BORANG MAKLUM BALAS PELANGGAN TERHADAP PERKHIDMATAN JABATAN PENDAFTAR Para pelanggan yang dihormati. Kami memohon kerjasama tuan/puan untuk memberi maklum balas terhadap mutu perkhidmatan yang disediakan oleh Jabatan Pendaftar. Maklum balas ini penting untuk kami menambah baik perkhidmatan yang disediakan di Jabatan Pendaftar yang terdiri daripada 6 bahagian seperti berikut: i. Bahagian Perkhidmatan Akademik ii. Bahagian Sumber Manusia iii. Bahagian Keselamatan iv. Bahagian Pentadbiran dan Governan v. Bahagian Perundangan dan Integriti vi. Bahagian Pengurusan Maklumat Maklumat adalah SULIT. Pihak Jabatan Pendaftar amat berterima kasih atas kesediaan kakitangan UMS untuk mengisi borang maklum balas pelanggan ini. BAHAGIAN A : MAKLUMAT PELANGGAN Sila tandakan dalam ruang yang disediakan: 2. J/F/P/I/U: 4. Kekerapan berurusan di Jabatan Pendaftar : Tidak Pernah Setiap Hari Seminggu sekali Sebulan Sekali Setahun sekali Beberapa kali dalam tempoh setahun 1
BAHAGIAN B : PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP KUALITI PERKHIDMATAN BERDASARKAN PIAGAM PELANGGAN JABATAN PENDAFTAR Untuk setiap kenyataan di bawah, sila tandakan [ ] nombor-nombor yang berkenaan mengikut skala tindak balas yang diberikan. Skala Tindak Balas 1 Tidak Berpuas Hati 2 Memuaskan 3 Berpuas Hati 4 Sangat Berpuas Hati PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK 1. Mengeluarkan surat tawaran dan maklumat penting bagi kemasukan pelajar baharu yang berjaya ditawarkan melalui laman web UMS dalam tempoh masa lima (5) hari berkerja. 2. Mengadakan Pra Pendaftaran Kursus pada Minggu ke-10 dan ke-11 semester semasa bagi semester akan datang. 3. Memaparkan jadual kuliah semester akan datang di laman sesawang pada minggu ke-10 semester semasa. 4. Memaparkan Jadual peperiksaan di laman sesawang pada minggu ke-11 pengkuliahan setiap semester. 5. Mengeluarkan slip peperiksaan melalui Sistem Maklumat Pelajar (SMP) pada minggu ke-9 pengkuliahan. 6. Memaklumkan keputusan permohonan yang diluluskan di peringkat Pra Siswazah dan Senat dalam tempoh 3 hari waktu bekerja selepas kelulusan diterima. 7. Menyediakan surat pengesahan pelajar dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas permohonan yang lengkap diterima. 8. Mengambil tindakan ke atas aduan dalam tempoh tiga (3) hari waktu bekerja. 9. Membekalkan data yang dipohon dari dalam dan luar dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas tarikh permohonan yang lengkap diterima. 2
10. Memastikan 100% pelajar yang memenuhi syarat pengijazahan termasuk dalam senarai layak bergraduat. 11. Mengedarkan takwim Mesyuarat Jawatankuasa Prasiswazah dan Senat tahun akan datang pada minggu kedua bulan Disember pada tahun semasa. 12. Mengedarkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pra siswazah, Senat dan mesyuarat utama BPA dalam tempoh 7 hari waktu bekerja dari tarikh mesyuarat diadakan. 13. Memproses tempahan ruang dewan kuliah Pusat dalam tempoh sehari daripada tarikh penerimaan tempahan yang lengkap. 14. Mengeluarkan permohonan perolehan PU03 (Borang permohonan pembelian bekalan/perkhidmatan) bagi keperluan aktiviti BPA melalui sebutharga/rundingan terus dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan dan tarikh dokumen lengkap diterima. 15. Mengumumkan sidang konvokesyen dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh majlis konvokesyen berlangsung PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA 1. Mengeluarkan surat panggilan temuduga atau menghubungi calon tentang temuduga tersebut dalam tempoh 7 hari bekerja sebelum tarikh temuduga. 2. Memaklumkan keputusan temuduga jawatan dalam masa 30 hari bekerja dari tarikh temuduga dijalankan. 3. Memastikan surat tawaran tempoh perkhidmatan staf kontrak dibuat dalam tempoh 30 hari bekerja sebelum tarikh tamat perkhidmatan. 4. Memproses permohonan peletakan jawatan daripada staf (kecuali mereka yang mempunyai ikatan kontrak) dalam masa 14 hari bekerja selepas penerimaan permohonan. 3
5. Mengeluarkan surat pengesahan jawatan dalam masa 10 hari bekerja selepas Mesyuarat Jawatankuasa Pengesahan Jawatan Universiti 6. Mengeluarkan surat keputusan kenaikan pangkat dalam tempoh 14 hari bekerja selepas kelulusan Pihak Berkuasa Pengurusan Universiti (PBPU). 7. Mengeluarkan laporan pergerakan gaji tahunan pada 10hb iaitu bagi pergerakan Januari, April, Julai dan Oktober; 8. Melaksanakan proses penilaian prestasi setahun sekali. 9. Mengemukakan dokumen-dokumen untuk proses persaraan wajib/persaraan secara pilihan kepada Bahagian Pencen, Jabatan Perkhidmatan Awam dalam tempoh tiga (3) bulan sebelum tarikh persaraan. 10. Mengumumkan Kalendar Latihan tahunan akan datang pada Minggu Kedua bulan Disember pada tahun semasa. 11. Memproses permohonan staf JFPIU untuk menganjurkan atau menghadiri kursus luar dalam tempoh 3 hari bekerja selepas permohonan diterima. 12. Memaklumkan keputusan permohonan menghadiri kursus luar dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja selepas kelulusan. 13. Memaklumkan keputusan Program Transformasi Minda (PTM) kepada peserta dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas diluluskan dalam Mesyuarat Panel PTM. 14. Memaklumkan keputusan permohonan berkaitan cuti belajar kepada pemohon dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas menerima kelulusan Jawatankuasa Pengajian Lanjutan. 15. Memberi maklum balas awal terhadap pertanyaan atau aduan dalam tempoh 48 jam. 4
PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN PERUNDANGAN DAN INTEGRITI 1. Memberikan khidmat nasihat perundangan secara bertulis dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh diterima. 2. Memberikan pandangan perundangan secara bertulis mengenai sebarang implikasi undang-undang terhadap sebarang dokumen perjanjian atau memorandum persefahaman dalam tempoh 7 hari bekerja dari dari tarikh diterima. PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT 1. Perubahan atau pertukaran rekod kakitangan di HRMIS JPA akan diselesaikan selewat-lewatnya 3 hari. 2. Permohonan maklumat daripada pihak dalaman UMS diselesaikan selewat-lewatnya dalam 3 hari bekerja dari tempoh penerimaan rasmi 3. Permohonan maklumat daripada pihak luar UMS diselesaikan selewat-lewatnya dalam 7 hari bekerja dari tempoh penerimaan rasmi 4. Pembangunan sistem baru akan disiapkan selewat-lewatnya 12 bulan. 5. Penambahbaikan sistem disiapkan selewat-lewatnya 6 bulan. 6. Bantuan atas talian pengguna seperti pertukaran katalaluan dan panduan pengguna dikeluarkan selewat-lewatnya dalam 1 jam. 5
PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN GOVERNAN 1. Keputusan/syor pertama mesyuarat LPU disampaikan kepada pihak berkenaan dalam tempoh 48 jam selepas sesuatu mesyuarat LPU selesai dan petikan minit mesyuarat disampaikan 3 hari selepas mendapat perakuan/semakan ahli mesyuarat LPU. 2. Aduan pelanggan diselesaikan dalam tempoh empat belas (14) hari. 3. Keurusetiaan mesyuarat pengurusan Majlis-Majlis Rasmi Universiti dan Jabatan Pendaftar diambil tindakan selama 3 hari bekerja. 4. Permohonan pos (Laju, Berdaftar dan Sistem Franking) dilaksanakan dalam tempoh dua (2) hari dari tarikh permohonan. 5. Pakaian seragam dibekalkan setiap tahun seperti dalam peraturan sebelum Julai. 6. Proses bayaran tuntutan klinik panel diselesaikan dalam tiga (3) hari selepas diluluskan Jawatankuasa Tadbir Urus Klinik Panel. PENILAIAN PERKHIDMATAN BAHAGIAN KESELAMATAN 1. Membuat kawalan keselamatan kampus 24 jam sehari. 2. Menjalankan rondaan keselamatan 3 syif setiap hari. 3. Menyediakan laporan kes keselamatan dalaman dalam tempoh 7 hari bekerja. 4. Melaksanakan kawalan keselamatan yang sistematik dan berterusan. 6
5. Menguatkuasakan undang-undang dan peraturan terhadap warga universiti secara berhemah dan proaktif. 6. Menyediakan urusan perkhidmatan keselamatan berteraskan penggunaan teknologi. 7. Menyiapkan papan tanda penunjuk arah sehari sebelum aktiviti. 8. Menyelesaikan perkhidmatan kaunter dalam masa kurang 15 minit BAHAGIAN C : PENILAIAN KUALITI PERKHIDMATAN STAF NO. 1 Layanan yang diberikan oleh kakitangan di Jabatan ini adalah mesra. SKALA TINDAKBALAS 2 Urusan aduan dikendalikan dengan cepat dan cekap. 3 Pegawai berkaitan mudah ditemui / dihubungi. 4 Maklumat berkaitan dengan perkhidmatan mudah diperolehi. 5 Maklumat yang diterima adalah tepat. 6 7 8 9 10 12 Urusan dapat diselesaikan mengikut tempoh yang dijanjikan. Kakitangan di Jabatan ini sedia menerima pandangan atau kritikan. Kakitangan di Jabatan ini bijak mengawal emosi dan bersikap profesional. Kakitangan di Jabatan ini berpengetahuan dalam memberi maklumat yang tepat tentang perkhidmatan. Keterampilan diri kakitangan yang bertugas adalah kemas, rapi dan meyakinkan. Urusan perkhidmatan di kaunter adalah selesa dan mesra pengguna. 13 Layanan panggilan telefon adalah baik dan berkesan. 7
14 15 Maklum balas melalui mel elektronik (e-mel) adalah cepat dan lengkap. Perkhidmatan sokongan dan kesediaan staf memberi bantuan yang diperlukan adalah memuaskan. Bagaimanakah anda menilai tahap perkhidmatan Jabatan Pendaftar secara keseluruhannya? 0 5 6 7 8 9 10 Amat Tidak Memuaskan Sederhana Amat Memuaskan BAHAGIAN D : CADANGAN Sila berikan cadangan anda untuk menambah baik perkhidmatan yang diberikan oleh Jabatan Pendaftar. Terima Kasih Kerana Meluangkan Masa Untuk Menjawab Soal-Selidik Ini. Jika memerlukan maklumbalas/pertanyaan lanjut mengenai perkhidmatan Jabatan Pendaftar, boleh disampaikan atau menghubungi ke alamat berikut: Unit Perkhidmatan Pelanggan, Seksyen Sekretariat Bahagian Pentadbiran dan Governan, Email : jurinah@ums.edu.my, samsidar@ums.edu.my No. Ext : 1556/1082 No. Fax : 088-320243 8