PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN WHISTLE BLOWING SYSTEM. Revisi Ke : PELANGGARAN PENDAHULUAN

Transkripsi

1

2 PT. INHUTANI I (PERSERO) PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN ARAN WHISTLE BLOWING SYSTEM FUNGSI : SEKRETARIS PERUSAHAAN NOMOR : JUDUL : SISTEM PELAPORAN Revisi Ke : PELANGGARAN Berlaku TMT : PENDAHULUAN 1. Latar Belakang PT INHUTANI I (Persero) yang selanjutnya disebut Perusahaan dalam melaksanakan n pengelolaan Perusahaan Menerapan an prinsip-prinsip GCG secara konsisten sten dan berkesinambungan. Dalam menjalankan bisnisnya, Perusahaan selalu mengupayakan prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik yaitu adil, transparan dan akuntabel, berdasarkan pada peraturan dan nilai etika perusahaan sesuai peraturan perundang-undangan ndangan yang berlaku, Perusahaan berkomitmen untuk penegakan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik.pelanggaran terhadap tata nilai dan peraturan di Perusahaan harus dihindari oleh seluruh Insan Perusahaan sehingga tercipta lingkungan kerja yang kondusif, bersih dan bertanggungjawab, Untuk kepentingan Perusahaan, berdasarkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan gjawabkan segenap Insan Perusahaan dan pihak eksternal lainnya dapat menyampaikan laporan dugaan adanya pelanggaran terhadap prinsip-prinsip p Tata Kelola Perusahaan yang baik, dan nilai-nilai etika yang berlaku kepada Perusahaan, Penyusunan dan Penerapan Sistem Pelaporan Pelanggaran ditujukan untuk mengatur mekanisme pelaporan atas dugaan Pelanggaran terhadap peraturan, tata nilai perusahaan serta pelanggaran atas prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik secara profesional. Dengan adanya Sistem Pelaporan Pelanggaran, maka diharapkan dapat mencegah dan mendeteksi potensi terjadinya pelanggaran di Perusahaan. 1 SPI/2013 -Whisle Blowing System

3 Peraturan dan Penerapan terhadap Sistem Pelaporan Pelanggaran ini akan disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh Insan Perusahaan dan secara berkala akan dilaksanakan pemutakhiran/ penyempurnaan untuk perbaikan sesuai dengan perkembangan bisnis Perusahaan. 2. LANDASAN PENYUSUNAN a. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor : Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 dan perubahannya Nomor : Per- 09 /Mbu/2012tanggal 6 Juli 2012 Tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada BUMN b. Pedoman Tata Kelola Perusahaan Yang baik (Pedoman Good Corporate Governance) PT. Inhutani I c. Pedoman Tata Perilaku dan Etika Bisnis (Code of Conduct) PT. Inhutani I. 3. MAKSUD DAN TUJUAN Sistem Pelaporan PelanggaranPT. Inhutani I disusun dengan maksud dan tujuan : 1. Sebagai bentuk komitmen Perusahaan dalam melaksanakan dan menerapkan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik secara berkelanjutan 2. Sebagai panduan bagi seluruh insan perusahaan dalam menata kelola penyampaian informasi tentang dugaan penyimpangan atau pelanggaran yang berpotensi merugikan bisnis perusahaan..dan perlindungan bagi pelapor sesuai dengan prinsip-prinsip GCG. 3. Mencegah dan mendeteksi potensi terjadinya pelanggaran (mekanisme deteksi dini (early warning system) dan terciptanya lingkungan dan situasi kerja yang kondusif, bersih dan bertanggungjawab 4. RUANG LINGKUP Sistem Pelaporan Pelanggaran berlaku bagi seluruh Insan perusahaan dalam lingkungan kerja PT. Inhutani I (Persero) 5. PENGERTIAN 1. Badan Pengelola Pelaporan Pelanggaran adalah Badan yang dibentuk secara khusus untuk melaksanakan pengelolaan terhadap Sistem Pelaporan Pelanggaran di Perusahaan, termasuk di dalamnya melaksanakan penelaahan awal terhadap pengaduan/penyingkapan pelanggaran. Badan Pengelola ini bertanggungjawab langsung kepada Direksi. 2 SPI/2013 -Whisle Blowing System

4 2. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest), adalah situasi atau kondisi dimana Insan Perusahaan yang Mendapatkan kekuasaan dan kewenangan memiliki atau diduga memiliki kepentingan pribadi/golongan atas setiap penggunaan kekuasaan dan kewenangan yang dimilikinya, sehingga dapat mempengaruhi kualitas dan kinerja yang seharusnya. 3. Eksternal Investigator adalah pihak di luar Perusahaan yang ditunjuk oleh Perusahaan untuk melaksanakan investigasi secara khusus terhadap suatu pengaduan/penyingkapan dugaan pelanggaran di Perusahaan. 4. Gratifikasi, Pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang, barang, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cumacuma, dan fasilitas lainnya, yang dilakukan karena berhubungan dengan jabatan atau tugasnya. Gratifikasi tersebut dapat diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. 5. Indikasi Awal adalah informasi yang ada didalam pengaduan/penyingkapan, mengandung diantaranya hal-hal sebagai berikut permasalahan, siapa yang telibat, bentuk dan dasar kerugian, kapan serta tempat terjadinya. 6. Insan Perusahaan, adalah Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh Karyawan Perusahaan termasuk Karyawan yang ditugaskan di Perusahaan Patungan dan instansi/badan usaha lainnya, yang secara langsung bekerja untuk dan atas nama Perusahaan 7. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran. 8. Pelapor adalah Insan perusahaan dan Stakeholders lainnya yang menyampaikan pengaduan adanya dugaan pelanggaran. 9. Pengaduan/Penyingkapan adalah tindakan pelaporan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perusahaan. 10. Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran adalah pihak eksternal yang ditunjuk oleh Perusahaan untuk melaksanakan pengelolaan administrasi terhadap Sistem Pelaporan Pelanggaran di Perusahaan, sesuai dengan bidang keahliannya. 3 SPI/2013 -Whisle Blowing System

5 11. PT. Inhutani I (Persero) yang selanjutnya disebut sebagai Perusahaan adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang indutri perkayuan dengan alamat di Jl. KH. A. Dahlan No. 69 Kebayoran Baru, Jakarta Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) adalah sistem yang mengelola pengaduan/penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara rahasia, anonim dan mandiri (Independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta Insan Perusahaan dan pihak lainnya dalam mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perusahaan. 13. Terlapor adalan Insan Perusahaan dan Mitra Kerja. 14. Tim Investigasi adalah tim yang melakukan tugas untuk mengumpulkan data-data/bukti terkait pelanggaran. Tim investigasi yang dimaksud adalah Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan/atau Eksternal Investigator. 4 SPI/2013 -Whisle Blowing System

6 SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN A. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP Sistem Pelaporan Pelanggaran merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola Pengaduan/Penyingkapan secara rahasia mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya, dengan mengoptimalkan peran serta Insan Perusahaan dan pihak lainnya untuk mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perusahaan. Lingkup Pengaduan dugaaan atas Pelanggaran yang diaturdalam Sistem Pelaporan Pelanggaran adalah semua tindakan yang dapat merugikan Perusahaan, meliputi : 1. Penyimpangan dari peraturan dan perundangan yang berlaku; 2. Penyalah-gunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perusahaan; 3. Pemerasan; 4. Perbuatan curang; 5. Benturan Kepentingan; 6. Gratifikasi. B. PRINSIP DASAR 1. Pelapor adalah Insan Perusahaan dan pihak lainnya (Stakeholders). yang menyampaikan pengaduan adanya dugaaan pelanggaran 2. Terlaporadalah Insan Perusahaan (Dewan Komisaris, Dewan Direksi atau Karyawan Perusahaan) dan Mitra Kerja Perusahaan. 3. Dalam memberikan informasi atas dugaan terjadi pelanggaran Pelapor wajib menyampaikan data informasi yang dapat dipertanggungjawabkan, meliputi: a. Jenis dan bentuk pelanggaran serta jumlah kerugian (apabila dapat ditentukan) yang didukung dengan bukti-bukti dokumen yang dapat dipertanggung-jawabkan. b. Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang seharusnya bertanggungjawab atas pelanggaran tersebut, termasuk saksisaksi dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan atas pelanggaran. c. Lokasi pelanggaran, yaitu meliputi nama, tempat, atau waktu terjadinya pelanggaran d. Apakah pelanggaran tersebut pernah dilaporkan kepada pihak lain dan Apakah pelanggaran tersebut pernah terjadi sebelumnya 5 SPI/2013 -Whisle Blowing System

7 4. Terdapat informasi mengenai data diri Pelaporyang sekurangkurangnya memuat nama, alamat, nomor telepon atau handphone dan atau faksimili/ C. PERLINDUNGAN TERHADAP PELAPOR 1. Perusahaan.wajib menjamin keamanan dan kerahasiaan Identitas Pelapor. 2. Perusahaan menjamin perlindungan terhadap Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran yang diadukan. 3. Perlindungan terhadap Pelapor juga berlaku bagi para pihak yang melaksanakan Investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan Pengaduan/Penyingkapan kejadian pelanggaran tersebut. D. BADAN PENGELOLA LAPORAN PELANGGARAN 1. Badan Pengelola Laporan Pelanggaran adalah pelaku tugas mengelola pelaporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan yang dibentuk dengan Surat Keputusan Direksi, berkedudukan di kantor Direksi dan berada dibawah Direktur Utama 2. Badan Pengelola Laporan Pelanggaran dipimpin oleh Sekretaris Perusahaan sebagai KetuaBadan Pengelola Laporan Pelanggaran dan dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama 3. Ketua Badan Pengelola Laporan Pelanggaran dibantu seorang sekretaris dan 3 (tiga) anggota dengan susunan sebagai berikut : Ketua merangkap Anggota : Sekretaris Perusahaan Sekretaris merangkap anggota : Manajer SDM Anggota : Kepala Divisi Keuangan Pemeriksa/P.Pertama SPI Wakil Serikat Pekerja 4. Badan Pengelola Laporan Pelanggaran bersifat independen dengan tugas dan fungsi untuk : a. Membantu Direktur Utama/Direksi dalam mengelola laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan meliputi : - Menerima, mencatat dan memeriksa laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan - Melakukan verifikasi dan menilai akurasi informasi dan melakukan pemeriksaan awal atas laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan 6 SPI/2013 -Whisle Blowing System

8 - Melaporkan kepada Direktur Utama /Direksi hasil evaluasi dan pemeriksaan awal atas laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan disertai pertimbanagan dan saran tindak lanjutnya, - Menyusun dan menetapkan prosedur penyampaian laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan - Menyediakan media/sarana penyampaian laporan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan - Membuat dan menyampaikan kepada Direksi laporan kegiatan secara berkala (setiap 3 (tiga) bulan), meliputi jumlah dan kategori pengaduandugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan, media yang digunakan oleh Pelapor dan proses penyingkapan serta tindak lanjutnya. b. Melakukan koordinasi dengan pihak/divisi/bagian terkait terhadap tindak lanjut atas laporan dugaan terjadinya pelanggaran di lingkungan perusahaan. E. PENANGANAN LAPORAN 1. Laporan hasil pemeriksaan oleh BadanPengelola Laporan Pelanggarandan/ atau Laporan hasil pemeriksaan Satuan Pengawasan Intern (SPI) yang ditugaskan oleh Direktur Utama untuk melaksanakan pemeriksaan lanjutan atas dugaan adanya pelanggaranyang berkaitan dan/atau dilakukan Karyawan/Pekerja Perusahaan akan ditindaklanjuti oleh Direksi. 2. Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Direksi akan ditindaklanjuti oleh Dewan Komisarisdan disampaikan ke Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) 3. Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang berkaitan dan/atau dilakukan oleh Dewan Komisaris akan ditindaklanjuti oleh Direksi dan disampaikan ke Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) 7 SPI/2013 -Whisle Blowing System

9 PENGELOLAAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN A. SARANA/MEDIA PELAPORAN Pelapor menyampaikan Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran kepada Badan Pengelola Pelaporan Pelanggaran melalui: 1. Sarana/media Perusahaan yang khusus diperuntukkan bagi Sistem Pengelolaan Pelanggaran seperti telepon, dan faksimili. 2. Surat tertutup B. PROSEDUR PENGELOLAAN 1. Badan Pengelola Pelaporan Pelanggaran menerima dan memverifikasi laporan pengaduan dugaanadanya pelanggaran di lingkungan perusahaan yang disampaiakn oleh insan perusahaan atau stakeholders lainnya 2. Berdasarkan hasil verifikasi yang dilakukan, Badan Pengelola Pelaporan Pelanggaran menetapkan kriteria dan kategori laporan yaitu harusditindak lanjuti atau tidak. 3. Bila laporan Pengaduan masuk kategori laporan yaitu tidak dapat ditindak lanjuti maka proses penangganan atas laporan atas dugaan pelanggaran dianggap selesai dan laporan ditutup 4. Bila laporan Pengaduan masuk kategori laporan yang harus ditindak lanjuti maka BadanPengelola Pelaporan Pelanggaran melakukan pemeriksaan/ invetigasi dan hasil pemeriksaan/investigasi tersebut dilaporkan kepada Direksi.. 5. Berdasarkan laporan dan rekomendasibadan Pengelola Pelaporan Pelanggaran, Direksi menetapkan perlu tidaknya dilakukan pemeriksaan/ investigasi lanjutan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) 6. Dalam hal diperlukan pemeriksaan lanjutan, Direktur Utama menugaskan Satuan Pengawasan Intern (SPI) untuk melakukan pemeriksaan/ investigasi lanjutan atas laporan dugaan pelanggaran. 7. SPI melakukan pemeriksaan/investigasi lanjutan dan melaporkan hasilnya kepada Direksi. 8. Berdasarkan laporan hasil pemeriksaan/investigasi lanjutan SPI, Direksi menetapkan dan memutuskan pengenaan sanksi sesuai peraturan perusahaan dan/atau diproses lebih lanjut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 9. Seluruh proses pemeriksaan/investigasi atas Pengaduan dugaan adanya pelanggaran wajib dibuatkan Berita Acara 10. Seluruh proses Sistem Pelaporan Pelanggaran harus dapat dipertanggung-jawabkan.dan terdokumentasi dengan baik., 8 SPI/2013 -Whisle Blowing System

10 C. SANKSI Bentuk sanksi terhadap : a. Terlapor yang telah terbukti melakukan pelanggaran akan ditentukan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di Perusahaan b. Pelapor (Insan Perusahaan dan Mitra Kerja) yang dengan sengaja melakukan fitnah dan/atau dengan tujuan pencemaran nama baik Terlapor akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan dan aturan perusahaan atau sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Ditetapkan di : Jakarta Pada Tanggal : 16 Oktober 2013 Didik Arjo Gunawan Direktur Utama 9 SPI/2013 -Whisle Blowing System

11 LAMPIRAN : FORMAT BERITA ACARA HASIL Verifikasi/Pemeriksaan awal BERITA ACARA Nomor CCCCCCCCCCC.. TENTANG HASIL VERIFIKASI DAN PEMERIKSAAN LAPORAN DUGAAN PELANGGARAN DI PT.INHUTANI I (PERSERO) Pada hari ini,... tanggal...bulan...tahun...telah lakukanverifikasi dan Pemeriksaan/Investigasi atas pengaduan adanya dugaan pelanggaran di lingkungan perusahaan PT. Inhutani I (Persero) sebagai berikut : Berdasarkan HasilVerifikasimaka Laporan Pengadauan atasadanya dugaan pelanggaran : CCCCCC..Atas nama terlapor CCCC..tersebut sesuai/tidaksesuai*) dengan kriteria untuk ditindaklanjuti dengan dilakukan pemeriksaan/investigasi Hasil Pemeriksaan/Investigasi yang dilakukan didapatkan hasil sebagai berikut : CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCC. Demikian Berita Acara Hasil Verifikasi Dan Pemeriksaan atas laporan dugaan pelanggaran CCCCCC. Di PT. Inhutani I (Persero) ini dibuat dengan sebenarnya untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan Direksi. l Badan Pengelola Pelaporan Pelanggaran PT. Inhutani I (Persero) Komisi Pelaporan Pelanggaran: 1. Nama/Ketua : CCCCCCCC.. 2. Nama/Sekretaris :CCCCCCCC.. 3. Nama/Anggota :CCCCCCCC.. 4. Nama/Anggota :CCCCCCCC.. 5. Nama/Anggota :CCCCCCCC.. *coret yang tidak perlu 10 SPI/2013 -Whisle Blowing System