PEDOMAN & TATA TERTIB KOMITE AUDIT (AUDIT COMMITTEE CHARTER)

Transkripsi

1 PEDOMAN & TATA TERTIB KOMITE AUDIT (AUDIT COMMITTEE CHARTER) No Ref. SK. 007/DEKOM/V/13 PT Bank Mega, Tbk Mei 2013

2 PERNYATAAN Pedoman ini telah disetujui oleh Dewan Komisaris PT. Bank Mega, Tbk untuk dilaksanakan sebagai acuan baku pada. Ketua Komite wajib memastikan bahwa ketentuan di dalam Pedoman Kerja ini dipatuhi dan dilaksanakan oleh seluruh anggota yang berada di bawah pengawasannya. Hal-hal yang belum diatur di dalam pedoman ini dilarang untuk dilaksanakan tanpa mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris. Perubahan terhadap Pedoman ini harus dikendalikan oleh pemiliknya, yaitu Ketua Komite Audit. Halaman 2 dari 16

3 I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Dalam rangka memenuhi Keputusan Ketua BAPEPAM & LK NOMOR: KEP- 643/BL/2012 tanggal 7 Desember 2012 tentang Pembentukan dan Pelaksanaan Kerja dan Peraturan Bank Indonesia No.8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum sebagaimana telah diubah dengan PBI No.8/14/PBI/2006 tanggal 5 Oktober 2006 serta Surat Edaran Bank Indonesia No.15/15/DPNP tanggal 29 April 2013 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. Bahwa dengan semakin kompleksnya tugas dan fungsi Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan terhadap bank maka diperlukan yang dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dalam membantu melaksanakan tugas dan fungsinya. 2. Tujuan Dibentuknya (Audit Committee) dibentuk dalam perusahaan terbuka (Emiten) dengan tujuan membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan kewenangannya untuk mengawasi jalannya dan atau pengelolaan perusahaan sehingga dapat diperoleh suatu kondisi pengelolaan perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (transparency, accountability, responsibility, independency dan fairness), dalam rangka pencapaian nilai perusahaan dan nilai kepentingan stakeholders yang optimal. 3. Landasan Pedoman Kerja Landasan Pedoman Kerja adalah: 1. Keputusan Ketua BAPEPAM & LK NOMOR: KEP-643/BL/2012 tanggal 7 Desember 2012 tentang Pembentukan dan Pedoman Kerja 2. Peraturan Bank Indonesia No. 8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum Halaman 3 dari 16

4 3. Peraturan Bank Indonesia No. 8/14/PBI/2006 tanggal 5 Oktober 2006 tentang Perubahan Peraturan Bank Indonesia No. 8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. 4. Surat Edaran Bank Indonesia No.15/15/DPNP tanggal 29 April 2013 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. Halaman 4 dari 16

5 II. ISTILAH PENTING 1. Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan keuangan, hubungan kepengurusan, hubungan kepemilikan saham, dan/atau hubungan keluarga dengan Anggota Dewan Komisaris lainnya, Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen. 2. Pihak Independen adalah pihak diluar Bank yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham, dan/atau hubungan keluarga dengan Dewan Komisaris, Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen. 3. adalah komite yang dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dalam rangka membantu melaksanakan tugas dan fungsi Dewan Komisaris. 4. Emiten adalah perusahaan yang mengeluarkan/menerbitkan saham atau biasanya juga disebut pihak yang melakukan penawaran umum, yang selanjutnya saham tersebut akan diperjualbelikan melalui bursa efek (pasar sekunder). Halaman 5 dari 16

6 III. KOMPOSISI, STRUKTUR DAN PERSYARATAN KEANGGOTAAN 1. Komposisi dan Struktur Keanggotaan a. Anggota paling kurang 3 (tiga) orang terdiri dari seorang Komisaris Independen, seorang Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang keuangan atau akuntansi dan seorang Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan b. diketuai oleh Komisaris Independen c. Komisaris Independen wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: Bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan bank tersebut dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir; Tidak mempunyai saham baik langsung maupun tidak langsung pada bank; Tidak mempunyai hubungan Afiliasi dengan bank, anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, atau Pemegang Saham Utama bank; dan Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha bank. d. Paling kurang 51 % (lima Puluh satu persen) anggota adalah Komisaris Independen dan Pihak Independen. e. Anggota diangkat dan diberhentikan berdasarkan keputusan Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 2. Struktur Organisasi Ketua Komite Komisaris Independen Anggota Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang keuangan atau akuntansi Anggota Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan Halaman 6 dari 16

7 3. Persayaratan Anggota : a. Memiliki integritas yang tinggi, kemampuan, pengetahuan, pengalaman sesuai dengan bidang pekerjaannya, serta mampu berkomunikasi dengan baik; b. Memahami laporan keuangan, bisnis perusahaan khususnya yang terkait dengan layanan jasa atau kegiatan usaha bank, proses audit, manajemen risiko, dan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal serta peraturan perundang-undangan terkait lainnya; c. Mematuhi kode etik yang ditetapkan oleh bank; d. Bersedia meningkatkan kompetensi secara terus menerus melalui pendidikan dan pelatihan; e. Memiliki paling kurang satu anggota yang berlatar belakang pendidikan dan keahlian di bidang akuntansi dan/atau keuangan; f. Bukan merupakan orang dalam Kantor Akuntan Publik, Kantor Konsultan Hukum, Kantor Jasa Penilai Publik atau pihak lain yang memberi jasa assurance, jasa non-assurance, jasa penilai dan/atau jasa konsultasi lain kepada bank dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir; g. Bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan bank tersebut dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir kecuali Komisaris Independen; h. Tidak mempunyai saham langsung maupun tidak langsung pada bank; i. Dalam hal anggota memperoleh saham bank baik langsung maupun tidak langsung akibat suatu peristiwa hukum, maka saham tersebut wajib dialihkan kepada pihak lain dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah diperolehnya saham tersebut. j. Tidak mempunyai hubungan Afiliasi dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi, atau Pemegang Saham Utama bank; dan k. Tidak mempunyai hubungan usaha baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan usaha bank. Halaman 7 dari 16

8 4. Masa Tugas Anggota Masa tugas anggota tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dan dapat dipilih kembali hanya untuk satu periode berikutnya. Halaman 8 dari 16

9 IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SERTA WEWENANG 1. Tugas dan Tanggung Jawab Dalam menjalankan fungsinya, memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1.1. Memberikan pendapat, dan rekomendasi bila diperlukan, kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal lain yang disampaikan Direksi kepada Dewan Komisaris Mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan Komisaris, yaitu : a. Melakukan penelaahan atas kualitas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Emiten kepada publik dan/atau pihak otoritas antara lain laporan keuangan, proyeksi, dan laporan lainnya terkait dengan informasi keuangan bank. b. Melakukan penelaahan atas ketaatan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan kegiatan usaha bank. c. Memberikan pendapat independen dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara manajemen dan Akuntan atas jasa yang diberikannya. d. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan Akuntan yang didasarkan pada independensi, ruang lingkup penugasan, dan fee. e. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh Internal Auditor (IADT) dan mengawasi pelaksanaan tindak lanjut oleh Direksi atas temuan Internal Auditor (IADT). f. Melakukan penelaahan atas pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan bank. g. Melakukan penelahaan dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait adanya potensi benturan kepentingan bank. h. Menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi bank. i. Membuat pedoman kerja. j. Melakukan penelaahan atas berfungsinya Internal Control. k. Melakukan penelahaan kesesuaian laporan keuangan bank dengan standar akuntansi yang berlaku. Halaman 9 dari 16

10 1.4. Dalam rangka terselenggaranya Good Corporate Governance (GCG), tugas dan tanggung jawab mencakup : Mendorong secara berkelanjutan diterapkannya prinsip-prinsip GCG dalam pengelolaan perusahaan yang meliputi transaparansi (transparency), akuntabilitas (accountability), pertanggungjawaban (responsibility), Independensi (independency) dan kewajaran (fairness). Mendorong tetap terselenggaranya Struktur Pengawasan Intern (Internal Control) dalam perusahaan secara memadai. Meningkatkan kualitas keterbukaan pelaporan keuangan dan/atau non keuangan. Mengkaji ruang lingkup kerja Audit Eksternal dalam rangka mempertahankan kemandirian dan objektifitasnya. 2. Wewenang Dalam melaksanakan tugasnya mempunyai wewenang sebagai berikut: a. Dapat mengakses dokumen, data, dan informasi bank tentang karyawan, dana, aset, dan sumber daya perusahaan yang diperlukan; b. Berkomunikasi langsung dengan karyawan, termasuk Direksi dan pihak yang menjalankan fungsi audit internal, manajemen risiko, dan akuntan terkait tugas dan tanggung jawab ; c. Melibatkan pihak independen di luar anggota yang diperlukan untuk membantu pelaksanaan tugasnya (jika diperlukan); dan d. Melakukan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris. 3. Cakupan Bidang Tugas Sesuai dengan kegiatan usaha bank di bidang jasa keuangan, maka cakupan bidang tugas dan tanggung jawab disamping tugas dan tanggung jawab tersebut pada butir 1 diatas adalah kegiatan yang terkait dengan Kesehatan Bank, mencakup penelahaan atas : a. Pengelolaan Kegiatan Usaha Perkreditan b. Pengelolaan Kegiatan Usaha Penempatan Dana Antar Bank c. Pengelolaan Kegiatan Usaha Surat Berharga Negara d. Pengelolaan Kegiatan Usaha Dalam Treasury e. Pengelolaan Kegiatan Usaha Pengerahan Dana yang mencakup dana Pihak Ketiga, Dana Antar Bank dan lainnya f. Kegiatan lain yang terkait dengan Harta / Kewajiban perusahaan dan Laba / Rugi. Halaman 10 dari 16

11 V. TATA TERTIB KERJA 1. Etika dan Budaya Kerja (Code of Conduct) Ketentuan secara umum yang harus dipatuhi oleh seluruh anggota dalam penerapan code of conduct adalah sebagai berikut : 1.1. Sikap dan perilaku yang diwajibkan bagi anggota yang membantu Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tugas : a. Mendorong penerapan good corporate governance. b. Berorientasi untuk memberikan nilai tambah kepada bank. c. Menghormati keputusan organ bank : RUPS, Dewan Komisaris dan Direksi sesuai dengan fungsi masing-masing. d. Menerapkan Komitmen Integritas secara amanah e. Menjunjung tinggi integritas dan kejujuran sebagai nilai tertinggi. f. Mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Mempertimbangkan semua hal secara objektif, professional dan independen demi kepentingan bank dengan mempertimbangkan kepentingan stakeholders. h. Memberikan data pribadi yang benar kepada bank. i. Menepati janji yang telah dibuat, dan jika berhalangan memberikan alasan yang tepat. j. Menggunakan bahasa yang baik dan professional dalam melakukan interaksi baik internal maupun eksternal. k. Menjaga tingkah laku dalam pergaulan agar tidak menciptakan image yang tidak baik bagi bank. l. Menciptakan suasana kerja bebas dari isu-isu yang tidak bertanggung jawab. m. Dapat mempertanggungjawabkan reimbursement perjalanan dinas. n. Bersedia bersikap secara terbuka terhadap auditor baik internal maupun eksternal dengan tidak menyembunyikan atau memalsukan fakta-fakta atau keterangan. o. Mematuhi peraturan bank. p. Menjaga kerahasian data nasabah kepada pihak-pihak lain, kecuali atas persetujuan tertulis dari nasabah atau atas permintaan dari pihak yang berwenang. q. Menjaga kerahasiaan, keamanan informasi dan data bank dari pihak pihak yang tidak berkepentingan. r. Menjaga hubungan baik dengan nasabah secara profesional. s. Melakukan penilaian sesuai dengan prestasi kerja dan memberikan reward sesuai dengan ketentuan yang berlaku di bank. Halaman 11 dari 16

12 t. Menginformasikan kepada Unit Kerja KYCS (Know Your Customers) jika terdapat indikasi akan terjadinya kegiatan pencucian uang yang akan dilakukan oleh nasabah/ Komisaris/Direksi/Karyawan. u. Aktivitas politik diperbolehkan jika dilakukan diluar jam kerja bank dengan tetap menjaga etika, ketentuan hukum yang berlaku, tidak menggunakan fasilitas, prasarana atau atribut bank dan/atau tidak mengakibatkan dampak negatif kepada reputasi bank. Bank tidak bertanggung jawab atas tindakan yang berhubungan dengan aktivitas politik tersebut. v. Anggota berkewajiban untuk mengetahui dan mematuhi semua peraturan/ perundangan yang berlaku, baik intern maupun ekstern. w. Menandatangani pernyataan kepatuhan Komitmen Integritas Sikap dan perilaku yang dilarang bagi anggota yang membantu Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tugas : a. Dilarang menjadi provokator dalam hal-hal tertentu sehingga menciptakan suasana kerja yang tidak kondusif. b. Dilarang meneruskan upaya dari suatu usaha yang diperkirakan akan menguntungkan bank tetapi untuk mencapainya akan mengorbankan prinsip kebijakan ini. c. Dilarang memberikan keterangan (informasi/data) palsu/tidak benar. d. Dilarang mengambil keuntungan pribadi dari kegiatan bank selain gaji dan tunjangan yang diterima dari bank, termasuk melakukan insider trading. e. Dilarang memberi dan atau menerima hadiah serta donasi kepada nasabah/calon nasabah, rekanan/calon rekanan baik dalam bentuk uang tunai, parcel atau barang berharga dan lain-lain, kecuali hadiah dalam program resmi bank untuk nasabah. f. Dilarang melakukan kerjasama untuk menyimpan/meminjam uang atau perantara untuk meminjam uang dari nasabah/rekanan. g. Dilarang ikut mengelola bisnis nasabah/rekanan untuk kepentingan diri sendiri atau pihak lain tanpa izin dari bank. h. Dilarang melakukan diskriminasi dalam hal pembagian kerja dan penilaian pekerjaan misalnya membedakan pria dengan wanita atau membedakan suku bangsa dan agama. i. Tidak melakukan tindakan atau mengeluarkan ucapan yang bersifat melecehkan harkat dan martabat manusia terutama harkat dan martabat wanita. j. Dilarang melakukan percobaan, membantu atau melakukan permufakatan jahat untuk melakukan tindak pidana. Halaman 12 dari 16

13 k. Dilarang memberitahukan kepada nasabah atau pihak lain baik secara langsung maupun tidak langsung mengenai Laporan Transaksi Keuangan Mencurigakan yang sedang disusun atau telah disampaikan ke PPATK. l. Dilarang menggunakan system seperti ataupun layanan internet untuk hal-hal yang merusak reputasi bank. m. Dilarang melakukan penjualan, produksi, pemilikan dan/atau penggunaan zat-zat atau obat-obat terlarang. n. Tidak diperbolehkan melakukan kegiatan untuk memberikan dukungan pada aktivitas politik yang dilakukan oleh pemilik, pengelola bank, dan atau pihak lain. 2. Kehadiran dan Waktu Kerja Sekurang-kurangnya setiap orang anggota komite berkewajiban hadir 4 (empat) hari kerja dalam 1 (satu) bulan di kantor bank. 3. Rapat 3.1. mengadakan rapat secara berkala paling kurang 4 (empat) kali dalam setahun Rapat hanya dapat dilaksanakan apabila dihadiri oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) jumlah anggota Rapat dipimpin oleh ketua atau anggota yang paling senior bila ketua tidak hadir Keputusan rapat diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat Setiap rapat dituangkan dalam risalah rapat, termasuk apabila terdapat perbedaan pendapat (dissenting opinions) secara jelas, yang ditandatangani oleh seluruh anggota yang hadir Hasil rapat merupakan rekomendasi kepada Dewan Komisaris yang disampaikan dalam bentuk Memo Dinas Risalah rapat didokumentasikan dengan baik, untuk dilaporkan pada akhir tahun yang merupakan bagian dari Laporan Pelaksanaan GCG. Halaman 13 dari 16

14 VI. PENANGANAN PENGADUAN/PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN PELAPORAN KEUANGAN melakukan penelaahan jika terdapat staf yang menyatakan adanya pelanggaran dalam hal-hal yang terkait dengan laporan keuangan dan hal lainnya serta memastikan bahwa investigasi yang independen telah dijalankan atas hal tersebut dan tindak lanjut telah dilakukan secara memadai. Halaman 14 dari 16

15 VII. SISTEM PELAPORAN KEGIATAN Pelaporan Kegiatan 1. membuat laporan kepada Dewan Komisaris atas setiap penugasan yang diberikan. 2. membuat laporan tahunan pelaksanaan kegiatan yang diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank. Halaman 15 dari 16

16 VII. PENUTUP 1. membuat rencana kegiatan tahunan yang disetujui Dewan Komisaris 2. Pedoman ini akan ditinjau secara periodik sesuai dengan perkembangan kegiatan usaha, organisasi dan tingkat risiko dalam perusahaan yang mungkin timbul. Halaman 16 dari 16