Penandatanganan Berita Acara Konsensus Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Pertemuan Penandatanganan Berita Acara Konsensus Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) dilaksanakan pada hari selasa tanggal 28 April 2015 bertempat di Ruang Rapat Deputi I Badan POM, pertemuan dihadiri oleh Kepala Badan POM, Pejabat Eselon I, Pejabat Eselon II, Inspektur selaku Koordinator PMPRB, Koordinator dan Sub Sekretaris Tim Pelaksana RB dan Ketua Asesor serta Perwakilan Anggota Asesor PMPRB di lingkungan Kantor Badan POM Pusat. A. Reformasi Birokrasi dan manajemen Perubahan. Manajemen perubahan perlu diterapkan dan dimplementasikan di organisasi pemerintahan atau public governance. Untuk itu, upaya ini dilaksanakan melalui: 1. Komitmen Pimpinan Instansi. Komitmen pimpinan mulai dari tingkat tertinggi sampai dengan tingkat paling rendah sangatlah penting. Penegakkan peran pimpinan diawali dengan penegakan kompetensi dimana para eselon 1 dan eselon 2 memenuhi kualifikasi sebagai leader manager. Perubahan akan terwujud jika ada teladan dan pengawalan dari pimpinan, sesuai dengan tingkatannya dalam organisasi. Tanpa ini perbaikan kinerja birokrasi tidak akan terlaksana secara nyata dan semua perangkat peraturan yang telah dimiliki tidak akan banyak gunanya. Komitmen ini seharusnya bukan sekedar formalitas, tetapi harus menjadi keyakinan sehingga muncul dalam berbagai bentuk tindakan untuk bawahannya dalam menjalankan komitmen. Salah satu wujud penegakan komitmen pimpinan adalah membuat semua pejabat dan birokrat menjadi well-informed. Seluruh pejabat eselon 1 dan 2 itu harus diberi informasi dan sosialisasi mengenai pentingnya reformasi dan birokrasi, khusunya dengan mempraktekkan manajemen perubahan ini dalam rangka melakukan komitmen tadi. Setiap pimpinan dan pegawai yang terlibat dalam proses perubahan harus memahami dan menjalankan peran dan tanggung jawabnya secara bijak dan profesional. Diharapkan melalui pembelajaran, maka Badan POM akan mempunyai kemampuan secara fleksibel, adaptif, generatif, dan produktif tetap bertahan pada situasi yang cepat berubah. Melalui organisasi pembelajaran, maka Badan POM tidak akan hanya mampu bertahan saja (belajar adaptif) akan tetapi tetap berkembang (belajar generatif). 2. Menyusun rencana induk (grand design) dan dilengkapi dengan payung hukum. Rencana induk yang akan diimplementasikan minimal harus mencakup hal-hal sebagai berikut : Stop the bleeding. Hal-hal yang harus diperhatikan mencakup : (a) lemahnya komitmen pimpinan dalam perbaikan birokrasi, (b) inefisiensi, baik yang tergolong penyimpangan maupun yang tidak, (c) fee. Ini tentu mencakup kebocoran dan KKN. Disini, tema utamanya adalah penyumbatan inefisiensi dalam kerangka manajemen. Kampanye antikorupsi, baik secara preventif maupun represif. Tindakan menghentikan inefisiensi ini tidak harus menunggu sampai terwujud kondisi bebas KKN. Hal ini dapat 1 P a g e
dimulai dari perencanaan yang baik dan penggunaan anggaran yang tidak menghasilkan outcame untuk kemaslahatan rakyat harus dihindari. Batas waktu pelaksanaan change management secara serempak, serius dan direalisasikan. Berorientasi pada outcomes yang berarti, berhasil guna, dan lebih menjamin keberlanjutan. Benchmarking. Terwujudnya standart kinerja dan indikator keberhasilan yang konkret, jelas, dapat dipraktekkan, dan dapat diukur dengan mekanisme pengendalian yang efektif, efisien dan tepat sasaran sehingga pengendalian mutu akan terjamin. 3. Sistem anggaran berbasis kinerja harus benar-benar dipraktikkan. Masalah prosedur hendaknya jangan mengalahkan orientasi outcome. Birokrasi adalah mesin pelaksana kebijakan. Efektifitas dan efisiensi kebijakan pemerintahan mendapat wujud nyata pada efektivitas dan efisiensi birokrasi. 4. Perlu adanya reward and punishment yang jelas. Dalam mengelola manajemen perubahan, maka perlu dipertimbangkan faktor yang mempengaruhi baik secara internal maupun eksternal, dan komunikasi dari perubahan tersebut kepada para pegawai Badan POM. Para pegawai di lingkungan Badan POM perlu dikembangkan dan diarahkan kepada tujuan dari manajemen perubahan. Tahapan perubahan yang perlu dilakukan bagi pegawai Badan POM adalah : 1. Awareness, memberikan pemahaman dan membangkitkan kesadaran pegawai terhadap perubahan yang direncanakan. 2. Desire, membuat pegawai merasa sudah mulai memiliki keinginan untuk berubah sesuai dengan rencana. 3. Knowledge, memahami tujuan dan pentingnya perubahan serta mengetahui bagaimana menjalankannya. 4. Ability, memiliki kemampuan untuk menjalankan perubahan dengan baik. 5. Reinforcement, perubahan yang sudah dijalankan untuk tetap dipertahankan dan bahkan disempurnakan. Sebagai suatu organisasi yang menangani berbagai permasalahan yang sangat kompleks, Badan POM memerlukan harmonisasi untuk menunjukkan sinergi dalam mewujudkan visi dan Misinya dengan melaksanakan reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi pada hakekatnya merupakan upaya untuk melakukan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkuti aspek kelembagaan (struktur organisasi), ketata laksanaan (proses bisnis), Sumber daya manusia (SDM), serta pola pikir dan budaya kerja. Budaya kerja sangat penting untuk meningkatkan etos kerja Aparatur Negara dalam meningkatkan pelayanan publik, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan publik. 2 P a g e
Untuk mencapai tujuan reformasi birokrasi, maka ditetapkan sembilan area perubahan dan sasaran perubahan sebagai berikut : No Area Perubahan Sasaran Perubahan 1. Kelembagaan (Organisasi) Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (Right sizing) 2. Tata laksana (proses bisnis) Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip good governance 3. Peraturan perundang-undangan Regulasi yang yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif 4. Sumber Daya Manusia Aparatur SDM Aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera 5. Pengawasan Meningkatkan penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme 6. Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi 7. Pelayanan public Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan rakyat 8. Pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture) Aparatur 9. Monitoring, evaluasi, dan pelaporan Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi Memberikan peringatan dini tentang resiko kegagalan pencapaian target yang ditetapkan Manajemen perubahan merupakan elemen dalam mendukung reformasi birokrasi. Tim Reformasi Birokrasi membantu pelaksanaan berbagai program reformasi birokrasi dengan merancang program manajemen perubahan dan menjamin pelaksanaan melalui pengembangan berbagai strategi agar tujuan dan sasaran reformasi birokrasi dapat dicapai. Selanjutnya Tim Reformasi Birokrasi melakukan monitoring dan evaluasi untuk menjaga agar momentum perubahan tetap terjaga, membawa perubahan tetap pada jalur yang dikehendaki. Diharapkan strategi perubahan ini dapat menjadi pijakan bagi kelancaran program perubahan mencapai target dimana seluruh pegawai Badan POM menerima program reformasi birokrasi yang akan dijalankan secara berkesinambungan dan mempunyai komitmen untuk mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi. B. Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi PMPRB tahun 2014 berpedoman pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah. Kegiatan PMPRB tahun 2015 ini adalah tahun ketiga pelaksanaan penilaian evaluasi reformasi birokrasi pada setiap Kementerian/Lembaga. 3 P a g e
Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) merupakan alat untuk menilai mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi. PMPRB akan semakin baik jika lembaga dapat menunjukkan proses menuju target reformasi birokrasi dan juga mengidentifikasi kekurangan yang ada. PMPRB merupakan tahapan monitoring dan evaluasi dalam satu siklus pelaksanaan Reformasi Birokrasi di sebuah K/L. Diharapkan dengan pelaksanaan PMPRB Badan POM dapat mengidentifikasi kekurangan yang ada dalam pelaksanaan RB dan kemudian dapat membuat langkah korektif dan antisipasif sebagai perbaikan di masa mendatang. Karena nilai PMPRB ternyata merupakan salah satu bahan pertimbangan dalam pemberian kenaikan tunjangan kinerja. Tujuan pelaksanaan PMPRB antara lain : 1. Memudahkan Kementerian/Lembaga dalam menyediakan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan reformasi birokrasi dan upaya-upaya perbaikan yang perlu dilakukan oleh Kementerian/Lembaga yang bersangkutan; 2. Menyediakan data/informasi bagi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam rangka menyusun profil nasional pelaksanaan reformasi birokrasi. Rangkaian kegiatan PMPRB Badan POM tahun 2015 diawali dengan diselenggarakannya sejumlah 6 (enam) tahapan dengan : 1. Bimbingan Teknis PMPRB dan Penguatan Pelaksanaan RB yang telah dilaksanakan pada tanggal 6 April 2015yang bertujuan untuk mengingat dan menyamakan persepsi tentang tata cara penilaian PMPRB dengan narasumber dari : a. Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan yang mendapatkan hasil evaluasi RB dengan nilai tertinggi untuk level Kementerian/Lembaga, sehingga Badan POM dapat mengambil contoh atau acuan dalam rangka meningkatkan hasil evaluasi RB. b. Evaluator RB dari Kementerian PAN dan RB yang menyampaikan materi berupa kelemahan hasil evaluasi RB Badan POM tahun 2013, sehingga Badan POM dapat memperbaiki kelemahan tersebut (lesson learned) untuk meningkatkan hasil evaluasi RB. 2. Pelaksanaan pengisian Lembar Kerja Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi oleh: a. Tim Assesor PMPRB Badan POM yang terdiri atas: Koordinator : Inspektur 1) Asesor Sekretariat Utama dan Pusat-Pusat dengan ketua Kepala Pusat Riset Obat dan Makanan. 2) Asesor Kedeputian Bidang Pengawasan Produk Terapetik dan Napza dengan ketua Direktur Pengawasan Produksi PT dan PKRT. 3) Asesor Kedeputian Bidang Pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik dan Produk Komplemen dengan ketua Direktur Standardisasi Obat Tradisional, Kosmetik dan Produk Komplemen. 4 P a g e
4) Asesor Kedeputian Bidang Pengawasan Keamanan Pangan dan Bahan Berbahaya dengan ketua Direktur Pengawasan Produk dan Bahan Berbahaya. b. Tim Pelaksana RB yang terdiri atas: 1) Tim Pelaksana 1 Bidang Penataan dan Penguatan Organisasi, dan Penataan Tata Laksana dengan koordinator Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan. 2) Tim Pelaksana 2 Bidang Penataan Peraturan Perundang-undangan dengan koordinator Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat. 3) Tim Pelaksana 3 Bidang Penataan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur dengan koordinator Kepala Biro Umum. 4) Tim Pelaksana 4 Bidang Penguatan Pengawasan dan Akuntabilitas Kinerja dengan koordinator Inspektur. 5) Tim Pelaksana 5 Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. a. Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Pre Market dengan koordinator Direktur Penilaian Keamanan Pangan. b. Sub Tim Pelaksana Bidang Perkuatan Sistem Pengawasan Post Market dengan koordinator Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen. c. Sub Tim Pelaksana Bidang Peningkatan Kualitas Pemberdayaan Masyarakat dengan koordinator Direktur Surveilan dan Penyuluhan Keamanan Pangan. 6) Tim Pelaksana 6 Bidang Manajemen Perubahan yang mencakup Pola Pikir dan Budaya Kerja dengan koordinator Kepala Biro Umum. 7) Tim Pelaksana 7 Bidang Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi dengan koordinator Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan. c. Terdiri dari : 1) Monitoring dan pelaksanaan RB dengan koordinator Kepala PIOM, Monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan RB mendatang akan dilaksanakan oleh tim independen sehingga mampu menjembatani kerja tim pelaksana dan tim asessor. 2) Fasilitator PMPRB dengan koordinator Inspektur. 3. Reviu LKE RB oleh Inspektorat atas kesesuaian antara data dukung dengan hasil penilaian RB yang dilakukan oleh Tim Asesor PMPRB dan Tim Pelaksana RB. 4. Penyamaan Persepsi dalam PMPRB dimana Tim Asesor PMPRB dan Tim Pelaksana RB telah memaparkan Lembar Kerja Evaluasi masing-masing area perubahan untuk menyamakan persepsi dalam menilai implementasi RB di Badan POM dan kesesuaian data dukungnya. 5. Dilaksanakannya survei kapasitas organisasi dengan responden internal/pegawai Badan POM. 5 P a g e
6. Pembekalan Finalisasi Evaluasi RB bersama Evaluator dari Kementerian PAN dan RB. Penerapan PMPRB secara online ini sejalan dengan 9 Program Percepatan Reformasi Birokrasi, khususnya program pengembangan sistem elektronik pemerintah (e- Government) dan program peningkatan transparansi dan akuntabilitas aparatur. Nilai PMPRB yang diperoleh Badan POM secara self assessment oleh asesor tahun lalu sebesar 78,91. Namun setelah dilakukan penilaian oleh Tim Evaluator dari Kementerian PAN dan RB, Badan POM memperoleh nilai sebesar 57, 57 (kategori CC). Nilai hasil PMPRB tahun 2015 (menilai kegiatan 2014 sampai dengan saat di isi LKE)per area perubahan (komponen proses) dan komponen hasil oleh Tim Asesor PMPRB dan Tim Pelaksana RB adalah sebagai berikut: 1. Komponen Proses No. Komponen Proses Nilai Nilai Maksimal % Area Perubahan 1 Manajemen Perubahan 4,59 5,00 91,70% 2 Penataan peraturan perundang-undangan 4,38 5,00 87,50% 3 Penataan dan Penguatan Organisasi 5,01 6,00 83,50 4 Penataan Tata Laksana 5,00 5,00 100% 5 Penataan Sistem Manajemen SDM 14,03 15,00 93,51% 6 Penguatan Akuntabilitas 5,74 6,00 95,60% 7 Penguatan Pengawasan 10,75 12,00 89,61% 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 5,79 6,00 96,50% 2. Komponen Hasil No Komponen Hasil Nilai Nilai Maksimal % A Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja 1. Nilai Akuntabilitas Kinerja 9,36 14,00 66,83% 2. Nilai Kapasitas Organisasi (Survei Internal) 3,98 6,00 66,40% B C Pemerintah yang Bersih dan Bebas KKN 1. Nilai Persepsi Korupsi (Survei Eksternal) 5,34 7,00 76,25% 2. Opini BPK 2,00 3,00 66,67% Kualitas Pelayanan Publik Nilai Persepsi Kualitas Pelayanan (Survei Eksternal) 9,40 10,00 94,00% Dengan demikian, berdasarkan penilaian PMPRB tersebut, nilai evaluasi RB Badan POM adalah 85,35. 6 P a g e
C. Implementasi Implementasi program Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) Implementasi program Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) merupakan bagian dari pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Program WBK dilaksanakan sejalan dengan pengembangan pelaksanaan reformasi birokrasi. Badan POM perlu menunjuk minimal 1 unit pelayanan publik untuk dijadikan role model percontohan zona integritas menuju WBK/WBBM. Unit pelayanan yang dijadikan percontohan Zona Integritas menuju WBK/WBBM ini akan menerapkan secara ketat pencegahan terhadap kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN). Jika pelaksanaan Zona Integritas menuju WBK/WBBM ini berhasil, maka akan dijadikan sebagai role model untuk pelaksanaan zona integritas di unit-unit pelayanan lainnya di Badan POM. Untuk bisa mengajukan usulan penilaian ke tingkat Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Bebas Bersih Melayani (WBBM), K/L harus memenuhi nilai AKIP minimal CC dan opini BPK harus WTP. Berdasarkan pengisian quesioner penetapan wilayah tertib administrasi (WTA) tahun 2013 pemenangnya secara berturut-turut adalah BBPOM Semarang (Juara I), BBPOM Pontianak (Juara II) dan BPOM Gorontalo (Juara III) dan selanjutnya akan ditetapkan sebagai Zona Integritas menuju WBK/WBBM. Sedangkan tahun 2015 saat ini sudah dikirimkan quesioner untuk penetapan unit pelayanan publik menuju WBK baik pusat maupun Balai. Berdasarkan hasil evaluasi, unit yang diusulkan sebagai pemenang adalah Direktorat Pengawasan Produksi Terapeutik dan Perbekalan Rumah Tangga, BBPOM di Semarang dan BBPOM di Yogyakarta. Selanjutnya Satuan Kerja dan Unit Kerja tersebut memenuhi persyaratan penetapan K/L sebagai WBK/WBBM dan didaftarkan ke Kementerian PAN dan RB untuk penetapan WBK/WBBM. Photo kegiatan terlampir. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih. Badan Pengawas Obat dan Makanan Inspektur, Dra. Zulaimah, Apt, M.Si NIP.19611011 199101 2 001 7 P a g e