BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditunjukkan kepada user, programmer, atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. 4.1 Prosedur Pengiriman Barang yang Diusulkan Dibawah ini adalah usulan prosedur pengiriman barang yang ada di PT Kerta Gaya Pustaka adalah sebagai berikut : 1. Untuk tarif atas biaya pengiriman barang ditentukan berdasarkan alamat yang dituju seperti : pengiriman dalam lokal dengan tarif harga Rp. 5,000,- per kilo, untuk pengiriman ke Batam dengan tarif Rp. 8,000,- per kilo, sedangkan pengiriman ke Jakarta dengan tarif Rp. 12,000,- dan lain-lainnya. Penentuan harga atau tarif pengiriman barang diatur oleh Kantor Pusat yang diberitahukan melalui Manajer di setiap daerah. 2. Selain tarif biaya pengiriman barang pelanggan juga dikenakan pajak sebesar 1% sesuai dengan peraturan Pemerintah. Juga ada jasa pengepakan untuk barang elektronik atau barang pecah-belah. Tujuan pengepakan barang untuk 52
53 menghindari terjadinya kerusakan barang selama pengiriman. Adapun tarif untuk pengepakan adalah Rp. 10,000,-, Rp. 25.000,- dan Rp. 50,000,- ditentukan berdasarkan besar kecilnya barang yang akan dikirim. 3. Khusus untuk pelanggan PT Kerta Gaya Pustaka yang akan melakukan pengiriman barang mendapat fasilitas penjemputan barang secara gratis, dimana Petugas PT Kerta Gaya Pustaka akan menjemput barang ke tempat pelanggan. 4. Pelanggan PT Kerta Gaya Pustaka yang melakukan pengiriman barang tidak perlu langsung membayar sejumlah biaya pengiriman barang tetapi akan ditagih sebulan sekali baik dibayar secara tunai maupun pembayaran melalui rekening milik PT Kerta Gaya Pustaka. 5. Barang kiriman yang sudah dijemput oleh Petugas PT Kerta Gaya Pustaka akan dikumpulkan dan di-packing berdasarkan daerah tujuannya. 6. Barang-barang yang sudah di-packing kemudian diantarkan sesuai alamat yang tuju. Untuk barang-barang dengan alamat lokal akan diantar sendiri oleh Petugas PT Kerta Gaya Pustaka, sedangkan untuk barang-barang dengan tujuan di luar lokal maka mengiriman dilakukan dengan bantuan Kantor Cabang PT Kerta Gaya Pustaka yang ada di daerah tersebut. 7. Barang Pelanggan yang akan dikirim ditulis pada buku Ekpedisi sebagai bukti bahwa barang yang akan dikirim telah diterima oleh Petugas Kurir PT. Kerta Gaya Pustaka. Kemudian oleh Bagian Keuangan barang kiriman
54 ditimbang untuk mengetahui beratnya serta di-input atau dimasukkan data keterangan tentang barang kiriman ke dalam database dan mencetak Slip Kiriman. 8. Slip Kiriman dicetak sebanyak 3(tiga) rangkap. Dimana Slip Kiriman rangkap pertama untuk Pelanggan, rangkap kedua untuk arsip di Bagian Keuangan dan rangkap ketiga untuk Penerima barang kiriman tersebut. 9. Slip Kiriman yang sudah dicetak kemudian diperiksa oleh Manajer, bila benar slip ditanda tangani dan bila salah dikoreksi kembali oleh Bagian Keuangan. 10. Sebelum barang dikirim, Slip Kiriman beserta barang yang akan dikirim dikumpulkan dan di-packing oleh Petugas Kurir berdasarkan daerah yang dituju. Slip Kiriman kemudian ditanda tangan oleh Petugas Kurir yang bertanggung jawad atas pengiriman barang untuk daerah tersebut. Slip Kiriman dan barang-barang yang akan dikirim diantar ke Penerima sesuai dengan alamat yang dituju. Jika alamat dan nama Penerima ditemukan maka Slip Kiriman ditanda tangani oleh Penerima disertai dengan penyerahan barang kiriman. Jika alamat ataupun nama Penerima tidak sama maka barang kiriman akan dikembalikan kepada Pelanggan. 11. Oleh Bagian Keuangan Slip Kiriman yang sudah ditanda tangani oleh Penerima akan dikumpulkan dan akan dikirim ke Pelanggan bersangkutan bersama dengan total tagihannya. Total tagihan dicetak pada setiap awal bulan oleh Bagian Keuangan. Total tagihan yang sudah dicetak kemudian
55 ditanda tangan oleh Manajer sebelum dikirim ke Pelanggan untuk dilakukan pembayarannya. 12. Pembayaran dapat berupa tunai atau melalui nomor rekening PT Kerta Gaya Pustaka yang ada di bank. 13. Bagian Keuangan kemudian mencetak Laporan Pengiriman Barang sebanyak 2(dua) rangkap, dimana rangkap pertama ditujukan kepada Manajer dan rangkap kedua untuk arsip di Bagian Keuangan. 4.2 Flow Map yang Diusulkan Aliran dokumen (flow map) merupakan bagian aliran yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen termasuk tembusan-tembusannya. Adapun aliran dokumen (flow map) yang sedang Diusulkan dapat dilihat pada gambar berikut :
56
Gambar 4.1 Flowmap Pengiriman Barang yang diusulkan 57
58 4.3 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Gambar 4.2 Diagram Konteks 4.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan
59 fisik kemana data tersebut disimpan, disamping itu Data Flow Diagram (DFD) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan pengelurannya. Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari sistem, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang disampaikan pada pengguna atau penerima sistem. Gambar 4.3 DFD Level 0 Aplikasi Pengiriman Barang
60 Dari DFD level 0 di atas terdapat lima proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses penginputan data Pelanggan yang langsung dihubungkan dengan Tabel Pelanggan. 2. Proses 2.0 adalah proses penginputan data kiriman berdasarkan barang yang dikirimkan yang dihubungkan dengan Tabel Kiriman. 3. Proses 3.0 adalah proses mencetakan Slip Kiriman, Tagihan dan mencetak laporan yang dihubungkan dengan Tabel Kiriman. 4. Proses 4.0 adalah proses penginputan data pembayaran yang dihubungkan dengan Tabel Pembayaran. 5. Proses 5.0 adalah proses penginputan data tentang tarif atau harga pengiriman barang yang dihubungkan dengan Tabel Tarif. a. Level 1 Proses 1.0 Input Data Pelanggan Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
61 Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses 1.0 Input Data Pelanggan DFD Level 1 proses 1.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses 1.1 Simpan Data Pelanggan yaitu proses penyimpanan inputan data pelanggan ke dalam Tabel Pelanggan. 2. Proses 1.2 Ubah Data Pelanggan yaitu proses untuk mengubah data pelanggan ke dalam Tabel Pelanggan. 3. Proses 1.3 Hapus Data Pelanggan yaitu proses penghapusan data pelanggan yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam Tabel Pelanggan.
62 4. Proses 1.4 Cari Data Pelanggan yaitu proses pencarian inputan data pelanggan di dalam Tabel Pelanggan. b. Level 1 Proses 2.0 Input Data Kiriman Merupakan pengembangan proses 2 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 2.0 Input Data Kiriman DFD Level 1 proses 2.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses 2.1 Input Data Kiriman yaitu proses peninputan data pelanggan ke dalam tabel Kiriman.
63 2. Proses 2.2 Simpan Data Kiriman yaitu proses penyimpanan inputan data pelanggan ke dalam tabel Kiriman. 3. Proses 2.3 Ubah Data Kiriman yaitu proses untuk mengubah data pelanggan ke dalam tabel Kiriman. 4. Proses 2.4 Hapus Data Kiriman yaitu proses penghapusan data pelanggan yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam tabel Kiriman. 5. Proses 2.5 Cari Data Kiriman yaitu proses pencarian inputan data pelanggan di dalam tabel Kiriman. c. Level 1 Proses 3.0 Cetak Merupakan pengembangan proses 3 dari DFD level 0. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 3.0 Cetak
64 DFD Level 1 proses 3.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Proses 3.1 mencetak Slip Kiriman yang berdasarkan data kiriman yang telah diinput yang berhubungan dengan Tabel Kiriman. 2. Proses 3.2 mencetak Tagihan yang berdasarkan data kiriman yang telah diinput yang berhubungan dengan Tabel Kiriman. 3. Proses 3.3 mencetak laporan dari Tabel Kiriman. 4.5 Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem computer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari table-tabel berikut ini : Tabel 4.1 Struktur File Tabel Pengguna (User) Primary Key : User No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 User Text 20 Nama Pengguna atau User 2 Sandi Text 20 Sandi atau Password User 3 Level Text 15 Level atau tingkat User 4 Status Text 3 Status User
65 Tabel 4.2 Struktur File Tabel Tarif Primary Key : - No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode_Daerah Text 7 Kode daerah yang dituju 2 Nama_Daerah Text 30 Nama daerah yang dituju 3 Harga_reguler Currency Currency Tarif reguler / normal untuk daerah yang dituju 4 Harga_Kilat Currency Currency Tarif kilat / khusus untuk daerah yang dituju Tabel 4.3 Struktur File Tabel Pelanggan Primary Key : No_Pelanggan No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 Kode_Pelanggan Text 7 Kode pelanggan 2 Nama_Pelanggan Text 30 Nama pelanggan 3 Alamat Text 35 Alamat pelanggan 4 No_Telp Text 12 Nomor telepon pelanggan 5 Contact_Person Text 30 Nama pengurus pelanggan 6 No_Telp_CP Text 12 Nomor telepon pengurus Tabel 4.4 Struktur File Tabel Kiriman Primary Key : No_Kirim No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_Kirim Text 7 Nomor urut kiriman 2 Tanggal Date/Time mmddyy Tanggal pengiriman barang 3 Kode_Pelanggan Text 7 Kode pelanggan 4 Nama Text 30 Nama pelanggan
66 No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 5 Alamat Text 30 Alamat pelanggan 6 Telp Text 12 Nomor telepon pelanggan 7 Tujuan Text 40 Tujuan pengiriman barang 8 Daerah Text 30 Daerah pengiriman barang 9 Jenis_Paket Text 7 Jenis paket pengiriman barang 10 Tarif/Kg Currency Currency Tarif untuk daerah yang dituju 11 Total_Tarif Currency Currency Total tarif yang dikenakan 12 Rincian Text 30 Rincian keterangan barang yang dikirm 13 Berat Text 10 Berat barang kiriman 14 Packing Currency Currency Biaya pengepakan barang kiriman 15 Pajak Currency Currency Pajak PPN 1% 16 Total_Harga Currency Currency Jumlah total tagihan Tabel 4.5 Struktur File Tabel Tagihan Primary Key : No_Kirim No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_Kirim Text 7 Nomor urut kiriman 2 Tanggal Date/Time mmddyy Tanggal pengiriman barang 3 Kode_Pelanggan Text 7 Kode pelanggan 4 Nama_Pelanggan Text 30 Nama pelanggan 5 Tarif/Kg Currency Currency Tarif untuk daerah yang dituju 6 Total_Tarif Currency Currency Total tarif yang dikenakan 7 Rincian Text 30 Rincian keterangan barang yang dikirm
67 No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 8 Berat Text 10 Berat barang kiriman 9 Packing Currency Currency Biaya pengepakan barang kiriman 10 Pajak Currency Currency Pajak PPN 1% 11 Total_Harga Currency Currency Jumlah total tagihan 12 Status Text 5 Status pembayaran kiriman Tabel 4.6 Struktur File Tabel Pembayaran Primary Key : No_bayar No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan 1 No_bayar Text 7 Nomor urut pembayaran 2 Tanggal Date/Time mmddyy Tanggal pengiriman barang 3 No_Kirim Text 7 Nomor urut kiriman 4 Kode_Pelanggan Text 7 Kode pelanggan 5 Nama_Pelanggan Text 30 Nama pelanggan 6 Jenis_pembayaran Text 8 Jenis pembayaran tagihan 7 Jumlah_Tagihan Currency Currency Total tarif yang dikenakan 8 Jumlah_Bayar Currency Currency Jumlah yang dibayarkan oleh pelanggan 9 Kembalian Currency Currency Jumlah atau sisa pembayaran 4.6 Entity RelationShip Diagram ( ERD ) Entity RelationShip Diagram ( ERD ) atau diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual.
68 Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan Aplikasi Pengiriman Barang Dengan Metode Perhitungan Biaya PT Kerta Gaya Pustaka dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.7 Entity RelationShip Diagram ( ERD ) 4.7 Perancangan Antar Muka (Interface) Perancangan Interface adalah tahap dimana desain sistem yang telah dipersiapkan dan selesai ditampilkan menjadi interaksi antarmuka user atau pengguna dalam program itu sendiri. Pada tahap perancangan antarmuka diusahakan untuk mengurangi kesulitan pengunaan program agar user lebih mudah untuk memakainya.
69 4.7.1 Perancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. Gambar 4.8 Form Login
70 Gambar 4.9 Form Input Tarif Gambar 4.10 Form Input Data Pelanggan
71 Gambar 4.11 Form Input Data Kiriman Gambar 4.12 Form Cetak Laporan
72 4.7.2 Perancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran dengan harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan releven serta dapat dimengertikan oleh pemakaiannya. Gambar 4.13 Laporan Pengiriman Barang Berdasarkan Semua Transaksi
73 Gambar 4.14 Laporan Pengiriman Barang Berdasarkan Tanggal Gambar 4.15 Laporan Pengiriman Barang Berdasarkan Bulan
74 4.8 Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam aplikasi ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : Gambar 4.16 Perancangan Struktur Menu
75 4.9 Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Gambar 4.17 Perancangan Struktur Program