sukses mengupload dan menyimpan file persyaratan. B.4 Sub Menu Finalisasi/Cetak Formulir Setelah mahasiswa melakukan pengisian data pendaftaran beasiswa tahfidz dan upload dokumen persyaratan, pilih sub menu Finalisasi/Cetak Formulir. Gambar 11 menunjukkan tampilan untuk melakukan pencetakan formulir dengan cara mengklik tombol Finalisasi. Ingat!!! Sebelum mengklik tombol Finalisasi, pastikan pengisian data diri anda SUDAH BENAR dan SESUAI KEADAAN YANG SEBENARNYA. Kebenaran data dalam pengisian menjadi tanggung jawab mahasiswa yang bersangkutan. C. Gambar 11. Tampilan Fasilitas untuk Cetak Formulir Menu Hasil Verifikasi Untuk melihat hasil Verifikasi dengan mengklik menu Hasil Verifikasi. Setelah menu Hasil Verifikasi diklik akan tampil sub-sub menu sebagai berikut
Hasil Verifikasi Selain muncul sub menu pada sisi kiri tampilan, pada sisi kanan tampilan akan muncul sejumlah informasi, yaitu Ucapan Selamat Datang, Identitas Mahasiswa yang login serta Langkah Daftar Tahfidz Mahasiswa Beasiswa Tahfidz UIN Walisongo. Gambar 5. Informasi Data Peserta C.1 Hasil Verifikasi Langkah selanjutnya setelah pengisian telah terfinalisasi dan diverifikasi maka langkah selanjutnya adalah Melihat Hasil Verifikasi. Klik pada Sub Menu Hasil Verifikasi maka akan tampil blangko isian sebagai berikut D. Gambar 10. Tampilan Hasil Verifikasi Data Logout Jika mahasiswa telah menyelesaikan pengisian data diri dan upload dokumen diri, mahasiswa dapat keluar dari sistem dengan mengklik Logout pada bagian kiri atas sistem.
Gambar 13. Tampilan untuk Logout (Keluar dari Sistem Pendaftaran Beasiswa Prestasi)