USER MANUAL e- Procurement Application System Mekanisme e- Tendering [Lelang secara Elektronik ] PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) 2014 0
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 I. Pengantar... 2 1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e- Tendering)... 2 1.2 Pengguna Sistem e- Tendering... 2 1.3 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan... 2 II. Memeriksa Undangan Lelang... 4 2.1 Mengakses Website e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero)... 4 2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign- In)... 4 2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang... 5 III. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang... 6 3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang... 6 3.2 Memutuskan Mendaftar (Registrasi) Lelang atau Tidak Mengikuti... 7 IV. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation)... 8 4.1 Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered)... 8 4.3 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang... 9 4.4 Meng- upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang... 10 1
I. Pengantar 1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e- Tendering) e- Tendering adalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan undangan dari system VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor- vendor yang memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi e- Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura I (Persero). Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor yang telah mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah ditentukan oleh mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online melalui sistem e- Tendering, yang merupakan bagian dari sistem e- Procurement. Mekanisme penentuan pemenang lelang dilakukan oleh sistem e- Tendering dan akan diberitahukan secara langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik dan juga diumumkan di website e- procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). 1.2 Pengguna Sistem e- Tendering Pengguna (user) dari sistem e- Tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu: Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e- Procurement PT. Angkasa Pura I Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online, dinyatakan aktif sebagai Vendor di sistem VMS e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak mengikuti Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan Panitia Lelang melalui sistem eprocurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Panitia Lelang (Panitia) Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) untuk mengelola Proses Pengadaan secara elektronik / e- Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO). 1.3 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan Proses- proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam Sistem Pelelangan e- Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) adalah: Otentifikasi Vendor (Sign- in) Periksa faftar Undangan Lelang Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote) Menyampaikan Penawaran Harga (Quote) dan melampirkan Dokumen Persyaratan Lelang. 2
Diagram Alur Proses e- Tendering PANITIA PENGUMUMAN & UNDANGAN LELANG OTORITASISASI KEIKUTSERTAAN VENDOR PENILAIAN PENAWARAN VENDOR OTENTIKASI & PERIKSA DAFTAR UNDANGAN LELANG PENYAMPAIAN PENAWARAN NILAI LELANG PENGUMUMAN PEMENANG e- Lelang: e- Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) 3
II. Memeriksa Undangan Lelang 2.1 Mengakses Website e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai Rekanan Aktif pada sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero), dan termasuk ke dalam Kualifikasi Proses Lelang tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus mengakses website e- Procurement dengan menggunakan USER ID dan Password yang telah diberikan pada proses Prakualifikasi Online. Website e- Procurement PT. Angkasa pura I (Persero):! http://eproc.angkasapura1.co.id:999/ 2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign- In) Akses alamat website http://eproc.angkasapura1.co.id:999, gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero). Catatan: Memasukan USER ID dan Password harus berhati- hati, karena sistem e- Procurement hanya memberikan 3 (tiga) kali kesempatan saja. Apabila terjadi 3 kali kesalahan pemasukan Password, Vendor harus menunggu selama 3 menit untuk proses entry USER ID dan Password berikutnya. Apabila entry USER ID dan Password benar, maka akan tertampil halaman Akun Vendor dalam website e- Procurement sebagai berikut: 4
Tampilan Muka dari Akun Vendor pada Sistem eprocurement PT. Angkasa Pura I (Persero) 2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero), klik menu Quotation, kemudian akan muncul sub- menu View Quotation, klik menu tersebut. Pilih Menu Quotation! View Quotation untuk memeriksa daftar Undangan Lelang. Setelah diklik menu View Quotation, tampilan daftar Undangan Lelang adalah sebagai berikut: Pilih dari menu dropdown untuk memilih opsi / filter daftar mana yang akan ditampilkan. 5
III. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang 3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero), Vendor dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ dari Lelang tersebut. Klik nomor RFQ (highlight kuning) untuk memeriksa secara detail Undangan Lelang. Apabila Nomor RFQ Undangan Lelang diklik sistem akan menampilkan detail Undangan Lelang sebagai berikut: Jadwal Proses Lelang yang harus diperhatikan Vendor. Jadwal Undangan Aanwijzing, waktu, Tempat dan persyaratannya. Daftar dokumen yang dapat didownload untuk persyaratan Lelang. 6
Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) ini adalah proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan. Jadwal- jadwal tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat, kapan registrasi dan penawaran lelang tersebut ditutup. Download dokumen- dokumen yang dilampirkan dengan mengklik menu Download, kemudian simpan sebagai dokumen persyaratan dan perlengkapan Proses Lelang. 3.2 Memutuskan Mendaftar (Registrasi) Lelang atau Tidak Mengikuti 1. Pilih: Register / No Quote 2. Masukan password 3. Klik tombol Go 1. Mendaftar Undangan Lelang Apabila Vendor memutuskan untuk mengikuti Lelang tersebut, masukan Password dan kemudian pilih tipe proses Register pada kolom combo- box. Setelah mengklik Go, artinya Vendor tersebut harus mempersiapkan diri mengikuti proses Lelang sesuai dengan jadwal- jadwal yang ditentukan pada Detail Undangan Lelang. 2. Tidak mendaftar Undangan Lelang Apabila Vendor memutuskan untuk tidak mendaftar Undangan Lelang tersebut, yang perlu dilakukan adalah pilih tipe proses No- Quote pada kolom combo- box. Masukan Password sebelum mengklik Go, dan artinya Vendor memutuskan tidak mengikuti undangan lelang. 3. Hadir mengikuti Undangan Aanwijzing Hadir mengikuti Aanwijzing sesuai jadwal dan lokasi yang telah ditentukan pada Undangan Aanwijzing. Tampilan setelah Mendaftar untuk mengikuti Undangan Lelang Apabila sudah mendaftarkan Lelang, status akan berubah menjadi Registered 7
IV. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) 4.1 Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered) Setelah mendaftar Lelang dan mengikuti proses Aanwijzing, periksa form Request for Quotation, apabila ada dokumen lampiran Lelang, silakan download. Download dan pelajari semua Dokumen Lampiran Lelang yang dikhususkan bagi Vendor yang sudah mendaftarkan untuk mengikuti Lelang. 4.2 Memilih untuk Memberikan Penawaran (Quotation) Lelangan Setelah mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus memutuskan untuk memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan pada form Request for Quotation, pilih menu Quote untuk mengirimkan terus mengikuti Lelang dan memberikan penawaran, No- Quote untuk berhenti mengikuti Lelang. 1. Pilih menu Quote untuk terus mengikuti Lelang dan memberikan penawaran. 2. Klik tombol Go 8
4.3 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang Ketika menu Quote yang dipilih, sistem akan menampilkan form Vendor Commercial Quotation Manual yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan. Isikan data- data penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data- data khusus mengenai kesanggupan Vendor terhadap persyaratan teknis secara umum. Setelah data isian form telah komplit, klik tombol Save setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan. Isi semua data- data yang dimintakan sebagai pengajuan harga komersial. Setelah selesai, masukan password dan klik tombol Save Berikut adalah data isian form Vendor Commercial Quotation Manual : 1. No. Referensi. 2. Masa berlakunya penawaran (Hari). 3. Kode (Code) Deviasi Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis Lelang. Fully Comply Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang. 4. Deskripsi material (Secara umum) 5. Kuantitas Jumlah paket yang ditawarkan 6. Harga Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency- nya) 7. Jumlah total harga 8. Waktu pengiriman Sistem akan memberitahukan informasi apabila pengajuan komersial penawaran telah sukses diperbaharui. 9
4.4 Meng- upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang Langkah berikutnya adalah meng- upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh Panitia Lelang. Berikan nama masing- masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload dari PC dan simpan (Save) ke sistem e- Procurement. Setelah semua dokumen berhasil di- upload dan disimpan, kemudian klik tombol Close Upload dan Simpan (Save) Dokumen Persyaratan Lelang satu per- satu, sesuai dengan permintaan. Sistem akan memberikan pembertahuan untuk setiap keberhasilan proses peng- upload- an dan penyimpanan masing- masing file. 10
Klik tombol Close setelah semua file yang menjadi Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di- upload dan disimpan ke dalam sistem e- Procurement sesuai yang dimintakan. Klik tombol Close setelah semua file yang dimintakan selesai di- uplad dan disimpan di dalam sistem e- Procurement. Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari Registered menjadi Quoted sebagai tanda proses pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah selesai. Proses selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang Lelang oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura I (Persero). 11