APLIKASI SKPI v. 1.0 (beta)

APLIKASI SKPI v. 1.0 (beta) Latar Belakang Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 81 tahun 2014 menetapkan bahwa setiap perguruan tinggi wajib mengeluarkan ijazah, transkrip nilai dan disertai dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI). Pun demikian, hingga saat ini masih cukup banyak perguruan tinggi yang belum dapat menerapkan / mengimplementasikan SKPI bagi lulusannya. Pemikiran Dasar dalam Pengembangan Aplikasi Terdapat beberapa situasi yang mengemuka saat aplikasi ini dikembangkan; antara lain adalah bahwa aplikasi ini diharapkan : 1. Tidak membutuhkan high specification hardware, artinya harus bisa digunakan/ dipalikasikan dengan computer spesifikasi rendah (Misalnya sudah bisa dioperasikan dengan computer Intel Pentium II atau lebih rendah) 2. Tidak membutuhkan software tambahan; artinya dapat dijalankan tanpa harus melakukan instalasi software tambahan dan cukup menggunakan software standar yang umumnya digunakan dalam system perkantoran 3. Mudah dijalankan; sebagaimana ide awal pembuatan software ini adalah ditujukan bagi peserta workshop SKPI di Jawa Timur, dimana peserta workshop notabene adalah pendidik atau bahkan pimpinan perguruan tinggi dan bukan praktisi computer atau tenaga IT; maka penting bagi kami untuk memastikan aplikasi ini bisa dengan mudah dipelajari dan dipraktikkan; Kami harus memastikan bahwa dalam waktu yang relative singkat dan atau saat pelatihan selesai maka mereka telah mampu mengoperasikan aplikasi ini 4. Semi rigid APlikasi ini diharapkan tidak kaku sehingga masih mungkin untuk dilakukan editing pada beberapa aspek tampilan SKPI yang merupakan produk (output) dari software ini. Artinya memungkinkan bagi masing-masing pengguna untuk memberikan ciri khas sesuai dengan kepentingan institusi masing-masing; misalnya terkait jenis dan ukuran font, warna dasar, border dan sebagainya. Pun misalnya jika pada tahuntahun berikutnya kurikulum yang digunakan oleh institusi berbeda; maka setiap institusi masih tetap dapat menggunakan software ini dengan melakukan penyesuaian konten. Pengguna/ institusi juga dimungkinkan untuk mengubah dan atau menambah content sesuai dengan keunggulan atau ciri khas masing-masing institusi. 5. Stabil Walaupun aplikasi ini memungkinkan untuk diedit dari sisi tampilan, namun harus relatif stabil strukturnya. Memperhatikan terhadap system requirement, kebutuhan dan dari sisi kepraktisan serta fleksibelnya aplikasi untuk digunakan oleh semua kalangan,maka aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Ms. Excel. Aplikasi ini memang sengaja dibuat dengan Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 1

menggunakan program Ms. Excel, sehingga tidak bisa dikatakan sebagai program sebagaimana dikenal oleh masyarakat umumnya; Prosedur Penggunaan Aplikasi 1. Copy file dari CD atau Flashdisk atau download. Usahakan file disimpan sebagai master dan kemudian di copy sesuai kebutuhan. Aplikasi ini dirancang 1 file dapat digunakan untuk satu angkatan lulusan (yang mengalami proses pembelajaran relatif sama/ kurikulum sama). 1 file dapat menampung data hingga 200 mahasiswa. Berdasarkan hal tersebut, maka setelah dicopy; file yang akan digunakan dapat di rename misalnya menjadi skpi2012.xls dan sebagainya (artinya file ini untuk mahasiswa lulusan dari angkatan 2012). 2. Buka file sehingga masuk ke menu utama seperti dibawah ini (password default untuk membuka program adalah : anastamsuri). Jika berhasil maka Anda akan menjumpai laman sebagai berikut : Menu utama ini nantinya digunakan untuk menuju ke menu (sheet) lain yaitu untuk isian identitas institusi, isian kerangka dari SKPI itu sendiri, data mahasiswa, data prestasi, data kurikulum (capaian belajar, sistem pendidikan dan KKNI), serta termasuk didalamnya terdapat menu untuk mencetak SKPI. Dalam aplikasi ini, sebagian besar isian telah diisi; pun demikian jika diperlukan maka masing-masing institusi dapat melakukan penyesuaian kembali. Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 2

Identitas Institusi / Prodi Jika menu identitas prodi di klik maka akan tampil laman seperti berikut : Pada laman ini, pengguna diwajibkan memasukkan identitas sesuai kebutuhan isian yang meliputi : 1. Nomor SK Pendirian Perguruan tinggi 2. Nama Perguruan tinggi, sebaiknya sesuai dengan nomenklatur 3. Nama Program Studi 4. Jenis Pendidikan (Vokasi / Profesi) 5. Jenjang Kualifikasi KKNI (untuk Diploma III pada level 5, D IV level 6) 6. Persyaratan Penerimaan, yaitu syarat yang ditetapkan oleh perguruan tinggi /prodi dalam penerimaan mahasiswa baru Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 3

7. Bahasa Pengantar, yaitu bahasa yang lazim /biasa digunakan sebagai pengantar dalam kegiatan perkuliahan 8. Sistem Penilaian 9. Lama Studi Reguler, yaitu masa studi yang ditempuh mahasiswa dalam rentang waktu normal sesuai bobot SKS (misalnya pendidikan D-III adalah 6 semester) 10. Pendidikan Lanjutan, yaitu pendidikan yang mestinya dapat ditempuh lulusan untuk memperdalam kemampuannya, yang setingkat lebih tinggi dibandingkan dengan pendidikan terakhir yang telah ditempuh lulusan 11. Nama Pimpinan, dalam hal ini adalah pimpinan unit penyelenggara program studi 12. Gelar, yaitu gelar yang disandang lulusan, termasuk singkatannya. 13. Tempat dan tanggal penerbitan SKPI. Jika isian ini telah sesuai, keluar dari laman dengan klik tombol ke menu utama. untuk menuju Kerangka Isian Selanjutnya lakukan pengisian pada Kerangka Isian. Laman ini berguna untuk menentukan sub judul dari masing-masing kolom isian. Contoh sebagai berikut : Dari tampilan awal, untuk form tentang identitas lulusan yang mendapat SKPI nantinya memiliki header (sub judul) INFORMASI TEN TANG IDENTITAS DIRI PEMENGANG SKPI. Isian ini nanti yang akan ditampilkan sebagai sub header / sub judul yang ada di halaman cetak SKPI. Jika ingin merubah isi Sub Header/ Sub judul maka silahkand iganti; seperti misalnya menjadi IDENTITAS PEMILIK SKPI atau nama lain. Jika dilakukan penggantian terhadap isian ini maka otomatis sub header/ sub judul yang ada di halaman cetak SKPI juga berubah. Silahkan melakukan pengecekan dan lakukan penyesuaian seperlunya pada isian ini. Data yang dapat diubah pada laman ini yang nantinya menyebabkan perubahan judul/ sub judul di hasil cetak SKPI adalah : Judul dan sub judul / sub header dari Identitas Pemegang SKPI Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 4

Judul dan sub judul / sub header Informasi Tambahan Pemegang SKPI Judul dan sub judul / sub header Informasi Kualifikasi dan Hasil yang dicapai Judul dan sub judul Sistem Pendidikan Tinggi dan KKNI Jika pengecekan dan atau pengubahan dianggap selesai, klik simpan (Ctrl + S) dan kembali ke menu utama Isian Data Lulusan (Pemegang SKPI) Untuk masuk silahkan klik Data Dasar dari kelompok Data Lulusan. Tampilan dari laman ini adalah sebagai berikut : Isikan data pada kolom 1. NIM untuk nomor induk lulusan 2. Nama berisi nama lulusan 3. TTL diisikan tempat dan tanggal lahir lulusan 4. Tahun masuk diisi tahun masuk lulusan 5. tahun lulus diisi tahun lulus dari pemegang SKPI (nama ybs) 6. nomor ijazah diisi dengan nomor ijazah pemegang SKPI 7. Nomor SKPI diisi nomor SKPI yang diterbitkan oleh perguruan tinggi Isian nomor akan berjalan otomatis dan tidak perlu dimasukkan secara manual. Pengguna dapat melakukan proses input data dengan copy- paste dari data excel yang mungkin sudah tersedia atau dibuat sebelumnya. Isian prestasi Isian prestasi dalam aplikasi ini dibagi menjadi 3 aspek. Secara default isiannya adalah prestasi akademik, prestasi non akademik dan sertifikasi/ keahlian. Untuk pengisian data ini dilakukan dengan melakukan klik tombol prestasi pada menu utama; sesuai kebutuhan yaitu menu prestasi akademik, prestasi non akademik dan sertifikasi/ keahlian. Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 5

Contoh pengisian adalah sebagai berikut : Pada tampilan diatas NIM dan Nama lulusan otomatis tersedia bersumber dari data dasar lulusan yang telah dimasukkan sebelumnya. Selanjutnya tuliskan prestasi dari mahasiswa sesuai dengan kolom yang tersedial; dimana masing-masing kolom memuat satu prestasi. Pada aplikasi ini disediakan 5 kolom. Dari setiap nama lulusan, terbagi menjadi dua baris; yaitu baris pertama diisi informasi berbahasa Indonesia dan baris kedua diisi informasi berbahasa inggris. Lakukan pengisian secukupnya, dan jika telah selesai silahkan simpan (Ctrl + S) dan kembali ke menu utama dengan klik BACK Lakukan juga pengisian data tentang prestasi non akademik, sertifikasi/ keahlian, pengembangan kepribadian, praktik dan magang serta tugas akhir dengan menggunakan langkah-langkah seperti diatas. Jika memang tidak diperlukan maka dapat juga tidak diisi! Isian Kurikulum Isian ini memuat capaian pembelajaran yag telah dicapai oleh lulusan. Silahkan dilakukan pengisian atau perubahan seperlunya. Jika telah silahkan simpan (Ctrl + S) dan kembali ke menu utama dengan klik BACK Isian Sistem Dikti dan KKNI Laman ini memuat informasi tentang sistem pendidikan tinggi di Indonesia dan KKNI. Untuk masuk ke laman ini klik menu Sistem Dikti & KKNI di menu utama. Lakukan pengisian atau penyesuaian seperlunya; dan jika telah silahkan simpan (Ctrl + S) dan kembali ke menu utama dengan klik BACK Persiapan Mencetak SKPI Sebelum mencetak SKPI, pengguna harus melakukan pengecekan terhadap isian data; utamanya untuk memastikan bahwa tulisan-tulisan yang mestinya dimuat tidak tertutup karena kolom yang kurang lebar. Pengguna harus menyesuaikan lebar kolom terlebih dulu sehingga seluruh informasi dapat terbaca dengan baik. Berikut ini adalah tampilan dari laman cetak SKPI : Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 6

Contoh penyesuaian kolom adalah sebagai berikut : Perhatikan bahwa pada baris nomor 90, 91 dan 93 tulisan tidak dapat tampil secara penuh karena lebar kolom yang kurang. Pengguna wajib menyesuaiakan secara manual dengan melakukan klik pada nama kolom dan drag (klik lalu menarik ke atas atau kebawah) sehingga seluruh tulisan dapat terbaca. Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 7

Mencetak SKPI Perlu kami sampaikan bahwa untuk dapat menggunakan aplikasi ini secara penuh, maka setiap aplikasi yang digunakan harus berstatus terregister; artinya kode yang dimasukkan dalam kolom kode aktivasi di menu utama harus benar dan dibawahnya tertulis: terregister (registered) Jika Aplikasi ini belum terregister, maka anda tetap dapat menggunakan dan mencetak laman SKPI namun terbatas hanya pada 3 data lulusan pertama yang Anda masukkan. PASTIKAN BAHWA APLIKASI YANG ANDA GUNAKAN TELAH TERREGISTER! Untuk pencetakan SKPI dapat dilakukan dengan cara : 1. Masuk ke laman dengan klik tombol CETAK SKPI pada menu utama 2. Klik Tampilkan Record pada kolom biru (yang ada NIM). Tekan tombol panah kecil di sebelah kanan dari kolom biru, untuk menampilkan pilihan NIM yang lain yang akan dicetak. 3. Selanjutnya klik tombol kecil dibawah tulisan Refresh sehingga seperti berikut : Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 8

Klik OK 4. Selanjutnya silahkan lakukan print preview, untuk memastikan bahwa pencetakan sesuai dengan kebutuhan. Jika perlu lakukan lagi penyesuaian dengan mengubah ukuran kolom sedemikian rupa sehingga hasil sesuai dengan kebutuhan Melakukan Registrasi Aplikasi Aplikasi yang tidak terregistrasi hanya mampu mencetak 3 ( tiga) record data; dan jika ingin dapat digunakan hingga 200 record (lulusan) maka setiap aplikasi harus terregistrasi. Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 9

Pada halaman utama tercantum bahwa status masih belum terregistrasi. Proses registrasi dilakukan dengan memasukkan kode unik yang akan diberikan dalam pelatihan atau dengan menghubungi pengembang. Adapun contoh yang telah terregistrasi adalah sebagai berikut : SELESAI Pertanyaan / Saran tentang Aplikasi ini silahkan Ditanyakan ke : ANAS TAMSURI anastamsuri@gmail.com Anas Tamsuri Manual Penggunaan Aplikasi SKPI 10