Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 1 dari 5 Maret 22 1. TUJUAN Sebagai panduan melakukan tindakan perbaikan/perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensi terjadinya ketidaksesuaian. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian penyampaian jasa di lingkup Universitas Negeri Semarang. 3. REFERENSI a. ISO 90:2008 b. Manual Mutu 4. DEFINISI a. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan. b. Tindakan perbaikan adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki. c. Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki. d. Tim penjamin mutu adalah tim ataupun personil yang bertugas melayani aspirasi permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan. 1. Setiap personil yang terkait dengan penyampaian jasa dapat memberikan usulan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan masalah yang timbul. 2. Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat berasal dari : a. Audit mutu internal. b. Audit mutu eksternal.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 c. Keluhan pelanggan. 2 dari 5 Maret 22 5.2. Identifikasi ketidaksesuaian. 1. Ketidaksesuaian yang ditemukan dari audit mutu internal akan diidentifikasi sesuai dengan prosedur Audit Mutu Internal (PM-BPM- 03). 2. Ketidaksesuaian yang terkait dengan suplier dapat diidentifikasi dari Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (PM-PRAS-). 3. Ketidaksesuaian yang terkait dengan pelanggan dapat diidentifikasi melalui Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (PM-BPM-06). 4. Ketidaksesuaian yang ditemukan dari pemeriksaan penyampaian jasa diidentifikasi dengan Prosedur Pengendalian Produk tidak Sesuai (PM-BPM-10) 5.3. Tim Penjamin Mutu 1. Tim Penjamin Mutu di tingkat pusat adalah Badan Penjaminan Mutu 2. Tim Penjamin Mutu di tingkat fakultas/jurusan/prodi adalah Gugus Penjaminan Mutu.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 3 dari 5 Maret 22 6. PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan PBM PRODI/ JURUSAN Mulai Menyerahkan Menerima Menindak lanjuti Menyimpan PPAT Selesai 6.2. Rincian Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 6.2.1. Tinjauan Permintaan Tindakan Perbaikan/Perbaikan dan Pencegahan. 1. Pengusul akan mencatat setiap ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti pada Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM--BPM-07). Form tersebut dan bukti pendukungnya disampaikan kepada tim penjamin di tingkat
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 4 dari 5 Maret 22 Prodi/Jurusan/Fakultas/Universitas (sesuai lokasi/tingkatan kewenangan). 2. Tim penjaminan mutu yang bersangkutan akan meninjau apakah Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti. a. Jika tidak perlu untuk ditindak lanjuti, maka PTPP tersebut akan disimpan. b. Jika perlu ditindak lanjuti, tim penjamin mutu akan memberikan nomor pada Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut. c. Tim penjamin mutu akan meneruskan PTPP tersebut kepada bagian terkait dan salinannya disimpan oleh Tim penjamin mutu. 6.2.2. Analisa penyebab masalah. 1. Bagian terkait harus menganalisa penyebab ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian guna menetapkan tindakan perbaikan/ tindakan pencegahan yang harus diambil. 2. Analisa ini dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi rekaman mutu yang ada termasuk rekaman hasil audit, laporan keluhan pelanggan, rekaman tinjauan manajemen, evaluasi vendor, statistik dll. 3. Hasil analisa mengenai penyebab ketidaksesuaian akan dicantumkan pada form Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan termasuk juga rencana implementasi, batas waktu pelaksanaan dan personil yang bertanggung jawab. 6.2.3. Tindakan Perbaikan. 1. Tindakan perbaikan dapat ditetapkan setelah penyebab ketidaksesuaian teridentifikasi dengan jelas melalui analisa masalah.
Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 85080 5 dari 5 Maret 22 2. Bagian yang terkait harus menerapkan tindakan perbaikan / pencegahan sesuai dengan keputusan dalam pembahasan analisa masalah. 6.2.4. Tindakan Pencegahan. 1. Tindakan pencegahan dapat ditetapkan setelah penyebab potensial terjadinya masalah teridentifikasi dengan jelas. 2. Tindakan pencegahan dapat juga diambil berdasarkan hasil statistik yang menunjukkan adanya suatu kecenderungan yang menunjukkan potensi terjadinya masalah. Penetapan tindakan pencegahan harus berdasarkan pada tingkat potensi permasalahan. 6.2.5. Monitoring Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 1. Pimpinan/Kepala (sesuai tingkat kewenangan) terkait harus memastikan bahwa tindakan perbaikan/ pencegahan yang direncanakan telah dilaksanakan dan efektif untuk menyelesaikan masalah. 2. Tim penjamin mutu akan memverifikasi dan menilai keefektifan setiap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah selesai ditindaklanjuti. 3. Tim penjamin mutu akan mencatat semua tindakan perbaikan/ pencegahan pada Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-BPM-07). Hasil penerapan tindakan perbaikan/ pencegahan akan dilaporkan pada saat rapat rutin/tinjauan manajemen. 7. LAMPIRAN a. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM--BPM- 07) b. Formulir Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-BPM-07)