RINGKASAN RENCANA PROGRAM KEGIATAN LPJM TAHUN NO NAMA KEGIATAN RASIONAL TUJUAN SASARAN LUARAN DAMPAK WAKTU 1 Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) untuk Akreditasi Prodi 10 studi April s/d Oktober Program studi merupakan penataan akademik bagi bidang studi tertentu yang melaksanakan fungsi Tridarma Perguruan Tinggi serta mengelola Ipteks selaras dengan bidang studi yang dikelolanya. Agar fungsi tersebut dapat berjalan dengan baik, studi harus mampu mengatur diri sendiri dalam upaya meningkatkan dan menjamin mutu secara berkelanjutan. Untuk itu, studi harus secara aktif membangun sistem penjaminan mutu internal yang dibuktikan dengan akreditasi oleh lembaga penjaminan mutu eksternal. Akreditasi studi merupakan proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan tridarma perguruan tinggi, guna menentukan kelayakan studi untuk menyelenggarakan akademiknya. Dengan sistem penjaminan mutu yang baik dan benar, studi akan mampu meningkatkan mutu, menegakkan otonomi, dan mengembangkan diri sebagai penyelenggara akademik/profesional sesuai - Mengetahui kesiapan studi dalam menyiapkan dokumen akreditasi studi ke BAN PT - Simulasi penghitungan skor akreditasi prodi 1) Tersusunny a dokumen evaluasi diri studi 2) Tersusunny a dokumen Borang Akreditasi Program Studi yang lengkap dan diperkiraka n layak mendapat grade minimal B dari BAN- PT 3) Tersusunny a dokumen borang Fakultas penyelengg ara studi yang akan mengajukan akreditasi 4) Mampunya studi untuk mendapat grade minimal B jumlah studi di UNJ yang mendapatkan grade akreditasi A (> 30%)
2 Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja 3 Penilaian Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dengan bidang studi yang dikelolanya, dan turut serta dalam meningkatkan kekuatan moral masyarakat secara berkelanjutan. Salah satu tahap penting dalam implementasi siklus penjaminan mutu di UNJ adalah dilaksanakannya kegiatan audit mutu internal (AMI) pada seluruh unit kerja yang ada. Audit mutu internal merupakan kegiatan menghimpun informasi melalui berbagai metode dan instrumen untuk menilai pelaksanaan sistem manajemen dan capaian kerja. Pada AMI ini dilakukan pemeriksaan yang sistematis dan independen pada setiap unit kerja untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Kegiatan AMI di UNJ dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPjM) di bawah koordinasi Pusat Monitoring dan Evaluasi. Melalui AMI ini diharapkan akan diperoleh data tentang capaian kinerja setiap unit kerja yang selanjutnya dapat digunakan untuk melakukan peningkatan kualitas kinerja di masa datang serta perbaikan berkelanjutan (continous quality improvement). Salah satu penjaminan mutu yang menjadi landasan keberhasilan adalah ketersediaan dokumen-dokumen mutu yang Mengetahui ada tidaknya ketidaksesuaian pada sistem manajemen unit kerja Memilih fakultas terbaik dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu 10 unit kerja, yaitu: - 3 lembag a - 3 biro - 2 UPT - 2 fakultas dari akreditasi yang dilakukan oleh BAN- PT 1) Terkumpul nya informasi dan data tentang permasalah an yang ada di setiap unit kerja 2) Dirumuska nnya rekomendas i dan tindakan yang harus dilakukan untuk meningkatk an kualitas layanan di setiap studi dan unit kerja di UNJ 7 fakultas Dipilihnya fakultas terbaik dalam melaksanakan mutu layanan unit kerja karena terlaksananya sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien mutu layanan akademik dan non akademik fakultas Mei April s/d Mei
memuat standar-standar capaian sebagai indikator keberhasilan pelaksanaan penjaminan mutu. Setiap fakultas memiliki permasalahan yang berbeda dan memiliki prioritas pengembangan yang berbeda. Prioritas pengembangan setiap fakultas memerlukan perencanaan yang baik, komprehensif dan tersistematik. Pada proses pelaksanaannya diperlukan berbagai perangkat, diantaranya adalah standar-standar ketercapaian dan indikator-indikator keberhasilan. Penilaian pelaksanaan sistem penjaminan mutu ini untuk menilai seberapa jauh usaha fakultas jurusan dan studi dalam meningkatkan mutu kinerja lembaganya. Penilaian dimulai dari tahap penetapan standar, pelaksanaan standar, pengendalian dan peningkatan standar mutu atau yang dikenal dengan Siklus Penjaminan Mutu. Penilaian ini juga dilakukan untuk lebih mengoptimalkan fungsi gugus penjaminan mutu fakultas. Fakultas yang mendapat nilai terbaik akan mendapatkan penghargaanseperti yang telah dilakukan LPjM sejak tahun 2006. 4 Monev Perkuliahan Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu tahap penting yang harus dilaksanakan oleh UNJ dalam rangka implementasi siklus sistem penjaminan mutu. Salah satu kegiatan yang harus dimonitoring dan dievaluasi adalah kegiatan Terlaksananya monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan secara online dalam upaya pemenuhan standar proses perkuliahan Seluruh studi S1 dan D3 di 7 fakultas sistem penjaminan mutu 1) Adanya data hasil monev perkuliahan secara online 2) Rekomenda si evaluasi mutu pembelajaran oleh dosen Feb dan Juli
perkuliahan. Sejumlah kendala dan keterbatasan telah ditemukan oleh LPjM dalam pelaksanaan kegiatan monev perkuliahan ini, salah satu di antaranya adalah kurang validnya data yang diberikan oleh mahasiswa karena tidak adanya kontrol dalam pengisian instrumen. Masalah lain adalah kurangnya partisipasi mahasiswa dalam mengisi instrumen. Agar tingkat partisipasi mahasiswa dalam melaksanakan monev perkuliahan semakin tinggi serta data yang dihasilkan valid, maka mulai tahun 2013 kegiatan monev dilaksanakan secara online menggunakan dukungan internet. Cara online ini diduga akan dapat memperbaiki kualitas hasil monev, sehingga direncanakan seluruh mata kuliah akan dimonev secara online pada masa datang. 5 Pelatihan Persiapan ISO Dalam rangka meningkatkan mutu sistem manajemen UNJ, pada tahun LPjM direncanakan akan melaksanakan sertifikasi ISO 9001:2008 bagi beberapa unit kerja. Untuk mendapatkan sertifikasi ISO tersebut, terlebih dahulu perlu dilakukan pelatihan tentang persiapan ISO dan pelatihan terkait lainnya. Diharapkan hasil pelatihan tersebut dapat mendorong kinerja tiap-tiap bagian di UNJ sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan, sehingga pencapaian Renstra UNJ tahun 2006-2017 Tahap Kedua (Pemantapan dan Pemandirian) dapat terlaksana Meningkatkan kemampuan staf unit kerja terkait dalam menyusun dan menyiapkan dokumen ISO 900:2008 20 orang staf unit kerja yang akan menerapka n ISO 9001:2008 pelaksanaa n perkuliahan semester 102 1) Pemahama n klausul ISO 9001:2008 2) Penyusuna n dokumen Mutu ISO 9001 : 2008. 3) Pelatihan Audit Mutu Internal dan Implement asinya mutu kinerja unit kerja sesuai dengan standar ISO 9001: 2008 Maret s/d Mei
dengan baik. 6 Evaluasi Mutu Internal (EMI) Prodi Dalam rangka memastikan terlaksananya setiap unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi oleh Mendapatkan peta mutu setiap studi dan UNJ Seluruh studi S1 Dihasilkannya peta mutu setiap Adanya perbaikan mutu setiap studi Agustus s/d September sivitas akademika pada studi yang ada di UNJ, maka LPjM perlu melaksanakan monitoring dan evaluasi mutu internal (EMI) terhadap kegiatan yang telah dilakukan guna mengetahui tingkat ketercapaian target yang telah ditetapkan. Kegiatan EMI di studi dilakukan dalam bentuk pengumpulan data menggunakan instrumen EMI yang berisi pertanyaan/pernyataan tentang capaian sistem penjaminan mutu. Dasar pengembangan instrumen EMI tersebut adalah standar mutu, Renstra UNJ, serta standar yang ditetapkan oleh BAN PT dan Dikti. Data yang diperoleh sangat diperlukan oleh studi untuk melakukan pengembangan, perbaikan, dan peningkatan mutu di masa datang. Dengan demikian, proses perbaikan mutu berkelanjutan dapat diimplementasikan pada setiap studi di UNJ. berdasarkan pemenuhan standar nasional pendidikan dan D3 di 7 fakultas studi dan UNJ berdasarkan pemetaan akar masalah dan faktor penunjang yang ditemukan 7 Pelaksanaan ISO 9001:2008 LPjM Beberapa unit kerja yang ada di UNJ telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Sebagai Menerapkan sistem manajemen berbasis ISO 9001:2008 Seluruh unsur pimpinan Terlaksananya audit internal dan audit mutu layanan LPjM kepada Feb s/d Desember konsekuensi dari sertifikasi ISO tersebut, maka unit kerja harus menerapkan seluruh prinsip ISO dalam sistem manajemennya. Setiap 6 bulan sekali, unit kerja yang telah mendapatkan sertifikat ISO juga harus diaudit secara internal dan eksternal. dan staf LPjM eksternal ISO 9001:2008 seluruh pengguna 8 Benchmarking Sebagai sebuah institusi yang telah 1) Memperoleh Tim LPjM 1) Rekomend Semakin Nov
9 Pelatihan Audit Sarana dan Prasarana Tingkat Dasar menetapkan standar mutu, UNJ melalui LPjM juga perlu melakukan benchmarking dalam upaya perbaikan berkelanjutan pada sistem pendidikan yang dikembangkan. Pada tahun, kegiatan benchmarking akan dilaksanakan secara eksternal, yaitu melihat implementasi sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi lain di Indonesia. Benchmarking yang dilakukan LPjM merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan proses pemantapan organisasi LPjM UNJ. Kegiatan benchmarking dapat membuka wawasan terhadap implementasi SPMPT yang dikembangkan di Perguruan Tinggi lain. Selain itu, benchmarking juga dapat meningkatkan motivasi pengelola LPjM untuk memperbaiki dan meningkatkan kapasitas serta kinerja, sehingga LPjM berkembang menjadi organisasi yang lebih baik. Audit mutu internal merupakan salah satu tahap penting dalam implementasi siklus penjaminan mutu di UNJ. Kegiatan audit di UNJ dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPjM) di bawah koordinasi Pusat Monitoring dan Evaluasi. Selain audit mutu internal, sampai saat ini ada 2 jenis kegiatan audit lainnya yang dilaksanakan oleh LPjM, yaitu audit manajemen ISO 9001:2008 dan audit terhadap persiapan studi dalam melaksanakan akreditasi. Meskipun telah memiliki sejumlah wawasan pengembangan SPMPT dari PT lain. 2) Mengetahui sistem organisasi penjaminan mutu di PT lain. Membekali peserta pelatihan dalam: - Menjelaskan paradigma dan peran auditor internal (termasuk tugas auditor) - Memahami tentang gambaran umum audit - Menjelaskan kode etik dan standar audit - Menjelaskan persiapan audit dan dan PD 1 20 orang dosen dan karyawan asi pengemban gan SPMA di UNJ. 2) Perbaikan proses pelaksanaa n siklus penjamina n mutu di UNJ. 3) Sebagai masukan terhadap perbaikan kinerja LPjM dalam meningkat kan mutu UNJ. Dibentuknya tim auditor internal yang memiliki kemampuan untuk memahami dan melaksanakan audit yang efektif dan efisien, sehingga dapat menyusun simpulan hasil audit terbukanya pengetahuan dan wawasan peserta tentang pengelolaan penjaminan mutu di Perguruan Tinggi lain, sehingga termotivasi untuk menjadi lebih baik sesuai dengan kemampuan LPjM efektivitas, efisiensi, dan utilitas penggunaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran Mei
10 Pelatihan Manajemen Barang Milik Negara auditor, baik auditor ISO maupun auditor untuk akreditasi, LPjM memandang perlunya ditingkatkan jumlah auditor di UNJ di masa datang mengingat luasnya cakupan audit yang akan dilaksanakan oleh LPjM. Berkaitan dengan itu, bermaksud untuk mengadakan pelatihan auditor tingkat dasar bagi dosen di lingkungan UNJ yang belum pernah mengikuti pelatihan serupa. Pada pelatihan ini diharapkan dosen dapat memahami paradigma dan peran auditor internal dalam melaksanakan audit, gambaran umum proses audit, kode etik dan standar audit, persiapan audit, survei pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian internal (SPI), audit lanjutan, serta penyusunan simpulan dan temuan hasil audit. Barang milik negara merupakan salah satu unsur aset negara yang memiliki nilai terbesar dan memiliki peran penting dalam kegiatan penyelenggaraan negara. Ruang lingkup manajemen barang milik negara meliputi kegiatan perencanaan sampai dengan pelepasan dan pertanggungjawabannya. Kegagalan pengelolaan barang milik negara tidak hanya sekedar berdampak tidak diperolehnya opini Wajar Tanpa Pengecualian dari BPK, namun juga dapat mengakibatkan kerugian negara. Pelaksanaan penertiban barang milik negara dengan arah penertiban adalah bagaimana pengelolaan aset negara di setiap mengidentifikasi sasaran audit potensial - Melaksanakan kerja audit survei pendahuluan dan merumuskan sasaran audit sementara - Melaksanakan kerja audit SPI dan merumuskan sasaran audit tetap - Melaksanakan kerja audit lanjutan (rinci) dalam rangka mengumpulkan bukti audit - Memberikan pemahaman kepada para peserta tentang pengelolaan negara secara umum yang meliputi perencanaan, penggunaan, pemanfaatan, pemeliharaan, pengamanan, dan pemindahtangana n. - Menyusun perencanaan terkait dengan penetapan standar 20 orang dosen dan karyawan Dibentuknya tim pengelola negara UNJ yang telah dibekali dengan kemampuan mengelola negara secara akuntabel, optimal, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku efektivitas dan efisiensi pengelolaan negara UNJ yang selanjutnya dapat memberikan keuntungan bagi UNJ, bagi dari aspek material maupun non material Juni
11 Audit Sarana dan Prasarana pengguna barang menjadi lebih akuntabel dan transparan, sehingga aset-aset negara mampu dioptimalkan penggunaan dan pemanfaatannya untuk menunjang fungsi pelayanan kepada masyarakat (stakeholders). Sarana dan prasana yang dimiliki UNJ harus digunakan untuk seluruh kepentingan akademik dan non akademik secara akuntabel. Untuk mengetahui apakah setiap sarana dan prasarana telah digunakan sesuai dengan fungsi dan manfaatnya, maka perlu dilakukan audit sarana dan prasarana di seluruh unit kerja yang ada di UNJ. kebutuhan, standar barang, dan standar harga. - Menganalisis kasus kasus pengelolaan negara. - Menganalisis kasus kasus penghapusan negara. - Melaksanakan penatausahaan dan akuntansi negara Mengetahui ada tidaknya ketidaksesuaian pada perencanaan, pengadaan, penerimaan, penggunaan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana di unit kerja 10 unit kerja, yaitu: - 3 lemba ga - 3 biro - 2 UPT - 2 fakult as - Terkumpul nya informasi dan data tentang permasalah an yang ada di setiap unit kerja - Dirumuska nnya rekomenda si dan tindakan yang harus dilakukan untuk meningkat kan kualitas layanan di setiap studi dan kualitas layanan pembelarajan melalui penggunaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien Juli s/d September
12 Workshop Hasil EMI Pada tahun 2014, LPjM telah mengembangkan instrumen Evaluasi Mutu Internal (EMI) sebagai alat evaluasi diri studi yang ada di UNJ. Instrumen EMI tersebut harus diisi oleh studi guna mengetahui peta mutu setiap studi. Data EMI selanjutnya perlu dianalisis dan dievaluasi agar seluruh informasi yang telah dihimpun dapat digunakan untuk kepentingan pengembangan studi dan UNJ di masa datang. Agar seluruh fakultas dapat mengetahui hasil EMI dari setiap studi, maka perlu dilakukan kegiatan diseminasi hasi EMI dalam bentuk workshop. 13 Pelatihan Pengembangan Staf Salah satu sumberdaya manusia yang dimiliki UNJ adalah staf. Kualitas seluruh staf UNJ harus terus ditingkatkan agar kinerjanya menjadi semakin optimal. Peningkatan kualitas staf dapat dilakukan dalam bentuk pelatihan yang terkait dengan bidang keahlian dari staf tersebut. Melakukan diseminasi hasil EMI Meningkatkan mutu sumberdaya manusia unit kerja unit kerja di UNJ 7 fakultas Mengetahui peta mutu studi di setiap fakultas 20 orang karyawan kinerja karyawan mutu studi baik mutu akademik maupun non akademik mutu layanan setiap unit kerja di UNJ Oktober Juli