JURNAL PERMATA INDONESIA Halaman : 29-36 Volume 6, Nomor 1, Mei 2015 ISSN 2086 9185 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI KLINIK GRIYA MEDIKA MENGGUNAKAN METODE PROTOTYPING Fahmi Hakam Program Studi RMIK, POLTEKKES Permata Indonesia E-mail : fahmihakam.01@gmail.com Abstrak : Untuk menunjang pelayanan kesehatan dan pengolahan data rekam medis pasien di klinik griya medika, diperlukan sebuah sistem informasi rekam. Selama ini kegiatan pencatatan dan pengolahan data rekam medis yang ada berjalan kurang optimal, dikarenakan masih dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet, sehingga ketika petugas melakukan indexing dan menyusun laporan mengalami kesulitan, karena petugas harus merekap dan mencari kembali data yang akan dibutuhkan. Tujuan penelitian ini adalah melakukan pengembangan sistem, dengan membuat rancangan sistem informasi rekam medis. Jenis penelitian ini adalah penelitian developmental System dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, proses pengumpulan dan pengambilan data dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling. Dari hasil identifikasi user, peneliti mulai merancang data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), basis data dan desain interface sistem, serta bentuk cetak laporan yang dihasilkan. Dengan adanya rancangan sistem ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi institusi. Namun rancangan sistem ini masih banyak kekurangan dan kedepannya perlu dilakukan beberapa perbaikan. Kata kunci : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD. Abstract: To support the health services and the processing of medical records patients at the griya medika clinic, needed a system to record information. During this activity of recording and processing of medical records that exist running less than optimal, because it still done manually by using a spreadsheet application, so that when the officer indexing and compiling reports having difficulty, because the officers had to recapitalize and looking back data that will be needed. The purpose of this study was to develop a system, by creating medical record information system design. This type research is the study of developmental system using a qualitative approach. In this study, the process of data collection and retrieval is done by using purposive sampling technique. From the results of user identification, researchers began designing the data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), database and system interface design, and print the generated report. With the design of this system, expected to be useful for the institution. However, the design of these systems are still many shortcomings and the future need to do some repairs. Key words : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD. 29
PENDAHULUAN Dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan, perlu adanya upaya yang nyata dan professional, salah satunya adalah terselenggaranya rekam medis yang sesuai dengan Permenkes No: 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008, yaitu rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (13). Rekam medis merupakan rangkaian pendokumentasian kegiatan pelayanan medis yang diberikan oleh instansi kesehatan terhadap pasien (2). Rekam medis juga merupakan bagian dari sistem kesehatan yang harus dikelola secara baik (14). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul sebagai suatu kesatuan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan (7). Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari suatu unsur atau variable yang terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain (5). Berdasarkan studi pendahuluan yang telah dilakukan di klinik griya medika, dapat disimpulkan bahwa, masih sering terjadi permasalahan pada pencatatan rekam medis, misalnya pencatatan masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi human error proses pencarian data memakan waktu yang lama. Hal tersebut dapat dilihat adanya beberapa bagian sistem yang mengharuskan pasien untuk antri berkali-kali pada saat pembagian poli dan karena lamanya petugas memasukan data bagi pasien yang baru pertama kali berkunjung dan mencari data bagi anggota atau pasien lama di buku bantu kegiatan. Berdasarkan permasalahanpermasalahan tersebut, maka penulis ingin mendesain dan membangun Sistem Informasi Rekam Medis guna meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan di klinik griya medika, dengan menggunakan metode Prototyping. METODE PENELITIAN Jenis penelitian ini adalah penelitian developmental System atau disebut juga pengembangan sistem, dengan menggunakan pendekatan kualitatif (17). Sedangkan berdasarkan sumber datanya, penelitian ini menggunakan sumber data primer dan sekunder (10). Dalam penelitian ini, proses pengumpulan dan pengambilan data dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling, yaitu melakukan wawancara dengan petugas yang dianggap mengerti dan berkompeten, serta melakukan obsrvasi secara langsung terhadap pelaksanaan kegiatan pencatatan dan dan pengolahan data rekam medis pasien. Peneliti juga melakukan teknik Triangulasi data, terhadap data dan-data yang berhasil diperoleh. HASIL Analisis Sistem Yang Sudah Berjalan Klinik griya medika Jl. Nogosari- Kartosuro KM. 7, Nogosari, Boyolali. Merupakan tempat pelayanan kesehatan tingkat pratama. Pelaksanaan rekam medis 30
di klinik griya medika, selama ini masih menggunakan sistem manual. Dalam melakukan kegiatan pencatatan dan pengolahan data, selama ini petugas menulis di buku catatan dan di input ke Spreadsheet, sehingga dalam melakukan indexing dan pembuatan laporan, petugas mengalami banyak kesulitan. Analisis Kebutuhan Sistem Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka sistem rekam medis yang diusulkan oleh penulis adalah sebuah sistem yang terkomputerisasi, guna meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan di Klinik griya medika. Beberapa usulan sistem yang akan dibangun meliputi: 1. Proses Pengolahan Data Utama, seperti: data pasien, data operator, data dokter dan data user. Data-data tersebut akan dicatat oleh bagian administrasi yang kemudian disimpan ke dalam database. 2. Data Rekam medis Pada data rekam medis ini terdapat beberapa data antara lain, data nomor rekam medis, data diagnose dan data obat. Data-data tersebut dicatat oleh administrator untuk memasukan dalam data pasien, sehingga memudahkan pencarian data pasien secara detail selama berobat di Puskesmas. 3. Proses Laporan dan Informasi Pada proses pelaporan akan menghasilkan beberapa macam laporan dan informasi, yaitu informasi data pasien, informasi data operator, informasi data pemeriksa, serta informasi rekam medis yang akan diserahkan kepada direktur. 4. Proses Backup Data Proses backup data merupakan proses yang tidak kalah penting, proses ini dilakukan setiap saat setelah pelayanan pasien selesai. Proses ini berfungsi untuk membackup data pasien yang dilakukan selama satu hari, sehingga bila terjadi kesalahan, maka akan dapat dilakukan restore data pada hari dimana dilakukan kesalahan tersebut Pengembangan Sistem Menggunakan Metode Prototyping 1. Merancang formulir yang akan digunakan pada kegiatan pencatatan dan pelaporan yang berhubungan dengan sistem informasi rekam medis. 2. Merancang bentuk dan sistem laporan yang dibutuhkan pada tiap entitas. a. Rekap data pasien, sensus harian, sensus mingguan, sensus bulanan dan sensus tahunan b. Data sebaran penyakit 3. Merancang prosedur atau mekanisme sistem yang diusulkan. 4. Proses perbaikan sistem sesuai dengan kebutuhan user. 5. Proses implementasi dan pengoperasian sistem. 31
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Gambar 2. DFD Level 1 32
Gambar 3. ERD Sistem Gambar 4, Tampilan Login dan Menu Utama 33
Gambar 5. Tampilan Formulir Pendaftaran Gambar 6. Tampilan Formulir Rekam Medis 34
Gambar 6. Tampilan Laporan Rekap Data RM PEMBAHASAN Proses identifikasi kebutuhan, perancangan awal sampai dengan perbaikan rancangan sistem, berlangsung cukup lancar, karena pengguna cukup interaktif dan terbuka dalam memberikan masukan dan kebutuhan akan sistem yang diinginkan. Dalam sistem ini output yang dihasilkan berupa cetakan laporan yang sudah sesuai dengan keinginan pengguna, seperti laporan sebaran penyakit, laporan data pasien dan laporan kunjungan pasien. Kekurangan dalam melakukan perancangan sistem ini adalah, penulis menggunakan bahasa pemrograman dan database yang masih berbasis single user (3). Dalam penelitian yang berjudul Rates, levels, and determinants of electronic health recordsystem adoption. Bahwa kebutuhan pengguna akan pengembangan sistem Electronic Health Reccord (EHR), yaitu sistem yang mampu mendukung dalam efisiensi pencatatan dan pengolahan data, serta dapat menyajikan informasi yang berkualitas dan dapat diakses dengan mudah oleh manajerial (1). KESIMPULAN Penelitian ini menghasilkan sistem informasi rekam medis, yang nantinya dapat digunakan untuk menunjang dalam memberikan pelayanan kesehatan. Penggunaan dan tampilan interface yang disajikan, juga mudah untuk dioperasikan oleh pengguna. Dengan menggunakan metode prototyping, pengembangan sistem yang dilakukan menjadi 35
lebih mudah, karena melibatkan user dan end user secara langsung. SARAN Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagaimana mestinya, untuk menunjang sistem informasi rekam medis data di Klinik griya medika. Dalam pengoperasian sistem diperlukan juga hardware tambahan, seperti komputer dengan spesifikasi yang layak untuk pengoperasian sistem. Rancangan sistem yang ada masih masih perlu banyak perbaikan, seperti harus adanya integrasi antar subsistem dan sistem kasir atau billing yang sudah terintegrasi dengan pelayanan yang ada. DAFTAR PUSTAKA 1. Aldosari, B. (2013). Rates, levels, and determinants of electronic health recordsystem adoption: A study of hospitals in Riyadh, SaudiArabia. International Journal of Medical Informatics, 83 (5), 330 42. doi: 10.1016/j.ijmedinf.2014.01.006. 2. Boy Subirosa Sabarguna. 2003. Sistem Informasi Pemasaran Rumah Sakit Berbasis Rekam Medis. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press. 3. Budisetyo Handoko. 2010. Seri Panduan Pemrograman Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Reports. Yogyakarta : Andi Publiser. 4. Direktorat Bina Kesehatan Kerja. 2009. Pedoman Klinik di Tempat Kerja. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 5. Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 6. Haliman dan Wulandari. 2012. Cerdas Memilih Rumah Sakit. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 7. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. 8. Madcoms. 2010. Mahir Microsoft Visual Basic 6.0 Dalam 7 Hari. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 9. Marimin, dkk. 2008. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Grasindo. 10. Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta. 11. Noviyanto dan Dwi. 2009. Rich Internet Applications Untuk Aplikasi Sistem Informasi Klinik Kesehatan. Jurnal. UAD Yogyakarta. 12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 028/ MENKES/ PER/ I/ 2011 Tentang Klinik. 13. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 Tentang Rekam Medis. 14. Sabarguna, Boy. 2003. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng. 15. Soeherman, Bonnie. 2008. Designing Information System. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 16. Sutarbi, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 17. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Graha Ilmu. 36