BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian I. Implementasi Sistem Informasi atas Pembelian dan Penjualan pada CV. Barezky Total CV. Barezky Total adalah termasuk dalam Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) yang terdaftar dalam UMKM wilayah Propinsi Banten, Tangerang Selatan, dan bergerak dalam bidang perdagangan herbal. Sistem Pembelian dan penjualan CV. Barezky Total masih manual, belum menggunakan sistem yang berbasis komputerisasi. Dalam memperoleh persediaan barang dagangan, CV. Barezky Total mempunyai kontrak kerjasama dengan produsen atau pemasok herbal yang memproduksi khusus untuk pesanan CV. Barezky Total. Dalam kontrak kerjasama berisi antara lain bentuk dan jenis barang yang dipesan, kemasan, harga pembelian, jumlah pesanan, lama pengiriman, cara pembayaran, jaminan ketersediaan barang hingga lamanya masa kontrak berlaku. CV. Barezky Total membeli dari pemasok secara tunai, dengan terlebih dahulu membayar uang muka (down payment) dan melunasinya setelah barang pesanan diterima digudang perusahaan. Dalam kegiatan penjualan barang dagangan, Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada CV. Barezky Total, cukup kompleks karena dalam 61
perusahaan memiliki banyak fungsi yang terkait satu sama lain untuk melaksanakan penjualan barang. Setiap bagian atau fungsi memiliki tanggung jawab yang berbedabeda, contohnya fungsi salesman dalam pemasaran adalah sebagai orang yang mempromosikan produk kepada calon pelanggan (customer) dan penerima pesanan pelanggan untuk kemudian menyampaikannya kepada bagian kasir dan administrasi untuk memproses pesanannya. Sistem penjualan yang dilakukan oleh CV. Barezky Total adalah penjualan Dropping dan Kanvas. Penjualan dropping adalah penjualan dengan mengantar barang pesanan hingga ke pelanggan, yang sasaran pasarnya adalah grosir kecil dan besar. Sedangkan penjualan kanvas adalah penjualan yang sasaran pasarnya toko, pengecer (retailer) ataupun pelanggan langsung (end user). Penjualan dropping biasanya pembayaran dilakukan secara kredit sedangkan penjualan kanvas biasanya pembayaran dilakukan secara tunai. Pembayaran barang dapat dibayarkan dengan uang tunai maupun warkat giro jika pembelian yang dilakukan oleh customer dalam jumlah besar dan pembayaran dengan uang tunai tidak memungkinkan. CV. Barezky Total, tidak hanya menjual barang dan menerima pembayaran, namun juga melalui sistem dan prosedur yang digunakan dan telah ditetapkan dalam penjualan tersebut. Hal ini dilakukan berkaitan dengan pengamanan terhadap harta perusahaan dan agar aktivitas dapat berjalan secara efektif dan efisien.. 62
1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada CV. Barezky Total CV. Barezky Total melakukan transaksi pembelian secara tunai, beberapa hal yang berhubungan dengan prosedur transaksi pembelian, adalah; a) Bagian-bagian yang terkait dalam pembelian Bagian atau fungsi yang terkait dalam prosedur pembelian barang dagangan pada CV. Barezky Total, adalah sebagai berikut : 1) Bagian Gudang Fungsi gudang sebagai tempat penyimpanan barang dagangan serta membuat laporan posisi persediaan barang yang ditujukan ke manejemen sebagai bentuk evaluasi akan ketersediaan barang di gudang yang perlu dipenuhi. Fungsi gudang juga sebagai penerimaan barang, menandatangani bukti penerimaan barang dari pemasok, serta bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,dan kuantitas barang yang diterima. 2) Bagian Pembelian Fungsi pembelian untuk menghubungi pemasok guna mendapatkan informasi barang dan melakukan pesanan barang melalui telepon, setelah ada kesepakatan dengan pemasok, lalu mengirim surat pesanan pembelian barang (purchase order). Fungsi pembelian membuat surat permintaan uang sementara (cash advance) untuk pembayaran uang muka pesanan pembelian, kepada fungsi kasir. Pemilik perusahaan terlibat langsung dalam transaksi 63
pembelian, sehingga seluruh proses pembelian harus diketahui dan disetujui oleh pemilik 3) Bagian Penerimaan Barang Fungsi penerimaan dirangkap oleh fungsi gudang, bertanggung jawab dalam menerima barang dari pemasok, memeriksa jenis, kuantitas, spesifikasi dan mutu barang yang dibeli dan menandatangani bukti penerimaan barang dari pemasok. 4) Bagian Kasir dan Administrasi Fungsi kasir bertanggung jawab memeriksa surat pesanan pembelian, memeriksa formulir permintaan uang sementara (Cash advance), dan memberikan uang membuatkan cek ke bagian pembelian sesuai dengan jumlah yang tertera dalam cash advance. Setelah bagian pembelian melakukan pembelian barang, fungsi kasir memeriksa kwitansi pembelian dan mencocokkan dengan cash advance. Fungsi administrasi adalah mencatat administrasi pembelian termasuk membuat buku besar pembelian. 5) Bagian Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam Jurnal pembelian dan daftar pembelian. Pencatatan dalam daftar pembelian ini berdasarkan faktur pembelian dari pemasok. Fungsi akuntansi juga mencatat jurnal pengeluaran uang sementara (Cash advance). 64
b) Dokumen yang digunakan dalam pembelian Dokumen-dokumen pembelian yang terkait dalam prosedur pembelian barang pada CV. Barezky Total adalah sebagai berikut : 1) Laporan Posisi Persediaan Barang Bagian gudang membuat laporan posisi persediaan barang sesuai dengan permintaan Manajemen. Laporan posisi persediaan dibuat rangkap 2, lembar ke-1 untuk bagian pembelian dan lembar ke-2 untuk arsip. Laporan posisi persediaan barang sebagai dasar manajemen menganalisa kebutuhan persediaan barang digudang. 2) Surat Pesanan Pembelian (purchase order) Atas dasar rekomendasi manajemen akan kebutuhan persediaan barang. Surat pesanan pembelian dibuat oleh bagian pembelian sebagai dasar adanya pesanan pembelian barang, setelah disetujui oleh manajemen, surat pesanan dikirim melalui faks ke pemasok. Surat pesanan pembelian dibuat rangkap 2, lembar ke-1 untuk pemasok, lembar ke-2 untuk bagian keuangan. 3) Laporan Penerimaan Barang Dibuat oleh bagian gudang yang merangkap sebagai fungsi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima sesuai dengan surat pesanan, dibuat rangkap 2, lembar ke-1 untuk bagian pembukuan dan lembar ke-2 untuk arsip. 65
4) Formulir Pengeluaran Kas/ Cek (Payment Voucher) Formulir ini digunakan sebagai bukti pengeluaran uang/cek melalui rekening bank, untuk pembelian barang dengan melampirkan formulir cash advance dan atau surat tagihan atau kwitansi dari pemasok. c) Catatan akuntansi yang digunakan dalam pembelian Catatan akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian pada CV. Barezky Total, adalah sebagai berikut; 1) Jurnal Umum Adanya pengeluaran kas atas transaksi pembelian akan dicatat dalam jurnal umum. 2) Jurnal Pembelian Transaksi pembelian barang dicatatat dalam jurnal pembelian. 3) Catatan Daftar Pembelian Selain jurnal pembelian, stransaksi pembelian juga dicatat dalam catatan daftar pembelian yang berisi antara lain; nomor, tanggal pembelian, nama pemasok, jenis barang, jumlah, harga pembelian, sisa dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Data dalam catatan daftar pembelian berdasarkan dokumen surat pesanan, surat tagihan dari pemasok yang mencantumkan. 4) Kartu Persediaan Formulir ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan pembelian dan keluar masuknya barang di gudang. 66
d) Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Dalam prosedur pembelian barang, jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian oleh CV. Barezky Total,adalah sebagai berikut : 1) Prosedur permintaan persediaan Fungi gudang membuat surat laporan posisi persediaan barang kepada bagian pembelian dan manajemen. 2) Prosedur pesanan pembelian Fungsi pembelian membuat pesanan pembelian barang ke pemasok yang dipilih satelah adanya persetujuan dari manajemen berdasarkan laporan posisi persediaan. 3) Prosedur penerimaan barang Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan atas kuantitas, mutu, jenis barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang. Fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang 4) Prosedur penyimpanan Penyimpanan barang yang diterima dari pemasok disimpan oleh fungsi gudang. 5) Prosedur pencatatan pembelian Fungsi administrasi melakukan pencatatan dan memeriksa dokumendokumen yang berkaitan dengan transaksi yang terjadi dalam proses pembelian. 67
Pada gambar 8 dan 9, adalah bagan alur proses transaksi pembelian pada CV. Barezky Total. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada CV. Barezky Total 2.1. Transaksi penjualan Tunai (penjualan kanvas) a) Bagian dan fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai 1) Bagian Penjualan Fungsi penjualan, setelah menerima surat pesanan dari pembeli lalu mengajukan pengambilan barang dengan terlebih dahulu menyertakan Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB). Untuk pesanan penjualan kanvas, bagian administrasi menyiapkan surat pernyataan pinjaman untuk ditanda tangani oleh Salesman dan diketahui oleh Supervisor. Surat pernyataan pinjaman ini sebagai jaminan Salesman terhadap pengambilan barang hingga barang sampai ke pembeli dan menyerahkan hasil penjualan tersebut ke fungsi kasir. Fungsi penjualan membuat rekapitulasi laporan penjualan harian salesman dan surat permintaan pengeluaran barang dari salesman kanvas, untuk rencana penjualan berikutnya. 2) Bagian Kasir dan Administrasi Setelah menerima pembayaran dari hasil penjualan, fungsi kasir menyetorkannya ke bank. Hasil laporan penjualan dikirim ke fungsi pembukuan. Fungsi administrasi mencatat semua transaksi penjualan. 68
3) Bagian Gudang Atas dasar Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) dari fungsi penjualan, fungsi gudang bertanggung jawab mengeluarkan barang dari gudang, untuk diserahkan ke fungsi pengiriman untuk diberikan ke pembeli. 4) Bagian Pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang pesanan pembeli dengan melampirkan surat jalan yang juga berfungsi sebagai surat pengiriman barang yang dibuat oleh fungsi, penjualan. Setelah barang diterima, surat jalan ditandatangani oleh penerima barang. 5) Bagian Akuntasi Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen. b) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai 1) Surat Permintaan Pengeluaran Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan untuk mendapatkan barang dari gudang yang akan dikirim ke pembeli sesuai pesanan penjualan, diserahkan ke fungsi gudang, dibuat rangkap 3, lembar ke-1 diberikan 69
ke bagian gudang, lembar ke-2 untuk bagian akuntansi dan lembar ke-3 untuk arsip. 2) Nota Pembayaran Tunai Nota pembayaran tunai dibuat oleh bagian penjualan, dibuat rangkap 3, lembar ke-1 kepada pembeli sebagai pengantar pembayaran, lembar ke- 2 kepada bagian keuangan dan lembar ke-3 untuk bagian penjualan. 3) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kasir sebagai bukti penyetoran kas ke bank, untuk mengetahui berapa jumlah penjualan yang sudah terbayar dan penjualan yang masih tertahan di pelanggan sebagai piutang dagang. c) Catatan akuntansi yang digunakan dalam Penjualan Tunai 1) Jurnal Penjualan Bagian Pembukuan mencatat setiap transaksi penjualan yang terjadi dari laporan yang diterima dari bagian penjualan maupun bagian keuangan. 2) Jurnal Umum Pengeluaran barang dari gudang akan dibukukan dalam Jurnal Umum untuk mencatat Harga Pokok Barang yang dijual. Setiap mutasi yang terjadi dari pengeluaran barang akan dicatat dalam Kartu Persediaan 70
untuk mengetahui jumlah barang keluar dan jumlah persediaan yang ada. 3) Kartu Persediaan Formulir ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan pembelian dan keluar masuknya barang di gudang. d) Prosedur Sistem Akuntansi penjualan tunai Dalam prosedur penjualan tunai, jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai oleh CV. Barezky Total, adalah sebagai berikut : 1) Prosedur Penjualan dilakukan oleh bagian penjualan 2) Prosedur Permintaan Pengeluaran Barang dibuat oleh bagian penjualan untuk diserahkan ke bagian gudang. 3) Prosedur Pengiriman Barang dibuat oleh bagian pengiriman dengan membuat Surat Jalan. 4) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari penerimaan penjualan dilakukan oleh fungsi kasir, digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas kedalam buku jurnal penerimaan kas. 71
2.2. Transaksi penjualan secara kredit ( penjualan dropping) a) Bagian dan fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit 1) Bagian Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, mengedit pesanan dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang 2) Bagian Gudang Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman atas dasar surat permintaan pengeluaran barang dari fungsi penjualan. 3) Bagian Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat pesanan penjualan dan surat jalan yang diterima dari fungsi penjualan 4) Bagian Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. 5) Bagian Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang 72
kepada pelanggan, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. b) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit 1) Surat Permintaan Pengeluaran Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan untuk mendapatkan barang dari gudang yang akan dikirim ke pembeli sesuai pesanan penjualan, diserahkan ke fungsi gudang, dibuat rangkap 3, lembar ke-1 diberikan ke bagian gudang, lembar ke-2 untuk bagian akuntansi dan lembar ke-3 untuk arsip 2) Surat Jalan Dibuat oleh fungsi penjualan sebagai dokumen pengiriman barang yang dipesan oleh pembeli untuk diberikan kepada petugas pengiriman. Dibuat rangkap 3, lembar ke-1 untuk bagian pembukuan, lembar ke-2 untuk pelanggan dan lembar ke-3 untuk bagian penjualan. 3) Faktur Penjualan Faktur penjualan dibuat oleh fungsi keuangan diberikan kepada pembeli sebagai pengamtar pembayaran atas transaksi pembelian barang oleh pembeli, dibuat rangkap 3, lembar ke-1 untuk pembeli, lembar ke-2 untuk bagian keuangan dan lembar ke-3 untuk bagian penjualan 4) Surat Penagihan 73
Dibuat oleh fungi keuangan sebagai dokumen penagihan pembayaran atas transaksi pembelian barang oleh pembeli. Dikirim bersamaan dengan faktur penjualan, surat jalan, surat pesanan. Dibuat 2 rangkap, lembar ke-1 untuk pembeli dan lembar ke-2 untuk bagian keuangan. c) Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit 1) Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai. 2) Jurnal Umum Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok penjualan yang dijual selama periode tertentu. 3) Kartu Persediaan. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d) Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dalam prosedur penjualan kredit, jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit oleh CV. Barezky Total, adalah sebagai berikut: 1) Prosedur Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, bagian penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat pesanan dari pembeli, mengedit pesanan dari 74
pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat pesanan tersebut (seperti spesifikasi barang dan alamat pengiriman), menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman. 2) Prosedur Permintaan Pengeluaran Barang Dibuat oleh bagian penjualan untuk diserahkan ke bagian gudang. 3) Prosedur Pengiriman Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan surat jalan (SJ). SJ dibuat oleh fungsi pengirman untuk melakukan penyerahan barang kepada pelanggan. Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan dicantumkan dalam SJ. Fungi gudang menyiapkan barang sesuai dengan surat permintaan barang yang dibuat oleh fungsi penjualan, kemudian bagian pengiriman mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. 4) Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan ini, bagian penjualan membuat faktur penjualan. Faktur penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim. Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari 75
dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke pelanggan. 5) Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku piutang sebagai rekapan dari piutang CV. Barezky Total dalam prosedur pencatatan pelanggannya. B. Pembahasan I. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 1. Struktur Organisasi CV. Barezky Total Pada Sistem Pembelian Struktur organisasi pada CV. Barezky Total belum tersusun secara efektif karena masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian gudang. Dalam sistem pembelian barang dagangan secara tunai, fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan barang (gudang) dilakukan oleh bagian gudang. Ketika barang yang dikirim oleh pemasok tiba di perusahaan yang menerima adalah bagian gudang, dimana fungsi penerimaan yang memeriksa barang dari kuantitas maupun kualitasnya atas barang yang telah dipesan oleh perusahaan sedangkan fungsi gudang melakukan penyimpanan atas barang yang diterima oleh fungsi penerimaan, serta melakukan pencatatan atas keluar dan masuknya barang di gudang. Sebaiknya barang yang tiba diperusahaan diterima oleh fungsi 76
penerimaan saja, sehingga tugas dan wewenang dari fungsi penerimaan akan terpisah secara jelas serta benar-benar dilaksanakan oleh orang yang ahli dibidangnya. Apabila fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan (gudang) sama, maka kemungkinan terjadinya kecurangan sangat besar. Fungsi penerimaan ini harus memeriksa kuantitas maupun kualitas dari barang yang telah dipesan dengan cara menghitung dan mengecek barang tersebut dengan membandingkan tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sehingga kecurangan yang akan terjadi dapat dicegah dan informasi yang dihasilkan juga terjamin ketelitian dan keandalannya. 2. Evaluasi Prosedur CV. Barezky Total Pada Sistem Informasi Pembelian Adanya permasalahan penumpukan atau kekurangan persediaan barang digudang merupakan bukti adanya kelemahan dalam prosedur pembelian barang dagangan secara tunai yang diterapkan pada CV. Barezky Total. Kelemahan unsur-unsur pada prosedur pembelian adalah; a) Adanya perangkapan fungsi pada bagian gudang, yaitu sebagai fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan (gudang). b) Belum adanya format formulir permintaan pembelian, sebagian formulir tidak dibuat rangkap sebanyak bagian yang terkait dengan prosedur. c) Format formulir laporan penerimaan barang yang telah ada belum efektif. 77
d) Tidak pernah dilakukan pemeriksaan secara mendadak oleh pimpinan perusahaan terhadap kecocokan catatan akuntansi yang dihasilkan dengan kekayaan fisik perusahaan. 3. Formulir yang digunakan CV. Barezky Total Pada Sistem Informasi Pembelian Kekurangan dan kelemahan-kelemahan dalam penggunaan formulir atau dokumen pembelian barang pada prosedur pembelian CV. Barezky Total, antara lain; a) laporan posisi persediaan barang yang dibuat oleh fungsi gudang yang digunakan sebagai indikasi adanya persediaan barang yang akan habis, dikirim ke manajemen tanpa tembusan. Oleh manajemen dijadikan dasar sebagai pengganti sural permintaan barang. Dalam prosedur pembelian, laporan ini bukanlah formulir resmi untuk permintaan barang karena hanya bersifat pemberitahuan. b) Tidak adanya surat permintaan harga dari pemasok, karena perusahaan sudah mempunyai ikatan kerjasama dengan pemasok untuk pemenuhan persediaan barang. Hal ini menyebabkan perusahaan tergantung kepada pemasok yang telah menjalin kerjasama, sehingga tidak mempunyai hak tawar terhadap pilihan barang. Selain seperti yang tercantum dalam surat perjanjian kerjasama. c) Surat pesanan pembelian (purchase order) diotorisasi oleh manajemen. Formulir ini sebagai dasar untuk bagian pembelian melakukan pengadaan barang dan hanya dibuat dua rangkap. Dengan adanya otorisasi dari manajemen tersebut maka akan 78
terjadi kemungkinan tidak diterimanya barang dan timbulnya kewajiban kepada pihak lain yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan. d) Sedangkan laporan penerimaan barang diotorisasi oleh bagian gudang, formulir ini diotorisasi oleh bagian gudang karena bagian gudang yang melaksanakan fungsi penerimaan atas barang yang dikirim dari pemasok berdasarkan surat pesanan pembelian yang diterbitkan bagian pembelian. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam pencatatan dan pemeriksaan karena petuga yang sama melaksanakan dua fungsi yang berbeda. Dari pembahasan pelaksanaan prosedur pembelian barang tunai yang ada di CV. Barezky Total masih memiliki beberapa kelemahan, maka penulis merekomendasikan rancangan terhadap prosedur sistem pembelian barang secara tunai yang efektif, yang digambarkan pada bagan alir pada lampiran 10.. II. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 1. Struktur Organisasi CV. Barezky Total Pada Sistem Penjualan Terdapat kelemahan yang dapat menyebabkan perusahaan merugi, seperti penyelewengan atau tindakan korupsi. Kelemahan tersebut ada pada fungsi kasir dan administrasi yang dilakukan oleh seorang petugas. Seharusnya bagian kasir dan administrasi tidak melakukan perangkapan fungsi-fungsi tersebut karena fungsi tersebut adalah tugas-tugas bagian akuntansi dan 79
keuangan. Telah disebutkan dalam tugas dan wewenang bagian akuntansi dan keuangan antara lain; mengorganisir dan mengawasi bagian-bagian akuntansi seperti hutang piutang, pembukuan dan sebagainya, mempersiapkan laporan harian, memeriksa pembukuan setiap bulan, dan memastikan transaksitransakti telah dibukukan ke dalam jurnal dan buku besar. Tugas-tugas tersebut berarti bahwa bagian kasir dan administrasi tidak seharusnya merangkap fungsi pencatatan buku besar dan piutang dagang, namun bagian kasir dan administrasi hanya berfungsi sebagai kasir dan administrasi penjualan saja. 2. Prosedur CV. Barezky Total Pada Sistem Informasi Penjualan a) Penjualan Kanvas (Penjualan secara Tunai) Secara keseluruhan, sistem penjualan secara Kanvas yang berjalan saat ini cukup baik. Unsur pengendalian intern yang terdapat didalamnya telah diterapkan dengan cukup baik. 1) Otorisasi Transaksi Otorisasi transaksi dalam penjualan Kanvas adalah Supervisor Pemasaran menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Salesman kanvas dan pengajuan Surat Permintaan Pengeluaran Barang dari Salesman kanvas, untuk mengevaluasi rencana penjualan berikutnya atau yang akan dilakukan. Tidak terdapat otorisasi kredit karena 80
sebagian besar penjualan kanvas yang dilakukan adalah penjualan secara tunai. 2) Pengamanan Persediaan Barang dan Catatan Pengamanan persediaan barang dan catatan dilakukan dengan cara antara lain; pesanan dipenuhi atas dasar pesanan penjualan yang disetujui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian dari Salesman Kanvas, kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh petugas yang bertanggung jawab atas stok barang, dan barang dikirimkan ke customer setelah customer memesan atau pesanan penjualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. Yang bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah Salesman Kanvas seperti pada penjualan dropping. 3) Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi penjualan secara kanvas telah berjalan dengan cukup baik dan fungsi-fungsi yang terdapat dalan sistem juga telah terpisah. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh Salesman Kanvas. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian gudang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman kanvas. Fungsi pencatatan buku besar dilaksanakan oleh bagian kasir dan administrasi sama halnya dengan penjualan dropping. 81
4) Dokumen dan Catatan yang Memadai i). Nota Penjualan Tunai Nota penjualan tunai dibuat berdasarkan order dari customer, diverifikasi sebelum dikirimkan kepada customer, dan dicocokkan dengan daftar harga oleh Salesman. ii). Buku Besar Jurnal transaksi dibuat setiap hari oleh bagian kasir dan administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b) Penjualan Dropping (penjualan secara kredit) Secara umum prosedur penjualan dropping atau kredit cukup, namun ada kelemahan yang harus diperhatikan oleh manajemen terutama dalam hal pemberian otorisasi kredit bagi pelanggan juga harus adanya pemisahan petugas dan fungsi kasir dan administrasi. 1) Otorisasi Transaksi Supervisor Pemasaran menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Salesman Dropping dan pengajuan Surat Permintaan Pengeluaran Barang dari Salesman Dropping untuk mengevaluasi rencana penjualan berikutnya atau yang akan dilakukan. Kepala Bagian Pemasaran (Sales Manager) mengotorisasi permohonan kredit customer yang kemudian diketahui oleh Supervisor Pemasaran. 82
Seharusnya otorisasi kredit dilakukan oleh pejabat yang berwenang dari Bagian Keuangan, karena salah satu tugas Bagian Keuangan adalah mengawasi jalannya akuntansi hutang piutang perusahaan. 2) Pengamanan Persediaan Barang dan Catatan Pengamanan persediaan dan catatan dilakukan dengan cara antara lain; order dijalankan atas dasar order penjualan yang disetujui oleh Supervisor Pemasaran yang sebelumnya telah menerima Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian dari Salesman Dropping, kuantitas barang yang berada di gudang maupun yang keluar dari gudang dihitung oleh karyawan yang bertanggung jawab atas stok barang, dan barang dikirimkan ke customer setelah customer memesan atau order penjualan diterima oleh bagian penerimaan pesanan. Yang bertugas sebagai bagian penerimaan pesanan dalam hal ini adalah salesman dropping karena ketika salesman dropping menawarkan produk kepada customer dan customer tertarik dengan produk tersebut dapat langsung memesan kepada salesman tersebut. 3) Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dalam sistem informasi akuntansi penjualan secara dropping telah berjalan cukup baik, namun masih terdapat perangkapan fungsi dalam satu bagian, yaitu fungsi piutang dagang dan fungsi pencatatan buku besar berada dalam satu bagian yaitu bagian kasir dan administrasi dan dipegang oleh satu orang, seharusnya bagian 83
kasir dan administrasi dipisahkan fungsinya yaitu menjadi fungsi kasir yang terpisah dari fungsi adminstrasi atau fungsi pencatatan, sehingga fungsi pencatatan buku besar dapat ditangani oleh bagian pencatatan. Fungsi penerimaan pesanan dilakukan oleh salesman dropping telah terpisah dari fungsi otorisasi kredit yang dilakukan oleh kepala bagian pemasaran (Sales Manager). Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian gudang itu sendiri dan telah terpisah dari fungsi pengiriman yang dilaksanakan oleh salesman dropping. 4) Dokumen dan Catatan yang Memadai i) Piutang Dagang Transaksi yang terjadi diposting setiap hari dan dilakukan oleh bagian kasir dan administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh bagian akuntansi dan keuangan. Bagian akuntansi dan keuangan membuat laporan bulanan yang dikirimkan setiap bulan. Perusahaan tidak membuat daftar umur piutang karena piutang dibayarkan sesuai jatuh tempo dengan tenggang waktu paling lama dua bulan. ii). Buku Besar Demikian pula dengan pencatatan dari jurnal transaksi dibuat setiap hari oleh bagian kasir dan administrasi. Seharusnya tugas tersebut dilakukan oleh bagian akuntansi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. 84
iii). Faktur Penjualan Faktur penjualan dibuat berdasarkan order dari customer, diverifikasi sebelum dikirmkan kepada customer, dan dicocokkan dengan daftar harga. Permohonan kredit customer sebelumnya telah disetujui oleh pejabat yang berwenang. 3. Evaluasi Formulir Yang Digunakan Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CV. Barezky Total 1) Surat Permintaan Pengeluaran Barang Surat permintaan pengeluaran barang dari gudang yang dibuat oleh Salesman, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, dan dilaksanakan oleh Bagian Gudang. Telah terdapat keterangan tanggal dan Salesman yang mengajukan permohonan permintaan pengeluaran barang. Diotorisasi oleh Supervisor dan Salesman yang terkait ketika permintaan barang disetujui dan telah diterima oleh Salesman. 2) Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian Laporan Salesman perihal jenis dan jumlah barang pada posisi stok awal, diterima, return, uang tunai atau giro diterima, dan stok akhir yang dibuat setiap akhir hari kerja. Telah terdapat keterangan Salesman, tanggal, disetujui oleh Supervisor Pemasaran, diketahui oleh Sales Manager, dan dibuat oleh Salesman yang bertanggung jawab atas penjualan. Rekapitulasi Laporan Penjualan Harian digunakan sebagai bukti penyetoran uang atau 85
giro kepada bagian kasir dan administrasi pada akhir jam kerja Salesman dan diarsipkan oleh Salesman tersebut menurut tanggalnya. 3) Faktur Penjualan Faktur penujualan yang digunakan sebagai bukti penjualan Salesman ke pembeli atau customer dengan harga grosir dan semi grosir. Telah terdapat nomor urut tercetak, tanggal, tanda tangan penerima faktur (customer), keterangan customer, daftar kuantitas, total harga, dan ditandatangani oleh Salesman yang terkait. C. Pelaksanaan Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian dan Penjualan pada CV. Barezky Total Dalam menjalankan aktifitas transaksi pembelian dan penjualan, manajemen CV. Barezky Total melakukan fungsi setiap bagian dalam organisasinya yang merupakan bagian dalam pelaksanaan pengendalian intern sistem akuntansi pembelian dan penjualannya adalah sebagai berikut; 1. Pelaksanaan Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian. Pada CV. Barezky Total kegiatan pembelian barang dimulai dari adanya laporan posisi persediaan barang oleh bagian gudang hingga terpenuhinya persediaan barang. Oleh karena itu prosedur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian melibatkan kewenangan, fungsi dan tanggung jawab 86
manajemen maupun petugas dalam setiap bagian yang terlibat dalam aktifitas pembelian baik dalam pembuatan dokumentasi, pencatatan hingga pembayaran, hal tersebut dapat dilihat dalam prosedur pengendalian intern pembelian, sebagai berikut; a) Pengendalian dalam Permintaan Pembelian Barang. Dimulai dari permintaan manajemen kepada bagian gudang untuk memeriksa dan menghitung persediaan barang yang ada di gudang (stock opname). Bagian gudang membuat laporan posisi persediaan barang digudang diberikan kepada manajemen. Atas laporan posisi persediaan barang tersebut manajemen mengevaluasi persediaan barang yang harus dibeli dan meminta kepada bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian barang. b) Pengendalian Intern dalam Mengeluarkan Surat Pesanan Pembelian Adanya laporan posisi persediaan barang dari bagian gudang dan perintah permintaan pembelian barang dari manajemen gudang merupakan dasar pada bagian pembelian untuk menyiapkan surat pesanan pembelian barang. Atas persetujuan manajemen, bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian rangkap 3, lembar ke-1 untuk pemasok, lembar ke-2 untuk bagian keuangan dan lembar ke-3 untuk arsip. Sebelum membuat surat pesanan, bagian pembelian terlebih dahulu mencari informasi ke pemasok mengenai barang yang dibutuhkan sesuai dengan klasifikasi surat permintaan pembelian yang dibuat oleh bagian gudang, baik jenis, jumlah maupun harga barang. Setelah 87
mendapat kepastian dari pemasok dan disetujui oleh manajemen, surat pesanan pembelian dibuat, di faks lalu dikirim kepemasok. c) Pengendalian Intern Penerimaan Barang Setelah ada kesepakatan dalam pesanan pembelian, pemasok mengirim barang kegudang perusahaan dengan melampirkan salinan surat pesanan pembelian dari perusahaan dan surat jalan atau surat pengiriman barang dari pemasok. Bagian penerima barang yang dirangkap oleh bagian gudang mengecek kesesuaian antara barang yang dikirim dengan surat pesanan, jika sesuai, bagian penerimaan barang menandatangani surat pengiriman atau surat jalan yang dibawa oleh petugas pengiriman pemasok dan menerima lembar salinan surat pengiraman atau surat jalan untuk disimpan sebagai arsip. Barang yang diterima disimpan kedalam gudang. d) Pengendalian Intern Pengeluaran Kas untuk Pembelian Fungsi bagian keuangan salah satunya adalah mengeluarkan kas untuk membayar atas tagihan pembelian, baik pembayaran uang muka, cicilan, pelunasan maupun pengeluaran permintaan uang sementara (cash advance). Pengeluaran kas harus sepengetahuan dan disetujui oleh manajemen. Sebelum mengeluarkan kas, bagian keuangan terlebih dahulu mengecek jumlah kas yang akan dikeluarkan dengan dokumen yang terkait pembayaran, seperti surat tagihan dari pemasok (invoice) dengan lampiran 88
surat jalan, surat pesanan pembelian atau lampiran lain yang mendukung untuk penagihan. Demikian halnya untuk permintaan uang sementara (cash advance), harus didukung oleh dokumen terkait pembelian seperti, surat permintaan pembelian barang, surat pesanan pembelian. Setelah sesuai bagian keuangan akan membuat dokumen pengeluaran kas (payment voucher) yang disetujui oleh manajemen. Pada paymet voucher berisikan; pembayaran ditujukan kepada, tanggal pembuatan, bank yang mengeluarkan, nomor cek, keterangan pengeluaran kas, jumlah kas yang dikeluarkan dan nomor akun. Payment voucher beserta lampirannya disimpan untuk selanjutnya diberikan ke bagian pembukuan. e) Pengendalian dalam Pencatatan Transaksi Pembelian Bagian pembukuan mencatatan transaksi pembelian berdasarkan dokumen yang diterima dari setiap bagian yang terlibat dalam transaksi pembelian. Pencatatan yang dilakukan oleh bagian pembukuan antara lain, penjurnalan, buku besar, pencatatan pembelian, pencatatan hutang. Pencatatan pembukuan akan dilaporkan ke manajemen dalam bentuk laporan keuangan. 89
2. Pelaksanaan Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penjualan. Pengendalian intern sistem akuntansi penjualan yang diterapkan oleh CV. Barezky Total sudah cukup baik. Pelaksanaan pengendalian intern transaksi penjualan oleh fungsi manajemen adalah sebagai berikut; a) Pengendalian Intern atas Surat Pesanan Penjualan Surat pesanan penjualan yang disiapkan oleh saleman di tandatangani oleh pembeli dan di ketahui oleh petugas administrasi. b) Pengendalian Intern atas Pengeluaran Barang dari Gudang Bagian gudang mengeluarkan persediaan barang dari gudang berdasarkan surat permintaan pengeluaran barang yang dibuat oleh bagian penjualan ditandatangani oleh bagian administrasi, kepala gudang dan petugas pengiriman.. c) Pengendalian Intern atas Pengiriman Barang Barang dagangan dikirim ke pembeli oleh petugas pengiriman dengan memlampirkan surat jalan, Surat pesanan dan faktur penjualan. Untuk penjualan tunai, barang dikirim oleh salesman yang mendapatkan surat pesanan dari pembeli, dengan terlebih dahulu membuat surat penyataan pengambilan barang yang berfungsi sebagai jaminan bahwa pesanan pembeli diantar langsung oleh salesmen, surat pernyataan tersebut diketahui oleh supervisor sebagai penjamin untuk setiap resiko. 90
d) Pengendalian Intern atas Penerimaan Hasil Penjualan Kasir akan memberikan tanda terima atas penerimaan hasil penjualan baik berupa kas maupun bilyet giro, yang kemudian segera disetorkan ke bank dan membuat laporan penerimaan kas kebagian keuangan. e) Pengendalian Intern atas Pencatatan Transaksi Penjualan Seluruh transaksi penjualan dicatat dan dijurnal oleh bagian akuntansi. Bagian akuntansi membuat kartu persediaan dan laporan penjualan secara periodik. 91