USER MANUAL UM 05 Lelang Umum (e-tender) [Eksternal]

Transkripsi

1 USER MANUAL UM 05 Lelang Umum (e-tender) [Eksternal] TAHUN 2016

2 Daftar Isi A. User Manual (UM) 06 Lelang Umum (Eksternal) Pengantar Pengertian Lelang secara Elektronik (e-tendering) Pengguna Sistem e-tendering Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan Memeriksa Undangan Lelang Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) Mengakses Akun Vendor (Sign-In) Memeriksa Daftar Undangan Lelang Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang Memeriksa Detail Undangan Lelang Vendor Register Vendor Membatalkan Registrasi Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) Log in Ke system Vendor Memeriksa Daftar Undangan Lelang Memasukan Penawaran Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang Membatalkan Pemasukan Penawaran

3 A. User Manual (UM) 06 Lelang Umum (Eksternal) 1. Pengantar 1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-tendering) e-tendering adalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan undangan dari sistem VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor-vendor yang memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi e- Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero). Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor yang telah mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah ditentukan oleh mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online melalui sistem e-tendering, yang merupakan bagian dari sistem e-procurement. Mekanisme penentuan pemenang lelang dilakukan oleh sistem e-tendering dan akan diberitahukan secara langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik dan juga diumumkan di website e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero). 1.2 Pengguna Sistem e-tendering Pengguna (user) dari sistem e-tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu: Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e-procurement PT. Angkasa Pura II Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online, dinyatakan aktif sebagai Vendor di sistem VMS e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero). Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak mengikuti Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan Panitia Lelang melalui sistem eprocurement PT. Angkasa Pura II (Persero). Panitia Lelang (Panitia) Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura II (PERSERO) untuk mengelola Proses Pengadaan secara elektronik / e-procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO). Kepala Panitia Lelang Adalah pengguna / pihak yang menyetujui segala proses yang diperintahkan oleh panitia 1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam Sistem Pelelangan e-procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO) adalah: Otentifikasi Vendor (Sign-in) Periksa Daftar Undangan Lelang Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote) Menyampaikan Penawaran Harga (Quote) dan melampirkan Dokumen Persyaratan Lelang. 3

4 Diagram Alur Proses e-tendering PANITIA PENGUMUMAN & UNDANGAN LELANG OTORITASISASI KEIKUTSERTAAN VENDOR PENILAIAN PENAWARAN VENDOR OTENTIKASI & PERIKSA DAFTAR UNDANGAN PENYAMPAIAN PENAWARAN NILAI LELANG PENGUMUMAN PEMENANG e-tender: e-procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO) 4

5 2. Memeriksa Undangan Lelang 2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai Rekanan Aktif pada sistem e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero), dan termasuk ke dalam Kualifikasi Proses Lelang tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus mengakses website e-procurement dengan menggunakan USER ID dan Password yang telah diberikan pada proses Prakualifikasi Online. 2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In) Pengguna diharuskan meng-akses alamat website berikut: Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero). Catatan: Memasukan USER ID dan Password harus berhati-hati, karena sistem e-procurement hanya memberikan 3 (tiga) kali kesempatan saja. Apabila terjadi 3 kali kesalahan pemasukan Password, Vendor harus menunggu selama 3 menit untuk proses entry USER ID dan Password berikutnya. Apabila entry USER ID dan Password benar, maka akan tertampil halaman Akun Vendor dalam website e-procurement sebagai berikut: 5

6 Tampilan Halaman Akun Vendor pada Sistem eprocurement PT. Angkasa Pura II (Persero) 2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu Quotation View Quotation 6

7 Tampilan Tender - List Klik menu dropdown untuk memilih opsi/filter daftar penawaran 3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang 3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), Vendor dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ (Highlight kuning) dari Lelang tersebut. Tampilan Tender - List Klik nomor RFQ (highlight kuning) untuk memeriksa secara detail Undangan Lelang. 7

8 Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) ini adalah proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan. Jadwal-jadwal tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat. Tampilan Request For Quotation View Jadwal Proses Lelang yang harus diperhatikan Vendor Jadwal Undangan Aanwijzing, waktu, Tempat dan persyaratannya 8

9 3.2 Vendor Register Vendor yang akan mengikuti proses Lelang harus melakukan Registrasi terlebih dahulu. selalu perhatikan jadwal proses lelang. Untuk vendor yang akan mengikuti proses lelang pengguna bisa meng klik menu Register kemudian Klik Go. Tampilan Halaman Request For Quotation View - Register Klik Register kemudia Klik GO jika pengguna akan melakukan registrasi secara otomatis akan muncul Pop Up Pakta integritas, Pakta integritas ini adalah pernyataan atau janji kepada diri sendiri tentang komitmen melaksanakan seluruh tugas, fungsi, tanggung jawab, wewenang dan peran sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kesanggupan untuk tidak melakukan korupsi, kolusi, dan nepotisme dan juga sebagai salah satu syarat melakukan regitrasi dan mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero) yang wajib di setujui vendor/pengguna. Klik Setuju Untuk menyetujui. Klik Setuju untuk menyetujui Pakta Integrasi dan melakukan registrasi atau Batal untuk tidak menyetujui pakta Integrasi dan tidak melakukan registrasi 9

10 Setelah itu vendor / Pegguna akan mendapatkan dokumen yang dilapirkan oleh panitia lelang sebagai penduan untuk mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero). Pengguna bisa meng-unduh File tersebut dengan cara meng klik menu (Download). setelah itu jika pengguna / vendor tidak bisa menghadiri aanwijzing pengguna bisa melakukannya secara online dengan mengklik menu PENJELASAN LELANG, Disana Vendor/Pengguna bisa mengajukan pertanyaan dari lampiran dokumen yang dilampirkan panitia. Tampilan Request For Quotation RFQ Attachments Klik Penjelasan Lelang untuk mengajukan pertanyaan kepada Klik Download untuk men-unduh Dokumen Lampiran Pada halaman ini vendor/pengguna bisa mengajukan pertanyaan kepada panitia jika ada pertanyaan mengenai penjelasan lelang. Klik Masukan Pertanyaan untuk mengajukan pertanyaan kepada panitia lelang. Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang 10

11 3.3 Vendor Membatalkan Registrasi Jika pengguna ingin membatalkan registrasi, pengguna / vendor bisa meng klik menu dropdown kemudian pilih menu Batal Regitrasi lalu klik Go secara otomatis vendor/pengguna batal registrasi dan tidak biasa mengikuti proses lelang selanjutnya. Klik Close untuk kembali ke halaman sebelumnya. Tampilan Request For Quotation Batal Regitrasi Klik menu dropdown, Pilih Batal Registrasi kemudian klik Go Untuk kembali ke halaman sebelumnya klik Close 11

12 4. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) 4.1 Log in Ke system Vendor Pengguna memasuki halaman vendor ke alamat : Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e- Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) 4.2 Memeriksa Daftar Undangan Lelang Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu Quotation View Quotation 12

13 4.3 Memasukan Penawaran Perhatikan Tender Status, jika status tender Registration Closed dan sudah berstatus Registered berarti pengguna / vendor bisa mengajukan penawaran harga. Perhatikan jadwal dan tanggal proses lelang. Setelah mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus memutuskan untuk memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan pada form Request for Quotation. Klik Menu RFQ (Highlight kuning) untuk membuka detail penawaran. Tampilan tender - List Klik RFQ (Highlight kuning) untuk melihat detail penawatran 4.4 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang Untuk memasukan penawaran harga, pengguna / vendor harus memilih menu Quote, Untuk Vendor yang tidak akan mengisi atau memasukan penawaran harga bisa memilih menu No Qoute yang berarti vendor telah berhenti mengikuti lelang. Tampilan Request For Quotation Quote 1. Pilih menu Quote untuk terus mengikuti Lelang dan memberikan penawaran. 2. Klik tombol Go 13

14 Ketika menu Quote yang dipilih, sistem akan menampilkan form Vendor Commercial Quotation Manual yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan. Isikan data-data penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data-data khusus mengenai kesanggupan Vendor terhadap persyaratan teknis secara umum. Setelah data isian form telah komplit, klik tombol Save setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan. Tampilan Vendor Commercial Quotation Manual Masukan Passwod kemudian klik Save Berikut adalah data isian form Vendor Commercial Quotation Manual : 1. No. Referensi. 2. Masa berlakunya penawaran (Hari). 3. Kode (Code) Deviasi Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis Lelang. Fully Comply Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang. 4. Deskripsi material (Secara umum) 5. Kuantitas Jumlah paket yang ditawarkan 6. Harga Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency-nya) 7. Jumlah total harga 8. Waktu pengiriman Setelah semua data di isi masukan Password kemudian klik Save untuk menyimpan semua isian data dan untuk kembali kehaman sebelumnya klik Cancel Sistem akan memberitahukan informasi apabila pengajuan komersial penawaran telah sukses diperbaharui. 14

15 Langkah berikutnya adalah meng-upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh Panitia Lelang. Berikan nama masing-masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload dari PC dan simpan (Save) ke sistem e-procurement. Setelah semua dokumen berhasil di-upload dan disimpan, kemudian klik tombol Close. Pengguna /Vendor bisa meng-unduh template sebagai contoh dokumen yang akan di upload (Highlight Kuning) Tampilan Dokumen Penawaran Piih dokumen Choose File kemudian klik Save Klik Template untuk meng unduh contoh doumen Untuk men-delete dokumen yang sudah ter-upload pengguna bisa meng klik checkbox pada dokumen yang akan di hapus kemudian klik Delete untuk menghapus. Klik tombol Close setelah semua file yang menjadi Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di-upload dan disimpan ke dalam sistem e-procurement sesuai yang diminta. Tampilan Setelah Semua Dokumen Penawaran Sudah Ter-Upload Klik checkbox pada dokumen/file yang akan di hapus kemudian klik Delate 15

16 Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari Registered menjadi Quoted sebagai tanda proses pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah selesai. Proses selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang Lelang oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura II (Persero). 4.5 Membatalkan Pemasukan Penawaran Jika pengguna /vendor ingin membatalkan penawaran harga yang sudah dimasukan pengguna bisa meng-klik menu dropdown kemudian pilih Cancel Quote lalu klik Go. Tampilan Request For Quotation Cancel Quote 16

17 Setelah itu akan muncul pop-up dibawah ini, untuk melanjutkan dan menyetujui pembatalan penawaran, pengguna bisa memasukan Password kemudian klik Cancel Quoted dan pegguna bisa meng klik Cancel untuk kembali ke hlaman sebelumnya. Tampilan Vendor Cancel Commercial Quotation Masukan Password kemudian klik Cancel Quote Klik Cancel untuk kmbali ke halaman selanjutnya Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari Quoted menjadi Quote Canceled yang berarti vendor mebatalkan untuk memasukan penawaran harga dan vendor tidak mengikut lelang. Tampilan Tender - List 17