1
PEDOMAN KEBIJAKAN CODE OF CONDUCT PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) Tbk. Pedoman Kebijakan Code of Conduct sebagaimana dimaksud pada lampiran Peraturan Direksi ini terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu: Bagian I : Pendahuluan Bagian II: Standar Etika Bisnis Bagian III: Standar Perilaku Pegawai Bagian IV: Penerapan dan Penegakan Bagian V: Format Pernyataan dan Laporan 2
BAGIAN I PENDAHULUAN Kebutuhan implementasi Good Corporate Governance (GCG) merupakan keharusan dan harus mengarah kepada implementasi yang terukur. Oleh karena itu, Bank merumuskan dan menerapkan nilai-nilai perusahaan ke dalam perilaku dan etika bisnis sesuai dengan prinsip-prinsip GCG dan budaya kerja perusahaan (corporate culture) ke dalam Pedoman Etika Bisnis dan Perilaku Bank (Code of Conduct) Code of Conduct ini merupakan kodifikasi atau kompilasi kebijakan, peraturan pegawai, dan kesepakatan yang telah dibangun bersama antara Bank dengan pegawai yang akan mempengaruhi, membentuk, dan menetapkan standar tingkah laku, baik bagi Pengurus maupun pegawai dalam menjalankan segenap aktifitas bisnis. Code of Conduct juga dipandang sebagai acuan yang akan mengarahkan seluruh Pengurus dan Pegawai Bank untuk mengatur diri sendiri atas dasar kepentingan bersama antara pegawai Bank dengan semua stakeholders dan memastikan bahwa produk, jasa serta aktivitas yang dilakukan oleh Bank telah memenuhi pedoman perilaku dan etika bisnis yang telah ditetapkan. Selain itu, Code of Conduct juga berfungsi untuk mengembangkan hubungan yang baik antara Komisaris, Direksi dan pegawainya dengan pihak-pihak luar yang terkait dengan usaha Bank berlandaskan prinsip-prinsip GCG dan penerapan perilaku dan etika bisnis sesuai budaya kerja Bank. Implementasi Code of Conduct, baik kepatuhan ataupun ketidakpatuhannya menjadi salah satu aspek penilaian kinerja pegawai. Oleh karena itu, Code of Conduct ini akan selalu dijadikan pedoman dalam penyusunan kebijakan, manual/prosedur maupun praktek-praktek manajemen yang ada pada Bank. Penerapan Code of Conduct yang konsisten akan menunjukan bahwa Bank BTN adalah Bank yang menjunjung tinggi nilai-nilai bisnis yang luhur dan etika dalam menjalankan usaha, sekaligus dalam rangka menegakan prinsip-prinsip GCG. Sebagai pedoman perilaku dan etika bisnis Bank, Code of Conduct sangat sejalan dengan visi dan misi yang ingin dicapai oleh Bank dan didukung oleh nilai-nilai yang dijunjung tinggi sehingga dapat menunjang terciptanya budaya kerja yang kuat (strong corporate culture). Namun demikian, etika selalu menjadi bagian dalam hidup masyarakat secara lebih luas. Etis tidaknya suatu prilaku sangat tergantung dari standar persepsi masyarakat sekitarnya. Dengan demikian masalah etika sangat erat hubungannya dengan persepsi sosial dari kondisi dimana perilaku tersebut dilakukan. Dengan ungkapan lain dapat dikatakan bahwa suatu perilaku bisa dipersepsikan secara berbeda bila dilakukan pada situasi (konteks kejadian) yang berbeda. Kerjasama umumnya terjalin dan berkembang bila kedua belah pihak memiliki 3
kesamaan atau kesesuaian nilai-nilai yang dianut. Untuk menjunjung tercapainya kesamaan dan kesesuaian nilai-nilai yang dianut pegawai Bank, maka penting untuk memahami filosofi dalam merumuskan Code of Conduct. Maksud dan Tujuan Pedoman Kebijakan Code of Conduct Maksud dan tujuan Pedoman Kebijakan Code of Conduct adalah sebagai berikut: 1. Menerapkan nilai-nilai perusahaan ke dalam pedoman perilaku dan etika bisnis yang selaras dengan visi dan misi Bank; 2. Menjabarkan nilai-nilai perusahaan ke dalam Code of Conduct yang harus dipatuhi oleh seluruh Pengurus dan Pegawai Bank dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sehari-hari. 3. Menjelaskan pedoman dalam menerapkan Code of Conduct agar seluruh pegawai dapat menilai wujud perilaku yang diinginkan dan membantu memberikan pertimbangan jika menemui keraguraguan dalam bertindak. 4. Memberikan pedoman bagi segenap tingkatan dan jenjang organisasi Bank dalam melaksanakan pedoman perilaku dan etika bisnis ketika melakukan interaksi antara pegawai dengan pegawai, nasabah, Investor (Pemegang Saham), pemasok, pemerintah, lingkungan dan segenap stakeholder lainnya. 5. Sebagai upaya nyata dalam meningkatkan citra Bank secara berkesinambungan dimata masyarakat sehingga Bank tidak hanya dikenal melalui prestasi angka-angka dan kinerja keuangannya yang baik, namun, lebih dari semua itu, juga dikenal menempuh cara berbisnis yang etis dan bermartabat dalam mencapai prestasi-prestasi tersebut. I. Etika Bank dengan Pegawai 1. Keadilan Perlakuan Terhadap Pegawai BAGIAN II Standar Etika Bisnis 2. Penugasan dan Aktivitas Pegawai di luar Bank 3. Larangan Keterlibatan Pegawai Dalam Aktivitas Bisnis Surat Berharga Bank 4. Kedisiplinan Pegawai 4
5. Lingkungan Kerja 6. Saluran Aspirasi Pegawai II. Etika Bank dengan Nasabah 1. Bank mengutamakan kepuasan dan kepercayaan nasabah. Oleh karena itu, Bank melakukan beberapa hal sebagai berikut: a. Menawarkan produk dan jasa sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. b. Memberikan layanan terbaik kepada nasabah dan menindaklanjuti keluhan nasabah secara fair tanpa diskriminasi. c. Melakukan promosi yang berkesinambungan secara sehat, fair, jujur, tidak menyesatkan dan diterima oleh norma-norma yang berlaku umum di masyarakat. 2. Pegawai wajib mendukung Bank dalam upaya untuk mencapai kepuasan dan kepercayaan nasabah III. Etika Bank dengan Penyedia Barang dan Jasa 1. Pemilihan penyedia barang dan jasa harus didasari atas penilaian kemampuan, prestasi, dan berdasarkan kepatuhan serta obyektifitas di bidang standar harga, kualitas, ketersediaan, persyaratan serta pelayanan yang diberikan oleh rekanan/pemasok. Ketentuan yang harus diperhatikan, antara lain: a. Pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan sesuai dengan ketentuan internal Bank, dengan tujuan untuk mendapatkan tingkat mutu barang atau jasa terbaik dan efisien pembelian yang optimal melalui perbandingan mutu dan tingkat harga yang ditawarkan rekanan-rekanan Bank. Kerahasiaan harga harus benar-benar dijamin. b. Kegiatan konsultasi harus dilakukan dengan mengacu kepada prinsip dan kriteria yang obyektif. Konsultasi dan negosiasi oleh pihak Bank harus dilakukan pihak secara resmi dengan pihak yang mewakili kepentingan rekanan/pemasok. 2. Bank tidak memperlakukan secara istimewa penyedia barang dan jasa yang telah menjadi nasabah Bank. Demikian pula halnya, Bank tidak akan memberikan perlakuan khusus dengan cara menjanjikan dan/atau mengancam dengan merujuk kepada potensi dan hubungan bisnisnya yang telah terjalin dengan Bank. 3. Melaksanakan pembayaran kepada penyedia barang dan jasa tepat waktu sepanjang invoice yang diterbitkan dilengkapi dengan dokumen pendukung dan sesuai dengan jumlah yang telah disepakati. 5
4. Menjatuhkan sanksi terhadap penyedia barang dan jasa yang melakukan pelanggaran. 5. Memelihara komunikasi yang baik dengan penyedia barang dan jasa termasuk menindaklanjuti keluhan dan keberatan. 6. Memanfaatkan hubungan baik dengan penyedia barang dan jasa sebagai market intelligent dan competitor intelligent. 7. Menerapkan teknologi pengadaan barang dan jasa terkini melalui e-procurement. 8. Setiap pegawai Bank dilarang meminta dan/atau menerima kompensasi, baik secara finansial dan maupun non finansial untuk kepentingan pribadi. 9. Penyedia barang dan jasa dianjurkan memahami dan mengikuti ketentuan Bank berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa dari pihak ekstern, termasuk Code of Conduct yang berlaku. Sebagai contoh, penyedia barang dan jasa yang mendapatkan dokumen Bank harus menjaga kerahasiaan Bank. IV. Etika Bank dengan Pesaing Bank menempatkan pesaing sebagai pendorong peningkatan kinerja secara berkesinambungan. Oleh karena itu, Bank senantiasa melakukan beberapa hal, antara lain: 1. Bank patuh terhadap ketentuan Undang-Undang anti monopoli. 2. Melakukan market research untuk mengetahui posisi pesaing. 3. Melakukan persaingan yang sehat dan kompetitif dengan mengedepankan keunggulan produk dan layanan yang bermutu. V. Etika Bank dengan Mitra Kerja Bank menjunjung tinggi sikap saling percaya dan menghargai, serta menjunjung tinggi kebersamaan dengan mitra kerja sesuai dengan kaidah-kaidah bisnis yang berlaku. Oleh karena itu, Bank melakukan beberapa hal, diantaranya adalah: 1. Membuat kesepakatan kerja sama yang saling menguntungkan dengan mitra kerja. 2. Menjunjung tinggi aturan dan prosedur yang telah disepakati. 3. Mengutamakan pencapaian hasil optimal sesuai standar terbaik. 4. Membangun komunikasi secara intensif dengan mitra kerja untuk senantiasa meningkatkan kinerja secara berkesinambungan. VI. Etika Bank dengan Pemerintah Bank berkomitmen mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku 6
VII. Etika Bank dengan Masyarakat Bank berkomitmen untuk memberikan kontribusi positif dalam pengembangan ekonomi yang berkelanjutan dengan memperhatikan tanggung jawab sosial dengan menitikberatkan pada keseimbangan terhadap aspek ekonomi, sosial dan lingkungan. VIII. Etika Bank dengan Media Massa Bank menjadikan media masa sebagai mitra kerja dan media dalam melakukan promosi dalam rangka membangun citra yang baik. IX. Etika Bank dengan Organisasi Profesi Bank membina hubungan kerjasama yang baik dengan organisasi profesi dan regulasi dalam rangka sharing informasi, pengalaman dan berdiskusi tentang perkembangan bisnis, serta mencari solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan yang menjadi kepentingan bersama. BAGIAN III Standar Perilaku Pegawai I. Penanganan Benturan Kepentingan Pegawai senantiasa menghindari kondisi, situasi ataupun kesan adanya benturan kepentingan dan penyalahgunaan jabatan dengan cara: 1. Mematuhi peraturan, system, dan prosedur yang ditetapkan. 2. Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya, anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta Pegawai Bank harus senantiasa mendahulukan kepentingan ekonomis perusahaan di atas kepentingan ekonomis pribadi atau keluarga, maupun pihak lainnya. 3. Anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta Pegawai Bank dilarang menyalahgunakan jabatan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi, keluarga dan pihak-pihak lain. 4. Dalam hal pembahasan dan pengambilan keputusan yang mengandung unsur benturan kepentingan, pihak yang bersangkutan tidak diperkenankan ikut serta. 5. Pemegang saham yang mempunyai benturan kepentingan harus mengeluarkan suaranya dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) sesuai dengan keputusan yang diambil oleh pemegang saham yang tidak mempunyai benturan kepentingan. 6. Setiap anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta pegawai Bank yang memiliki wewenang pengambilan keputusan diharuskan setiap tahun membuat pernyataan tidak memiliki benturan 7
kepentingan terhadap setiap keputusan yang telah dibuat olehnya dan telah melaksanakan pedoman perilaku yang ditetapkan oleh Bank. II. Pedoman Pemberian dan Penerimaan Hadiah dan Donasi 1. Setiap anggota Dewan Komisaris dan Direksi serta pegawai Bank dilarang memberikan atau menawarkan sesuatu, baik langsung ataupun tidak langsung, kepada Pejabat Negara dan atau individu yang mewakili mitra bisnis, yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. 2. Setiap Pengurus Bank dan Pegawai perusahaan dilarang menerima sesuatu untuk kepentingannya, baik langsung ataupun tidak langsung, dari mitra bisnis yang dapat mempengaruhi keputusan. III. Pedoman Kepatuhan Terhadap Peraturan 1. Organ perusahaan dan pegawai Bank harus melaksanakan peraturan perundang-undangan dan peraturan Bank. 2. Dewan Komisaris harus memastikan bahwa Direksi dan pegawai Bank melaksanakan peraturan perundang-undangan dan peraturan Bank. 3. Perusahaan harus melakukan pencatatan atas harta, utang dan modal secara benar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. IV. Pedoman Menjaga Kerahasaiaan Data dan Informasi Perusahaan Pegawai Bank senantiasa memanfaatkan data dan informasi Bank untuk meningkatkan corporate value dan pengambilan keputusan. V. Pedoman Aktivitas Politik Pegawai bersikap netral terhadap semua partai politik dengan cara: 1. Tidak melakukan aktivitas politik dalam bentuk apapun, baik di dalam lingkungan Bank maupundi luar lingkungan Bank. 2. Tidak menggunakan fasilitas Bank untuk kepentingan golongan/partai politik tertentu. 3. Tidak membawa, memperlihatkan, memasang serta mengedarkan symbol, gambar dan ornament partai politik di lingkungan Perusahaan. VI. Pedoman Pelaporan Atas Pelanggaran dan Perlindungan Pelapor 1. Dewan Komisaris berkewajiban untuk menerima dan memastikan bahwa pengaduan tentang pelanggaran terhadap etika bisnis, pedoman perilaku, peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan, diproses secara wajar dan tepat waktu; 8
2. Bank menjamin perlindungan terhadap individu yang melaporkan terjadinya pelanggaran terhadap etika bisnis, pedoman perilaku, peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan. BAGIAN IV Penerapan dan Penegakan 1. Setiap Pegawai Bank harus melaporkan setiap fakta penyimpangan Corporate Code of Conduct kepada Human Capital Division dan identitas pelapor dilindungi. 2. Human Capital Division menindaklanjuti setiap laporan dan menyampaikan hasil kajiannya kepada Direksi dan/atau Komisaris sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya. 3. Direksi dan Komisaris memutuskan pemberian tindakan pembinaan, sanksi disiplin dan/atau tindakan perbaikan serta pencegahan yang harus dilaksanakan oleh atasan langsung di lingkungan masing-masing Penjelasan Revisi Code of Conduct Saat ini Kebijakan Code of Conduct dalam proses penyempurnaan karena diperlukan pengaturan terperinci tentang beberapa hal sebagai berikut: 1. Penanganan benturan kepentingan (Conflict of Interest) sebagaimana SE BI No. 15/15/DPNP tentang GCG; 2. Pengendalian Gratifikasi sebagaimana komitmen Pengendalian Gratifikasi Bank BTN dengan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) pada tanggal 25 Juni 2014. 9