83 khusus. Apalagi semua karyawan Toko 24 Temanggung tidak asing dengan komputer karena sebagian karyawan telah menggunakan atau pernah menggunakan komputer, sehingga memudahkan penerapan sistem terkomputerisasi di Toko 24 Temanggung. (2) Kelayakan ekonomi Perubahan sistem lama yang diterapkan Toko 24 Temanggung menjadi sistem yang baru yang terkomputerisasi merupakan suatu wujud investasi perusahaan. Investasi tersebut tentunya membutuhkan biaya untuk melaksanakan hal tersebut. Untuk itu perlu diperhitungkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan diterima perusahaan dengan penerapan sistem baru tersebut. Beberapa asumsi ekonomi yang digunakan untuk menilai penerapan pengembangan sistem baru di Toko 24 Temanggung, yaitu: (a) Harga software yang digunakan merujuk pada harga terakhir pada bulan Juli 2012. (b) Kurs yang dipakai Rp. 9.500,00 per US $ (c) Biaya listrik meningkat sebesar 5% per tahun. Berikut ini adalah rincian biaya pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi.
84 (a) Perhitungan Biaya Pengembangan Sistem 1 unit PC (brosur) Rp. 3.035.000,00 1 unit printer (brosur) Rp. 440.000,00 + Total Hardware Rp.3.475.000,00 Software Windows 7 Home Basic (brosur) Rp. 684.000,00 Software Office 2007 Home & Student (brosur) Rp. 741.000,00 Software Visual Basic 6.0 (www.nextag.com) Rp. 450.000,00 Kepersky anti virus 3 user (brosur) Rp. 240.000,00 + Total Software Rp.2.079.000,00 + Total Hardware dan Software Rp.5.554.000,00 Biaya Pemasangan Komponen kelistrikan: (Survei pasar) Jasa teknisi Rp. 50.000,00 Rol kabel 3 m Rp. 15.000,00 Klep kabel (1 bungkus) Rp. 3.000,00 + Total biaya pemasangan Rp. 68.000,00 + Total Biaya Pengembangan Sistem Rp. 5.622.000,00
85 (b) Perhitungan Biaya Operasional Sistem Lama (i) Biaya Pembuatan Nota Berdasarkan observasi rata-rata dalam 1 hari terjadi 100 kali transaksi, sehingga dalam 1 bulan (30 hari kerja) : 100 x 30 hari = 3.000 kali/bulan Dalam 1 tahun : 3.000 x 12 bulan = 36.000 kali/tahun 1 buah nota berisi 50 pasang lembar nota, maka diperlukan: 3000 transaksi : 50 pasang lembar = 60 nota Sehingga dalam 1 bulan minimal terdapat 60 buah nota, 1 buah nota @ Rp.5.000,00 jadi dalam 1 bulan menghabiskan: 60 x Rp. 5.000,00 = Rp. 300.000,00 Dalam 1 tahun menghabiskan: Rp. 300.000,00 x 12 bln = Rp. 3.600.000,00 (ii) Biaya Pembelian Buku Catatan Jurnal Penjualan Tunai Berdasarkan observasi kasir menghabiskan masingmasing 120 buku dalam 1 tahun @ Rp. 2.000,00, sehingga: 120 x Rp. 2.000,00 = Rp. 240.000,00
86 (iii) Biaya Gaji Lembur Berdasarkan observasi, bagian kasir selalu lembur untuk menghitung dan mencatat laporan berdasarkan nota-nota penjualan tunai. Dan bagian gudang melakukan lembur saat ada stok barang persediaan baru biasanya setiap hari Sabtu dan Minggu. Besaran setiap gaji lembur setiap bulan untuk bagian kasir adalah Rp. 200.000,00 dan bagian gudang Rp. 100.000,00 Perhitungannya adalah: 2 orang bagian kasir (Rp. 200.000,00 x 12 bln) + 3 orang bagian gudang (Rp.100.000,00 x 12 bln) : Rp. 2.400.000,00 + Rp. 1.200.000,00 = Rp. 3.600.000,00 Total gaji lembur dalam 1 tahun Rp. 3.600.000,00 Dari perhitungan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai manual di Toko 24 Temanggung menghabiskan biaya operasional sebesar : Pembuatan nota Rp. 3.600.000,00 Pembelian buku catatan jurnal Rp. 240.000,00 Biaya gaji lembur Rp. 3.600.000,00 + Total operasional sistem lama Rp. 7.440.000,00
87 (c) Perhitungan Biaya Operasional Sistem Baru Dalam 1 tahun Toko 24 Temanggung melakukan transaksi sebanyak 36.000 kali, berarti menghabiskan 720 pasang lembar nota = 720 x 2 = 1.440 lembar nota. Dengan sistem yang baru dalam 1 tahun Toko 24 Temanggung membutuhkan: (1 rim = 500 lbr) 1 lbr kertas dapat dibagi menjadi 6 lbr nota, berarti = 500 x 6 = 3000 lbr nota 36.000 kali : 3000 lembar = 12 rim, dalam 1 tahun minimal 12 rim Diasumsikan harga 1 rim kertas Rp. 35.000,00 sesuai dengan www. printingprinter.com, berarti dalam 1 tahun menghabiskan: 12 rim x Rp. 35.000,00 = Rp 420.000,00/tahun Untuk mencetak nota dan laporan penjualan Toko 24 Temanggung membutuhkan tinta hitam. Diasumsikan 1 botol tinta hitam 60 ml Rp. 25.000,00 sesuai www.harganya.com dapat dipakai selama 1 bulan, berarti dalam 1 tahun dibutuhkan 12 botol, maka dalam 1 tahun akan menghabiskan biaya sebesar : 12 botol x Rp. 25.000,00 = Rp. 300.000,00/tahun
88 Dari perhitungan di atas didapatkan biaya operasional dengan sistem baru menghabiskan biaya: Pembelian kertas Rp. 420.000,00 Pembelian tinta printer Rp. 300.000,00 + Total operasional sistem baru Rp. 720.000,00 (d) Perhitungan Biaya Pemeliharaan Sistem Biaya pemeliharaan sistem terdiri dari dua komponen yaitu biaya listrik selama 12 bulan dan biaya up grade komponen komputer pada tahun ke tiga. Perhitungannya adalah sebagai berikut: (i) Biaya Listrik 12 bulan Dalam penghitungan biaya listrik ini dasar yang dipakai adalah pemakaian listrik setiap bulannya (tarif dasar listrik ada pada lampiran). Biaya listrik 1 unit komputer dalam 1 bulan Rp. 25.000,00 Biaya listrik I unit printer dalam 1 bulan Rp. 10.000,00 + Total biaya listrik dalam 1 bulan Rp. 35.000,00 Total biaya listrik dalam 1 tahun Rp. 35.000,00 x 12 bulan = Rp. 420.000,00
89 Dan biaya listrik akan meningkat 5% setiap tahunnya. (ii) Biaya Perawatan Hardware Biaya perawatan hardware dihitung berdasarkan biaya penyusutan hardware tersebut. Biaya penyusutan dihitung dengan menggunakan metode garis lurus. Berdasarkan survey pasar, umur ekonomis hardware diasumsikan lima tahun dengan nilai sisa Rp. 1.000.000,00. Berikut adalah perhitungan biaya hardware : = Rp. 495.000,00 (e) Penghematan dengan Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Penghematan penerapan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi dihitung dari : biaya operasional sistem lama ( biaya operasional sistem baru + biaya pemeliharaan sistem baru) Biaya pemeliharaan sistem baru diikutsertakan karena sebelum menerapkan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi, toko belum mempunyai komputer dan printer. Sehingga biaya listrik dan hardware
90 mempengaruhi penghematan biaya. Jadi dari perhitungan di atas dapat diketahui bahwa dengan sistem manual Toko 24 Temanggung menghabiskan biaya Rp.7.440.000,00 / tahun, sedangkan dengan menerapkan sistem yang baru menghabiskan Rp 720.000,00 / tahun. Lalu biaya pemeliharaan sistem baru Rp. 915.000,00/ tahun. Sehingga bisa dihitung besarnya penghematan apabila menerapkan sistem akuntansi persediaan yang baru. Biaya operasional sistem lama Rp. 7.440.000,00 Biaya operasional sistem baru Rp. 720.000,00 Biaya pemeliharaan sistem baru Rp. 915.000,00 + Rp. 1.635.000,00 - Rp. 5.805.000,00 Penghematan biaya operasional Rp. 5.805.000,00
91 Tabel 1. Rincian biaya dan Manfaat Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung No Biaya-biaya pengembangan Tahun ke 0 Tahun ke 1 Tahun ke 2 Tahun ke 3 system 1 Biaya pembelian hardware Rp. 3.475.000,00 2 Biaya pembelian software Rp. 2.079.000,00 3 Biaya pemasangan : a. Komponen kelistrikan Jasa teknisi Rp. 50.000,00 Rol kabel 3 m Rp. 15.000,00 Klep kabel 1 bungkus Rp. 3.000,00 Rp. 68.000,00 Total Pengembangan Sistem Rp. 5.622.000,00 Biaya Operasional Sistem 4 Biaya operasional sistem persediaan barang dagang berbasis komputer. Pembelian kertas Rp. 420.000,- Pembelian tinta printer Rp. 300.000,- Total Biaya Operasional Sistem 5 Biaya listrik komputer dan printer selama 12 bulan Komputer dalam 1 bulan Rp.25.000,00 Printer dalam 1 bulan Rp. 10.000,00 Total listrik 1 bulan Rp. 35.000,00 12 bulan x Rp.35.000,00 Diasumsikan biaya listrik akan meningkat 5% tiap tahunnya. 6 Biaya perawatan hardware selama 1 tahun Total Biaya Pemeliharaan Sistem 7 Penghematan yang bisa dilakukan dengan menerapkan sistem yang baru Selisih Total Biaya dan Manfaat Rp. 720.000,00 Rp. 720.000,00 Rp. 720.000,00 Rp. 720.000,00 Rp. 720.000,00 Rp. 720.000,00 Biaya Pemeliharaan Sistem Rp. 420.000,00 Rp. 441.000,00 Rp. 463.050,00 Rp. 495.000,00 Rp. 495.000,00 Rp. 495.000,00 Rp.915.000,00 Rp.936.000,00 Rp.958.050,00 Manfaat Pengembangan Sistem Rp.5.805.000,00 Rp.5.805.000,00 Rp.5.805.000,00 Rp.4.890.000,00 Rp.4.869.000,00 Rp.4.846.950,00
92 Setelah dilakukan perhitungan biaya total dan manfaat atas penerapan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi, maka perlu dilakukan analisis kelayakan ekonomi. Kelayakan ekonomi dilakukan dengan tiga analisis sebagai berikut : (a) Payback Period Payback Period = = 1,06 Dari Perhitungan diatas didapatkan bahwa payback period proyek ini adalah 1,06. 0,06 x 12 bulan = 0,72 bulan. 0,72 x 30 hari = 21,6 hari artinya nilai investasinya akan kembali dalam waktu 1 tahun 27 hari. Waktu pengembalian ini kurang dari 3 tahun berarti proyek ini layak untuk dijalankan di Toko 24 Temanggung. (b) Net Present Value Diasumsikan bunga 7% sesuai www.depkeu.go.id diakses pada 5 Februari 2012, sehingga perhitungan NPV sebagai berikut :
93 Keterangan : Proceed 1 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 1 Proceed 2 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 2 Proceed 3 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 3 NPV = - 5.622.000 + 4.570.093,4 + 4.271.115,3 + 3.991.696,6 = Rp 7.210.905,3 Dari perhitungan diatas, dapat diartikan bahwa dengan menerapkan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi, maka toko akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp. 7.210.905,3. Nilai NPV dari perhitungan diatas lebih besar dari nol, berarti sistem ini layak untuk dilaksanakan di Toko 24 Temanggung. (c) IRR Analisis Internal Rate of Return (IRR) Perhitungan IRR sebagai berikut : Nilai dilihat dari perhitungan sebelumnya Rp. 7.210.905,3 dengan adalah 7%. Dalam perhitungan berikut diasumsikan 12%, sehingga memperoleh perhitungan sebagai berikut :
94 = -5.622.000 + 4.366.071,4 + 3.881.536,99 + 3.449.963,2 = 6.075.571,5 Setelah menghitung NPV2 baru bisa mencari IRR. = 0,387 = 38,7% Dari perhitungan di atas, dapat diartikan bahwa dengan penerapan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi toko akan mendapatkan keuntungan 38.7% per tahun. Jika suku bunga pengembalian yang diinginkan diasumsikan sebesar 13%, maka 38,7% - 12% = 26,7%. Artinya pengembangan sistem yang dilakukan akan memberikan tingkat keuntungan bunga 26,7% pertahun dan karena IRR > (7%) maka pengembangan sistem dinyatakan layak dijalankan di Toko 24 Temanggung.
95 c) Kelayakan Legal Sistem ini tidak menyalahi hukum yang berlaku, karena perangkat keras yang dibeli sesuai ketentuan yang berlaku mudah diperoleh secara legal dan mudah didapatkan dipasaran, sedangkan pembelian perangkat lunaknya didapatkan dari programer yang mengerti komputer dan sesuai ketentuan hukum bukan membajak. d) Kelayakan Operasi Sistem baru dapat memenuhi tujuan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan karena dapat menghasilkan laporan secara akurat dan tepat waktu. Selain itu sistem yang baru juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang disebabkan karena human error. e) Kelayakan Sosial Sistem baru tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sosial. Tidak ada pihak di lingkungan masyarakat yang akan merasa terganggu dengan adanya sistem baru ini. Sistem baru ini tidak mengeluarkan bunyi yang dapat mengganggu ketenangan masyarakat dan tidak mengeluarkan limbah yang dapat mengotori lingkungan.
96 4) Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem Hasil akhir proses analisis sistem disajikan dalam suatu laporan yang disebut laporan hasil analisis sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi. Laporan ini berisi temuantemuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Berdasarkan analisis sistem diketahui bahwa penjualan tunai merupakan bagian penting dalam suatu siklus akuntansi. Permasalahan utama yang ditemukan selama proses penelitian meliputi kesalahan pencatatan, pencarian data membutuhkan waktu lama, serta sistem pengendalian yang tidak efektif. Persyaratan sistem baru yang dikembangkan harus memberikan kemudahan kepada karyawan dalam mengelola sitem akuntasi penjualan tunai. Laporan hasil analisis sistem terdapat pada lampiran. 7. Tahap Desain Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung Desain merupakan suatu proses penterjemahan kebutuhan informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001: 51). Tahap desain sistem :
97 a. Desain Basis Data Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi ini menggunakan program Microsoft Access 2007 sebagai basis data dan Visual Basic 6.0 sebagai pengolah data. Rancangan basis data yang digunakan pada aplikasi ini terdiri dari delapan basis data yang mempunyai fungsi masing-masing. 1) Tabel-Tabel Basis Data Adapun tabel-tabel basis data yang digunakan sebagai berikut: a) Tabel Petugas Tabel petugas adalah tabel tempat menyimpan semua data yang berhubungan dengan pengguna aplikasi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung. Dalam table ini meliputi data petugas (karyawan), user, dan password login. Tabel 2. Petugas Field Tipe Data Ukuran Field IDUsr (Primary Key) Text 50 Nama Text 50 Jabatan Text 50 Pass Text 50 b) Tabel Barang Tabel barang adalah tabel tempat menyimpan semua data tentang barang-barang yang dijual di Toko 24 Temanggung. Berikut adalah bentuk tabel barang beserta atribut-atributnya.
98 Tabel 3. Barang Field Tipe Data Ukuran Field kdbrg (Primary Key) Text 50 Nama_Barang Text 50 jml Number 50 Harga Curency 50 Satuan Text 50 Stock Number 50 c) Tabel Jual Tabel jual adalah tabel untuk menyimpan data transaksi penjualan barang dagang atau nota penjualan kepada para pelanggan Toko 24 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel penjualan beserta atribut-atributnya. Tabel 4. Jual Field Tipe Data Ukuran Field notran (Primary Key) Text 50 idusr Text 50 tanggal Date 50 total Number 50 d) Tabel Detail1 Tabel detail1 adalah tabel untuk menyimpan data daftar barang dari transaksi penjualan atau nota penjualan barang. Tabel ini berfungsi untuk menyimpan barang apa saja yang dijual dari suatu nota transaksi penjualan pada Toko 24
99 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel penjualan detail beserta atributnya. Tabel 5. Database Penjualan Detail Field Tipe Data Ukuran Field notran Text 50 kdbrg Number 50 jml Number 50 total Curency 50 e) Tabel Beli Tabel beli adalah tabel yang akan menyimpan data transaksi pembelian barang dagang atau nota pembelian barang dagang kepada pemasok atau Supplier Toko 24 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel beli beserta atribut-atributnya. Tabel 6. Beli Field Tipe Data Ukuran Field No_Beli (Primary Key) Text 10 Total Currency - Tgl Date/Time - idusr Text 50 f) Tabel Detail2 Tabel detail2 adalah tabel tempat menyimpan daftar barang dari transaksi pembelian atau nota pembelian barang. Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data barang apa saja yang dibeli dari suatu nota transaksi pembelian pada Toko 24
100 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel pembelian detail beserta atribut-atributnya. Tabel 7. Pembelian Detail Field Tipe Data Ukuran Field No_Beli Text 10 Kdbrg Text 10 Jumlah Number Double b. Rancangan Hubungan Antar Tabel ( Relationship Table ) Setelah mengetahui desain database yang digunakan, maka sebelum proses pembuatan sistem penjualan tunai terkomputerisasi harus ditentukan primary key terlebih dahulu. Primary key ini berfungsi sebagai kunci atau dasar penghubung antar tabel database. Hubungan antar tabel ini menggambarkan pola penyimpanan dan penyediaan data yang dibutuhkan dalam operasi sistem penjualan tunai terkomputerisasi. Adapun gambar hubungan antar tabel pada sistem ini adalah sebagai berikut:
101 Gambar 17. Hubungan Antar Tabel c. Desain Model Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi Model digunakan untuk menyederhanakan proses-proses bisnis yang terdapat dalam sistem penjualan tunai terkomputerisasi ini. Adapun permodelan akan digambarkan pada flowchart berikut ini:
102 1) Proses Input Password dan ID Gambar 18. Proses Input Password dan ID
103 2) Proses Input data karyawan Gambar 19. Proses Input data karyawan
104 3) Proses Input Data Pembelian Gambar 20. Proses Input Data Pembelian
105 4) Proses Input Data Penjualan Gambar 21. Proses Input Data Penjualan
106 5) Proses List Barang Mulai Tampilan Menu Utama Click List Barang Tampilan Form List Barang Ubah Action simpan/ubah/ tambah/hapus Hapus Click data Barang yang akan diubah Ubah Data Barang Input Data Order Penjualan Tambah Click data Barang yang akan dihapus Simpan Simpan Hapus Data Barang Tersimpan Keluar Kembali ke Menu Utama Gambar 22. Proses List Barang
107 6) Proses Laporan Pembelian Mulai Menu Utama Click Laporan Pembelian Tampilkan Form Laporan Pembelian Berdasarkan Tanggal Berdasarkan Nama Barang Tidak Menggunakan Penyeleksian Tidak Pilih Tanggal Pembelian Tidak Pilih Nama Barang Pembelian Pilih Tidak Menggunakan Penyeleksian Tidak Ya Ya Ya Laporan Pembelian Berdasarkan Tanggal Laporan Pembelian Berdasarkan Nama Barang Laporan Pembelian Tidak Menggunakan Penyeleksian Tidak Cetak/Lihat Tidak Cetak/Lihat Cetak/Lihat Tidak Ya Ya Ya Tampilan Menu Printer Tampilan Menu Printer Tampilan Menu Printer Mengisi Menu Print Mengisi Menu Print Mengisi Menu Print Cancel Action print/ cancel Cancel Action print/ cancel Action print/ cancel Cancel Ya Ya Ya Keluar keluar keluar Kembali ke Menu Utama Gambar 23. Proses Laporan Pembelian
108 7) Proses Laporan Barang Gambar 24. Proses Laporan Barang
109 8) Proses Laporan Penjualan Mulai Menu Utama Click Laporan Penjualan Tampilkan Form Laporan Penjualan Berdasarkan Tanggal Berdasarkan Nama Barang Berdasarkan Satuan Tidak Pilih Tanggal Tidak Pilih Nama Barang Pilih Satuan Tidak Ya Ya Ya Laporan Penjualan Berdasarkan Tanggal Laporan Penjualan Berdasarkan Nama Barang Laporan Penjualan Berdasarkan Satuan Tidak Cetak/Lihat Tidak Cetak/Lihat Cetak/Lihat Tidak Ya Ya Ya Tampilan Menu Printer Tampilan Menu Printer Tampilan Menu Printer Mengisi Menu Print Mengisi Menu Print Mengisi Menu Print Cancel Action print/ cancel Cancel Action print/ cancel Action print/ cancel Cancel Ya Ya Ya Keluar keluar keluar Kembali ke Menu Utama Gambar 25. Proses Laporan Penjualan
110 d. Desain Antar Muka Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi 1) Desain Struktur Menu Program Gambar 26. Bagan Tampilan Menu Utama 2) Desain Struktur Form Menu Program a) Menu Utama Menu utama berfungsi untuk memasukkan data-data awal yang berkaitan dengan sistem penjualan tunai secara keseluruhan. Sebelum dapat mengakses menu utama, akan muncul login yang berisi user name dan password. Setelah diisi dengan benar lalu klik login.
111 Gambar 27. Form login Setelah itu maka akan muncul menu utama. Pada menu utama terdapat delapan sub menu yaitu manage karyawan, manage pembelian, transaksi penjualan, list penjualan, list barang, laporan pembelian, laporan barang dan laporan penjualan. Tiap sub menu akan terdapat pilihan untuk menambah, menghapus, mengubah dan kemudian disimpan. Gambar 28. Menu Utama
112 b) Form Data Karyawan Form data karyawan berisi username, password, nama, alamat, dan status karyawan di Toko 24 Temanggung. Gambar 29. Form Data Karyawan
113 Terdapat Form Input Data Karyawan yang digunakan untuk mengedit data karyawan. Gambar 30. Form Input Data Karyawan c) Form Menu Pembelian Menu pembelian berfungsi untuk memasukkan Input data pembelian. Di dalam menu pembelian terdapat Form transaksi pembelian. Form transaksi pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi, nantinya transaksi tersebut akan disimpan dan datanya secara otomatis akan mengubah posisi laporan pembelian dan laporan barang.
114 Gambar 31. Form Menu Pembelian Gambar 32. Form Input Data Pembelian
115 d) Form Transaksi Penjualan Berfungsi untuk memasukkan (input) data penjualan. Di dalam form transaksi penjualan terdapat informasi yang harus diisi berupa ID barang, nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah yang dibeli. Form ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi, nantinya transaksi tersebut akan disimpan dan datanya secara otomatis akan mengubah list penjualan, laporan penjualan dan laporan barang. Gambar 33. Form Transaksi Penjualan
116 e) Form List Penjualan Form List Penjualan berisi laporan data penjualan detail. Di dalam form ini terdapat informasi berupa nomor ID jual barang, tanggal terjadinya transaksi penjualan, keterangan, biaya (harga barang), dibayar (uang yang dibayarkan oleh kosumen), dan sisa (uang pengembalian kepada konsumen). Gambar 34. Form List Penjualan
117 f) Form List Barang Form List Barang merupakan laporan barang detail. Gambar 35. Form List Barang Didalam Form List Barang terdapat Form Input Data Barang yaitu menu untuk input data persediaan barang, dimana akan diisi sesuai dengan daftar barang dagang. Dalam form ini terdapat informasi tentang nomor ID barang, nama barang, keterangan, satuan, hargabeli, harga jual, dan stock. Data tersebut akan disimpan dan otomatis akan mengubah Form List Barang dan Laporan Barang.
118 Gambar 36. Form Input Data Barang g) Laporan Pembelian Laporan Pembelian berisi seluruh laporan pembelian yang terjadi. Sebelum masuk laporan pembelian, maka akan muncul Form Laporan Pembelian. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan pembelian yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan tidak menggunakan penyeleksian.
119 Gambar 37. Form Laporan Pembelian Gambar 38. Form Pembelian berdasarkan Tanggal
120 Gambar 39. Form Laporan Penjualan Berdasarkan Nama Barang Gambar 40. Laporan Pembelian Tidak Menggunakan Penyeleksian
121 h) Laporan Barang Laporan Barang berisi daftar barang yang ada. Perbedaan list barang dengan laporan barang yaitu jika laporan barang dapat menampilkan barang apa saja yang tersedia sesuai kehendak user berdasarkan nama barang, kategori, dan satuan, namun list barang hanya dapat menampilkan laporan seluruh barang yang ada tidak sesuai kehendak user. Sebelum masuk laporan barang, maka akan muncul Form Laporan Barang. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan barang yaitu berdasarkan nama barang, berdasarkan kategori, dan berdasarkan satuan. Gambar 41. Form Laporan Barang
122 Gambar 42. Laporan Barang Keseluruhan i) Laporan Penjualan Laporan Penjualan berisi seluruh data transaksi penjualan penjualan yang terjadi. Sebelum masuk laporan penjualan, maka akan muncul Form Laporan Penjualan. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan penjualan yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan berdasarkan satuan. Gambar 43. Form Laporan Penjualan
123 Gambar 44. Laporan Penjualan 8. Tahap Implementasi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkoputerisasi Pada Toko 24 Temanggung Tahap implementasi adalah tahapan yang terakhir dalam sebuah pengembangan atau perancangan sistem. Tahap ini terdiri dari pengujian sistem dan penentuan rancangan konversi sistem yang paling tepat digunakan untuk menerapkan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung. Adapun tahap implementasi yang diterapkan pada perancangan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung adalah sebagai berikut: a. Pengujian Sistem Pengujian sistem aplikasi meliputi pemberian input dan penggunaan aplikasi dalam pembuatan data awal ke dalam sistem. Maka dari itu sistem ini diuji dengan memberikan input berupa data awal. Pengujian software aplikasi sistem penjualan tunai terkomputerisasi sebagai berikut:
124 1) Input Data Awal a) Input Password Ketika program dijalankan, form pertama yang ditampilkan adalah form login seperti terlihat pada gambar 49. Form login ini digunakan untuk mengecek apakah pengguna, dalam hal ini pemilik maupun karyawan, berhak untuk mengakses program atau tidak. Jika username dan password yang diisikan salah, maka program tidak akan dapat diakses. Pengguna dapat mencoba lagi dengan mengisikan username dan password yang benar. Gambar 45. Tampilan awal Apabila username dan password salah maka akan muncul peringatan seperti di bawah ini : Gambar 46. Tampilan jika username dan password salah
125 Pengguna dapat mencoba lagi dengan mengisikan username dan password yang benar. Username Password : admin : admin Gambar input username dan password benar : Gambar 47. Input Password Setelah username dan password sudah benar, maka akan masuk ke menu utama. Gambar 48. Form Menu Utama
126 b) Input Data Karyawan Pilih menu Manage Karyawan maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 49. Data Karyawan Setiap data karyawan dilengkapi dengan password agar bisa mengakses sistem penjualan tunai terkomputerisasi namun hanya sebagai user bukan admin. Jika akan menambah karyawan maka pilih Add akan muncul tampilan seperti gambar 54. Nama Password Alamat Status : Rino Muchtar : Rino : Mertoyudan Magelang : User
127 Gambar 50. Menambah Karyawan Klik Simpan maka secara otomatis data karyawan baru akan tersimpan dalam sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi.
128 c) Input List Barang Pilih menu List Barang maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 51. List Barang Pilih Add jika akan menambah barang, tampilan seperti gambar 52. ID Barang : 000000978 Nama Barang Kategori Satuan : Minyak Goreng Sania 2 Liter : Minyak Goreng : Bungkus Harga Beli : Rp 20.000,- Harga Jual : Rp 22.000,- Stok : 20
129 Gambar 52. Input List Barang Klik Simpan maka secara otomatis barang tersebut akan tersimpan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi dan akan terhubung dengan Laporan Barang.
130 2) Pengujian Transaksi Penjualan Setelah masuk ke menu utama tampilan dari sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi lalu klik menu transaksi penjualan. Gambar 53. Tampilan Menu Transaksi Penjualan Setelah konsumen menunjukkan barang yang akan dibeli, maka kasir mencocokkan nama barang yang dibeli tersebut. Tanggal jual : 16/10/12 ID barang : 0000001 Nama Barang Kategori Satuan : Permen Golia : Permen : Pack Harga : Rp 2.500,- Jumlah beli : 1 pack Pilih berdasarkan ID BARANG dan ketik ID barang yaitu
131 0000001 pada isian data yang dicari dan klik Go. Maka akan muncul tampilan seperti ini : Gambar 54. Tampilan Berdasarkan ID barang Lalu klik Select. Apabila memilih barang berdasarkan nama barang maka pilih berdasarkan NAMA BARANG dan ketik Permen Golia, maka akan muncul tampilan : Gambar 55. Tampilan Berdasarkan Nama Barang Apabila memilih barang berdasarkan kategori maka pilih berdasarkan KATEGORI dan ketik Permen, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut dan pilih PERMEN GOLIA :
132 Gambar 56. Tampilan Berdasarkan Kategori Apabila memilih barang berdasarkan satuan maka pilih berdasarkan SATUAN dan ketik Pack, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut dan pilih PERMEN GOLIA : Gambar 57. Tampilan Berdasarkan Satuan
133 Gambar 58. Tampilan data transaksi penjualan Klik Tambah maka akan muncul tampilan seperti gambar 59. Akan muncul total pembayaran, konsumen akan membayar dengan harga tersebut.
134 Gambar 59. Tampilan Total Pembayaran Kemudian klik Simpan Transaksi, otomatis data tersebut akan tersimpan dalam sistem. Klik Cetak agar nota penjualan diterima oleh konsumen. Berikut tampilan cetakan nota penjualan tunai : Toko 24 Temanggung ID barang Nama Barang 000000001 Permen Golia Harga Q Total 2500 1 Rp. 2500, 00 Dibayar Rp. 3.000, 00 Sisa Rp. 500,00 - Terimakasih - Gambar 60. Nota Penjualan Tunai Tercetak Kembali ke menu utama kemudian klik menu List Penjualan untuk mengecek penjualan detail PERMEN GOLIA, maka tampilan list penjualan sebagai berikut :
135 Gambar 61. List Penjualan yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan Dari gambar terlihat transaksi penjualan tadi sudah tersimpan datanya. Kembali ke menu utama kemudian klik menu List Barang, maka data persediaan PERMEN GOLIA akan berubah jumlahnya sesuai transaksi penjualan tadi. Sebelum terjadi transaksi penjualan, stok persediaan PERMEN GOLIA berjumlah 74, terlihat pada gambar 62.
136 Gambar 62. List Barang Sebelum Transaksi Penjualan Maka setelah terjadi transaksi penjualan, stok PERMEN GOLIA berkurang menjadi 73. Gambar 63. List Barang Setelah Transaksi Penjualan
137 Gambar 64. Laporan Barang yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan Gambar 65. Laporan Penjualan yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan
138 3) Pengujian Transaksi Pembelian Berikutnya adalah pengujian jika ada transaksi pembelian. Jika terjadi transaksi pembelian user tinggal memasukkan data pembelian dimasukkan kedalam form manage pembelian. Tanggal beli : 16/10/12 ID barang : 0000002 Nama Barang Kategori Satuan : Cha-cha : Chocolate : Kotak Harga Beli : Rp 9.800,- Jumlah beli : 100 Pilih berdasarkan ID BARANG dan ketik ID barang yaitu 0000002 pada isian data yang dicari dan klik Go. Maka akan muncul tampilan seperti ini : Gambar 66. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan ID Barang Lalu klik Select. Apabila memilih barang berdasarkan nama barang maka pilih berdasarkan NAMA BARANG dan ketik Cha-cha,
139 maka akan muncul tampilan : Gambar 67. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Nama Barang Apabila memilih barang berdasarkan kategori maka pilih berdasarkan KATEGORI dan ketik Cha-cha, maka akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar 68. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Kategori Apabila memilih barang berdasarkan satuan maka pilih berdasarkan SATUAN dan ketik Kotak, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
140 Gambar 69. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Satuan Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar berikut : Gambar 70. Isi Data Pembelian Pada isian jumlah diisi jumlah yang akan dibeli kemudian klik Simpan maka data tersebut otomatis tersimpan dalam sistem dan akan berhubungan dengan list barang dan laporan barang.
141 Berikut adalah data jumlah persedian coklat CHA-CHA sebelum terjadi transaksi pembelian jumlahnya hanya 19. Gambar 71. List Barang yang Sebelum Transaksi Pembelian Setelah terjadi transaksi pembelian terlihat jumlah persediaan coklat CHA-CHA tersebut bertambah menjadi 119. Gambar 72. List Barang yang setelah Transaksi Pembelian
142 Gambar 73. Laporan Barang yang Terhubung dengan Transaksi Pembelian 4) Mencetak Laporan-laporan a) Laporan pembelian Pada menu laporan pembelian, terdapat 3 seleksi data yang akan dicetak yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan tidak menggunakan penyeleksian (semua data dicetak). (1) Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Pada sistem ini dapat menampilkan laporan pembelian perbulan. Pilih kategori berdasarkan tanggal, isi tanggal berdasarkan bulan dan tahun yang akan ditampilkan :
143 Gambar 74. Form menu laporan pembelian berdasarkan tanggal Klik TAMPILKAN CETAKAN maka muncul laporan pembelian dari bulan September 2012 : Gambar 75. Laporan pembelian berdasarkan tanggal siap cetak
144 Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 76. Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan tanggal :
145 Gambar 77. Tampilan laporan pembelian berdasarkan tanggal tercetak (2) Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan minuman C 1000 : Gambar 78. Form menu laporan pembelian berdasarkan nama barang Klik TAMPILKAN CETAKAN maka muncul laporan pembelian minuman C 1000 :
146 Gambar 79. Laporan pembelian berdasarkan nama barang siap cetak Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 80. Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik
147 tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang: Gambar 81. Tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang (3) Mencetak laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian Pilih kategori tidak menggunakan penyeleksian, artinya seluruh laporan pembelian akan tercetak : Gambar 82. Form menu laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian
148 Klik TAMPILKAN CETAKAN maka muncul seluruh laporan pembelian : Gambar 83. Laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini : Gambar 84. Mencetak laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian
149 Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian : Gambar 85. Tampilan cetakan laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian b) Laporan barang (1) Mencetak laporan barang berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan CHACHA :
150 Gambar 86. Form menu laporan barang berdasarkan nama barang Klik TAMPILKAN CETAKAN maka akan muncul laporan barang coklat CHA-CHA : Gambar 87. Laporan barang berdasarkan nama barang
151 Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 88. Mencetak laporan barang berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan nama barang :
152 Gambar 89. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan nama barang (2) Mencetak laporan barang berdasarkan kategori Pilih berdasarkan kategori, misalkan isi kategori dengan ALAT TULIS : Gambar 90. Form menu laporan barang berdasarkan kategori Klik TAMPILKAN CETAKAN maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan kategori ALAT TULIS :
153 Gambar 91. Laporan barang berdasarkan kategori Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 92. Mencetak laporan barang berdasarkan kategori Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan kategori :
154 Gambar 93. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan kategori (3) Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Pilih kategori berdasarkan satuan, misalkan isi satuan dengan PACK : Gambar 94. Form menu laporan barang berdasarkan satuan Klik TAMPILKAN CETAKAN maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan satuan PACK :
155 Gambar 95. Laporan barang berdasarkan satuan Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 96. Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan satuan :
156 TOTAL ITEM (STOCK) >>> 586 Gambar 97. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan satuan c) Laporan Penjualan (1) Mencetak laporan penjualan berdasarkan tanggal Pada sistem ini dapat menampilkan laporan penjualan perbulan. Pilih kategori berdasarkan tanggal, isi tanggal berdasarkan bulan dan tahun yang akan ditampilkan :
157 Gambar 98. Form menu laporan penjualan berdasarkan tanggal Klik TAMPILKAN CETAKAN maka muncul laporan penjualan dari bulan September 2012 : Gambar 99. Laporan penjualan berdasarkan tanggal siap cetak
158 Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 100. Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan tanggal :
159 TOKO 24 Temanggung Tanggal : 10/10/2012 Halaman : 1 dari 1 halaman. TANGGAL ID BARANG NAMA BARANG SATUAN HARGA JUAL HARGA BELI BANYAK JUAL SUB TOTAL LABA 3-09 - 2012 00000001 PERMEN GOLIA PACK# 2,500 2,100 1 2,500 400 15-09 - 2012 00000012 KOPI BIRDY KALENG# 2,900 2,600 2 5,800 600 23-09 - 2012 00000979 BOLPOIN STANDART BUAH 1,000 700 5 5,000 1,500 23-09 - 2012 00000942 SUSU ULTRA 125 ML KOTAK# 1,500 1,350 2 3,000 300 23-09 - 2012 23-09 - 2012 00000854 DETERGEN SO KLIN 1000 GR PCS# 11,800 11,500 1 11,800 00000843 SINZUI PCS# 2,100 1,979 5 10,500 TOTAL >>> 16 38,600 300 625 3,725 Gambar 101. Tampilan cetakan Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal (2) Mencetak laporan penjualan berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan SUSU ULTRA 125 ML : Gambar 102. Form menu laporan penjualan berdasarkan nama barang Klik TAMPILKAN CETAKAN maka muncul laporan penjualan SUSU ULTRA 125 ML :
160 Gambar 103. Laporan penjualan berdasarkan nama barang siap cetak Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 104. Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik
161 tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan nama barang: TOKO 24 Temanggung Tanggal : 10/10/2012 Halaman : 1 dari 1 halaman. TANGGAL ID BARANG NAMA BARANG SATUAN HARGA JUAL HARGA BELI BANYAK JUAL SUB TOTAL LABA 23-09 - 2012 00000942 SUSU ULTRA 125 ML KOTAK# 1,500 1,350 2 3,000 300 TOTAL >>> 2 3,000 300 Gambar 105. Tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang (3) Mencetak laporan penjualan berdasarkan satuan Pilih kategori berdasarkan satuan, misalkan isi satuan dengan PCS# : Gambar 106. Form menu laporan penjualan berdasarkan satuan Klik TAMPILKAN CETAKAN maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan satuan PCS# :
162 Gambar 107. Laporan penjualan berdasarkan satuan Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan. Akan muncul seperti gambar di bawah ini. Gambar 108. Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol PRINT untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan satuan :
163 TOKO 24 Temanggung Tanggal : 10/10/2012 Halaman : 1 dari 1 halaman. TANGGAL ID BARANG NAMA BARANG SATUAN HARGA JUAL HARGA BELI BANYAK JUAL SUB TOTAL LABA 23-09 - 2012 00000854 DET ERGEN SO KLIN 1000 GR PCS# 11,800 11,500 1 11,800 300 23-09 - 2012 00000843 SINZUI PCS# 2,100 1,979 5 10,500 625 TOTAL >>> 6 22,300 925 Gambar 109. Tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan satuan b. Penyiapan Karyawan Tahap penyiapan karyawan ini dilaksanakan setelah dilakukan tahap pengujian program. Tahap ini bertujuan untuk memilih dan menjalankan pelatihan secara singkat kepada karyawan yang akan menggunakan aplikasi penjualan tunai ini. Dalam pelaksanaan tahap ini tidak membutuhkan waktu yang lama, dimulai dari pemilihan karyawan yang akan menggunakan aplikasi penjualan tunai ini. Karyawan yang dipilih sebagai pengguna adalah karyawan yang bekerja pada posisi admin dan kasir, alasan dipilihnya karyawan pada posisi tersebut karena dalam proses dan prosedur sistem penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung fungsi karyawan tersebutlah yang paling sering menggunakan dan paling sering menjalankan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan tunai. Pelatihan yang pertama dilakukan dengan pengenalan program dan cara penggunaan aplikasi penjualan tunai. Karena program aplikasi ini
164 cukup mudah dalam penggunaanya dan setiap button sudah ada namanya jadi karyawan tidak perlu waktu lama untuk bisa. Karyawan hanya butuh waktu 1 2 jam untuk bisa menguasai penggunaan aplikasi sistem penjualan tunai ini. Selain itu karyawan Toko 24 Temangung sudah terbiasa menggunakan komputer. Setelah dilakukan pengenalan program dan pelatihan penggunaan sistem penjualan tunai, karyawan yang sudah terpilih dipersilahkan untuk mengisi data akun pengguna dan password yang akan digunakan dalam setiap penggunaan aplikasi penjualan tunai. c. Evaluasi Implementasi Sistem Setelah dilakukan implementasi sistem, maka dapat diketahui hasilhasilnya antara lain: 1) Evaluasi Kinerja Sistem Pada saat pengujian sistem dapat berjalan dengan lancar dan cukup stabil, hal ini ditunjukkan dengan tersimpannya data-data penjualan, maupun barang. Untuk pengujian transaksi penjualan dan pembelian dapat secara otomatis menyimpan transaksi-transaksi tersebut, dan dapat ditampilkan dalam laporan. Selain itu secara otomatis pula penjualan tunai dapat berubah yang ditunjukkan dengan laporan barang dan laporan penjualan. Aplikasi ini sebagian besar sudah berjalan dengan baik, meskipun ada sedikit kekurangan, contohnya yaitu ketika sistem disalin kekomputer lain admin atau user harus mengubah ADODC1 nya dan yang lainnya. Sistem masih memerlukan pengisian secara
165 manual, hanya dalam mengisi grup barang pada awal atau pertama kali sistem akan dijalankan. Selain itu laporan yang dihasilkan oleh aplikasi ini hanya berupa laporan penjualan, pembelian dan laporan barang, dan jumlah uang dalam setiap laporannya. Namun aplikasi ini belum mampu menghasilkan laporan keuangan secara lengkap. Keunggulan dari aplikasi ini adalah ukurannya yang relatif kecil sehingga tidak memenuhi harddisk pada komputer. Keunggulan lainnya adalah tidak perlunya menginstal program lain supaya aplikasi ini dapat berjalan. User hanya perlu menginstal program Visual Basic 6 saja, sehingga tidak akan memberatkan kerja memori komputer. Spesifikasi komputer yang dibutuhkan pun tidak perlu terlalu tinggi, sehingga menghemat biaya pengadaan komputer. 2) Evaluasi Sumber Daya Perusahaan Evaluasi sumber daya perusahaan yang dimaksud terdiri dari sumber daya manusia, finansial, dan barang yang dijual. Jika dilihat dari sumber daya manusia, Toko 24 Temanggung mampu untuk mengoperasikan aplikasi ini, selain sudah terbiasa mengoperasikan perangkat komputer, aplikasi yang dibuat pun cukup mudah dipahami, sehingga user yang akan cepat beradaptasi. Selain itu dalam penyiapan dan pelatihan karyawan yang akan ditunjuk sebagai pengguna bisa lebih mudah dan tidak memerlukan waktu lama untuk bisa lancar menggunakan aplikasi ini. Sedangkan secara finansial Toko 24 memang harus menganggarkan untuk membeli perangkat
166 komputer baru pada tahun 2012. Mengenai barang yang dijual dibagi per grup dan diberi ID barang sehingga akan memudahkan dalam transaksi. d. Konversi Sistem Perancangan konversi untuk menerapkan sistem baru ke dalam Toko 24 Temanggung perlu dilakukan dengan hati-hati karena sistem yang telah dijalankan merupakan sistem manual dengan mempercayakan penyimpanan data pada tumpukan-tumpukan kertas. Penentuan penggunaan strategi penerapan harus diperhatikan pengaruh negatif dan pengaruh positifnya bagi kelangsungan hidup perusahaan. Alternatif strategi konversi sistem yang paling tepat digunakan untuk menerapkan Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung adalah konversi paralel. Konversi ini dipilih dengan alasan pada konversi paralel implementasi sistem baru dilakukan secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama dalam jangka waktu tertentu. Jadi, dalam penerapannya sistem baru digunakan bersamaan dengan sistem yang lama dalam waktu satu atau dua bulan. Sekitar 7 hari dari penggunaan sistem baru, awalnya karyawan masih belum terbiasa dengan penggunaan sistem baru. Dalam mengoperasikan komputer, karyawan masih sedikit bingung. Namun 7 setelah hari berikutnya, terdapat kemajuan yang efektif mulai dari pelayanan ke konsumen, pencatatan laporan, dan pencatatan barang. Kinerja karyawan lebih
167 efektif dan jelas. Untuk memperjelas konversi yang akan diterapkan pada Toko 24 Temanggung dapat digambarkan sebagai berikut: Sistem Lama Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Gambar 110. Konversi yang Direncanakan dalam Penerapan Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung C. Pembahasan 1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang Diterapkan pada Toko 24 Temanggung Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Toko 24 Temanggung masih sederhana. Hal tersebut dapat dilihat dari fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan, prosedur penjualan tunai yang digunakan, bagan alir sistem penjualan tunai, serta pengendalian intern yang diterapkan masih tergolong sederhana. a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Toko 24 Temanggung Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung meliputi fungsi kasir, fungsi pramuniaga, dan fungsi
168 gudang. Fungsi kasir ini bertugas melayani pelanggan yang akan membayar barang belanjaannya dan mencatat laporan penjualan tunai. Fungsi pramuniaga bertugas melayani pembeli yang datang dan menuliskan nota penjualan tunai untuk pelanggan. Fungsi gudang bertugas melakukan pencatatan keadaan terakhir persediaan barang dagang di gudang. Perusahaan berskala kecil menengah seperti Toko 24 Temanggung cenderung memiliki fungsi yang lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar yang fungsinya sudah sangat kompleks. Hal tersebut tentunya menyebabkan terjadinya perangkapan tugas diantara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi-fungsi dalam sistem penjualan tunai yang seharusnya ada dalam suatu perusahaan menurut Mulyadi (1993 : 462) meliputi fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi untuk sistem penjualan tunai. Dalam Toko 24 Temanggung, yang ada adalah fungsi pramuniaga, fungsi kasir, dan fungsi gudang. Dengan kata lain, fungsi tersebut dapat dirangkap oleh fungsi lain jika memang diperlukan. Hal tersebut senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Bobbi Marbangun Setyadi (2010) pada Toko Gelora Bantul yang menyebutkan bahwa perusahaan kecil menengah cenderung memiliki fungsi yang jumlahnya relatif sedikit, namun tiap fungsi mempunyai banyak tugas. Fungsi yang sedikit menyebabkan terjadinya perangkapan tugas yang harus dilakukan oleh fungsi-fungsi
169 tersebut. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada penelitian tersebut hanyalah fungsi supervisor, fungsi pramuniaga, dan fungsi kasir. Perangkapan fungsi yang terjadi pada Toko 24 Temanggung tentunya akan menurunkan kinerja perusahaan. Selain memberatkan bagian yang harus melakukan banyak pekerjaan akibat dari perangkapan fungsi yang harus diemban, hal tersebut juga berdampak pada perusahaan itu sendiri. Semakin banyak tugas yang harus dilakukan oleh suatu bagian, maka semakin besar juga kemungkinan terjadinya kesalahan yang dilakukan karena faktor kelelahan dan hilangnya konsentrasi. Pada Toko 24 Temanggung harus ada pembagian wewenang dan tanggung jawab secara jelas. Atau jika perlu ditambahkan satu bagian lagi untuk memisahkan fungsi pramuniaga, fungsi kasir dan fungsi gudang agar tiap bagian fokus pada tugasnya masing-masing. b. Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Toko 24 Temanggung Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung adalah nota penjualan tunai. Sedangkan catatan yang digunakan adalah catatan penjualan tunai. Nota tersebut terdiri dari yaitu : Nomor, Quantity (Q), Nama Barang, Harga, dan Jumlah. Di dalam nota ini juga juga terdapat isian nomor dan tanggal penjualan tunai. Nota ini terdiri dari dua rangkap, nota
170 penjualan yang asli akan dibawa oleh pembeli dan nota penjualan rangkap kedua untuk perusahaan serta dijadikan data administrasi yang selanjutnya akan dicatat di dalam jurnal penjualan tunai. Catatan penjualan tunai penjualan tunai berupa buku jurnal penjualan tunai sederhana yang digunakan untuk mencatat segala macam transaksi penjualan tunai yang masuk. Berdasarkan uraian di atas, dokumen dan catatan yang digunakan dalam Toko 24 Temanggung masih tergolong sederhana. Dokumen yang digunakan suatu perusahaan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (1993 : 463) meliputi faktur penjualan tunai, pita register kas, credit card sales slip, bill of lading, faktur penjualan COD, bukti setor bank, dan rekapitulasi harga pokok penjualan. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan suatu perusahaan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (1993 : 468) meliputi jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang. Pada Toko 24 Temanggung, dokumen yang digunakan baru sebatas nota dan catatan yang digunakan hanya berupa buku jurnal. Kelemahan dalam pengunaan nota nota dan jurnal manual adalah terlalu banyak kertas yang dibutuhkan untuk menyimpan nota dan terlalu banyak banyak buku untuk menjurnal, membutuhkan tempat yang luas untuk nota kertas dan penyimpanan buku buku jurnal. Sering terjadi nota dan buku yang hilang serta rusak, sehingga
171 menyulitkan pencarian data. Hasil penelitian ini secara garis besar selaras dengan penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010). Dari ketiga penelitian tersebut, dapat diketahui bahwa dokumen dan catatan yang digunakan oleh perusahaan masih sederhana, baik secara jenis maupun formatnya karena sistem akuntansi yang diterapkan juga masih sederhana. Dokumen dan catatan yang dipakai juga kurang lengkap sehingga informasi penjualan yang dihasilkan kurang memadai. Dokumen yang digunakan pada Koperasi Batur Agung Furniture, Bandung, Playen, Gunungkidul dalam penelitian yang dilakukan Martanti Yuni Purwaningsih (2009) yaitu bukti penerimaan kas, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal penjualan dan buku harian penerimaan kas. Dokumen yang digunakan pada Toko Gelora Bantul dalam penelitian Bobbi Marbangun Setyadi (2010) yaitu nota penjualan tunai, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah buku kasir. Dokumen yang digunakan pada Garasel Butik Lukis Yogyakarta dalam penelitian Mitra Utami (2010) yaitu nota penjualan, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah formulir pesanan. Dengan sistem yang terkomputerisasi, data data tersimpan di basis data, pencarian dapat dilakukan dengan mudah, tidak membutuhkan tempat yang banyak dan mengurangi kerusakan dalam