Hal. 1 KEGIATAN BELAJAR 2 Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari kegiatan belajar 2, siswa diharapkan : Dapat menjelaskan cara membuat data baru perusahaan jasa dengan menggunakan MYOB accounting versi 15.0 Dapat menjelaskan tahap-tahap kerja program komputer akuntansi sebelum digunakan dalam menyelesaikan kasus transaksi perusahaan jasa. Dapat menjelaskan cara membuat daftar akun dan linked account. Dapat menjelaskan cara membuat nama barang atau jasa, pelanggan dan pemasok. Dapat menjelaskan cara memasukkan saldo piutang, hutang dan persediaan. Dapat menjelaskan cara melakukan rekonsilasi piutang, hutang dan persediaan Dapat membuat atau merubah nama akun. Uraian Materi Ketika pertama kali perusahaan menggunakan MYOB sebagai alat bantu dalam kegiatan administrasi perusahaan (perpindahan dari cara manual ke komputer), Prosedur pertama yang harus dilakukan adalah: 1. MEMBUAT DATA BARU. 2. PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI. Dibawah ini dijelaskan prosedur data baru tahap demi tahap dengan mengambil contoh kasus perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, yaitu Lembaga Kursus LPK GRIYA ILMI.
Hal. 2 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK DATA PERUSAHAAN Nama Perusahaan : LPK GRIYA ILMI Alamat : Jl. Danau Mahalona No 25 Bintaro Tangerang Nomor Telepon : 021 569 63 765 Nomor Fax : 021 569 63 766 Pemilik & Manager : Drs. MF Yusuf, Ak. MM. Bidang Usaha : Lembaga Kursus NPWP : 01.456.769.0.321.452.9 LPK GRIYA ILMI terdaftar di Kantor Pelayanan Pajak Tangerang. Dibawah ini adalah Bagan Akun ( Charts Of Account) yang digunakan perusahaan. Nomor Akun Nama Akun 1.0000 Aktiva 11000 Aktiva Lancar 11100 Kas dan Bank 11101 Kas ditangan 11102 Bank Mandiri 11200 Piutang Usaha 11300 Pajak Dibayar Dimuka 11400 Biaya Dibayar Dimuka 11500 Persediaan Modul 12000 Aktiva Tetap 12100 Komputer 12101 Akum Penyusutan Komputer 12200 Peralatan Pendidikan 12201 Akum Penyusutan Peralatan Pendidikan 20000 Kewajiban 21000 Kewajiban Lancar 21100 Hutang Usaha 21200 Hutang Pajak 21300 Hutang Biaya 22000 Hutang Jangka Panjang 22100 Hutang Bank Mandiri 30000 Ekuitas 30100 Modal MF Yusuf 30200 Saldo Laba Periode Lalu 30300 Saldo Laba Periode Ini 34000 Saldo Penyeimbang 40000 Pendapatan Usaha 40100 Pendapatan Kursus 40200 Penjualan Modul 50000 Beban Usaha 50100 Beban Honor Instruktur 50200 Beban Penggandaan Modul 50300 Beban Sertifikat & Piagam 61000 Beban Pemasaran 61100 Beban Brosur & Spanduk 61200 Beban Iklan Media Masa 61300 Beban Sewa Ruangan 62000 Beban Administrasi & Umum 62100 Beban Gaji Karyawan 62200 Beban Telepon, Listrik & Air 62300 Beban Perlengkapan Pendidikan 80000 Pendapatan Lain-Lain 80100 Pendapatan Jasa Giro 90000 Beban Lain-Lain 90100 Beban Depresiasi 90200 Beban Bunga IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 3 LPK GRIYA ILMI NERACA SALDO Per tanggal 1 Januari 2006 Nama Akun Debit Kredit Kas Ditangan 6.000.000 --- Bank Mandiri 24.000.000 --- Piutang Usaha 11.700.000 --- Pajak Dibayar Dimuka 1.200.000 --- Persediaan Modul 7.500.000 --- Komputer 60.000.000 --- Akum Penyusutan Komputer --- 16.400.000 Peralatan Pendidikan 24.000.000 --- Akum Penyusutan Peralatan Pendidikan --- 12.000.000 Hutang Usaha --- 14.700.000 Hutang Pajak --- 1.220.000 Hutang Bank Mandiri --- 30.000.000 Modal MF Yusuf --- 50.000.000 Saldo Laba Periode Lalu 10.080.000 JUMLAH 134.400.000 134.400.000 PROGRAM KURSUS YANG DISELENGGARAKAN: Kode Kursus Nama Kursus Biaya Kursus J01 Komputer Akuntansi Rp. 650.000 J02 Pajak Terapan Rp. 1.400.000 J03 Ekspor Impor Rp. 800.000 J04 M.Y.O.B versi 15.0 Rp. 400.000 PERSEDIAAN MODUL & SALDO AWAL PERSEDIAAN Kode Modul Nama Modul Harga Jual Kuantitas Harga Beli Nilai Stock P01 Komp. Akuntansi Rp.25.000 150 buah Rp.10.000 Rp.1.500.000 P02 Pajak Terapan Rp.50.000 100 buah Rp.30.000 Rp.3.000.000 P03 Ekspor Impor Rp.40.000 100 buah Rp.20.000 Rp.2.000.000 P04 M.Y.O.B Rp.25.000 100 buah Rp.10.000 Rp.1.000.000 DATA PELANGGAN & SALDO AWAL PIUTANG USAHA Kode Pelanggan Nama Pelanggan Saldo Piutang per 1 Jan C01 Peserta Umum Kelas Pagi Rp. 200.000 C02 Peserta Umum Kelas Malam Rp. 1.500.000 C03 SMK Negeri 6 Rp. 6.000.000 C04 PT Liga Utama Rp. 4.000.000 Jumlah Rp. 11.700.000 DATA PEMASOK & SALDO AWAL HUTANG USAHA Kode Pemasok Nama Pemasok Saldo Hutang per 1 Jan S01 Taufik Offset Rp. 3.500.000 S02 Central Komputer Rp. 11.200.000 Jumlah Rp. 14.700.000
Hal. 4 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK TAHAP 1 : MEMBUAT DATA BARU Didalam perusahaan, prosedur ini biasanya dilakukan oleh Bagian Accounting atau EDP, dengan menggunakan SEMUA MODUL dalam MYOB Accounting Versi 15.0. 1. BUKA PROGRAM M.Y.O.B ACCOUNTING VERSI 15.0 PROSES INTRODUCTION. KLIK CREATE NEW COMPANY FILE 2. ENTRI NAMA & IDENTITAS PERUSAHAAN COMPANY INFORMATION: Nama Perusahaan, NPWP, NPPKP, alamat, telp, dsb Diketik seperti ini. Tekan tombol TAB untuk PINDAH baris 3. MENENTUKAN PERIODE AKUNTANSI. ACCOUNTING INFORMATION: Tahun Pembukuan, Awal bulan buku, Bulan tutup buku, Jumlah bulan dalam setahun. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 5 Tahun buku Tekan tombol TAB untuk PINDAH baris Bulan tutup buku Awal bulan buku Jumlah bulan dlm setahun 4. PILIH CARA BUAT DAFTAR AKUN (CHART OF ACCOUNT / ACCOUNT LIST )
Hal. 6 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK 5. SET NAMA FILE DATA FILE NAME: Klik CHANGE Ketik C:\ Nama File. 6. KLIK COMMAND CENTRE. 7. MEMBUAT DAFTAR AKUN (CHART OF ACCOUNT/ACCOUNT LIST) Ketik Daftar Akun ini menggunakan Program Excel dengan format seperti berikut. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 7 Setelah pengetikan selesai,, simpan daftar tersebut dalam Program Excel seperti yang biasa anda lakukan. Selanjutnya simpan kedua kali dalam bentuk Text (Tab Delimated) dengan cara sebagai berikut: 8. KEGIATAN IMPOR AKUN Pastikan program Excel sudah ditutup dan buka program MYOB.. Klik MENU FILE - IMPORT DATA ACCOUNT
Hal. 8 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Pilih file akun.text Halaman berikut. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 9 Keterangan: Proses impor harus menunjukan angka 0 pada baris record skipped. Jika ada angka lain, berarti ada Akun impor yang gagal dan harus diperbaiki terlebih dahulu, kemudian dilakukan coba impor kembali.
Hal. 10 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK 9. MEMBUAT LINKS ACCOUNT, MEMBUAT KODE PAJAK, DAN DATA PRODUK Tujuan Linked Account adalah mengatur sistem kerja MYOB sehubungan dengan bagan Akun (Account List) perusahaan yang baru saja diimpor. 9.1.Linked Account: Accounts & Banking Accounts. Tampilan Accounts & Banking Linked Accounts (Setelah Dirubah) Klik tanda panah hitam untuk merubah. 9.2. Linked Account: Sales Accounts. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 11 Tampilan Sales Linked Accounts (Setelah Dirubah) 9.3. Linked Account: Purchase Accounts Tampilan Purchase Linked Accounts (Setelah Dirubah) 10. MEMBUAT KODE PAJAK PPN KLIK MENU LIST - TAX CODE KLIK VAT / GST - UBAH KODE VAT MENJADI PPN & ISI LINKED ACCOUNT UNTUK PPN MASUKAN & KELUARAN.
Hal. 12 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Pilih & panggil VAT dengan cara klik tanda panah putih dikirinya. Bila VAT tidak ada, pilih GST atau T. Tampilan Tax Code PPN (Setelah Dirubah) Ganti Tax Code= PPN, Description= Pajak Pertambahan Nilai & Rate=10%. Isi Linked Account For Tax Collected = PPN Keluaran; Tax Paid = PPN Masukan. Untuk Tax Type, Pilih Value Added Tax atau Good & Service Tax. Hutang Pajak Pajak Dibayar Dimuka IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 13 11. MENGHAPUS AKUN YANG TIDAK DIPERLUKAN ( SETELAH LINKED ACCOUNT ) Karena bagan Akun menggunakan istilah Bahasa Indonesia (sesuai dengan hasil impor), maka anda harus membersihkan daftar Account List dari akun-akun default MYOB yang masih menggunakan Istilah Inggris. Cara menghapus Akun-Akun tersebut adalah: a. ACCOUNTS : KLIK ACCOUNT LIST KLIK TANDA PANAH PUTIH SEBELAH KIRI AKUN YG MAU DIHAPUS KLIK MENU EDIT KLIK DELETE SELESAI. Cara menghapus akun : Panggil Akun yg mau dihapus (klik panah putih disebelah akun) Klik menu Edit & Delete Account.
Hal. 14 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Lakukan penghapusan dengan cara yang sama. Periksa setiap kelompok ASSET, LIABILITY, EQUITY, INCOME, COST OF SALES, EXPENSE, OTHER INCOME & OTHER EXPENSE. CATATAN: Menghapus apapun dalam MYOB, caranya panggil dulu yg akan dihapus, kemudian Klik menu Edit & Delete. Akun Retained Earning dan Current Year Earnings Khusus kelompok EQUITY, ada 2 (dua) Akun yang tidak bisa dihapus, yaitu RETAINED EARNING & CURRENT YEAR EARNINGS. Cara untuk menghilangkan RETAINED EARNING & CURRENT YEAR EARNINGS yaitu dengan MERUBAH NOMOR & NAMA AKUN tersebut. menjadi nomor & Akun baru. 1. Panggil akun Retained Earning dan ubah nama menjadi Saldo Laba Periode Lalu. 30800. Retained Earnings diganti Saldo Laba Periode Lalu 2. Panggil akun Current Year Earning dan ubah nama menjadi Saldo Laba Periode Berjalan. Current Year Earnings diganti Saldo Laba Periode Berjalan IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 15 Hasil perubahan nampak seperti dibawah ini. Selanjutnya. Panggil dan Hapus akun nomor 30200 & 30300.
Hal. 16 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Selanjutnya panggil akun 30800 ubah nomor akun menjadi 30200 & akun 30900 menjadi nomor 30300. Semula no. 3-0800 diganti 3-0200 Semula no. 3-0900 diganti 3-0300 Hasil akhir kelompok Equity nampak seperti dibawah ini. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 17 12. MEMBUAT NAMA PRODUK DAN LINKED ACCOUNTS ( ITEM LIST ) MENU LIST ITEM - KLIK NEW - ISI NOMOR & NAMA PRODUK - CHECK LIST I Sell.., (KHUSUS JASA) Membuat Nama Jasa 1 : Kursus Komputer Akuntansi a Membuat item khusus untuk JASA, cukup memberi check list pada baris I Sell This Item. Sedangkan I Buy This Item & I Inventory This Item checklist-nya kosong. Karena Jasa tidak mengenal transaksi Beli atau Persediaan.
Hal. 18 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK b Gunakan klik mouse atau tekan tombol tab untuk pindah baris Nama Jasa 2 : Kursus Pajak Terapan a b IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 19 Nama Jasa 3 : Kursus Ekspor Impor a b Nama Jasa 4 : Kursus MYOB a
Hal. 20 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK b Membuat Nama Barang 1: MODUL KOMPUTER AKUNTANSI a b IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 21 c Nama Barang 2: MODUL PAJAK TERAPAN a b
Hal. 22 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Nama Barang 3: MODUL EKSPOR IMPOR a b Nama Barang 4: MODUL MYOB a IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 23 b Berikut ini adalah hasil keseluruhan Daftar kode & Nama produk ( Item List) yang telah anda kerjakan.
Hal. 24 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK 13. MEMBUAT NAMA PELANGGAN (CUSTOMER) Nama Pelanggan harus diinput satu persatu secara lengkap dengan cara: KLIK MODUL CARD FILE CARD LIST - KLIK CUSTOMER - KLIK NEW & ISI PROFILE (identitas) Klik Customer & Klik New untuk membuat Nama & Kode Customer baru. 1. Pada Kolom Profile, diisi Name = Nama Customer, Card ID = Kode Customer, Alamat, Nomor telepon, dan sebagainya. Tekan tombol tab untuk pindah IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 25 Lakukan cara yang sama untuk membuat nama customer 2, 3, dan 4. 2. 3. 4. Hasil akhir daftar customer.
Hal. 26 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK 14. MEMBUAT NAMA PEMASOK (SUPPLIER) Nama Pemasok harus diinput satu persatu secara lengkap dengan cara: MODUL CARD FILE CARD LIST - KLIK SUPPLIER - KLIK NEW & ISI PROFILE (identitas pemasok). Pada Kolom Profile, diisi Name = Nama Supplier, Card ID = Kode Supplier, Alamat, Nomor telepon, dan sebagainya. Lakukan cara yang sama untuk setiap supplier. 1. Tekan tombol tab untuk pindah 2. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 27 Nama Pemasok (Supplier) TAHAP 2 : PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI 15. ENTRI SALDO AKUN NERACA AWAL PERIODE. Apabila Bulan Transaksi Sama Seperti Bulan Pertama Periode Akuntansi. Fasilitas yang digunakan adalah: Menu SETUP Balances Account Opening Balances - Isi kolom Opening Balance dengan Saldo awal Neraca periode transaksi (Gunakan tombol panah ke bawah keyboard untuk pindah nama akun). Dalam kasus LPK Griya Ilmi, Periode Akuntansi adalah Januari s.d. Desember 2006, sedangkan bulan transaksi adalah Januari 2006, yang berarti sama seperti Bulan Pertama Periode Akuntansi, yaitu Januari 2006. Neraca Saldo Awal Bulan yang akan dientri dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Penyelesaian MYOB nampak seperti tampilan dibawah ini. Klik Setup Balances Account Opening Balance Isi kolom Opening Balance.
Hal. 28 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Gambar Opening Balance sebelum dientri. Klik baris akun kas ditangan pada kolom opening balance. Gunakan tombol panah ke bawah untuk pindah ke baris berikutnya. Catatan: Dalam entri angka tidak menggunakan tanda titik. Contoh: saldo Rp.6.000.000 cukup dientri 6000000 Khusus untuk akun aktiva tetap yang bersaldo kredit, seperti akumulasi penyusutan, dientri secara negative, artinya ketik tanda minus sebelum nilai penyusutan, contoh: - 16400000 Baris Amount left to be allocated harus menunjukkan angka Rp.0,00 IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 29 16. ENTRI SALDO AWAL PIUTANG DAGANG Daftar saldo piutang dagang dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Fasilitas yang digunakan adalah: Klik Menu Setup Balance - Customer Balance Pilih Nama Pelanggan Klik Add Sale Entri faktur satu per satu. 1. Membuat Piutang Peserta Umum Kelas Pagi.
Hal. 30 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. Invoice# = Nomor Faktur Penjualan Date = Tanggal awal bulan transaksi Memo = Saldo Awal Piutang Tax Code = N-T,karena saldo piutang bukan objek PPN. Pilih nama customer dan klik ADD SALE untuk entri piutang selanjutnya. 2 Membuat Piutang Peserta Umum Kelas Malam. Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 31 Pilih nama customer dan klik ADD SALE untuk entri piutang selanjutnya. 3. Membuat Piutang SMK Negeri 6 Jakarta. Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. Pilih nama customer dan klik ADD SALE untuk entri piutang selanjutnya. 4. Membuat Piutang PT Liga Utama.
Hal. 32 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. Apabila anda selesai memasukkan semua saldo piutang, maka anda akan mendapatkan ucapan selamat dari MYOB seperti contoh dibawah ini. 17. ENTRI SALDO AWAL HUTANG DAGANG Daftar saldo hutang dagang dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Fasilitas yang digunakan adalah: Klik Menu Setup Balance - Supplier Balance Pilih Nama Pemasok Klik Add Purchase Masukkan Faktur satu persatu. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 33 1. Membuat Hutang Taufik Offset. Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. PO# = nomor faktur pembelian Date = Tanggal awal bulan transaksi Memo = Saldo Awal Hutang Tax Code = N-T, karena saldo hutang bukan objek PPN. Selanjutnya pilih nama supplier dan klik Add Purchase untuk entri hutang berikutnya.
Hal. 34 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK 2. Membuat Hutang Central Computer Tekan Tombol TAB untuk PINDAH. 18. ENTRI SALDO AWAL PERSEDIAAN MODUL ( QUANTITY ) Daftar Unit Modul & Harga Pokok dapat dilihat pada Bab Kegiatan Belajar 1. Cara memasukkan saldo unit persediaan modul: Klik Menu Command Centre - Inventory Count Inventory Isi kolom Counted dengan jumlah barang (tekan tombol tanda panah ke bawah untuk pindah baris). IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 35 Entri saldo persediaan satu per satu dikolom COUNTED. Caranya klik & isi baris pertama. Kemudian tekan tombol panah kebawah keyboard untuk pindah baris. Pengisian nomor akun persediaan.
Hal. 36 KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK SMK Entri Saldo Awal Harga Pokok Persediaan Modul (Cost) Isi Inventory Journal Number = nomor jurnal umum (JU604 02); Date = tanggal awal bulan transaksi; Memo = Saldo awal persediaan. Isi harga pokok produk per satuan pada kolom UNIT COST. Tekan tombol panah kebawah untuk pindah ke bawah. Keterangan: Inventory Journal Number = nomor bukti memorial untuk pencatatan persediaan awal. Date = tanggal bukti memorial. Memo = keterangan jurnal memorial. 19. MEMERIKSA HASIL KERJA PEMBUATAN DATA BARU. Pemeriksaan ini bertujuan untuk: a. Memastikan bahwa NILAI HUTANG, PIUTANG DAN PERSEDIAAN BARANG MENURUT NERACA sudah sama besarnya dengan KARTU HUTANG PER SUPPLIER, KARTU PIUTANG PER CUSTOMER, dan KARTU PERSEDIAAN. b. Memeriksa apakah ada kesalahan Kode Pajak, Tanggal Entri atau lainnya pada tahap pembuatan data baru dan persiapan bulan transaksi. Cara melakukan pemeriksaan: KLIK MODUL ACCOUNT - KLIK COMPANY DATA AUDITOR IKUTI PROSES - Periksa apakah masih ada tanda tanya atau sudah check list semua. IRSAN LUBIS, SE.AK.
Hal. 37 Apabila hasil menunjukkan seperti di atas, berarti tidak ada kesalahan dalam melakukan pembuatan data baru dan persiapan bulan transaksi. Tetapi apabila masih ada tanda tanya (? ) pada baris tertentu, berarti ada kesalahan dan harus diperbaiki terlebih dahulu. 20. PROSEDUR DATA BARU & PERSIAPAN BULAN TRANSAKSI SELESAI.