Proses Pengadaan Langsung dengan SPK pada Aplikasi SIMPeL PPK Pejabat Pengadaan Penyedia Mulai Login Login -Terima Paket dari PPK - Review Paket Lihat Undangan di email Login - Input Data Paket - Input Detil Paket dan HPS - Upload file pendukung spek teknis jika diperlukan (gambar, brosur, dll) - Upload file survey harga sbg. Data Dukung HPS - Kirim Paket ke Pejabat Pengadaan - Buat pesan penugasan ke Pejabat Pengadaan - Persetujuan Pakta Integritas - Upload Survey Harga - Upload Dokumen Pengadaan - Input Syarat Pengadaan Buat Jadwal Pengadaan Undang Penyedia : - View kualifikasi penyedia dari referensi - Pilih penyedia yg akan diundang -Kirim undangan ke Penyedia -Persetujuan Pakta Integritas Lihat Undangan di Aplikasi - Konfirmasi Keikutsertaan - Persetujuan Pakta Integritas Lengkapi data dukung penawaran : - Upload Surat Penawaran - Upload gambar/ file pendukung jika diperlukan View BA Hasil Pengadaan -Cek Penawaran yang masuk -Review Data Penyedia -Review Data Penawaran -Input Harga Penawaran -Update Spek Teknis jika diperlukan Selesai Input hasil evaluasi (Administrasi, Teknis, Harga, Kualifikasi) Kirim ke Pejabat Pengadaan Undang Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga (di luar sistem/manual) Lihat Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga di Email Input Hasil Negosiasi - Input Tanggal dan Nomor BA Hasil Negosiasi - Kirim Ke PPK dan Umumkan
Pengadaan dengan SPK Untuk pengadaan dengan SPK kita membutuhkan 2 user, user PPK, dan user PP. Untuk mudahnya pada pengadaan dengan SPK terbagi 5 tahap. Tahap 1 : Pembuatan paket oleh PPK Langkah-langkah : a. PPK membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PPK login menggunakan user id dan password c. Klik tombol paket dengan SPK d. Klik tombol add new untuk membuat paket spk e. Mengisi detail paket SPK sesuai dengan form pada aplikasi SIMPeL. Setelah lengkap klik tombol add.
Untuk file pendukung, unggah rincian barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk survey harga ppk, unggah file/dokumen hasil dari pencarian sumber harga oleh PPK baik dari sumber internet, atau sumber lain yang dapat dipertanggung jawabkan. Untuk ppn, terdapat dua pilihan yaitu 10% dan tidak dikenakan pajak. Tidak dikenakan pajak diperuntukan untuk pengadaan yang diperuntukan kepada penyedia yang tidak dikenakan pajak. f. Setelah di klik tombol add maka akan tampil seperti tampilan dbawah ini. Jika setelah dicek kembali terdapat kesalahan, maka PPK dapat melakukan update data dengan melakukan klik tombol update. g. Input detail dari paket pengadaan langsung. PPK melakukan klik pada tombol add detail. h. PPK mengisikan detail paket pengadaan. Setelah selesai klik tombol add.
i. Setelah detail dimasukan, tampilan akan seperti ini. PPK mengirim paket kepada Pejabat Pengadaan dengan klik tombol klik j. PPK memilih Pejabat Pengadaan (jika lebih dari satu) yang akan melakukan pekerjaan dan menuliskan pesan pengiriman. Setelah itu klik tombol tunjuk dan kirim. k. PPK menyetujui pakta integritas. l. Status paket akan berubah menjadi Sent.
Tahap 2 : Paket di PP Langkah-langkah : a. PP membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PP login menggunakan user id dan password c. Klik tombol paket dengan SPK d. Pilih paket yang dikirim oleh PPK. Klik tombol mata pada paket tersebut. *Status : - sent : paket terkirim dari ppk - batal proses : paket dibatalkan baik oleh ppk, atau pp - close : paket sudah selesai, penyedia pengadaan langsung sudah terpilih e. Tampilan paket setelah diklik tombol mata.
f. PP melakukan cek paket tersebut. Apabila terdapat sesuatu yang ingin direvisi, maka PP dapat mengirimkan kembali paket tersebut kepada PPK dengan melakukan klik tombol Namun apabila terdapat sesuatu keadaan yang mengakibatkan paket tersebut berhenti, maka PP dapat melakukan klik tombol g. PP memasukan survey harga. Setelah diyakini paket pengadaan tidak ada yang direvisi, PP melanjutkan proses pengadaan. Untuk memasukan survey harga, PP melakukan klik tombol PP dapat memasukan 2 sumber harga yang berbeda, namun survey harga pejabat pengadaan yang pertama bersifat wajib dan survey harga pejabat pengadaan yang kedua bersifat optional ( apabila pp ingin mencari sumber harga yang lain). Setelah itu klik tombol save. h. PP memasukan dokumen pengadaan Untuk memasukan dokumen pengadaan, PP melakukan klik pada tombol
PP mengunggah (upload) dokumen pengadaan dan menuliskan syarat pengadaan (highlight dari dokumen pengadaan). Setelah itu klik tombol save. i. PP membuat jadwal pengadaan. Untuk membuat jadwal, PP melakukan klik pada tombol Setelah itu klik tombol save. Untuk memastikan jadwal sudah terinput apa belum, PP dapat melihat pada laman pengadaan dengan klik tombol schedule. j. PP mengundang Penyedia Untuk mengundang penyedia, PP melakukan klik pada tombol undang penyedia Setelah diklik akan tampil, tampilan sebagai berikut :
Untuk memudahkan pencarian dalam mencari penyedia maka PP dapat mencari berdasarkan spesifikasi. PP melakukan klik pada tombol Berdasarkan Spesifikasi Akan tampil seperti ini : Cari Pilih jenis pengadaan, kemudian di klik tombol search untuk mencari. Setelah mendapat penyedia yang dicari, PP mencentang kotak disamping tombol mata dan klik tombol undang. k. PP menyetujui pakta integritas.
Tahap 3 : Penyedia memasukan penawaran Langkah-langkah : a. Penyedia membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. Penyedia login menggunakan user id dan password yang telah didaftarkan pada aplikasi SIMPeL. c. Penyedia telah diverifikasi oleh Admin Agency atau Admin Satker. d. Penyedia menerima undangan paket pengadaan Langsung dengan SPK pada email yang didaftarkan. e. Penyedia melakukan klik tombol undangan paket dengan SPK. f. Tampilan akan menjadi seperti ini : g. Penyedia mengikuti paket pengadaan. Untuk mengikuti penyedia melakukan klik tombol h. Penyedia menyetujui pakta integritas.
i. Status akan berubah menjadi ikut. Penyedia melakukan klik tombol untuk melanjutkan proses. j. Tampilan akan menjadi seperti berikut k. Penyedia memasukan data pendukung Penyedia melakukan klik tombol input data pendukung. Tampilan akan seperti ini : Penyedia melakukan upload Surat Penawaran yang telah dibuat dan melakukan upload File Pendukung berupa gambar spesifikasi dari barang/jasa. Kemudian melakukan klik tombol save.
l. Penyedia memasukan detail harga paket pengadaan langsung. Penyedia melakukan klik tombol Tampilan akan seperti ini : Penyedia memasukan harga satuan. Kemudian klik tombol add. m. Tampilan akan berubah menjadi seperti ini. n. Paket dikirim kepada Pejabat Pengadaan Penyedia melakukan klik pada tombol Penyedia dapat mengirim atau merevisi data pendukung atau harga yang ditawarkan sampai pada jadwal penawaran berakhir. o. Penyedia klik tombol yakin untuk melanjutkan proses. Status paket berubah menjadi terkirim.
Tahap 4 : Evaluasi oleh Pejabat Pengadaan Evaluasi Pejabat Pengadaan dilakukan setelah penyedia mengirimkan penawaran, dan jadwal pengadaan dengan SPK sudah memasuki waktu evaluasi. Langkah-langkah : a. PP membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PP login menggunakan user id dan password c. Klik tombol paket dengan SPK d. Pilih paket yang dikirim oleh PPK. Klik tombol mata pada paket tersebut. e. Pejabat Pengadaan memilih tab penyedia pada detail paket pengadaan langsung. Tampilan akan seperti ini: f. Pejabat Pengadaan membuka bahan evaluasi. Bahan evaluasi terdiri dari tiga jenis, yaitu : - Data Pendukung Berisi data pendukung dan surat penawaran. - Data Penyedia Data penyedia berisi data kualifikasi penyedia.
- Penawaran Berisi harga penawaran dan spesifikasi penawaran yang ditawarkan penyedia. g. Pejabat Pengadaan melakukan Evaluasi Penyedia Evaluasi Penyedia terdiri dari empat tahap. - Evaluasi Administrasi Evaluasi pada surat penawaran harga. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. - Evaluasi Teknis Evaluasi pada kesesuaian spesifikasi yang ditawarkan. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. - Evaluasi Harga Evaluasi pada harga masih dibawah HPS.
Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. - Evaluasi Kualifikasi Evaluasi pada dokumen kualifikasi penyedia. Jika sesuai maka klik tombol ada/valid dan klik tombol save. h. Pejabat Pengadaan mengundang negosiasi dan pembuktian kualifikasi penyedia Untuk mengundang penyedia, PP dapat melakukan klik pada tombol Negosiasi dilakukan secara manual. i. Pejabat Pengadaan menginput hasil negosiasi. Untuk menginput negosiasi, PP dapat melakukan klik pada tombol Setelah itu aka nada tampilan seperti ini : Untuk melanjutkan klik tombol update Maka tampilan akan seperti ini :
PP memasukan harga satuan nego. Setelah itu klik save. Tampilan akan berubah seperti ini : Setelah itu PP membuat BA hasil negosisasi dan menginput nomor dan tanggal BA Negosiasi. PP melakukan klik pada Tampilan akan berubah seperti ini : PP menginput nomor surat dan tanggal kemudian klik tombol Maka paket pengadaan dengan SPK sudah berakhir. Paket sudah tampil di halaman home www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id Tampilan akan seperti ini :
Tahap 5 : PPK memuat ringkasan SPK Setelah Pejabat Pengadaan memilih penyedia pengadaan langsung, PPK membuat SPK. Pada aplikasi SIMPeL, setelah PPK membuat SPK dan ditandatangani, PPK dapat memasukan ringkasan SPK pada aplikasi. Langkah-langkah : a. PPK membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PPK login menggunakan user id dan password c. Klik tombol paket dengan SPK d. Klik tombol add new untuk membuat paket spk e. Tampilan seperti ini :
f. PPK melengkapi sesuai dengan SPK yang dibuat. PPK klik tombol add jika sudah selesai. g. PPK memasukan cara pembayaran dan rencana pelaksanaan pembayaran. PPK klik tombol add.
h. Tampilan akan seperti ini : PPK mengisikan sistem pembayaran, prosentase pembayaran, jumlah uang yang dibayarkan, progress kegiatan, dan bulan pembayaran. Kemudian PPK melakukan klik tombol add. i. Selisih uang menjadi Rp 0. Paket dengan SPK selesai. Cara mendapatkan user ID PPK dan PP PPK dan PP mendapatkan user ID dan Password dari seorang Admin Satker.
Fitur Perbandingan Harga Fitur ini hanya dapat dipakai oleh PPK dan PP. Untuk PPK Langkah-langkah : a. PPK membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PPK login menggunakan user id dan password c. Klik tombol Perbandingan Harga d. Tampilan akan seperti ini : PPK dapat mencari barang dengan suatu harga, di suatu tempat pada bulan/tahun berdasarkan jenis dan kategori barang tersebut. Untuk PP Langkah-langkah : a. PP membuka laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id b. PP login menggunakan user id dan password c. Klik tombol Perbandingan Harga d. Tampilan akan seperti ini : PP dapat mencari barang dengan suatu harga, di suatu tempat pada bulan/tahun berdasarkan jenis dan kategori barang tersebut.