PERUBAHAN LINGKUP PEKERJAAN Dalam kegiatan kontrak, dikenal istilah pre-contract dan post-contract. Pre-contract adalah kegiatan sebelum perjanjian kontrak ditandatangani. Bagi para commercial engineer, kegiatan pre-contract meliputi pekerjaan estimasi, menentukan jenis dan stategi kontrak, menyusun draft kontrak dan melakukan tender untuk mendapatkan penawaran terbaik. Sedangkan kegiatan post-contract adalah mengelola kontrak selama pelaksanaan kerja, yang umum dikenal sebagai administrasi kontrak. Administrasi kontrak bertujuan untuk memastikan bahwa pihak-pihak yang terkait dalam kontrak memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian. Walaupun tampaknya sederhana (tinggal menerapkan apa yang telah disepakati) tapi dalam kenyataannya mengadministrasi kontrak tidak selalu mudah. Dalam beberapa kasus, perjanjian kontrak harus berakhir di arbitrasi atau di pengadilan karena terjadi perselisihan yang tidak dapat diselesaikan. Salah satu masalah utama dalam administrasi kontrak adalah menangani perubahan lingkup kerja / scope change. Dalam kontrak, umumnya sudah ada prosedur untuk menangani kompensasi terhadap pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang. Tapi sering terjadi perbedaan pendapat antara Client Kontraktor dalam mengenali suatu perubahan. Potensi masalah bisa timbul dari scope of work yang tidak terdefinisi dengan baik, bahasa kontrak yang ambiguous, perbedaan interpretasi kontrak, dsb. Perubahan Lingkup Kerja Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek. Kontraktor terutama akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan lingkup kerja yang tidak teridentifikasi, akan mengakibatkan tambahan biaya yang tidak diimbangi dengan tambahan income bagi Kontraktor. Akibatnya terjadi budget overrun, target margin tidak tercapai atau bahkan proyek akan rugi. 1. Basic Element of Contract Price Dalam kontrak lump sum, Kontraktor mengajukan penawaran dimuka dengan harga yang fix berdasarkan pada 3 basic elements : - A specific and well defined scope of work ( scope ) - A clearly defined terms and conditions ( conditions ) - A fixed schedule of performance ( time ) Dengan kondisi ini, perubahan lingkup kerja setelah penandatanganan kontrak tidak tercover dalam penawaran tender. Selama pelaksanaan proyek, Client dan Kontraktor akan mengacu pada 3 basic elements di atas untuk menentukan ada tidaknya perubahan.
Perselisihan tentang perubahan lingkup kerja umumnya terjadi pada jenis kontrak lump sum ini. Kondisinya berbeda dengan kontrak unit rate atau reimbursable, dimana nilai kontrak tidak fix dan Kontraktor akan dibayar berdasar volume pekerjaan yang diselesaikan. Potensi konfliknya relatif lebih kecil. 2. Changes / Variations Changes didefinisikan sebagai perubahan yang masih berada di dalam lingkup kontrak kerja. 2.1 Formal changes Dalam formal changes, Client : - Memberi perintah kepada Kontraktor untuk melakukan perubahan - Menyadari bahwa ada perubahan terhadap original scope of works - Mengeluarkan Change Order sebagaimana diatur dalam prosedur kontrak a. Karena pertimbangan lingkungan, Client merubah route onshore pipelines berbeda dengan route yang tertera di gambar tender. Sebagai akibatnya terjadi perubahan panjang pipelines, jumlah road crossing bertambah, kondisi galian trench-nya berbeda, dsb. b. Client merevisi gambar konstruksi pondasi pipe support, yang sudah terpasang di lapangan. Akibatnya Kontraktor harus membongkar pondasi tersebut dan membuat pondasi baru sesuai gambar revisi terakhir. Istilah yang sering digunakan untuk kejadian seperti ini adalah abortive and reworks. 2.2 Constructive changes Dalam constructive changes, Client tidak bermaksud untuk membuat perubahan terhadap lingkup pekerjaan. Tetapi tindakan Client, atau karena Client tidak mengambil tindakan, telah mengakibatkan tambahan biaya / waktu bagi Kontraktor. a. Dalam proyek engineering, misalnya Client kerap tidak merespon engineering deliverables pada waktunya. Jika deliverables tersebut termasuk dalam critical path (jalur aktivitas terpanjang dari awal hingga akhir proyek), sebagai akibatnya akan terjadi schedule delay. Kontraktor harus bekerja lebih lama dari jadwal. b. Client memberi order kepada Kontraktor, dalam lump sum price, untuk site visit dan memeriksa kondisi beberapa jembatan di daerah konflik. Sesuai jadwal tim dari Kontraktor tiba di lokasi. Tapi pekerjaan tidak bisa segera dimulai karena work permit-nya belum keluar. Akibatnya tim Kontraktor harus menunggu dan
tinggal di lokasi lebih lama dari jadwal. Masalah ini bisa dihindari bila Client memberi tahu bahwa work permit belum siap. 2.3 Cardinal changes Cardinal changes adalah perubahan yang sangat besar, diluar skala kerja yang diantisipasi oleh Kontraktor pada saat tender dan secara fundamental merubah economics of the bid. Cardinal change tergolong pelanggaran terhadap kontrak. Misalnya ada investor yang bermaksud untuk membangun refinery di Tuban, Jawa Timur. Setelah tandatangan kontrak dengan kontraktor, investor berubah pikiran. Mereka ingin refinery dibangun di Jayapura, Papua. 3 Extra Works Extra works didefinisikan sebagai tambahan pekerjaan di luar lingkup kontrak. Karena bukan bagian dari perjanjian kontrak, Kontraktor tidak punya contractual obligation untuk menerima perintah extra works. Tapi umumnya Kontraktor bersedia mengerjakan extra work ini, pembayaran menggunakan unit rate yang ada dalam kontrak atau berdasar kesepakatan. a. Kontraktor mendapat pekerjaan perluasan fasilitas oilfield. Pada saat pelaksanaan kerja, Client meminta Kontraktor untuk supply gratings yang diperlukan di lokasi fasilitas lama. b. Kontraktor mengerjakan proyek power plant berdasar kontrak unit rate. Scopenya meliputi 2 unit turbine buildings, 2 unit boiler buildings, control building dan concrete chimney / stack. Menjelang pekerjaan berakhir, Client meminta Kontraktor untuk membangun amenity building / gedung administrasi dengan menggunakan unit rate yang ada dalam kontrak. Manajemen Kontraktor keberatan karena mereka sudah punya komitmen untuk mengerjakan proyek baru di lokasi lain dan tim proyek tersebut sudah di-plot untuk segera pindah. Kontraktor bersedia mengerjakan building tersebut jika dibuat perjanjian kontrak baru dengan unit rate yang berbeda. Penolakan ini bukan merupakan pelanggaran kontrak. 4 Prosedur Pengajuan Change Order Inisiatif pengajuan Change Order akan datang dari kedua pihak. Detail prosedurnya sebagaimana diatur dalam kontrak. 4.1 Initiated by Client
Perubahan yang datang dari Client biasanya berupa modifikasi design, perubahan spesifikasi, revisi gambar konstruksi, dst. Urutan prosedur yang umum untuk proyek konstruksi adalah sebagai berikut : - Client mengeluarkan Variation Enquiry / Change Request, yang berisi penjelasan tentang perubahan yang diperlukan. - Kontraktor menganalisa cost / time impact dari perubahan tersebut dan mengajukan Change Proposal. - Setelah me-review Change Proposal dari Kontraktor, Client akan memutuskan apakah perubahan tersebut dilaksanakan atau tidak. - Jika perubahan dilaksanakan, Client akan mengeluarkan Change Order sebagai suatu perintah formal. 4.2 Initiated by Contractor Kontraktor akan memberi notifikasi kepada Client bila mereka mengidentifikasi suatu perubahan terhadap lingkup kerja. Notifikasi dari Kontraktor biasanya meliputi : - Perintah lapangan dari Client, yang diluar lingkup kerja Kontraktor. - Dalam technical review terhadap material / equipment yang akan digunakan, Client memberi komentar yang berbeda dengan spesifikasi dalam kontrak. - Abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana. - Constructive changes, dll. Client akan me-review dan memberikan jawaban apakah notifikasi perubahan ini diterima atau ditolak. Bila diterima, Kontraktor akan diminta untuk mengajukan Change Proposal. Proses selanjutnya sama dengan perubahan yang initiated by Client. Kadang terjadi, Client memberikan instruksi di lapangan secara lisan. Dalam hal ini, Kontraktor akan mengkonfirmasi ulang permintaan ini secara tertulis. Bukti perintah tertulis diperlukan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan formal Change Order. Walaupun banyak kontrak mensyaratkan bahwa Change Proposal ( = nilai pekerjaan ) disepakati sebelum perubahan dikerjakan, dalam kenyataannya hal ini tidak selalu diikuti. Untuk menghindari delay, sering pekerjaan langsung dimulai sebelum commercial agreement dicapai. Pengalaman di salah satu proyek, fabrikasi dan instalasi 15 offshore platforms, Client secara bertahap mengeluarkan Change Request untuk semua jacket & deck. Lampiran dari Change Request tersebut adalah revisi gambar konstruksi untuk discipline structure, piping, mechanical, E/I yang jumlah totalnya mencapai lebih dari seribu gambar. Mempertimbangkan schedule pekerjaan, Kontraktor dengan persetujuan Client, langsung menerapkan revisi gambar konstruksi tersebut tanpa menunggu keluarnya Change Order. Sering terjadi bahwa untuk suatu jacket / deck, Change Proposal disetujui dan Change Order dikeluarkan beberapa hari sebelum load out.
5 Menghitung nilai dari Change Order Dalam kontrak umumnya terdapat lampiran mengenai unit rate pekerjaan, daywork rates dan reimbursable items, yang akan digunakan untuk menghitung nilai dari suatu perubahan lingkup kerja. Kontraktor akan menyusun Change Proposal menggunakan salah satu atau kombinasi dari ketiga metode perhitungan diatas. Bila suatu perubahan lingkup kerja tidak dapat dihitung dengan rate yang ada, karena secara substansial jenis kegiatannya berbeda, maka nilai perubahan akan ditentukan berdasar kesepakatan kedua pihak. 5.1 Unit rate Unit rate adalah harga satuan yang disepakati untuk pekerjaan tertentu. Detail kegiatan yang tercakup dalam suatu unit rate dijelaskan dalam preamble dari lampiran tersebut. Sebagai contoh : untuk pekerjaan sipil, ada unit rate untuk pekerjaan tanah, lean concrete, reinf. bar, formworks, metal inserts, concrete, grouting, dst. untuk pekerjaan steel structure, ada unit rate untuk fabrikasi, transport to site, steel erection, blasting, painting. untuk pekerjaan piping, ada unit rate untuk fabrikasi / install, welding, pasang valve, radiograph, hydrotest, painting, dst. untuk pekerjaan electrical / instrument, ada unit rate untuk pasang kabel, termination, pasang cable tray, conduits, junction box, pressure gauges, F&G detector, dst. Dari gambar revisi, Kontraktor akan melakukan quantity take off untuk mendapatkan quantity dari pekerjaan tambah / pekerjaan kurang. Quantity tersebut akan dikalikan dengan unit rate untuk mendapatkan nilai dari perubahan lingkup kerja. 5.2 Daywork rates Kadang ada pekerjaan dimana unit rate pekerjaan tidak bisa digunakan. Misalnya untuk membongkar pondasi pipe support ( dalam abortive works ) karena akan diganti dengan yang baru. Pekerjaan bongkar dihitung dengan dayworks, i.e berapa jam kerja untuk supervisor, foreman, labours, excavator, dst. Sedangkan biaya konstruksi pondasi baru dihitung menggunakan unit rate. Sebagai pendukung dari usulan variation yang menggunakan dayworks, umumnya Kontraktor akan melampirkan timesheets pekerjaan yang ditandatangani oleh Client. Daywork rates terdiri dari : manhour rates equipment rates
5.3 Cost plus fee Umumnya sistem cost plus fee digunakan bila Client membutuhkan tambahan supply material atau service dari pihak ketiga. 6 Claim Baik claim maupun changes / variations sama-sama merupakan permintaan kompensasi terhadap biaya dan/atau waktu. Claim didefinisikan usulan kompensasi biaya dan/atau waktu, dimana Kontraktor Client tidak bersepakat. A demand or a request for benefit ( money and/or time extension ) for which the Claimant believes he is entitled, but in respect of which agreement has not been reached between the parties Masalah yang berpotensi menjadi claim dalam pekerjaan konstruksi antara lain : constructive changes differing site conditions design changes, yang mengakibatkan perubahan metode kerja Kontraktor gambar kerja tidak cukup detail, sehingga mengakibatkan tambahan pekerjaan engineering bagi Kontraktor time related impact, seperti schedule delay, accelaration works, suspension works Notifikasi perubahan dari Kontraktor yang ditolak oleh Client juga bisa menjadi claim. Claim umumnya menyangkut perubahan yang intangible, sehingga penyelesaian masalahnya lebih sulit daripada variation. Claim harus dianalisa dengan seksama, agar didapat penyelesaian yang bisa diterima kedua pihak. Usulan claim yang tidak dapat diselesaikan akan menjadi dispute, dan dispute ini sering harus berakhir di arbitrasi atau pengadilan. Penutup Pada dasarnya, kontrak ditandatangani dengan niat baik dari kedua pihak untuk memenuhi kewajiban masing-masing sesuai kesepakatan. Untuk meminimalkan potensi konflik selama pekerjaan berlangsung, para pelaksana proyek dari Client dan Kontraktor disarankan untuk : memahami kontrak secara keseluruhan memperhatikan amendemen kontrak tidak mengartikan suatu klausul diluar konteks memenuhi kewajiban sesuai kontrak menyadari adanya kewajiban tersirat dalam kontrak / implied terms mengelola kontrak dengan fair and firm
Semoga bermanfaat. Abu Dhabi, July 2006 Kristiawan Quantity Surveyor Reference : - Jamal F. Al Bahar, EPC Contract Management - Mark Tiggeman, Claims Management LAMPIRAN : BASIC RULES OF CONTRACT INTERPRETATION 1. Contract provisions mean what they say, otherwise the contract is useless and the certainty required for doing bussines is non-existent. 2. The order of precedence clause in an agreement control many interpretation disputes. ( misal dalam tender ada konflik antara spesifikasi dan gambar tender, maka order of precedence ini akan memberikan petunjuk dokumen mana yang tingkatannya lebih tinggi dan harus diikuti ). 3. Specific provisions govern over general provisions. 4. Hand written provisions govern typed provisions. 5. Word are to be given their plain meaning, unless a technical term appears and is clearly defined. 6. The contract should be read as a whole because one provisions may explain the meaning of another. 7. Do not look beyond the four corners of the contract documents, unless the meaning of a clause is ambiguous. 8. Unwritten statement can not be relied upon to contradict what is in the written agreement. ( Sometimes however, such statement may help explain ambiguities ). 9. When there are two reasonable interpretations, the contract is construed against its drafter.