BAB 1 MENYIAPKAN SISTEM KOMPUTER (MYOB SETUP) Tujuan Umum : Menguasai kompetensi menyiapkan system komputerisasi akuntansi sesuai dengan kebijakan prosedur operasional perusahaan (SOP Perusahan). Tujuan Khusus : Menguasai kompetensi : Menyesuaikan tanggal dan mata uang 1 Indonesia 2 Membuat file data akuntansi 3 Membuat daftar akun 4 Men-setup hubungan antar akun 5 Men-setup Pajak Pertambahan Nilai (PPN) 6 Membuat Kartu Customers 7 Membuat Kartu Suppliers 8 Membuat Kartu Persediaan SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 1
PRAKTEK 1 MENYESUAIKAN TANGGAL DAN MATA UANG Pre-set tanggal dan symbol mata uang MYOB (default) adalah system Amerika, oleh karena itu sebelum mengaktifkan program MYOB, komputer harus disetup/disesuaikan dengan tanggal dan symbol mata uang Indonesia. Sistem Amerika Sistem Indonesia Tanggal MM-DD-YY DD-MM-YY Mata Uang $ Rp Langkah-langkah: 1. Klik menu start, lalu klik Control Panel SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 2
2. Klik Date, Time, Languange and Regional Options 3. Klik Regional and Languange Options SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 3
4. Pilih dan klik Indonesia 5. Klik OK 6. Finish!! SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 4
PRAKTEK 2 MEMBUAT FILE DATA AKUNTANSI File data akuntansi adalah file tunggal yang dibuat hanya sekali yaitu pada saat perusahaan memulai system baru (komputerisasi), dan file tsb. akan digunakan untuk menyimpan seluruh data akuntansi selama perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, nama file data akuntansi harus unik dan tidak boleh sama dengan nama file lain. File data akuntansi pada tahap awal akan diiisi dengan : Identitas perusahaan, informasi yang berhubungan dengan periode akuntansi, cara penyusunan daftar akun dan pemilihan folder untuk menyimpan file tersebut. Latihan membuat file data akuntansi kali ini akan difokuskan pada perusahaan Dagang SELALU UNTUNG, yaitu perusahaan yang dijadikan sebagai studi kasus untuk modul ini. Langkah-langkah pembuatan file data akuntansi : 1. Siapkan data yang diperlukan untuk pembuatan file data bisnis (lihat Kasus UD UNTUNG SELALU). 2. Buka Program MYOB. 3. Klik Create pada tampilan Menu Awal. 4. Klik Next pada tampilan Welcome Windows. 5. Ketik Identitas Perusahaan seperti gambar di bawah ini : Dikosongkan SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 5
6. Klik Next, dan catat periode akuntansi seperti gambar di bawah ini : 7. Klik Next, dan periksa kembali data yang telah diketik. 8. Bila terdapat data yang salah, klik Back dan betulkan kembali. Setelah data sudah benar klik Next kembali. Note!!!! Kesalahan input data pada periode akuntansi akan berakibat fatal pada tahaptahap selanjutnya. Kesalahan tersebut tidak dapat diperbaiki pada pertengahan SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 6
atau akhir proses. Maka dari itu, Anda harus mengulanginya lagi dari tahap awal. Be carefull!!! 9. Pilih cara penyusunan daftar akun. Ada tiga pilihan yaitu cara 1,2, dan 3. Untuk latihan pada kali ini, pilih cara yang kedua yaitu, I would like to import a list of accounts. klik Next untuk meneruskan ke langkah selanjutnya. 10. Tentukan nama file dan pilih folder untuk menyimpan file tersebut. Klik Change untuk melakukan proses tersebut. Setelah selesai, klik Next. 11. Klik Next untuk memproses penyimpanan file, tunggu beberapa saat, kemudian klik Command Center untuk masuk ke menu utama dari program MYOB. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 7
PRAKTEK 3 MEMBUAT DAFTAR AKUN Daftar Akun atau Account List adalah daftar yang berisi sederetan akun buku besar yang dalam MYOB digunakan sebagai media pencatat dan penyimpan berbagai data keuangan perusahaan selama tahun periode berjalan. Setiap akun buku besar diberi kode angka 5 digit, dimana : Digit ke-1 : Kategori Akun Digit ke 2-5 : Nomor ID Akun (Unik). Contoh : 1-1300 Inventory 2-1200 Accounts payable dst. Tipe Akun : 1. Akun Header : Akun ini berfungsi sebagai judul (header), nilainya tidak dapat diposting (Non Postable). 2. Akun Detail : Nilai akun ini dapat diposting (Postable), meliputi : 1. Assets : Bank Accounts Receivable Other Current Asset Fixed Asset Other Asset 2. Liability : Credit Card Accounts Payable Other Current Liability Long Term Liability Other Liability 3. Equity 4. Income 5. Cost of Sales 6. Expense 7. ---(tidak digunakan) 8. Other Income 9. Other Expense SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 8
A. MENGETIK DAFTAR AKUN DI NOTEPAD 1. Siapkan daftar akun yang akan diketik (Daftar Akun UD UNTUNG SELALU). 2. Aktifkan program NotePad dengan cara klik Start, All Programs, Accessories, Notepad. 3. Kemudian ketik daftar akun di Notepad. Ketik Nomor <Tab>, ketik Nama <Tab>, ketik Header <Tab>, ketik Type <Enter>. Ketik 10000 <Tab>, ketik Aktiva <Tab>, ketik H <Tab>, ketik Asset <Enter>. Ketik 11100 <Tab>, ketik Kas di Bank <Tab>, <Tab>, ketik Bank <Enter>. Dan seterusnya. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 9
B. MENGIMPORT DAFTAR AKUN 1. Aktifkan MYOB dan buka file UD SELALU UNTUNG.Pada tampilan menu utama, klik File, klik Import Data, klik Accounts. 2. Pada Tampilan window Import File tentukan : Tab delimited Header Record Update Existing Record 3. Klik tanda...., klik Update Existing Record 4. Klik Continue 5. Tentukan text file (berisi daftar akun) yang akan diimport, pilih folder Documents......... 6. Pada tampilan Import Data : klik Nomor pada kotak sebelah kiri, temukan pada baris Account Number di sebelah kanan lalu klik mouse. Klik Nama (kiri) dan temukan pada Account Name (kanan). Klik Header (kiri), temukan pada Header (kanan). Klik Type (kiri) dam temukan pada Account Type (kanan). SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 10
7. Klik Import, proses import hanya beberapa saat. 8. Muncul Tampilan yang melaporkan hasil proses import (untuk lebih jelas bias dilihat di notepad readme ), Klik OK. 9. Proses import selesai anda cek daftar akun hasil import. C. MENGEDIT DAFTAR AKUN Daftar akun hasil import kemungkinan belum sempurna, oleh sebab itu anda perlu mengeditnya. Sebagai contoh pada daftar akun hasil import tipe Kas di Bank adalah Other Current Asset (salah) seharusnya Bank. Kita akan menghapus akun Kas di Bank ini dan Akun Cheque Account (1-0100) di atas akan kita ubah menjadi Kas di Bank (1-1100). 1. Pada tampilan menu utama, klik Command Center Accounts, lalu klik Account List. 2. Klik Akun 1-1100 Kas di Bank dan klik tombol Edit di bawah. 3. Klik pull down menu Edit dan klik Delete Account. Akun Kas di Bank sudah tidak tampak lagi. Proses berikutnya anda dapat mengedit Akun Cheque Account menjadi Akun 1-1100 Kas di Bank. 4. Klik akun 1-0100 Cheque Account dan klik Edit. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 11
5. Klik di kotak account number, ganti angka 1-0100 menjadi 1-1100 6. Klik di kotak account name, ganti nama Cheque Account menjadi Kas di Bank. 7. Klik OK. TUGAS : Lakukan editing dengan cara yg telah dijelaskan untuk akun-akun yang ada di dalam table di bawah ini! Menghapus Mengubah Akun yang tidak perlu Akun Lama Akun Baru Asset : 1-2100 Piutang Dagang 1-0200 Trade Debtors 1-2100 Piutang Dagang Liability : 2-1100 Hutang Dagang 2-0399 Payroll Liabilities 2-0200 Trade Creditors - 2-1100 Hutang Dagang - Equity : 3-8000 Retained Earnings 3-9000 Current Year Earning 3-9999 Historical Balancing 3-0800 Retained Earnings 3-0900 Current Year Earning 3-0999 Historical Balancing 3-8000 Retained Earnings 3-9000 Current Year Earning 3-9999 Historical Balancing SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 12
PRAKTEK 4 MEN-SETUP HUBUNGAN ANTAR AKUN MYOB menyediakan fasilitas untuk menghubungkan 3 kelompok akun (Linked Account) yang berfungsi sebagai penghubung antar akun dan membuat jurnal secara otomatis terhadap transaksi tertentu. Ke-3 linked account tersebut dapat dibuka dari menu Setup Linked Accounts sperti berikut : A. MENYESUAIKAN HUBUNGAN AKUN PADA BANKING 1. Klik Setup, Linked Account, Accounts & Bank Accounts. 2. Sesuaikan hubungan antar akun-akun seperti gambar di bawah ini. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 13
B. MENYESUAIKAN HUBUNGAN AKUN PADA SALES 1. Klik Setup, Linked Account, Sales. 2. Sesuaikan hubungan antar akun-akun seperti gambar di bawah ini. C. MENYESUAIKAN HUBUNGAN AKUN PADA PURCHASES 1. Klik Setup, Linked Account, Purchases. 2. Sesuaikan hubungan antar akun-akun seperti gambar di bawah ini. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 14
PRAKTEK 5 MEN-SETUP PAJAK PERTAMBAHAN NILAI (PPN) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang diset pada MYOB adalah yang berlaku di Negara lain. PPN di Amerika umumnya dikenal dengan sebutan VAT (Value Added Tax), Sedang di Australia dikenal dengan GST (Goods & Service Tax). Presentase pajak tersebut berkisar antara 10%-15%. Di Indonesia dikenal dengan PPN dengan besaran 10%, oleh sebab itu jenis pajak tersebut perlu kita sesuaikan dengan yang berlaku di Indonesia. Untuk kasus UD UNTUNG SELALU, anda hanya memerlukan dua jenis pajak, yaitu : NT (Non Taxable) dan PPN 10%. A. MENGHAPUS PAJAK-PAJAK SELAIN (NT DAN VAT) 1. Klik Lists, klik Tax Codes. 2. Hapus Pajak Code : IMP Import Duty, dengan klik IMP, dan klik Edit, lalu klik Delete Tax Code. 3. Hapuslah pajak-pajak yang lain (jika ada), sehingga hanya tertinggal NT dan VAT. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 15
B. MENGEDIT VAT MENJADI PPN 1. Klik Lists, klik Tax Codes. 2. Klik VAT Value Added Tax, klik Edit. 3. Ganti Tax Code VAT menjadi PPN, lalu tekan Tab. 4. Ganti Description menjadi Pajak Pertambahan Nilai, lalu tekan Tab. 5. Tax Type tidak berubah. Tetap Value Added Tax. 6. Rate sama 10%. C. MENYESUAIKAN HUBUNGAN AKUN PADA PPN 1. Tax Collected dihubungkan dengan PPN Keluaran 2. Tax Paid dihubungkan dengan PPN Masukan. 3. Kosongkan untuk Link Card for Inland Revenue. 4. Klik OK, Close untuk kembali ke menu awal. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 16
PRAKTEK 6 MEMBUAT KARTU CUSTOMERS Menu Card File (Card List) adalah fasilitas yang disediakan oleh MYOB untuk membuat kartu Customers. Kartu Customers ini disamping berfungsi sebagai tempat penyimpanan detail data customers juga berfungsi sebagai Buku Pembantu Piutang Dagang. Langkah-langkah membuat Kartu Customers sebagai berikut : 1. Klik Card File, klik Card List. 2. Klik tab Customers dan klik New untuk mencatat data baru. Ketik data Customer ke dalam format Profile seperti dalam tampilan berikut. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 17
3. Klik Tab Selling Detail dan isi data sebagai berikut : 4. Klik New untuk mencatat data Customer berikutnya, atau OK untuk keluar dari card information TUGAS : Lakukan Entri data dengan cara yang telah dijelaskan untuk daftar costumers berikut : No NAMA ALAMAT TELEPON CUS02 Toko Nico Jl. GajahMada No. 101, Pontianak 16100560256 CUS03 Toko Rosanty Jl. 28 Oktober No. 123, Pontianak 987654321 SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 18
PRAKTEK 7 MEMBUAT KARTU SUPPLIERS Menu Card File (Card List) adalah fasilitas yang disediakan oleh MYOB untuk membuat kartu Suppliers. Kartu Suppliers ini disamping berfungsi sebagai tempat penyimpanan detail data Suppliers juga berfungsi sebagai Buku Pembantu Utang Dagang. Langkah-langkah membuat Kartu Suppliers sebagai berikut : 1. Klik Card File, klik Card List. 2. Klik tab Supplier dan klik New untuk mencatat data baru. Ketik data Supplier ke dalam format Profile seperti dalam tampilan berikut. 3. Klik Tab Buying Detail dan isi data sebagai berikut : 4. Klik New untuk mencatat data Supplier berikutnya, atau OK untuk keluar dari card information. TUGAS : Lakukan Entri data dengan cara yang telah dijelaskan untuk daftar suppliers berikut : No NAMA ALAMAT TELEPON SUP02 UD HENDZ Jl. Panglima Aim no. 717, 46464556 Pontianak SUP03 UD SIANJU Jl. Tanjung Pura no. 55, 147852369 Pontianak SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 19
MENGEDIT KARTU CUSTOMERS / SUPPLIERS Hasil pencatatan ke dalam Card File baik untuk Customers dan Suppliers akan Nampak sebagai berikut: 1. Untuk mengedit klik nama customer/supplier 2. Klik Edit, anda bisa mengubah data tentang Customer/Supplier 3. Klik OK untuk kembali ke Card List. 4. Klik Close untuk keluar dari Card File. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 20
PRAKTEK 8 MEMBUAT KARTU PERSEDIAAN Barang dagangan yang dijual oleh suatu perusahaan biasanya lebih dari satu item, oleh sebab itu persediaan barang dagang pun akan terdiri dari beberapa item. Detail setiap item sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu sebelum saldo-saldonya dientry ke dalam computer. Langkah-langkah pencatatan detail setiap item adalah sebagai berikut : 1. Siapkan data item (persediaan) per 30 November 2009. No Nama Unit Harga/unit Jumlah CS001 CostSafe 20 Rp 1.000.000 Rp 20.000.000 UT002 USATech 30 Rp 800.000 Rp 24.000.000 Jumlah Rp 44.000.000 2. Klik Command Center Inventory, klik Items list, klik New. 3. Ketik nomor barang dan nama barang. 4. Tekan <Tab>, dan lengkapi data sebagai berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 21
5. Mengisi jenis pajak pada detail pembelian : PPN 10% 6. Mengisi jenis pajak pada detail penjualan : PPN 10%, seperti Nampak pada tampilan berikut : 7. Klik New untuk mencatat item atau barang dagangan yang lain (ulangi langkah 2-5). SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 22
BAB 2 MENGENTRY SALDO-SALDO AWAL Tujuan Umum : Menguasai kompetensi mengentri saldo-saldo akun buku besar dan akun-akun buku pembantu (Piutang Dagang, Utang Dagang, dan Persediaan Barang Dagang) sesuai dengan data Neraca Saldo (awal). Tujuan Khusus : Menguasai kompetensi : 1 Mengentri saldo buku besar 2 Mengentri saldo awal Piutang Dagang 3 Mengentri saldo awal Utang Dagang 4 Mengentri saldo setiap item barang dagangan SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 23
PRAKTEK 9 MENGENTRI SALDO BUKU BESAR Setelah daftar akun tersusun, proses berikutnya adalah mengentri saldo awal untuk akun-akun tersebut. Dalam hal ini anda perlu mengidentifikasi kelompok Akun Kontra atau akun pengurang / akun lawan seperti misalnya Akumulasi Depresiasi Aktiva Tetap atau Cadangan Kerugian Piutang. Akun-akun dikelompokkan sebagai kelompok Aktiva, tetapi posisinya sebagai pengurang. Oleh sebab itu akun-akun tersebut akan dientri dengan tanda minus (-) di depan nilai saldonya. Yang termasuk Akun Kontra (harus diketik minus di depan nilai saldo) pada kasus UD SELALU UNTUNG di antara lain : Akum Depresiasi Gedung Akum Depresiasi Kendaraan Akum Depresiasi Peralatan PPN Masukan Prive Suyoko dst. A. MENGENTRY NERACA AWAL 1. Menu utama akan ditampilkan seperti gambar dibawah. Klik Setup, Balances, Opening Balance. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 24
2. Ketik saldo-saldo setiap akun seperti tampak dalam gambar berikut : 3. Akun Kontra yang diketik Minus (-) : Akum Depresiasi Gedung minus (-) Rp 23.250.000 Akum Depresiasi Kendaraan minus (-) Rp 31.000.000 PPN Masukan minus (-) Rp 5.300.000 4. Cek keseimbangan neraca, jika nilai Amount left to be allocated menunjukkan angka 0.00 (nol), neraca sudah seimbang seperti terlihat di tampilan berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 25
SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 26
PRAKTEK 10 MENGENTRI SALDO PIUTANG DAGANG Sudah dijelaskan di muka bahwa kartu Customers disamping digunakan sebagai tempat mencatat detail customer juga sebagai buku pembantu Piutang Dagang. Pencatatan saldo awal piutang dagang dalam kartu Customers dapat dijelaskan seperti di bawah ini. Lihat Kasus UD UNTUNG SELALU, anda perlu mencatat saldo-saldo awal untuk Piutang Dagang. CUS02 Toko Nico, Pontianak Rp 30.800.000 Copy faktur No.CF6 Tgl 25 Nov 2009 Termin 1/10, N/30 Penjualan Rp 28.000.000 + PPN Rp 2.800.000 A. MENCATAT SALDO PIUTANG (CUSTOMERS) 1. Klik Setup. Klik balances, klik Customer Balances. 2. Klik nama customer yang akan diisi dengan Saldo Awal, misalnya untuk CUS02 Toko Nico. 3. Klik Add Sale, lalu akan muncul tampilan Historical Sale. 4. Tekan <Tab> atau <Enter>, dan lengkapi data seperti berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 27
5. Klik Record untuk mencatat saldo awal piutang Toko Klinman. Gambar berikut menunjukkan saldo piutang dagang yang sudah tercatat. TUGAS : Lakukan pencatatan saldo piutang dengan cara yang telah dijelaskan di atas untuk customer berikutnya seperti table di lembar berikut ini : DAFTAR SALDO PIUTANG, Per 30 Nopember 2009 No. Keterangan Jumlah Toko Novita, Pontianak CUS01 Copy Faktur No. CF7 Tgl 30 Nop 2009 Termin Rp 22.000.000 1/10, N/30 Penjualan Rp 20.000.000 + PPN Rp 2.000.000 CUS03 Toko Rosanty, Pontianak Copy Faktur No. CF8 Tgl 5 Nop 2009 Termin 1/10, N/30 Penjualan Rp 10.000.000 + PPN Rp 1.000.000 Rp 11.000.000 Jika telah selesai, maka saldo-saldo akan Nampak sebagai berikut : PRAKTEK 11 MENGENTRI SALDO UTANG DAGANG SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 28
Kartu Suppliers disamping digunakan sebagai tempat mencatat detail setiap supplier juga sebagai buku pembantu Utang Dagang. Pencatatan saldo awal utang dagang dalam kartu Suppliers dapat dijelaskan seperti dibawah ini. 1. Klik Setup, Balances, Supplier Balances. 2. Klik nama Supplier yang akan diisi dengan Saldo Awal, Misalnya untuk SUP01- UD MENTARI. 3. Klik Add Purchase, kemudian muncul pesan MYOB (Watch Out). 4. Klik OK untuk masuk ke tampilan Historical Purchase. 5. Tekan <Tab> atau <Enter>, dan lengkapi data seperti berikut ini ke dalam tampilan Historical Purchases: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 29
SUP01 UD MENTARI, Pontianak Rp 38.500.000 Faktur No.A30 Tgl 30 Nop 2009 Termin 2/10, N/30 Pembelian Rp 35.000.000 + PPN Rp 3.500.000 6. Klik Record untuk mencatat saldo awal Hutang UD HAVANA. TUGAS: Lakukan pencatatan saldo awal utang dengan cara yang telah dijelaskan di atas untuk Supplier berikutnya (lihat table yang berikut ini)! DAFTAR SALDO UTANG, Per 30 November 2006 No. Keterangan Jumlah SUP2 UD HENDZ, Pontianak Rp 19.800.000 Faktur No. G11 Tgl 26 Nop 2009 Termin 2/10, N/30 Pembelian Rp. 18.000.000 + PPN Rp. 1.800.000 SUP3 UD SIANJU, Pontianak Rp 8.800.000 FakturNo. S17 Tgl 9 Nop 2009 Termin 2/10, N/30 Pembelian Rp. 8.000.000 + PPN Rp. 800.000 Jika telah selesai dicatat maka saldo-saldo akan nampak sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 30
SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 31
Praktek 12 MENGENTRI SALDO ITEM PERSEDIAAN Kartu item persediaan disamping digunakansebagai tempat mencatat detail setiap item juga sebagai buku pembantu Persediaan Barang. Pencatatan saldo awal item persediaan dapat dijelaskan seperti di bawah ini. 1. Klik Command Centre Inventory, klik Adjust Inventory. 2. Catat data persediaan barang dagangan meliputi : Item number, quality, unit cost, Nama akun yang terkait seperti dalam tampilan berikut. Klik Record untuk mencatat saldo persediaan barang dagangan. Anda dapat mengecek jurnal dengan cara klik Journal, kemudian isi rentangan tanggal dari 1/1/2009 s.d 31/12/2009 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 32
BAB 3 MENGENTRI TRANSAKSI KEUANGAN Tujuan Umum : Menguasai kompetensi mengentri berbagai jenis transaksi keuangan perusahaan ke dalam jurnal-jurnal khusus selama periode berjalan. Tujuan Khusus : Menguasai Kompetensi 1 Mengentri transaksi pembelian 2 Mengentri transaksi penjualan 3 Mengentri transaksi penerimaan piutang 4 Mengentri transaksi pelunasan utang 5 Mengentri transaksi pengeluaran kas SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 33
PRAKTEK 13 MENGENTRI TRANSAKSI PEMBELIAN Program MYOB menyediakan fasilitas jurnal khusus yang dikenal dengan nama Command Centre Purchases untuk mancatat transaksi pembelian barang dagangan secara tunai/kredit. Ada dua hal yang terkait dengan pencatatan transaksi ini yaitu pertama pencatatan ke dalam buku besar Persediaan dan Utang Dagang dan yang ke dua pencatatan ke dalam buku pembantu Item Persediaan dan Suppliers (Kreditor). Seperti diketahui bahwa dalam sistem pencatatan persediaan MYOB menggunakan sistem perpetual dengan metode rata-rata bergerak (moving average). A. PENCATATAN PEMBELIAN KREDIT 1. Siapkan transaksi pembelian kredit (lihat kasus UD Usaha Prima Mandiri transaksi tanggal 1 Desember 2006). 2. Aktifkan program MYOB, tampilkan menu utama. 3. Klik Command Centre Purchases, klik Enter Purchases. 4. Klik Layout, 5. Pilih Item, kli. OK. 6. Ketik data pembeliaan tanggal 1 Des 2006 sebagai berikut. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 34
7. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. Jurnal yang diproses computer untuk transaksi pembelian kredit tanggal 1 Des 2009 sebagai berikut: TUGAS: Kerjakan transaksi pembelian kredit tanggal 2 Desember 2009 dari UD HENDZ, Pontianak dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 35
Jurnal yang diproses computer untuk transaksi pembelian tgl. 2 Desember 2009 dari UD HENDZ, Pontianak adalah sebagai berikut: B. PENCATATAN RETUR PEMBELIAN SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 36
1. Siapkan transaksi RETUR pembelian kredit (lihat kasus UD Usaha Prima Mandiri transaksi tanggal 3 Desember 2009). 2. Klik Command Centre Purchases, klik Enter Purchases. 3. Masukkan data retur pembelian dengan memberi tanda (minus) pada quantitas yang dikembalikan seperti tampilan berikut ini: 4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. 5. Klik Cancel untuk kembali ke menu utama. 6. Retur pembelian harus diproses dua kali, yang pertama untuk pencatatan pengurangan Hutang dagang dan pengurangan jumlah persediaan; yang kedua pengurangan buku pembantu Hutang. Oleh sebab itu klik Purchases, Klik Purchases Register. Maka akan tampak tampilan Purchases Register sebagai berikut: 7. Klik Returns & Debits, pada tampilan ini dapat diketahui data transaksi retur pembelian. 8. Klik Apply to Purchase, maka akan muncul tampilan \settle Returns & Debits sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 37
9. Ketik tanggal transaksi, dan ID#. Kemudian klik mouse pada baris yang sejajar dengan jumlah yang terkait dalam hal transaksi tgl. 2 Desember 2009. 10. Klik Ctrl-R untuk mengecek Jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan Jurnal. C. PENCATATAN PEMBELIAN TUNAI 1. Siapkan transaksi pembelian Tunai (Lihat Kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 3 Des 2009). 2. Klik Command Center Purchases, klik Enter Purchases. 3. Ketik data pembelian tunai seperti tampilan berikut, yang membedakan dengan penjualan kredit adalah bahwa untuk pembelian tunai Paid Today diisi nilai sebesar total Amount. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 38
4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan Jurnal Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi pembelian tunai tanggal 3 Des 2009 adalah sebagai berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 39
PRAKTEK 14 MENGENTRI TRANSAKSI PENJUALAN MYOB menyediakan Command Centre Sales untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan secara tunai atau kredit. Ada dua hal yang terkait dengan pencatatan transaksi ini adalah pertama pencatatan ke dalam buku besar Persediaan. Harga Pokok Penjualan, Sales dan Piutang Dagang (MYOB menggunakan sistem pencatatan persediaan perpetual dengan metode rata-rata bergerak atau moving average) dan kedua pencatatan ke dalam buku pembantu item Persediaan dan Customers (Debitor). A. PENCATATAN PENJUALAN TUNAI 1. Siapkan transaksi Penjualan Tunai (lihat kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 3 Desember 2009). 2. Klik Command Centre Sales, klik Enter Sales. 3. Klik Layout 4. Klik Item Layout, klik OK 5. Ketik data Penjualan Tunai seperti tampilan berikut, yang membedakan dengan Penjualan Kredit adalah bahwa untuk Penjualan Tunai Paid Today diisi nilai sebesar Total Amount. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 40
6. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi Penjualan Tunai tanggal 3 Desember 2009 adalah sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 41
B. PENCATATAN PENJUALAN KREDIT 1. Siapkan transaksi Penjualan Kredit (lihat kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 4 Desember 2009). 2. Klik Command Centre Sales, klik Enter Sales. 3. Ketik data Penjualan seperti tampilan berikut ini: 4. Klik Ctrl-R umtuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah bener klik Record untuk pencatatan jurnal. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 42
Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi Penjualan Tunai tanggal 4 Desember 2006 adalah sebagai berikut: TUGAS: Kerjakan transaksi Penjualan Kredit tanggal 5 Desember 2009 ke Toko Nico, Pontianak dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 43
Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi Penjualan Kredit tanggal 5 Desember 2009 ke Toko Nico, Pontianak sebagai berikut: C. PENCATATAN RETUR PENJUALAN 1. Siapkan transaksi Retur Penjualan (lihat kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 6 Desember 2009). 2. Klik Command Centre Sales, klik Enter Sales. 3. Ketik data Retur Penjualan seperti tampilan berikut ini: Kuantitas barang yang diretur diketik dengan tanda (minus). 4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. 5. Klik Cancel untuk kembali ke menu utama. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 44
6. Retur Penjualan harus diproses dua kali, yang pertama untuk pencatatan pengurangan Piutang Dagang dan penambahan jumlah Persediaan; yang kedua pengurangan buku pembantu Piutang. Oleh sebab itu klik Sales, klik Sales Register. 7. Klik Returns & Credits, terlihat data transaksi retur Penjualan. 8. Klik Apply to Sales 9. Ketik tanggal transaksi, dan klik mouse sejajar dengan jumlah penjualan yang terkait. 10. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah bener klik Record untuk pencatatan jurnal. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 45
Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi Retur Penjualan Kredit tanggal 6 Desember 2009 dari Toko Nico, Pontianak sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 46
PRAKTEK 15 MENGENTRI TRANSAKSI PENERIMAAN PIUTANG MYOB menyediakan Command Centre Sales untuk mencatat transaksi Penerimaan Pelunasan Piutang. Ada dua hal yang terkait dengan pencatatan transaksi ini adalah pertama pencatatan ke dalam buku besar Kas di Bank dan Piutang Dagang. Kedua pencatatan ke dalam buku pembantu Costumers (Debitor). Selain kedua hal tersebut seringkali juga terkait dengan potongan penjualan (Sales Discount) karena adanya pelunasan dalam periode potongan. Langkah-langkah pencatatan penerimaan pelunasan piutang sebagai berikut: 1. Siapkan transaksi Penerimaan Kas dari hasil penjualan (lihat kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 6 Desember 2009). 2. Klik Command Centre Sales, klik Receive Payment. 3. Ketik data Penerimaan Kas seperti tampilan berikut: 4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah bener klik Record untuk pencatatan jurnal. 5. Tampilan berikut ini muncul, klik Print Later SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 47
Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi penerimaan kas tanggal 6 Desember 2009 dari Toko Novita, Pontianak sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 48
TUGAS 1: Kerjakan transaksi penerimaan kas berasal dari pelunasan piutang Toko Nico pada tanggal 7 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi 7 Desember 2009 menerima pelunasan piutang dari Toko Nico, Pontianak sebagai berikut: TUGAS 2: Kerjakan transaksi penerimaan kas berasal dari pelunasan piutang Toko Rosanty pada tanggal 8 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 49
Jurnal yang diproses oluh komputer untuk transaksi 8 Desember 2009 menerima pelunasan piutang dari Toko Rosanty, Pontianak sebagai berikut: TUGAS 3: Kerjakan transaksi penerimaan kas berasal dari pelunasan piutang Toko Nico pada tanggal 9 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 50
Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi 9 Desember 2009 menerima pelunasan piutang dari Toko Nico, Pontianak sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 51
PRAKTEK 16 MENGENTRI TRANSAKSI PELUNASAN UTANG MYOB menyediakan Command Centre Purchase untuk mencatat transaksi Pelunasan Utang. Ada dua hal yang terkait dengan pencatatan transaksi ini adalah pertama pencatatan ke dalam buku besar Kas di Bank dan Utang Dagang. Kedua pencatatan ke dalam buku pembantu Supplier (Kreditor). Selain kedua hal tersebut seringkali juga terkait dengan potongan pembelian (Purchase Discount) karena adanya pembayaran dalam periode potongan. Langkah-langkah pencatatan penerimaan pelunasan Utang sebagai berikut: 1. Siapkan transaksi Pengeluaran Kas (lihat kasus UD Usaha Prima Mandiri transaksi tanggal 9 Desember 2006). 2. Klik Command Centre Purchases, klik Pay Bill maka akan muncul tampilan Pay Bills sebagai berikut: 3. Ketik data pelunasan utang seperti dalam tampilan di atas. 4. Klik Ctrl-R umuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah bener klik Record untuk pencatatan jurnal. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 52
5. Klik Print Later Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi pelunasan utang UD HAVANA tanggal 9 Desember 2006 sebagai berikut: TUGAS 1: Kerjakan transaksi pelunasan utang dagang kepada UD HENDZ tanggal 10 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 53
Jurnal yang diproses komputer Pontianak tanggal 10 desember 2009 sebagai berikut: untuk transaksi pelunasan utang UD HENDZ, TUGAS 2: Kerjakan transaksi pelunasan utang dagang kepada UD SIANJU tanggal 11 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 54
Jurnal yang diproses komputer Pontianak tanggal 11 desember 2009 sebagai berikut: untuk transaksi pelunasan utang UD SIANJU, SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 55
TUGAS 3: Kerjakan transaksi pelunasan utang dagang kepada UD HENDZ tanggal 11 Desember 2009 dengan tampilan sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 56
Jurnal yang diproses komputer untuk transaksi pelunasan utang UD HENDZ, Pontianak tanggal 11 desember 2009 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 57
PRAKTEK 17 MENGENTRI TRANSAKSI PENGELUARAN KAS MYOB menyediakan menu Command Centre Banking Spend Money untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. Ada dua hal yang terkait dengan pencatatan transaksi ini adalah pertama buku besar Kas di Bank dan Beban Operasi. Langkah-langkah pencatatan pelunasan utang sebagai berikut: 1. Siapkan transaksi Pengeluaran Kas (lihat Kasus UD UNTUNG SELALU transaksi tanggal 12 Desember 2009) 2. Klik Comand Centre Banking, klik Spend Money. 3. Ketik data Pengeluaran kas seperti tampilan berikut: 4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi pengambilan pribadi pemilik tanggal 12 Desember 2009 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 58
Kerjakan transaksi pengeluaran kas untuk tanggal 13, 15, 20, 31a dan 31b dalam Desember 2009 dengan tampilan yang sama dengan tanggal 12 di atas. Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi pengeluaran kas tanggal 13, 15, 20, 31a dan 31b dalam bulan Desember 2009 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 59
BAB IV MENYIAPKAN LAPORAN KEUANGAN Tujuan Umum : Menguasai kompetensi menyiapkan laporan keuangan untuk perusahaan dagang pada akhir periode Tujuan khusus : Menguasai kompetensi: 1 Membuat rekonsiliasi bank 2 Mencatat kerusakan barang dagang 3 Mengentri transaksi penyesuaian 4 Menampilkan laporan keuangan SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 60
PRAKTEK 18 MEMBUAT REKONSILIASI BANK Program MYOB menyediakan Command Centre Banking Reconcile untuk memproses rekonsiliasi saldo akun-akun tertentu, seperti saldo akun Kas di Bank. Perbedaan saldo menurut catatan Rekening Koran dan catatan perusahaan harus diselesaikan dengan membuat rekonsiliasi sebagai berikut: 1. Siapkan Rekening Koran dari Bank (Kasus UD UNTUNG SELALU, Rekening Koran dari BCA KCP Pamulang) 2. Klik Comand Centre Banking, klik Reconcile Accounts. 3. Pilih Account : Cash In Bank 4. Ketik Tanggal pembuatan Rekening Koran (31/12/2009) 5. Pada New Statement balance, ketik Saldo Cash In Bank menurut rekening Koran (lihat saldo akhir pada Rekening Koran). 6. Klik untuk memberikan tanda tik ( ) di kolom paling kiri untuk jumlah-jumlah yang sudah tertera di catatan Rekening Koran, apabila ada catatan di computer yang belum tertera di rekening koran maka biarkan kosong, tidak dicontreng ( ) 7. Tampilan format Rekonsiliasi akan tampak sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 61
8. Lakukan pencatatan penerimaan jasa giro (bunga bank) dan pembayaran administrasi bank melalui tombol Bank Entry di bawah. Klik Bank Entry dan mencatat transaksi sebagai berikut: 9. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. 10. Saldo Out of Balance harus nol (0,00), bila tidak nol tentu ada kesalahan pencatatan kas masuk dan kas keluar, klik Cancel. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 62
Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi pendapatan jasa giro dan pembayaran biaya administrasi bank 31 Des. 2006 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 63
PRAKTEK 19 MENCATAT KERUSAKAN BARANG DAGANG MYOB menyediakan Command Centre Inventory >> Adjusment Inventory untuk mencatat transaksi-transaksi penyesuaian yang terkait dengan persediaan barang dagangan, seperi misalnya penghapusan barang yang rusak, adanya barang yang hilang dan lain sebagainya. Langkah-langkah penyesuaian nilai barang dagangan adalah sebagai berikut: 1. Siapkan pos penyesuaian kerusakan barang dagang (Kasus UD UNTUNG SELALU, transaksi 31/12/2009 penghapusan barang dagangan karena rusak) 2. Klik Command Centre Inventory, Adjust Inventory. 3. Ketik data penyesuaian, untuk Quantity diisi dengan tanda minus (-) dan kolom account diisi dengan Akun -1900 Beban Kerusakan Barang. 4. Klik Ctrl-R untuk mengecek jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar klik Record untuk pencatatan jurnal. Jurnal yang diproses oleh komputer untuk transaksi penghapusan barang dagangan 31 Desember 2006 sebagai berikut: SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 64
PRAKTEK 20 MENGENTRI TRANSAKSI PENYESUAIAN MYOB menyediakan Command Centre Accounts untuk mencatat adjustment entry yakni penyesuaian terhadap perlakuan beban dan pendapatan. Fasilitas Accounts ini layaknya seperti Jurnal Umum yang digunakan untuk mencatata transaksi lain yang tidak dapat dicatat ke Banking, Sales, atau Purchase. Langkah-langkah pencatatan ke dalam Jurnal Umum : 1. Siapkan pos-pos penyesuaian (Kasus UD UNTUNG SELALU, transaksi 31/12/2009 bukti M03 penyesuaian beban supplies) 2. Klik Command Center Account, Klik Record Jurnal Entry 3. Ketik nama Akun dan jumlah yang di debet dan nama akun dan Jumlah yang di kredit. Klik Ctrl-R untuk mengecek Jurnal yang akan dihasilkan, jika sudah benar, Klik Record untuk pencatatan Jurnal. Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi penyesuaian Bukti M03 tanggal 31 Desember 2009 sebagai berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 65
Kerjakan transaksi-transaksi penyesuaian tanggal 31 Desember 2009 untuk No. Bukti M04, M05, M06 Kasus UD UNTUNG SELALU. Jurnal yang diproses oleh computer untuk transaksi penyesuaian tanggal 31 Desember 2009 untuk No bukti M04, M05, M06 sebagai berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 66
PRAKTEK 21 MENAMPILKAN LAPORAN KEUANGAN MYOB menyediakan menu Reports untuk menampilkan berbagai macam laporan keuangan. Berikut ini adalah daftar beberapa menu yang disediakan oleh MYOB, dapat dipilih untuk menghasillkan beberapa laporan keuangan secara umum. Jenis-Jenis Laporan Keuangan No Menu Reports Jenis Laporan Keuangan 1 Accounts a. Neraca Saldo b. Neraca c. Laporan Laba-Rugi 2 Banking a. Laporan Rekonsiliasi Bank b. Statement of Cash Flow 3 Sales a. Laporan Penjualan b. Lapran Piutang 4 a. Laporan Pembelian b. Laporan Utang Dalam bahan ajar ini lebih difokuskan pada langkah-langkah untuk menampilkan laporan keuangan pokok yaitu laporan Laa dan Rugi dan Neraca perusahaan sebagai berikut : A. MENAMPILKAN LAPORAN LABA-RUGI 1. Klik Reports, kemudian Klik Accounts 2. MYOB menampilkan sederetan daftar laporan sebagai berikut : SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 67
3. Klik Profit and Loss [Accrual] 4. Klik Customize, sesuaikan periodenya 1/1/2009 s.d 31/12/2009 5. Klik Display untuk menampilkan Laporan Laba-Rugi. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 68
SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 69
B. MENAMPILKAN LAPORAN NERACA 1. Klik Reports, kemudian klik Accounts. 2. MYOB menampilkan daftar laporan sebagai berikut : 3. Klik Standard Balance Sheet 4. Klik Customize, sesuaikan tanggalnya 31/12/2009 5. Klik Display untuk menampilkan Laporan Neraca. SMK Negeri 3 Pontianak Halaman 70