Pemanfaatan MS Excel 1

Oleh: Eri WITCAHYO - FKM UJ Pemanfaatan MS Excel 1

1982 1985 Nov 1987 - present Bekerja dalam OS. Windows Merupakan General Purpose Electronic Spreadsheet Menghitung angka, bekerja & menganalisis daftar data Presentation aim grafik/ diagram Sistem kerja mirip Program Lotus 1. Tampilan Sub Menu dan Toolbars Pemanfaatan MS Excel 2

Perbedaan 2 Excel 2003,2007,2010 Jumlah baris (row) Jumlah kolom (column) Pada Excel 2003 jumlah baris = 65.536 Pada Excel 2007 jumlah baris = 1.048.576 Pada Excel 2010 jumlah baris = 1.048.576 Pada Excel 2003 jumlah kolom = 256 Pada Excel 2007 jumlah kolom = 16.384 Pada Excel 2010 jumlah kolom = 16.384 Ms. Excel NO ITEM Ms. Excel 2003 2007 / 2010 1 Kolom dalam 1 worksheet 256 16.384 2 Baris dalam 1 worksheet 65.536 1.048.576 3 4 5 6 Batas maksimal panjang karakter dalam rumus 1.024 8.192 Jumlah fields yg ditampilkan di PivotTable Field pada task pane 255 16.384 Jumlah huruf yg di tampilkan di dalam 1 celll 1.024 32.768 Jumlah item ditampilkan dalam list AutoFilter 1.024 32.768 7 Jumlah kolom pada PivotTable 255 16.384 8 9 10 11 12 13 Jumlah kondisi Conditional Formating dalam 1 cell 3 (kondisi standar) tergantung memory PC Jumlah maksimal arguments dalam formula 30 255 Jumlah pengulangan/looping pada rumus [=if(if(if ))..] 7 64 Jumlah sorting levels pad range atau table 3 64 Jumlah warna 56 4,3 milyar (billion) Total number of unique cell styles in a workbook 4.000 65.536 Pemanfaatan MS Excel 3

Untuk mengaktifkan program excel, klik secara berurutan: Start Program Microsoft office Microsoft excel Di layar akan nampak sebuah lembaran worksheet kosong yang siap untuk diisi. Pemanfaatan MS Excel 4

Office Button Quick Access Toolbar file name/ workbook name/ nama buku kerja Menubar Pemanfaatan MS Excel 5

Name Box/ Address Formula Bar Cell Pointer Cell (contoh: cell A, cell D, cell 12, etc) Range (contoh: J2:J9, etc) Sheet/ lembar kerja (contoh: sheet 1, sheet 3, -ubah nama/ warna-, etc) Worksheets/ kumpulan lembar kerja Status Bar Workbook Worksheet Sheet Range Cell Pemanfaatan MS Excel 6

1. TASKBAR Defaultnya ditempatkan di posisi paling bawah dari area kerja (desktop). Berisi tombol Start, informasi tanggal, waktu sistem komputer, dan tombol-tombol program aplikasi yang aktif. 2. ICON Suatu symbol/gambar yang mewakili suatu drive, folder, file, program aplikasi atau buku kerja. Untuk membukanya dengan menekan tombol mouse 2x 3. ICON CONTROL MENU Jika meng-klik icon ini, akan ditampilkan menu berisi beberapa perintah yang digunakan untuk mengontrol operasi pada jendela tersebut, yaitu: - Restore - Move - Size - Minimize - Maximize 4. SIZING BUTTON (Tombol Ukuran) 5. TITLE BAR (Baris Judul) Untuk memindahkan jendela ke posisi lain yang diinginkan. Berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (window title). 6. MENU BAR (Baris Menu) adalah barisan perintah berupa menu, yang dapat dipilih dengan mouse atau keyboard. 7. SCROLL BAR (Baris Penggulung) untuk menggulung layar, baris per baris atau layar per layar 2 jenis scroll bar Horizontal scroll bar : menggulung ke kiri atau ke kanan Vertikal scroll bar : menggulung ke atas atau kebawah Pemanfaatan MS Excel 7

8. WINDOW BORDER (Batas Jendela) Merupakan sisi-sisi batas dari suatu jendela atau bingkai jendela 9. TOOLBAR Untuk memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah 10. FORMULA BAR (Baris Rumus) Menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (di sorot) di lembar kerja. 11. OFFICE ASSISTANT (2003) Selalu membantu pada saat bekerja dengan Excel (berupa gambar animasi) Pilih cell yang akan diisi data Bawa cursor ke alamat cell yang dituju, lalu klik di lokasi tersebut Cell yang aktif ditandai dengan garis kotak yang tebal Ketikkan data yang dimaksud Jika yang dimaksud adalah memasukkan rumus, maka entry pertama adalah dengan mengetikkan = atau +. Misalnya: =25-3 Tekan enter atau tanda panah Pemanfaatan MS Excel 8

Enter Shift Enter Tab Shift Tab Page Up Page down Ctrl / Ctrl / Ctrl End Ctrl Home Home F5 : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri : 1 layar ke atas : 1 layar ke bawah : ke batas data yang paling kiri atau kanan : ke batas data yang paling atas atau bawah : menuju ke data yang paling akhir : menuju ke awal cell (A1) : kembali ke kolom A pada baris yang sama : menuju ke cell tertentu do Worksheet Penyuntingan data yang dapat dilakukan: 1. Mengatur lebar kolom dan tinggi baris 2. Menghapus data 3. Membatalkan perubahan 4. Menghapus baris atau kolom 5. Menyalin isi cell 6. Memindahkan isi cell 7. Menyisipkan baris atau kolom 8. Menghapus cell atau range Pemanfaatan MS Excel 9

Memasukkan Data Kelembar Kerja 1. Pilih atau klik sel tempat untuk memasukkan data 2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan 3. Tekan enter atau tombol arah panah atau tombol (PgUp) dan (PgDn). Pada waktu menulis data, akan terdapat garis vertikal yang berkedip-kedip yang disebut insertion point (titik sisipan.) Mengoreksi kesalahan 1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan (F2) atau tekan tombol kiri mouse dua kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki 2. Selanjutnya, perbaiki data yang salah tersebut dan tekan enter jika sudah selesai. Bawa cursor pada baris atau kolom yang akan diubah ukurannya Geser garis batas ke kanan - kiri (untuk mengubah ukuran kolom) atau geser ke atas bawah (untuk mengubah tinggi baris) dengan drag mouse. Atau Menggunakan perintah Column width dan Row height pada menu Format, dan isikan angka yang dikehendaki Pemanfaatan MS Excel 10

Menghapus data satu cell: Aktifkan cell yang akan dihapus datanya Tekan Del Menghapus sebagian data dalam satu cell: Aktifkan cell yang akan dihapus datanya Tekan F2 atau klik pada formula bar yang berisi data yang akan dihapus Hapus data yang dimaksud dengan tombol Del atau Backspace Menggunakan perintah Undo dalam menu edit atau dalam toolbar Dilakukan jika kita baru saja melakukan kesalahan perintah Misal : ingin menghapus sebagian data, ternyata semua ikut terhapus. Untuk mengembalikan data seperti semula maka klik icon Undo/ ctrl + z Pemanfaatan MS Excel 11

Blok kolom atau baris yang akan dihapus dengan cara mengklik heading (kepala) baris atau kolom Tekan tombol Del atau pada menu edit pilih perintah Delete Merapikan Tampilan Data Meratakan data dengan perintah di baris menu Pilih menu (format) > (Cells) atau tekan ctrl+1 Akan muncul kotak dialog format cells Pilih tab Alignment Pada Text alignment Horizontal, pilih perataan yang dikehendaki Pada Text alignment Vertikal, pilih perataan yang dikehendaki Pada Text Control: Pilih Wrap Text, Untuk mengatur pelipatan teks Pilih Shrink to fit, untuk memampatkan teks Pilih Merger cells, untuk menggabungkan teks yang terdapat pada beberapa sel. Pemanfaatan MS Excel 12

Sorotlah sel atau buatlah range pada tempat yang akan diberi bingkai Klik menu (Format) atau (Alt+O) >(Cellls) atau (Ctrl+1) Kemudian akan muncul kotak dialog format cells Klik tab border Pada Preses, pilih dan klik salah satu tombol yang diinginkan: None Outline Inside Menggunakan perintah Copy dan Paste: 1. Aktifkan (blok) cell atau range yang akan disalin 2. Pilih perintah Copy/ ctrl + c 3. Pindahkan cell aktif ke alamat yang dituju 4. Pilih perintah Paste/ ctrl + v Menggunakan Fill handle Drag mouse pada sudut kanan bawah cell yang akan disalin Pemanfaatan MS Excel 13

Aktifkan cell atau range yang akan dipindahkan Pilih perintah Cut / ctrl + x Pindahkan cell aktif ke alamat dimana data akan dipindahkan Pilih perintah Paste / ctrl + v Cara lain adalah dengan menggunakan drag mouse Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom yang akan disisipkan Insert, Rows untuk menyisipkan kolom baru Insert Column untuk menyisipkan kolom baru Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru Pemanfaatan MS Excel 14

Aktifkan cell dimana kolom atau baris baru akan disisipkan. Baris baru yang dibuat akan disisipkan di atas cell aktif Kolom Baru yang dibuat akan disisipkan disebelah kiri cell aktif Pilih menu Insert, kemudian untuk menyisipkan baris pilih Row, sedang untuk menyisipkan kolom pilih Column Aktifkan cell atau range yang akan dihapus Dari menu Edit pilih perintah Delete Pilih item yang sesuai (apa yang akan dihapus) Klik OK Pemanfaatan MS Excel 15

Jika file belum diberi nama (pertama kali menyimpan) gunakan perintah Save As pada menu File Isi File Name dengan nama file Pilih Save Untuk penyimpanan selanjutnya, pilih perintah Save Membuka Workbook baru : Dari menu File pilih perintah New Membuka Workbook yang sudah disimpan sebelumnya: Dari menu File pilih perintah Open Tentukan drive atau direktori tempat file tersimpan Klik OK Pemanfaatan MS Excel 16

Menutup Workbook bukan berarti keluar dari Excel, melainkan hanya menutup Workbook yang aktif dan masih dapat dilakukan pembukaan Workbook yang lain atau membuka Workbook baru Untuk menutup Workbook gunakan perintah Close Simbol yang digunakan: Tambah tanda +, perintah sum Kurang tanda Kali tanda * (di atas angka 8) Pangkat tanda ^ (di atas angka 6) Bagi tanda / Pemanfaatan MS Excel 17

1. Fungsi Statistika =SUM (RANGE) data =AVERAGE (RANGE) =MAX (RANGE) =MIN (RANGE) =COUNT (RANGE) : Untuk menghitung total jumlah : Untuk menghitung rata-rata : Untuk menghitung jumlah maksimal : Untuk menghitung jumlah minimal : Untuk mengitung jumlah data Penulisan bentuk fungsi statistika adalah: =fungsi statistika yang digunakan(sorot sel awal yang akan dihitung:sorot sel diakhir yang akan dihitung)>(enter) Atau =SUM atau AVERAGE atau MAX atau MIN atau COUNT(B4:B12) Excel melakukan operasi aritmatis dengan urutan: Pertama : operasi pangkat Kedua : operasi perkalian dan pembagian Ketiga : operasi penjumlahan dan pengurangan Setiap operasi matematis (penggunaan rumus) harus diawali dengan tanda = Pemanfaatan MS Excel 18

Menggunakan perintah Σ (Bisa digunakan untuk menjumlah dalam satu baris, satu kolom, atau satu range tertentu) Menggunakan rumus ketik =sum Klik range yang akan dijumlah atau tuliskan alamat cell yang akan dijumlah =sum(a2:a15) Enter Ketik = Klik cell yang akan dikurangi Tekan tanda Klik cell yang akan menjadi pengurang Enter =A2-A4-A8 Pemanfaatan MS Excel 19

Ketik = Klik cell yang akan dikalikan Tekan tanda * Klik cell yang akan menjadi pengali Enter =A3*A5*D9 Ketik = Klik cell yang akan dibagi Tekan tanda / Klik cell yang akan menjadi pembagi Enter =A10/A5 Pemanfaatan MS Excel 20

Ketik = Klik cell yang akan dipangkatkan Tekan tanda ^ Klik cell yang akan menjadi pangkatnya atau tuliskan angka pangkatnya Enter =A4^3 Untuk operasi matematika gabungan (tambah dan kali, tambah dan bagi, tambah-kali dan pangkat, dan berbagai kombinasi lainnya) Gunakan tanda ( ) Tanda kurung menunjukkan urutan operasi yang akan dilakukan oleh excel, sehingga pemberian tanda kurung harus diteliti betul Misal untuk menghitung rumus (5x2) 3 +100 2 Yang diketikkan pada Excel =(((5*2)^3)+100)/2 Pemanfaatan MS Excel 21

2. Fungsi Logika (Fungsi IF) Untuk menggunakan peryataan logika diperlukan operator pembanding sebagai berikut: = sama dengan < lebih kecil dari > lebih besar dari <= lebih kecil atau sama dengan >=lebih besar atau sama dengan <> tidak sama Penulisan bentuk fungsi logika IF sebagai berikut: =IF(logika, pilihan jika benar, pilihan jika salah) Misal: =IF(B5>65; LULUS, TIDAK LULUS ) Fungsi Khusus: 1. VLOOKUP 2. HLOOKUP 3. LEFT, MID, dan RIGHT Pemanfaatan MS Excel 22

Fungsi VLOOKUP adalah pengambilan data dari sel yang diuji pada tabel besar (table pengisian) berdasarkan kolom (tabel bantu) Atau digunakan untuk melakukan pencarian nilai dari suatu table / range referensi. Penulisan fungsi VLOOKUP mempunyai bentuk sebagai berikut =VLOOKUP(Sel Uji, Nama Tabel, No Kolom) =VLOOKUP(data sumber, tabel referensi, kolom) Pemanfaatan MS Excel 23

Fungsi HLOOKUP adalah pengambilan data dari sel yang diuji dari tabel besar (table pegisian) berdasarkan baris (tabel bantu) Penulisan fungsi HLOOKUP mempunyai bentuk sebagai berikut: =HLOOKUP(Sel Uji,Nama Tabel, No Baris) Fungsi LEFT, MID, dan RIGHT adalah pengambian sebagian data dari sel. Pengambilan data tersebut dapat berupa beberapa karakter dari posisi paling kiri, posisi tengah, dan beberapa karakter dari posis paling kanan Pemanfaatan MS Excel 24

Copy dan Paste Special ( Paste Link ) untuk sel Copy Worksheet Penjumlahan (Σ atau =SUM(cell:cell)) Copy untuk Nilai Absolut $Cell$ atau letakkan kursor pada nama cell yang nilainya absolut dan tekan F4 Untuk memberikan nilai absolut suatu sel diberikan tanda $ di depan baris atau kolom, atau dapat juga dengan menekan tombol F4 Contoh: B$2 $B2 $B$2 $B$2:$E$8 = absolut terhadap garis = absolut terhadap kolom = absolut terhadap sel = absolut terhadap range Pemanfaatan MS Excel 25

Aktifkan cell yang akan dicopy Klik tanda copy, sampai mucul garis putusputus disekitar cell yang akan di-copy Aktifkan cell, untuk menempatkan data yang akan di copy Klik Edit Paste Special Paste Link Buka worksheet kosong, dengan cara : Insert Worksheet Aktifkan worksheet yang akan dicopy, klik di pojok kiri atas sehingga tampil seperti ini Tempat di Klik Pemanfaatan MS Excel 26

Buka kembali Worksheet kosong yang telah dibuat Aktifkan cell A1 Klik Enter atau Paste atau Edit Paste Nilai Kesalahan (ERROR VALUE) Nilai Kesalahan #DIV/0! #N/A #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE Penyebab Anda memasukkan rumus yang meminta Excelmembagi dengan angka nol. Mungkin pembagian dengan alamat sel kosong. Anda mungkin melupakan satu argumen atau lebih dari fungsi, kendati kesalahan lain pun dapat menyebabkan hasil ini. Anda memasukkan rumus berisi teks yang tidak dikenal Excel.Anda melakukan kkesalahan tipografi, lupa menghapus penanda dari fungsi tempelan, atau memakai nama yang belum ditentukan. Anda telah menentukan perpotongan antara dua range yang tidak berpotongan. Anda memakai argumen yang tidaksesuai dalam rumus matematik (menghitung akar angka negatif). Anda mungkin menghapus sel yang diacu oleh sel lain dari worksheet Anda memasukkan teks dimanaangka atau nilai logika yang diharapkan, atau Anda memasukkan range sebagai argumen di mana diperlukan nilai tunggal Pemanfaatan MS Excel 27

Membuat Grafik: 1. Grafik Column/batang 2. grafik Pie/lingkaran Langkah-langkah membuat grafik column/batang dan pie/lingkaran: 1. Terlebih dahulu blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik 2. Klik tab Insert pilih bentuk grafik yang anda inginkan. 3. Pada tab Design, klik pada icon bentuk layout grafik yang diinginkan. 4. Tentukan judul presentasi dengan mengklik bentuk layout yang diharapkan Grafik column/batang Grafik pie/lingkaran Pemanfaatan MS Excel 28

Pemanfaatan MS Excel 29