SISTEM PENYIMPANAN ARSIPPADA PT TOBA PULP LESTARI, Tbk. DEPARTEMEN 4L FIBER BAGIAN LICENCE KEC. PARMAKSIAN TOBASA TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh: AGUSTINA ROULITA SINURAT 1105061002 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasihnya yang telah memberikan hikmat pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan, sehingga dapat menyelesaikan laporan tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk. Departemen 4L Fiber Bagian LicenceKec. Parmaksian Tobasa. Penulisan tugas akhir ini dilaksanakan untuk melengkapi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi, Jurusan Administrasi Niaga Bisnis Politeknik Negeri Medan. Pada kesempatan ini, penulis dengan tulus menyampaikan rasa terima kasih kepada Ayahanda Jasmen Sinurat dan Ibunda Herlina Sinaga serta Abang Julius, adik-adik Learnita, Yocelyne dan Mutiara yang memberikan cinta kasih dan selalu mendukung baik secara moril maupun materil. Penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini tidak akan dapat diselesaikan dengan baik tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin,S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita,S.E., M.Si, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Jumjuma, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing I. 6. Dra. Iriance, M.Ed.M., Dosen Pembimbing II. 7. I Putu Gede A Wijaya selaku COE Section Head PT Toba Pulp Lestari,Tbk. 8. Darwin Siburian Pembimbing di Departemen 4L Fiber Bagian Licence. i
9. Simon Sidabukke, Manager 4L Fiber. 10. Jener Sirait, Reno Hasibuan, Rikky Bens Hutabarat, Marudut Ambarita, Dedi Hutajulu, yang telah banyak membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini. 11. Seluruh Pegawai dan Staf Pengajar Jurusan Administrasi Niaga 12. Sahabat penulis Evalina Manurung, Resmiwati Sinaga, Triwati Samosir, dan seluruh teman-teman penulis di AB-6A dan kelas yang lain yang telah memberikan semangat, dukungan dan doa. Penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini kurang sempurna. Namun demikian penulis telah berusaha menyelesaikan laporan ini dengan baik, dan oleh kerena itu penulis mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini. Dan semoga dapat bermanfaat bagi para pembaca. Medan, Agustus 2014 Agustina Roulita Sinurat NIM 1105091002 ii
ABSTRAK Setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta memerlukan pekerjaan ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan berhubungan dengan arsiparsip. Arsip-arsip memiliki peranan yang sangat penting sebagai perencanaan, pengambilan keputusan bahkan sebagai pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan. Tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk. Departemen 4L Fiber Bagian Licence Kec. Parmaksian Tobasa. Penelitian menggunakan metode penelitian lapangan (observasi) dan kepustakaan. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem kearsipan yang digunakan yaitu menggunakan sistem perihal yang disusun berdasarkan perihal surat namun tidak menggunakan alat bantu daftar indeks dan kartu indeks. Kata Kunci: Arsip, Sistem kearsipan
ABSTRACT Organization both government and private need an administration activities. Administration activities are related to archieves. Archieves has an important role in planning, making decision, even as a responsibility in the company. This final assignment wants to know the archival system that is used in the PT Toba Pulp Lestari Section 4 L Fiber Licence District Parmaksian Tobasa. This research used field researchmethod(observation) and library research method. Sources of data used are primary data and secondary data. The data analysis technique used is descriptive analysis method. The research shows the archival system that used is subject system which is arranged by the subject of letter however it didn t use the tool index list and index cards. Key words: Archieve and Filling System
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... ABSTRAK... ABSTRACT... DAFTAR ISI... DAFTAR LAMPIRAN... i iii iv v vii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir... 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Arsip... 5 2.2 Fungsi dan Peranan Arsip... 6 2.3 Tujuan Kearsipan... 7 2.4 Jenis-jenis Arsip... 8 2.5 Peralatan Penyimpanan Arsip... 10 2.6 Sistem Kearsipan... 15 BAB 3 METODE PENELITIAN... 32 3.1 Metode Pengumpulan Data... 32 3.2 Jenis Sumber Data... 34 3.3 Teknik Analisis Data... 34
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 35 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 35 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 35 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 37 4.1.3 Makna Logo Perusahaan... 38 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan... 39 4.2 Sistem Penyimpanan Arsip di Departemen 4L Fiber Bagian Licence Pada PT TPL... 41 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 45 5.1 Simpulan... 45 5.2 Saran... 45 DAFTAR PUSTAKA... 46 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN No. Judul Lampiran Halaman 1. Daftar pertanyaan wawancara Lampiran 1 2. Struktur Organisasi PT Pulp Lestari, Tbk Lampiran 2 3. Faktur Angkutan Kayu Bulat Lampiran 3 4. Surat Penyampaian Pengesahan RKT Lampiran 4 5. Surat Penjelasan Rencana Kerja Tahunan Dari Dinas Kehutanan Lampiran 5 6. Surat Penjelasan Rencana Kerja Tahunan Dari Menteri Kehutanan Lampiran 6 7. Surat Rekomendasi Lampiran 7 8. Surat Usulan Pembuatan LHP Lampiran 8 9. Surat Usulan Petugas Penerbit FA-KB Lampiran 9 10. Surat Pelaksana Pemeriksaan Lampiran 10 vii
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi baik pemerintah maupun swasta. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Pada suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan perusahaan ataupun ketatausahaan yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Perusahaan atau kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang meliputi arsip dan kearsipan. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
2 Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana penataan arsip yang baik. Walaupun kearsipan sangat dibutuhkan dan sangat berperan penting dalam membantu aktifitas perusahaan, tetapi masih banyak perusahaan pemerintah maupun swasta yang belum melakukan sistem kearsipan dengan baik. Masih banyak terjadi kesulitan atau kendala yang dihadapi, seperti untuk mencari suatu berkas yang diperlukan sehingga memerlukan waktu yang lama dalam pencariannya, penataan yang kurang baik sehingga tidak tertata dengan rapi dan mengurangi keamanan dokumen atau arsip. Hal inilah yang menjadi latar belakang penulis melakukan penelitian atau tugas akhir dengan judul Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk. Departemen 4L Fiber Bagian License Kec. Parmaksian Tobasa. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang, maka yang menjadi rumusan masalah pada penyusunan tugas akhir ini adalah: Bagaimanakah sistem penyimpanan arsip Pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk. Departemen 4L Fiber Bagian License Kec. Parmaksian Tobasa? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip Pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk. Departemen 4L Fiber Bagian License Kec. Parmaksian Tobasa.
3 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan yang ada dan juga menambah pengetahuan dan pengalaman penulis serta untuk menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan. 2. Sebagai masukan untuk perusahaan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan sistem kearsipan. Dari informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai penunjang dalam melaksanakan sistem kearsipan yang lebih efektif dan efisien, dan dapat meningkatkan kondisi kerja yang lebih baik. 3. Memberi informasi bagi pembaca mengenai sistem kearsipan yang baik pada perusahaan dan diharapkan dapat digunakan sebagai bahan perbandingan bagi penelitian-penelitian yang sejenis. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Dalam penyusunan laporan ini perlu adanya sistematika penulisan, dengan maksud agar tulisan terarah dan mempermudah penyusunan. Untuk itu penulis mengelompokkan dalam beberapa bab yang akan diuraikan sesuai sistematika penulisan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan latar belakang pemilihan judul tugas akhir, perumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan sehingga permasalahan tersebut memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat.
4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang uraian teoritis sehubungan dengan sistem kearsipan dan menunjuk pada referensi yang digunakan, tinjauan tersebut antara lain mengenai pengertian arsip dan kearsipan, fungsi dan peranan arsip, jenis-jenis arsip, peralatan arsip, dan sistem kearsipan. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bab ini dijelaskan tentang cara pengumpulan data, jenis sumber data, dan teknik analisis data. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan metode penelitian observasi dan jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dipaparkan tentang gambaran umum, sejarah berdirinya perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi serta hasil dan pembahasan mengenai sistem kearsipan di Departemen 4L Fiber Bagian License pada PT Toba Pulp Lestari, Tbk yang dikumpulkan berdasarkan kenyataan yang ada di perusahaan serta dibandingkan dengan teori yang telah dipelajari. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini diuraikan tentang simpulan yang didapatkan dari hasil kajian dan pembahasan, serta memberi saran yang bermanfaat bagi perusahaan.