PANDUAN PERMOHONAN PEMBENTANGAN KERTAS PENYELIDIKAN DI LUAR NEGARA BAGI SEMINAR PERINGKAT ANTARABANGSA 1.0 PENGENALAN Panduan ini menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan menghadiri persidangan ke luar negara bagi staf Jabatan Pengajian Politeknik dan politeknik dengan pembiayaan one-off atau geran penyelidikan. 2.0 DEFINISI 2.1 Persidangan Merangkumi semua jenis persidangan seperti konferens, seminar, simposium, kongres, kolokium, forum yang berkaitan dengan penyelidikan yang bukan berunsurkan latihan. Pemohon hadir sebagai pembentang oral. 2.2 Geran Penyelidikan Bermaksud geran penyelidikan yang terdapat dan diuruskan oleh Bahagian Penyelidikan dan Inovasi, Jabatan Pengajian Politeknik seperti berikut : a. Geran FRGS b. Geran ERGS c. Geran PRGS d. Lain-lain geran 3.0 PEMBIAYAAN ONE-OFF 3.1 Peruntukan Permohonan pembiayaan peruntukan adalah bergantung kepada peruntukan pembiayaan one-off yang telah disalurkan kepada pihak Jabatan Pengajian Politeknik oleh Kementerian Pengajian Tinggi. 3.2 Kelayakan Kelayakan untuk permohonan pembiayaan di bawah peruntukan one-off adalah seperti berikut :- a. Terbuka kepada staf akademik dan pentadbiran/professional yang berstatus tetap sahaja. b. Sebagai pembentang oral sahaja. c. Permohonan hanya dipertimbangkan sekali sahaja dalam tempoh satu tahun. 1
d. Bagi kertas kerja yang dihasilkan oleh kumpulan, hanya seorang wakil daripada kumpulan tersebut akan dibiayai untuk membentang kertas kerja. e. Bagi satu-satu persidangan, hanya dua penyertaan bagi kertas pembentangan yang berlainan akan dipertimbangkan untuk kelulusan. f. Keutamaan akan diberikan kepada pemohon yang dalam kategori berikut :- i. Tidak mempunyai geran penyelidikan. ii. Penyelidikan dalam bidang Pendidikan dan Latihan Teknik dan Vokasional (TVET) akademik / polisi. iii. Penyelidikan berimpak tinggi. 3.3 Nilai Bantuan Bantuan kewangan yang boleh dipertimbang serta diluluskan adalah dalam bentuk subsidi seperti berikut :- a. Yuran Yuran persidangan yang ditetapkan oleh pihak penganjur atau sebagainya. Pembayaran yuran diuruskan oleh pemohon (disokong dengan resit asal). b. Tambang i. Bantuan perjalanan yang termurah dan terdekat. ii. Bantuan perjalanan dalam Negara merangkumi perjalanan daripada pejabat/kediaman ke lapangan terbang dan kembali ke pejabat/kediaman. iii. Penerbangan udara dengan kelas ekonomi sahaja. iv. Penggunaan teksi mestilah disertakan dengan resit yang berdaftar. v. Lain-lain adalah tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010. c. Penginapan Penginapan adalah mengikut kadar yang termaktub dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010. Penginapan diuruskan oleh pemohon. d. Subsisten Subsisten adalah mengikut kadar seperti dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010. e. Lain-lain i. Pembelian prosiding (jika berkenaan dan disokong dengan resit). ii. Visa (jika berkenaan dan disokong dengan resit). iii. Passport (jika berkenaan dan disokong dengan resit). 3.4 Tuntutan a. Semua tuntutan hendaklah dimajukan ke Bahagian Penyelidikan dan Inovasi, Jabatan Pengajian Politeknik selewatnya pada 10hb bulan berikutnya. 2
b. Borang tuntutan elaun perjalanan luar negeri adalah seperti dalam Lampiran 1. c. Nilai tuntutan adalah berdasarkan perbelanjaan sebenar dan tidak melebihi jumlah yang diluluskan oleh Jawatankuasa. d. Dokumen sokongan serta resit asal perlu disertakan. 4.0 GERAN PENYELIDIKAN 4.1 Kelayakan Permohonan menghadiri persidangan ke luar negara adalah berdasarkan kriteria dan syarat geran penyelidikan yang ditetapkan penaja masing-masing. 4.2 Perbelanjaan dan Tuntutan a. Perbelanjaan menggunakan geran penyelidikan adalah mengikut syarat yang ditetapkan penaja geran, kadar kelayakan pemohon dan juga tertakluk kepada baki peruntukan semasa geran. Selain itu, pemohon adalah tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010. b. Semua tuntutan perbelanjaan hendaklah dihantar terus ke Bahagian Penyelidikan dan Inovasi, Jabatan Pengajian Politeknik melalui perakuan PTJ masing-masing bersama-sama dengan surat / catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan dan Inovasi, Jabatan Pengajian Politeknik. 5.0 TATACARA PERMOHONAN 5.1 Borang Permohonan Permohonan yang lengkap perlu disertai dengan dokumen sokongan berkaitan seperti aturan di bawah :- a. Surat Sokongan Permohonan melalui perakuan PTJ (Contoh surat seperti di Lampiran 2). b. Senarai Semak Permohonan Menghadiri Persidangan Ke Luar Negara (Lampiran 2i). c. Borang Permohonan Pembentangan Luar Negara (Lampiran 3). d. Borang Permohonan Menghadiri Persidangan, Seminar, Lawatan Rasmi dan Lawatan Persendirian ke Luar Negeri 2 salinan (Lampiran 4). e. Borang Permohonan Ke Luar Negara dan Kemudahan Perlindungan Insuran Kesihatan Di Luar Negara Atas Urusan Persendirian (Lampiran 4A). f. Surat Jemputan, Pengesahan Penerimaan Kertas Penyelidikan dan Status Penyertaan. g. Borang Cuti Tanpa Rekod. h. Abstrak (300 350 patah perkataan). i. Kertas Penyelidikan ( 20 30 mukasurat). j. Risalah/ Dokumen Persidangan yang mempunyai maklumat yuran serta program. 3
k. Penyata kewangan terkini geran penyelidikan atau pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada penganjur/ pihak luar (sekiranya berkaitan). PERMOHONAN YANG TIDAK LENGKAP TIDAK AKAN DIPROSES. Permohonan mestilah dihantar ke Bahagian Penyelidikan dan Inovasi, Jabatan Pengajian Politeknik 60 hari SEBELUM tarikh perjalanan. 5.2 Perakuan dan Kelulusan a. Semua permohonan perlu mendapat perakuan Pengarah atau wakil yang diturunkan kuasa sebelum dimajukan ke Bahagian Penyelidikan dan Inovasi. b. Permohonan yang tidak diperakukan tidak akan diproses dan akan dikembalikan kepada pemohon. c. Permohonan yang telah lengkap dan diperaku akan dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Penyelidikan Jabatan Pengajian Politeknik dan akan dimajukan untuk kelulusan daripada Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi. 5.3 Wang Pendahuluan Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Pengajian Politeknik dengan mengisi borang Pendahuluan Diri 2 salinan (Lampiran 5) dan dilampirkan bersama. 5.4 Tempahan Tiket Penerbangan Pembelian tiket kapal terbang akan diuruskan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Pengajian Politeknik setelah mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi. Borang permohonan adalah seperti dalam Lampiran 6. Pembelian terus tiket penerbangan oleh pemohon tidak akan dibayar balik oleh Jabatan Pengajian Politeknik (Rujuk SPP Bil 1 Tahun 2007 dan SPP Bil2 Tahun 2007). 5.5 Visa Urusan visa adalah dibawah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan dan Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini. 5.6 Elaun Pakaian Panas Permohonan elaun pakaian panas adalah tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010. Borang permohonan adalah seperti di Lampiran 7. 5.7 Perlindungan Insuran Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Jabatan Pengajian Politeknik setahun sekali atau melalui geran penyelidikan. 4
6.0 TEMPOH PERJALANAN Bahagian Penyelidikan dan Inovasi 6.1 Tempoh perjalanan menghadiri persidangan ke luar Negara adalah mengikut tarikh persidangan dan masa perjalanan pergi dan balik. 6.2 Jika pemohon melebihi tempoh perjalanan yang ditetapkan, Bahagian Penyelidikan dan Inovasi tidak akan bertanggungjawab atas semua kos yang terlibat. Permohonan melebihi tempoh perjalanan hanya akan dipertimbangkan atas sebab ketiadaan tiket penerbangan mengikut tarikh persidangan, bencana atau kemalangan yang tidak dapat dielakkan dengan justifikasi. 6.3 Pemohon yang menghadiri persidangan yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi dianggap sebagai menjalankan tugas rasmi sepanjang tempoh persidangan tersebut. 7.0 LAPORAN 7.1 Pemohon diwajibkan menghantar satu salinan laporan pembentangan beserta penerbitan / prosiding yang dihasilkan kepada Bahagian Penyelidikan dan Inovasi 14 hari selepas kembali daripada persidangan. Format laporan adalah seperti Lampiran 8. 8.0 PEMBATALAN PERMOHONAN 8.1 Sekiranya berlaku pembatalan perjalanan ke luar negara samada oleh pihak penganjur atau pemohon sendiri, makluman secara bertulis perlu dihantar ke Bahagian Penyelidikan dan Inovasi. 8.2 Bahagian Penyelidikan dan Inovasi tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos, perbelanjaan atau kos lain yang dikenakan disebabkan kegagalan pemohon memaklumkan kepada Bahagian Penyelidikan dan Inovasi bagi pembatalan perjalanan ke luar negara tersebut. 8.3 Pemohon diwajibkan mengisi Borang Perubahan Tarikh/Negara Atau pembatalan Permohonan Polisi Perlindungan Insuran Kesihatan Berada di Luar Negara Atas Urusan Persendirian (Lampiran 4B). 9.0 MAKLUMAT TAMBAHAN 9.1 Semua pemohon masih tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti yang ditetapkan oleh Kerajaan Malaysia/ Perbendaharaan dan kegagalan mematuhi peraturan ini boleh dikenakan tindakan sewajarnya seperti surcaj atau lainlain tindakan tatatertib. 9.2 Penyertaan pemohon dalam persidangan sewajarnya tidak menjejas tugas-tugas di Jabatan/ Politeknik semasa ketiadaan pemohon. 9.3 Semua permohonan adalah tertakluk kepada : a. Kelulusan Jawatankuasa Penyelidikan Jabatan Pengajian Politeknik b. Kelulusan Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi 5