Berlaku Revisi Hlm 1 Desember 2OtG T L L. TUJUAN Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah tingkat internasional di luar negeri ini bertujua n untuk menerangka n: a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI b) Langkah-langkah pengajuan pendanaan dan penyelesaiannya dalam mengikuti pertemuan ilmiah dengan pendanaan keikutsertaannya dipusatkan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat () UNPAR. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2016 untuk pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah tingkat internasional, dan dilaksanakan luar negeri. Keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah yang pendanaannya dikelola oleh terdiridari: a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu pertemuan ilmiah (Coll for poperl b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu pertemuan ilmiah Pendanaan untuk keikutsertaan seorang dosen dalam pertemuan ilmiah di luar negeri memiliki bebera pa ketentuan: a) Pengajuan kegiatan pertemuan ilmiah (dokumen pengajuan pada SI dan form hitungan keuangan 211M) harus diajukan ke selambatnya 7 hari sebelum kegiatan berlangsung, b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR, c) Pendanaan maksimal adalah Rp 20.000.000,- per dosen per tahun, atau sebanyakbanyaknya 2 (dua) kali kegiatan pertemuan ilmiah per dosen per tahun. : UNPAR Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian, dan Kerja Sama
Hlm 2 d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau media ilmiah lainnya. e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen. f) Setiap pertemuan ilmiah hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan skim pendanaan ini. 3. REFERENSI 3.1. Surat Rektor Nomor: III/R/2015-07/1052-I tentang Pedoman Keikutsertaan Dosen pada Pertemuan Ilmiah Internasional di Luar Negeri. 3.2. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013 tentang Perjalanan Dinas. 3.3. Surat edaran nomor: III//2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember 2016. 4. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasil-hasil penelitian pada tingkat internasional dan diselenggarakan di luar negeri. 4.2. Dosen adalah dosen tetap dengan perjanjian kerja minimal 24 jam per minggu yang mempublikasikan karya ilmiah. 4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri, formulir hitungan keuangan, leaflet kegiatan, copy makalah, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar. 5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan. 5.2. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen. 5.3. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas dosen lainnya meskipun mengikuti pertemuan ilmiah.
Hlm 3 5.4. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat () bertanggung jawab atas pencairan dan pertanggungjawaban penyelesaian SIK kegiatan pertemuan ilmiah yang diajukan oleh fakultas. 5.5. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri. 5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya. 6. RINCIAN PROSEDUR Kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri dapat didanai dengan: a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI) Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS. b) Dana internal c) Dana lain-lain Dosen mengikuti pertemuan ilmiah di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian, maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar. Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan pertemuan ilmiah melalui SI untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya melalui. Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN RISTEKDIKTI maupun dana internal.
Hlm 4 Bagan P-06-01 Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri Dosen Pengajuan Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri Pendanaan? Lainlain BSLN / Menyiapkan berkas pengajuan 2 bulan sebelum kegiatan? Ya Tidak Pengajuan Surat Tugas Rektor melalui SI Pernah mendapatkan BSLN pada tahun tsb? Ya Pengajuan dana Ke UNPAR Tidak Pengajuan BSLN ke RISTEKDIKTI Hasil? Ditolak Belum ada pengumuman Diterima Kecukupan dana? Pengajuan dana yang belum tercover Ke UNPAR Pelaksanaan Kegiatan dengan skema BSLN Pengajuan dana Ke UNPAR Kabar? Kegiatan dengan pendanaan UNPAR Kecukupan dana? Pembatalan / pengembalian dana Menggunakan dana untuk yang belum tercover BSLN Pengembalian dana untuk yang tercover BSLN Phase Cukup Tidak Diterima Ditolak Cukup Tidak
Hlm 5 6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI 6.1.1. menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut. 6.1.2. UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR. 6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua) bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan. 6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke. 6.1.5. memeriksa kelengkapan dokumen. Apa bila berkas sudah lengkap, membuatkan surat pernyataan dan surat pengantar. Apa bila berkas belum lengkap, menginformasikan dosen yang bersangkutan untuk melengkapi dokumen pengajuan. 6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan. 6.1.7. Kepala menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan permohonan surat tugas ke Rektor 6.1.8. mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan mengikuti pertemuan ilmiah. menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang bersangkutan. 6.1.9. melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan mengirimkannya ke dosen. 6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada simlitabmas. 6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN. 6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke. Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir. Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya. 6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan BSLN RISTEKDIKTI. 6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas. 6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke.
Hlm 6 6.1.16. membuat surat pengantar laporan. 6.1.17. mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI. 6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI. Bagan P-06-02 Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN Dosen Menerima informasi BSLN Menyebarluaskan informasi BSLN Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas lengkap Lengkap? tidak Mengirimkan hardcopy proposal ke Melengkapi berkas proposal Menyiapkan surat pernyataan dan surat pengantar Menandatangani surat pernyataan K Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan surat tugas ke Rektor Mengirimkan softcopy surat pengantar dan pernyataan yang sudah ditandatangani. Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor Mengunggah berkas pada sistem Menerima pengumuman hasil seleksi proposal Diterima? Phase
Hlm 7 Lanjutan Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN Dosen Diterima? Ya Tidak Meneruskan informasi ke Meneruskan informasi ke PROSES SELESAI Pelaksanaan kegiatan seminar Membuat pelaporan dan mengunggah dokumen di simlitabmas Membuat surat pengantar pelaporan kegiatan BSLN Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke Mengirimkan dokumen asli ke RISTEKDIKTI Menerima pendanaan BSLN PROSES SELESAI Phase
Hlm 8 6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri UNPAR 6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada silppm.unpar.ac.id 6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SI 6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21. 6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik dosen. 6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21. 6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap permohonan keikutsertaannya dalam pertemuan ilmiah di luar negeri. 6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak menyetujui pengajuan tersebut. 6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, dekan menandatangani Formulir Formulir F-21. 6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance letter, hasil review, dan F-21) 6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data SI. 6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke. 6.2.12. memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. 6.2.13. Setelah disetujui kepala, mengajukan pembuatan surat tugas ke Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK. 6.2.14. Langkah selanjutnya mengikuti Prosedur Pencairan Dana Seminar Luar Negeri (Bagan P-06-05).
Hlm 9 Bagan P-06-03 Diagram Alir Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana Dosen KaProdi Dekan Staf Keuangan Fakultas Menyiapkan berkas pengajuan Mengajukan pertemuan ilmiah di SI Mengunduh dan menandatangani F-21 Memproses persetujuan pada form F-21 Setuju? Membuat Revisi Menandatangani F-21 Setuju? Proses Selesai Menandatangani F-21 Mengunggah F-21 dan berkas-berkas pengajuan lainnya Menyerahkan form F-21 Membuat Form 211-M Menyerahkan Formulir 211-M Memeriksa kelengkapan dokumen Setuju? Menerima surat pemberitahuan Mencetak dan mengirimkan surat pemberitahuan Menerima surat pemberitahuan PROSES SELESAI PROSES SELESAI Membuat pengajuan pembuatan surat tugas Rektor Dilanjutkan ke prosedur pencairan dana Phase
Hlm 10 6.3. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan UNPAR 6.4.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SI. 6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22. 6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam SI. 6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke bagian keuangan fakultas. 6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas ke. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P-06-06) 6.4.6. melakukan verifikasi pada SI. 6.4.7. PROSES SELESAI
Hlm 11 Bagan P-06-04 Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dosen Ketua Jurusan Dekan Menyiapkan Berkas penyelesaian Mengunduh dan menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Melengkapi isian pada SI & Upload Sertifikat, F- 22 Mengembalikan berkas ke dosen Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas yang lalu meneruskan ke Memeriksa Kelangkapan Revisi Tidak Lengkap? Ya Verifikasi pada SI Proses Selesai Phase 6.4. Prosedur Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri 6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri 6.4.1.1. Staf Keuangan menerima berkas: 1. Permohonan surat tugas Rektor,
Hlm 12 2. Form 211-M, 3. Form F21 yang sudah ditandatangani K 6.4.1.2. Staf Keuangan membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya 6.4.1.3. Staf Keuangan menandatangani berkas permohonan 6.4.1.4. KTU menandatangani berkas permohonan 6.4.1.5. Staf Keuangan mengirimkan berkas permohonan dan permohonan surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat 6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan persetujuan pendanaan ke Rektor. Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan. Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor mengembalikan semua berkas ke yang disertai dengan memo pertidaksetujuan. 6.4.1.7. Staf Keuangan menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan 6.4.1.8. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan 6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK 6.4.1.10. Staf Keuangan melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya 6.4.1.11. Staf Keuangan membuat Slip Permohonan Transfer dan melampirkannya di SIK Pencairan 6.4.1.12. Staf Keuangan dan KTU menandatangani berkas pencairan 6.4.1.13. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip Permohonan Transfer ke Biro Keuangan 6.4.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan 6.4.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf Keuangan atau transfer ke Dosen Pemohon 6.4.1.16. Staf Keuangan menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir Fakultas
Hlm 13 Bagan P-06-05 Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (1) Staf Keuangan KTU Rektorat Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas Rektor, F-21 yang sdh disetujui Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat Membuat surat tugas dan mengajukan berkas permohoan pendanaan ke Rektor Tidak Rektor Setuju? Ya Menerima kembali berkas Rektor membuat memo tidak setuju Meneruskan memo rektor ke K Proses Selesai Rektor menandatangani surat tugas dan berkas permohonan Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor Phase
Hlm 14 Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (2) Lanjutan Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor Mengirim berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses verifikasi pada SIK Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas Menandatangani berkas Mengirim berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan permohonan Menerima pencairan dana Melakukan proses pencairan dana Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas PROSES SELESAI Phase 6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri 6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan
Hlm 15 6.4.2.2. Staf Keuangan membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK 6.4.2.3. Staf Keuangan menandatangani berkas penyelesaian 6.4.2.4. KTU Menandatangani berkas penyelesaian 6.4.2.5. Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan 6.4.2.6. Selesai Bagan P-06-06 Diagram Alir Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri Kasir Fakultas Staf Keuangan KTU Menyerahkan berkas penyelesaian beserta bukti penggunaan dana Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan dinas pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas penyelesaian Menandatangani berkas penyelesaian Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya ke biro keuangan PROSES SELESAI Phase
PENGAJ UAN KEI KUTSERTAAN Berlaku 1 Desember 2OL6 Revisi L Hlm 16 6.2. KRITERIA KEBERHASILAN Proses pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah tingkat internasional di luar negeri lancar sesuai prosedur ini. 6.3. LAMPIRAN 8.1. Panduan penggunaan SI Kepala Lembaga Penelitian ung, 8 November 2016 kepada Masyarakat Catharina ngpalupi, Ph.D. Dibuat oleh: UNPAR Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian, dan Kerja