Cronos ERP - Warehouse Management System

DAFTAR ISI Daftar Isi... 2 Tujuan... 3 Scope... 3 Komponen Utama... 4 Obyektifitas Sistem... 5 1. Proses Global WMS... 5 1. Multi Gudang... 5 2. Single Gudang... 6 2. Menu WMS... 7 3. Struktur Gudang... 8 4. Register Master Data... 9 1. Lokasi Gudang... 9 2. Tipe Lokasi... 9 3. Bin Lokasi... 10 4. Nama Barang... 10 5. Alur Pengadaan Barang... 11 6. Alur Penerimaan Barang... 17 7. Alur Permintaan Barang User Cabang... 20 8. Stok Opname... 21 1. Stok Opname Adjustment Manual... 21 2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet... 21 9. Pembagian Wilayah... 22

TUJUAN Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen. Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas kasus kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer. SCOPE Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi WMS Customer dalam hal: Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti : 1. Pengadaan Barang 2. Pengeluaran Barang 3. Penerimaan Barang 4. Retur Barang 5. Pengolahan data mutasi Barang Integrasi fungsi konsolidasi, kolaborasi, validasi, dan Pelaporan dalam 1 portal.

KOMPONEN UTAMA Item Ketergantungan Level kapasitas User Struktur Gudang Standar Operating Procedure Flow Proses Mutasi Inventory Registrasi Gudang Keterangan Kebutuhan Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi. Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring dari share holder User User Gudang Pusat User Gudang Cabang Rangkuman Jadwal Pengerjaan Target implementasi pada bulan 2012 Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi) Project Review dan stabilisasi. Resiko Kerangka Kesiapan (Readiness Framework) Organizational Change Management OnSite Operational Framework & Service Management Tambahan Kasus baru Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat Gudang Cabang Appendiks Mendokumentasikan setiap perubahan. Mendokumentasikan setiap penemuan yang mempengaruhi percepatan dalam disain fisik.

OBYEKTIFITAS SISTEM Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan dalam 7 Kategori, yaitu 1. Proses Global WMS 2. Menu WMS 3. Struktur Gudang 4. Registrasi Master Data 5. Alur Pengadaan 6. Alur Penerimaan 7. Alur Permintaan Cabang 8. Stok Opname 9. Pembagian Wilayah 1. Proses Global WMS 1. Multi Gudang START ORDER PEMBELIAN PERMINTAAN BARANG SISTEM KONTROL KONSUMSI SUPPLIER GUDANG OUTLET 1 USER OUTLET 1 PENERIMAAN BARANG GUDANG UTAMA OUTLET SUPPLY REQUEST (OSR) STOCK TRANSFER GUDANG OUTLET 2 USER OUTLET 2 DISTRIBUSI USAGE KONTROL INVOICE VALIDASI INVOICE STOCK TRANSFER GUDANG OUTLET 3 USER OUTLET 3 STOP

2. Single Gudang START ORDER PEMBELIAN PERMINTAAN BARANG SISTEM KONTROL KONSUMSI SUPPLIER PENERIMAAN BARANG GUDANG UTAMA OUTLET 1 DISTRIBUSI USAGE OUTLET 2 OUTLET 3 KONTROL INVOICE VALIDASI INVOICE STOP

2. Menu WMS 1. Stok Barang 2. Stok Opname 3. Stok Opname Import 4. Daftar Supplier 5. Permintaan Barang 6. Permintaan Pembelian 7. Reminder Minimum Stok 8. Penerimaan Penerimaan Barang Supplier Penerimaan Permintaan Retur Penjualan Penukaran Faktur 9. Pengeluaran Pengeluaran Barang Pengiriman Barang Retur Pembelian

3. Struktur Gudang LOKASI GUDANG TIPE LOKASI BIN LOKASI Contoh : LOKASI GUDANG GUDANG OBAT GUDANG SPARE PART GUDANG MATERIAL GUDANG FAST MOVING NAMA BARANG REKALASI NAMA AKUN PERSEDIAAN OBAT PERSEDIAAN SPAREPART PERSEDIAAN MATERIAL PERSEDIAAN FAST MOVING LOKASI GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG OBAT GUDANG SPARE PART GUDANG SPARE PART GUDANG SPARE PART GUDANG MATERIAL GUDANG MATERIAL GUDANG MATERIAL TIPE LOKASI OBAT LUAR SUPPOSITTORIA SYRUP INFUS ELEKTRIK MEKANIKAL KOMPUTER BERAS GANDUNG SEMEN TIPE LOKASI BIN LOKASI OBAT RAK 01 ELEKTRIK RAK 01 MEKANIKAL RAK 01 KOMPUTER RAK 01 TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG OBAT RAK 01 DECOLGEN ELEKTRIK RAK 02 KABEL NYM MEKANIKAL RAK 01 GEAR BOX KOMPUTER RAK 01 MONITOR

4. Register Master Data 1. Lokasi Gudang 2. Tipe Lokasi

3. Bin Lokasi 4. Nama Barang

5. Alur Pengadaan Barang a) ALUR PROSES GUDANG Reminder Stok Permintaan Pembelian PEMBELIAN / PURCHASING Daftar Permintaan Pembelian Pembuatan PO MANAGER Cek Stok Kebutuhan Approval Manager AKUNTING Validasi Jurnal GUDANG Penerimaan Barang PEMBELIAN Validasi Data Pembelian Cetak Order Pembelian b) USER TERKAIT Gudang Pembelian Manager Akunting c) URUTAN PROSES USER GUDANG NO 1. Login PROSES USER GUDANG

NO PROSES USER GUDANG 2. 1) Menu Logistik Permintaan Pembelian 3. User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat Pesanan ke Supplier 4. Supplier mengirimkan barang ke Gudang 5. 1) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER

NO PROSES USER GUDANG 6. Selesai

d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN NO PROSES USER PEMBELIAN 1. Login 2. 1) Menu Pembelian Daftar Permintaan Pembelian 3. Manager melakukan approval 4. 1) Menu Pembelian Order Pembelian 2) Cetak PO

NO PROSES USER PEMBELIAN 5. User Gudang siap melakukan penerimaan barang 6. Selesai e) KONTROL TRANSAKSI NO KONTROL KETERANGAN 1. Satuan Barang Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang dengan pembakuan masing masing jumlah yang sudah ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah : Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil. 2. Harga Pembelian Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga dasar Provider sebelum PPN. 3. Pajak Nilai PPN per barang akan secara otomatis terisi 10% apabila Supplier/SUPPLIER adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak). Setting PKP dapat dilihat pada menu Master Data Supplier / SUPPLIER

NO KONTROL KETERANGAN 4. Workflow / Urutan Proses Proses transaksi pengadaan barang harus mengukuti urutan proses seperti diatas. Entry setiap proses tidak dapat dilakukan apabila proses sebelumnya belum lengkap.

6. Alur Penerimaan Barang a) ALUR PROSES Penerimaaan Barang PBF Validasi Barang Gudang Akunting Validasi Jurnal Penerimaan Penerimaan Faktur Validasi Jurnal Keuangan Gudang / Keuangan b) USER TERKAIT Gudang Akunting c) URUTAN PROSES NO PROSES USER 1. Penerimaan Barang SUPPLIER GUDANG 2. Validasi Jurnal Keuangan AKUNTING

NO 1. Login PROSES USER GUDANG 7. 2) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER

NO PROSES USER GUDANG 2. Selesai d) KONTROL TRANSAKSI NO KONTROL KETERANGAN 1. Satuan Barang Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil. 2. Validasi Transkasi Keuangan Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb: PERKIRAAN DEBET KREDIT Persediaan PPN Masukan Yang Belum Difakturkan Hutang Belum Diverifikasi XXX XXX XXX 3. Nomor Batch Nomor Batch harus diisi sebagai acuan penggunaan barang berdasarkan expired date barang.

7. Alur Permintaan Barang User Cabang a) ALUR PROSES User Permintaan Barang Gudang Pengeluaran Barang User Validasi Penerimaan Barang Entry Penerimaan Barang b) USER TERKAIT User Gudang Cabang User Gudang Pusat c) URUTAN PROSES NO PROSES USER 1. Permintaan Barang USER GUDANG CABANG 2. Pengeluaran Barang USER GUDANG PUSAT 3. Penerimaan Permintaan Barang USER GUDANG CABANG 4. Stok Barang (Visual Checking) USER GUDANG CABANG d) KONTROL TRANSAKSI NO KONTROL KETERANGAN 1. Stok Barang Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta harus menginputkan data barang yang telah diterima dari bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG. Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG

8. Stok Opname 1. Stok Opname Adjustment Manual 2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet

9. Pembagian Wilayah Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti : 1. Kode Akun cabang 2. Kode Departemen 3. Kode Gudang Cabang Lokasi Cabang Daerah 1 Daerah 2 Gudang 1 Gudang 2 Gudang 1 Gudang 2

Head Office Jalan Tegal Parang Utara III No. 33 Jakarta Selatan 12790 Telp : 021-7911109 Fax : 021-79188443 Email : contact@igs.co.id web : www.igs.co.id Contact Abdullah Soedarmo email : abdullah@igs.co.id HP : 0815 11 431 401 Ahmad Rudy Budiarto email : rbudiarto@igs.co.id HP : 081-555640478 / 081-252557693 Skype : rbudiarto www.cronoserp.com