MODUL V MENGAWALI KEGIATAN PROYEK

23 MODUL V MENGAWALI KEGIATAN PROYEK A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Memberikan gambaran singkat mengenai pelaksanaan pekerjaan dengan Microsoft Project. Memberi gambaran mengenai beberapa pendekatan dalam perencanaan proyek serta pelaksanaan pendekatan-pendekatan tersebut jika dilakukan dengan Microsoft Project 2. TUJUAN Agar mahasiswa dapat memasukkan data proyek ke dalam program dan melakukan pengelolaan terhadap kalender waktu pekerjaan. Agar mahasiswa dapat memahami aturan-aturan, bagian-bagian serta bagaimana cara memasukkan pekerjaan-pekerjaan proyek dengan menggunakan view gantt chart, termasuk di dalamnya memasukkan durasi pekerjaan. B. TEORI B.1. MENGISI DATA INFORMASI PROYEK Dalam Microsoft Project, sebelum urutan pekerjaan yang terkait dengan suatu proyek dilaksanakan ada beberapa hal yang perlu diisi mengenai identitas proyek itu sendiri. Informasi tersebut di antaranya nama proyek, tanggal mulai proyek, tanggal selesai proyek, dan lain-lain. Pada waktu file baru yang berkaitan dengan suatu proyek dibuka, maka ada kolom dialog yang memberikan fasilitas untuk mengisi informasi tersebut. Langkah yang peru dilakukan: 1. Buka menu File, New (kemudian akan tampak seperti gambar 5.1) 2. Ketikkan tanggal mulai atau tanggal selesai dari proyek tersebut. pada saat mengisi tanggal mulai dan selesainya suatu proyek harus diperhatikan pilihan yang tampak pada Schedule Form

24 Gambar 5.1. Langkah kedua yang dilakukan setelah mengisi informasi awal yang berkaitan dengan proyek adalah mengisi hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang terdapat dalam proyek. Untuk mengisi informasi yang berkaitan dengan hal tersebut dapat diperoleh dari menu Tools. B.2. PENYUSUNAN SCHEDULE Langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Pilih menu Tools, Options (kemudian akan tampil gambar 5.2) 2. Pilih Schedule 3. Pilihan New Start On memerintahkan saudara untuk mengisi kapan suatu tugas akan dimulai. default Duration Type dipergunakan untuk melihat apakah pekerjaan yang ada dapat dilakukan dengan lebih singkat atau tidak. Show Duration In dan Show Work In dipergunakan untuk perhitungan waktu proyek. Show Duration In menunjukkan waktu pelaksanaan proyek, Show Work In menunjukkan satuan penghitungan pekerjaan.

25 Gambar 5.2 B.3. PENENTUAN WAKTU JAM KERJA 1. Pilih menu Tools, Options 2. Pilih Calender Jumlah jam kerja perhari dapat ditentukan dengan mengubah jam mulai dan jam berakhirnya aktivitas dalam satu hari. Jumlah jam dihitung hanya jam kerja aktif saja, tidak termasuk jam istirahat. B.4. MENGUBAH KALENDER KERJA Ada kalanya kalender yang telah dibuat pada awal kegiatan perlu diubah. Perubahan ini menyangkut jam kerja untuk periode tertentu atau perubahan karena adanya hari libur. Langkah yang dilakukan adalah: 1. Pilih Tools 2. Pilih Change Working Time Apabila pada tanggal 17 Oktober 2005 (hari Senin dan bukan hari libur) ingin diubah menjadi hari libur, maka kliklah pada tanggal tersebut, dan pilih Nonworking pada bagian Make Date(s). Berapa jam yang akan dipakai sebagai hari kerja dapat diisi pada bagian Working Time. Perhatikan aturan penulisannya. (lihat Gambar 5.3)

26 Gambar 5.3 3. Apabila ternyata dalam suatu pekerjaan diperlukan pembagian jam kerja atau Shift, maka kalender baru ini dapat dibuat melalui menu Tools, Changing Working Time, New. Kemudian ketikkan nama shift yang dimaksud dan apabila aturan kalender sama dengan aturan kalender yang telah dibuat sebelumnya, pilihlah Make Copy of Standart Calender. (lihat Gambar 5.4) Modifikasi jam kerja dilakukan dengan langkah yang sama. Gambar 5.4 B.5. MEMASUKKAN DAN MENAMBAH DATA PEKERJAAN Ada beberapa tampilan yang disediakan oleh Microsoft Project. Salah satunya adalah tampilan dalam bentuk Gantt Chart. Apabila tampilan yang ada di monitor belum dalam bentuk Gantt Chart, maka dapat diubah dengan memanfaatkan menu View, kemudian pilih Gantt Chart. Tampilan dari Gantt Chart tampak dalam gambar 5.5

27 Gambar 5.5. Untuk memasukkan pekerjaan dalam Gantt Chart langkah yang ditempuh 1. Letakkan pointer dalam kolom Task Name 2. Ketikkan nama pekerjaan yang dimaksud 3. Untuk berpindah ke kolom lain tekan Enter Untuk mengganti nama Task Name menjadi nama yang lain dan sekaligus untuk mengubah lebar kolom, dapat dilakukan dengan double click di Task Name. Kemudian akan muncul Column Definition (gambar 5.6) Gambar 5.6 Untuk mengubah nama, masukkan nama baru pada kolom Title, sedangkan untuk mengubah lebar kolom dan letak gunakan kolom Align dan Width. Pada saat selesai memasukkan data pekerjaan kadang kala ada pekerjaan tertentu yang lupa dimasukkan. Untuk mengatasi hal tersebut maka dalam Microsoft Project disediakan fasilitas khusus, antara lain melalui Task Sheet. Langkah yang dilakukan adalah: 1. Letakkan pointer di bawah baris baru yang dikehendaki. Misalnya satu pekerjaan akan disisipkan di antara baris 4 dan 5. maka pointer diletakkan dalam baris ke 5 2. Gunakan menu Insert, Insert Task

28 B.6. MENYUSUN URUTAN KEGIATAN PROYEK Untuk mempermudah pemahaman atas rencana pekerjaan yang akan dituangkan dalam proyek susunan daftar pekerjaan harus terstruktur. Pekerjaan yang tersusun dalam proyek pertama kali harus dikelompokkan dalam kelompok-kelompok besar. Kemudian dari kelompok besar ini dapat diuraikan menjadi beberapa bagian kecil. Hubungan antara bagian ini disebut summary task dan subordinate task. Summary Task ini berfungsi untuk meringkas data dari pekerjaan-pekerjaan yang ada di bawahnya. Dengan demikian durasi waktu yang terdapat dalam summary task juga merupakan penjumlahan dari durasi yang ada di bawahnya. Untuk melakukan indentasi task-task tersebut, dapat dipergunakan tanda panah ke kanan yang ada di toolbar (perhatikan gambar 5.7) Gambar 5.7 B.7.MEMASUKKAN DURASI WAKTU PEKERJAAN Dalam Microsoft Project pelaksanaan pekerjaan sering kali membutuhkan waktu tertentu, tidak melihat berapa sumber daya yang dipakai untuk melaksanakannya. Sebagai contoh penginstalan program membutuhkan waktu 2 hari pada satu buah komputer dengan 1 orang instalatir. Jadi walaupun ditambah instalatir, wakt penginstalan program tersebut tetap 2 hari. Pekerjaan seperti ini disebut Fixed Duration Task. Di samping pekerjaan dengan durasi waktu yang tetap, ada juga pekerjaan yang dapat dipersingkat pelaksanaannya. Misalkan pekerjaan merakit CPU memerlkan waktu 4 hari dengan melibatkan 3 orang instalatir. Pekerjaan ini dapat dipersingkat menjadi 3 hari kerja dengan menggunakan 4 orang instalatir. Pekerjaan seperti ini disebut Resources Driven.

29 Microsoft Project memiliki durasi default suatu pekerjaan selama 1 hari (1d). Tetapi durasi ini dapat diubah menjadi minggu, jam, menit. Untuk mendefinisikan durasi pekerjaan langkah-langkahnya: 1. Pilih Tools, Options 2. Pilih Schedule (lihat gambar 5.2) 3. Klik pada bagian Show Duration In kemudian pili satuan durasi pekerjaan yang diinginkan. Untuk pekerjaan yang sifatnya memiliki durasi tetap, langkah yang dilakukan: 1. buka menu View, pilih More View 2. Pada bagian View pilih Task Entry kemudian klik tombol Apply 3. Setelah pada bagian bawah tampilan muncul seperti gambar 5.8 klik pilihan fixed dan klik OK Gambar 5.8 B.8. MEMASUKKAN DATA PEKERJAAN YANG BERULANG Dalam melaksanakan proyek seringkali dijumpai pekerjaan yang berulang. Pekerjaan ini antar lain adalah rapat bulanan. Tujuan dari rapat bulanan ini antara lain untuk memonitor kemajuan pelaksanaan proyek. Untuk memasukkan data yang bersifat rutin ini langkah yang ditempuh: 1. Pilih menu Insert, Recurring Task (peratikan gambar 5.9) 2. Ketikkan nama pekerjaan yang berulang tersebut di kolom Name 3. Pada pilihan This Occurs pilih Monthly 4. Pada pilihan Day, ketikkan tanggal kegiatan tersebut tiap bulannya

30 Gambar 5.9 B.9. PERINTAH PENYIMPANAN FILE DAN PENCETAKAN LAPORAN 1. Sebuah file proyek yang telah dibuat disimpan dalam tempat penyimpanan dengan menggunakan perintah File, Save, kemudian ketikkan nama proyek yang bersangkutan 2. Untuk pencetakan hasil proyek perintahnya adalah View, Report. Dari situ dapat dicetak beberapa laporan tentang proyek yang bersangkutan C. PRAKTIK Berikut ini adalah suatu proyek pembangunan laboratorium. Proyek ini diberi nama Pembanguna Lab. SI, dimulai tanggal 1 Oktober 2004. Untuk itu diperlukan shift kerja yang dibagi kedalam 2 shift. Pembagiannya adalah: Shift pertama jam 08.00 12.00 Shift kedua jam 13.00 17.00 Berdasarkan data di atas saudara diminta untuk memasukkan semua informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek tersebut Di samping itu informasi lain yang diberikan adalah urutan pekerjaan yang dilakukan (tampak dari tabel di bawah ini) No. Kegiatan Durasi 1 Perencanaan 2 Perencanaan Jaringan 1d 3 Perencanaan Hardware 1d 4 Perencanaan Software 2d 5 Penataan Perabot 6 Merakit Meja 3d 7 Menata Meja 2d 8 Menata Kursi 1h 9 Instalasi Listrik 10 Instalasi Kabel Listrik 4d 11 Instalasi Komputer

31 12 Merakit CPU 4d 13 Menyusun CPU pada tempatnya 2d 14 Memasang Monitor 2d 15 Pemasangan Printer 16 Memasang Kabel Paralel 2d 17 Memasang Printer 2d 18 Pemasangan AC 19 Instal Perangkat AC 1d 20 Instal Selang AC 2d 21 Isi Freon 1d 22 Instal Jaringan 23 Memasang Kabel Jaringan 3d 24 Memasang Hub 1d 25 Koneksi Ke Router 1d 26 Instalasi Program 27 Instal Sistem Operasi 2d 28 Instal Program-Program 3d 29 Seting Komputer 30 Seting IP Workstation 1d 31 Koneksi Ke Jaringan 1d Dari data di atas perlu diketahui bahwa pekerjaan perencanaan, penataan perabot, instalasi listrik, instalasi komputer, pemasangan printer, pemasangan AC, instalasi jaringan, instalasi program, dan seting komputer merupakan Summary Task. Satuan waktu yang digunakan adalah hari (day) dan minggu (week). Setiap 2 minggu sekali akan diadakan kegiatan rapat untuk memantau pekerjaan. Dari data di atas saudara diminta menyimpan proyek tersebut dengan nama LAB1, kemudian cetaklah Overview Report nya D. TUGAS Berikut ini adalah pekerjaan dalam proyek MP1 Kegiatan Waktu A 8 B 6 C 5 D 3 E 2 F 2 G 10 Pekerjaan dimulai tanggal 17 Oktober 2005. pada tanggal 21 dan 22 Oktober 2004 dinyatakan sebagai hari libur. Keterangan lainnya, proyek tersebut dikerjakan dalam 2 shift yaitu:

32 Shift I jam 08.00 12.00 Shift II jam 12.30 16.30 Dari data di atas buatlah laporan tentang proyek MP1 yang berkaitan dengan overviewnya, project summary-nya dan working days-nya