[Summary] Sistem Informasi Perusahaan Chapter 6
Suatu model konseptual merepresentasikan realita dalam suatu bentuk abstraksi yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi dalam berbagai format (relational, object oriented, dll) Tidak bergantung pada tipe h/w dan s/w Tidak bergantung pada tipe model logika (logical model) apa pun Suatu model logika merepresentasikan realita dalam format yang sesuai dengan model basis data tertentu (contoh relational atau object-oriented) Tidak bergantung pada h/w dan s/w Bergantung pada tipe model logika yang dipilih Suatu model fisik (physical model) dibuat secara khusus untuk suatu paket s/w basis data tertentu. Bergantung pada h/w, s/w dan pada tipe model logika yang dipilih Relational Database Model Relational model adalah suatu tipe model logika basis data yang diciptakan oleh E.F. codd pada tahun 1969. Relational model berbasiskan pada teori himpunan dan predicate logic (terformalisasi dengan baik, sehingga perilakunya dapat diprediksi). Suatu relational database terdiri dari berbagai tabel (hubungan) yang terhubung satu sama lain melalui penggunaan primary & foreign keys. A FOREIGN KEY dalam suatu tabel, adalah primary key dari tabel lain yang telah diposting pada tabel pertama untuk membentuk suatu hubungan diantara dua table.
Tabel relational database terdiri dari kolom dan baris: 1. Baris disebut sebagai table extension atau tuples (urutan baris bukanlah merupakan suatu masalah). 2. Kolom disebut sebagai table intension atau schema. Urutan kolom bukanlah merupakan suatu masalah Semua nilai dalam kolom dan baris harus mengikuti format data yang sama (contoh: tanggal, teks, dll) 3. Tiap sel dalam suatu tabel basis data (perpotongan kolom-baris) hanya dapat memilliki satu nilai saja (repeating groups tidak diperbolehkan). Contoh Foreign Key
Beberapa prinsip-prinsip dalam relational model 1. Integritas entitas (entity integrity) Suatu primary key dalam suatu tabel tidak boleh memiliki nilai null (kosong) Untuk memastikan keunikan entitas dan memungkinkan nilai primary key menjadi acuan bagi nilai foreign key. 2. Integritas referensi (referential integrity) Nilai untuk suatu foreign key pada suatu tabel harus merupakan salah satu dibawah ini: Null (kosong) Sama dengan nilai primary key pada tabel asalnya 3. Satu fakta, satu tempat (one fact, one place) Fakta = suatu pasangan nilai atribut kandidat kunci dengan nilai atribut lainnya Fakta ditemukan pada extensional data Contoh Integritas Referensi
Pelanggaran Aturan Satu Fakta Satu Tempat 1. Satu fakta ada di beberapa lokasi 2. Beberapa fakta ada di satu tempat Tiap nilai dari tiap atribut pada suatu baris berpasangan dengan primary key, sehingga bila suatu sel memiliki dua atau lebih nilai atribut, hal tersebut dikatakan sebagai beberapa fakta pada satu lokasi (atau disebut juga sebagai repeating group). Konversi Konseptual menjadi Relational Langkah 1 Buatlah sebuah tabel terpisah untuk merepresentasikan tiap entitas pada model konseptual 1A: Tiap atribut dari entitas menjadi kolom pada relational table 2A: Tiap instance (anggota) dari himpunan entitas menjadi baris pada relational table
Langkah 2-4 melibatkan penentuan apakah tiap hubungan dalam model konseptual harus direpresentasikan sebagai suatu tabel terpisah atau di-posting sebagai foreign key Redundancy dan Load adalah faktor penentu yang penting Redundancy = Satu fakta pada beberapa tempat atau beberapa fakta pada satu tempat Load = Persentase dari nilai non null pada suatu kolom Kardinalitas partisipasi mengkomunikasikan beberapa informasi mengenai redundancy dan load Kardinalitas maksimum Aturan umumnya adalah untuk selalu mem-posting pada suatu tabel entitas 1 (Untuk menghindari repeating groups redundancy). Kita tidak boleh mem-posting pada entitas N (Hal tersebut menyebabkan repeating groups redundancy). Kardinalitas minimum Aturan umumnya adalah untuk selalu mem-posting pada suatu tabel entitas 1 (mandatory) (Untuk menghindari nilai null pada kolom foreign key). Aturan ini harus dilanggar pada beberapa kondisi (akan dijelaskan kemudian). Contoh Aturan Umum
Langkah 2 Buatlah suatu tabel terpisah untuk merepresentasikan semua many-to-many relationship pada suatu model konseptual, atau pada pola kardinalitas partisipasi berikut: (0,N)-(0,N) (0,N)-(1,N) (1,N)-(0,N) (1,N)-(1,N) Suatu tabel terpisah harus dibuat untuk merepresentasikan hubungannya Primary key dari tabel entitas terkait di-posting pada tabel hubungan untuk membentuk primary key-nya. Primary key ini disebut sebagai suatu composite/concatenated primary key Hal tersebut mencegah redundancy Tidak ada pengecualian untuk aturan ini. Bila suatu foreign key di-posting pada kedua arah, redundancy akan menjadi suatu masalah bagi many-to-many relationships. Many to Many Relationship
Langkah 3 untuk pola kardinalitas partisipasi (1,1)-(1,1), pertimbangkan apakah dua entitas terpisah secara konseptual atau apakah keduanya harus digabungkan. Bila harus dibiarkan terpisah, maka : 3A: posting-lah primary key dari suatu tabel entitas pada tabel entitas lainnya sebagai foreign key. 3B: tidak menjadi masalah primary key entitas mana yang di-posting pada tabel entitas lainnya, tetapi jangan mem-posting keduanya : Jangan membuat suatu tabel terpisah Redundancy dihindari secara otomatis dan load bukan merupakan suatu masalah bila suatu foreign key di-posting pada tabel manapun dalam hubungan (1,1)-(1,1)
Langkah 4 untuk hubungan lain yang memiliki partisipasi (1,1) dengan satu himpunan entitas, posting-lah primary key entitas terkait pada tabel entitas (1,1) sebagai foreign key atauuntuk pola kardinalitas partisipasi berikut : (0,N)-(1,1) (1,N)-(1,1) (1,1)-(0,N) (1,1)- (1,N) (0,1)-(1,1) (1,1)-(0,1) Jangan membuat tabel terpisah Posting-lah suatu foreign key pada tabel entitas (1,1) dari tabel entitas lainnya Redundancy akan dihindari dan load bukan merupakan suatu masalah bila instruksi ini diikuti Bila posting dilakukan pada arah yang berlawanan, redundancy [untuk maksimum N] atau load [untuk minimum 0] akan menjadi suatu masalah Langkah 5 untuk hubungan lainnya yang memiliki partisipasi (0,1) pada satu atau kedua entitas, pertimbangkanlah load-nya atau untuk pola kardinalitas partisipasi berikut: (0,N)-(0,1) (1,N)-(0,1) (0,1)-(0,N) (0,1)-(1,N) (0,1)-(0,1) Aturan untuk maximum cards mengharuskan posting pada suatu (0,1) atau membuat tabel terpisah; tidak boleh melakukan posting pada (0,N) atau (1,N). Aturan untuk minimum cards menyebutkan bahwa tidak boleh melakukan posting pada (0,1) karena hal tersebut akan mengakibatkan nilai null yang akan mengakibatkan pemborosan tempat pada basis data. Namun demikian suatu tabel terpisah tidak akan membuang-buang tempat, maka lebih baik ikuti aturan maksimum dan langgar aturan minimum
5A posting-lah primary key entitas terkait pada tabel entitas (0,1) sebagai suatu foreign key untuk hubungan manapun yang akan mengakibatkan high load 5B buatlah tabel terpisah untuk hubungan manapun dimana posting suatu foreign key akan menyebabkan low load. Catatan: untuk (0,1)-(0,1), langkah 5A, posting pada arah manapun akan mengakibatkan highest load; bila kedua arah tidak mengakibatkan high load, maka ikuti langkah 5B Contoh Load Considerations
Penempatan Atribut Hubungan Bila hubungan menjadi suatu tabel terpisah, maka atribut hubungan ditempatkan pada tabel tersebut. Bila hubungan dapat direpresentasikan dengan cara mem-posting foreign key, atribut hubungan di-posting berdampingan dengan foreign ke.
Fixing One Fact Multiple Places Employee Fakta-fakta apa saja yang memiliki beberapa lokasi pada tabel ini? Dapatkan model ER yang direpresentasikan oleh tabel ini! Apakah model ER-nya benar? Model ER nya harusnya seperti apa? Bagaimanakah relational model yang benar? Contoh Lainnya : 1. Fakta apa saja yang ada di beberapa tempat? 2. Bagaimana caranya menghindari hal ini?
Physical Implementation of Relational Model in Microsoft Access Microsoft Access digunakan pada chapter ini untuk mendemonstrasikan penggunaan model logika ke dalam model praktik. Praktik ini memungkinkan kita untuk mengenal pembuatan tabel di Ms. Access serta mengkomunikasikan informasi tentang link antara beberapa tabel (seperti primary keys yang dikaitkan antara satu tabel dengan tabel lainnya). Di Ms. Access juga terdapat Access Help, dimana kita bisa membaca beberapa instruksi didalamnya perihal informasi yang belum kita ketahui. Access Help
Creating and Working with Databases Untuk memasukkan tabel di Ms. Access, kita harus membuat terlebih dahulu file database. Hal ini yang menjadi perbedaan antara produk produk Microsoft dengan Ms. Access. Pada Ms. Access, kita harus membuat file terlebih dahulu serta menamai file tersebut sebelum kita bekerja (input data atau mengisi tabel) pada Ms. Access. Pada saat membuka Ms. Acceess, maka akan disajikan New Blank Database, kemudian kita click on New Blank Database, dan isi File Name serta store database kita sesuai dengan driver mana yang ingin kita gunakan untuk menyimpan hasil kerja kita dengan Ms. Access. Halaman Muka Microsoft Access
Example 1 : Creating and Connecting Entity Tables Untuk membuat tabel penjualan (sales table), maka masukkan 4 macam field, yaitu SalesID, Date, Amount dan Salesperson. Tipe data untuk masing masing field antara lain : SalesID menggunakan Text, Date menggunakan Date/Time, Amount menggunakan currency dan Salesperson menggunakan Text. Setelah itu, kita haus menentukan primary key untuk tabel pertama ini. Yaitu SalesID. Dengan cara, click SalesID field, kemudian click primary key, maka SalesID akan langsung menjadi primary key pada tabel pertama ini. Pada Ms. Access 2007, pada pengetikan field awal paling kanan, maka secara otomatis akan menjadi primary key pada tabel yang sedang kita kerjakan. Jika, primary key tidak berada pada pengetikan awal di field pertama, kita masih bisa menentukan primary key yang lainnya, dengan cara simpan terlebih dahulu tabel yang telah kita buat, kemudian klik kanan pada nama tabel yang telah kita buat, dan pilih Design View, maka disitu kita akan bisa mengubah field mana saja yang bisa kita jadikan primary key (Design Primary Key). Setelah semuanya sudah diketik, maka simpan tabel tersebut dengan file Sale. Save tabel sale
Setelah kita berhasil menamai tabel pertama tadi dengan sale, maka langkah berikutnya dalah membuat tabel lainnya. Dengan cara, tutup tabel sale yang telah kita simpan tadi, dan buka serta buat tabel baru lagi. Yang isinya antara lain : SalespersonID, Name dan Telephone dan jadikan SalespersonID sebagai primary key pada tabel ini, kemudian simpan dengan file Salesperson. Sekarang kita telah memiliki 2 tabel yaitu sale dan saleperson. Lalu, icon relationship, ketika telah muncul, maka drag kedua tabel tadi dan klik add, maka akan mucul edit relationship tab, pada tab tersebut klik enforce referential integrity dan cascade update related fields, setelah itu klik create. Enforced referential integrity merupakan pilihan yang sangat bagus untuk di klik karena jika kita merubah customer ID maka hal tersebut juga akan mengubah di seluruh tempat. Sedangkan opsi cascade update related fields merupakan opsi yang berfungsi untuk tidak membiarkan kita kehilangan data data yang akan kita butuhkan di kemudian hari. Edit Relationships
Setelah klik create, maka akan muncul tabel sale dan salesperson pada relational tabel kita. Kemudian, klik salespersonid pada tabel salesperson dan drag ke salesperson pada tabel sale, maka akan muncul ralationship layout sebabai berikut : Relationships Layout Terdapat angka 1 di SalespersonID pada tabel salesperson, hal tersebut menunjukkan bahwa nilai partikular data untuk atribut tersebut bisa muncul di tabel maksimum satu kali. Hal tersebut masuk akal, hal itulah yang disebut dengan parimary key dan primary key tidak bisa memiliki nilai duplikasi (nilai yang sama). Sedangkan tanda infinity disamping salesperson pada tabel sale menunjukkan bahwa nilai partikular data untuk atribut tersebut bisa muncul di tabel untuk beberapa kali. Sebagai contoh Salesperson 654321 membuat penjualan terus menerus dan bisa selalu muncul pada tabel sale untuk beberapa kali pula.
Example 2 : Creating and Connecting Relationship Tables to Entity Tables Untuk memulainya, hal yang sama harus dilakukan adalah membuat tabel di Ms. Access. Tabel pertama disimpan dengan nama file Student yang berisi beberapa field meliputi : StudentID (juga dijadikan primary key, dengan tipe data text), Name (tipe data text) dan Address (tipe data text). Tabel berikutnya disimpan dengan nama file Course yang juga berisis beberapa field antara lain : CourseID (tipe data text, dijadikan primary key), Description (tipe data text) dan Credits (tipe data number). Dan tabel terakhir adalah takes, yang berisi field antara lain : StudentID (tipe data text), CourseID (tipe data text) dan Grade earned (tipe data text). Untuk tabel takes, ada 2 primary key, yaitu StudentID dan CourseID. Cara mengatur untuk memiliki dua primary key adalah, ketika telah kita simpan tabel takes, maka klik kanan pada tabel tersebut, pilih Design View, kemudian block StudentID serta CourseID dan kemudian klik icon primary key, maka dua duanya sekarang sudah akan menjadi primary key. Relationships Layout
Ketika ketiga tabel tersebut sudah berhasil dibuat, kemudian klik relationship icon. Ketika sudah muncul tabel di relationship, maka : klik StudentID di tabel student dan drag ke StudentID di tabel course serta klik CourseID di tabel course dan drag ke CourseID di tabel takes. Maka hasilnya adalah sebagai berikut : Relationships Layout yang menggabungkan 2 tabel entitas Deleting Existing Relationships Untuk menghapus relationship antara tabel, caranya adalah klik garis relationship antara tabel, kemudian klik tombol delete pada keyboard maka relationships antar tabel akan hilang. Menghapus relationships antar tabel
Entering Data into Microsoft Access Tables Datasheet view Ketika kita telah selesai membuat tabel yang hubungan antara beberapa tabel telah dikomunikasikan dengan benar di Ms. Access, maka saat itulah kita telah siap untuk memulai memasukkan data kedalam tabel. 2 views yang dapat membantu kita untuk memasukkan data pada tabel antara lain : datasheet view dan form view. Di chapter ini, kita hanya akan membahas datasheet view. Caranya, ketika kita ingin memasukkan beberapa field di dalam tabel, kemudian ketik field-nya dan ketika ingin berpindah ke field berikutnya bisa dengan menekan tombol TAB pada keyboard. Ketika kita berpindah ke field lain dengan menggunakan TAB, maka ketika kita menekan TAB, software akan secara otomatis menyimpan data yang telah kita masukkan. Kemudian sering juga kita melihat icon pensil, hal itu menunjukkan data yang kita masukkan saat ini di posisi tersebut. Hal yang harus diingat adalah ketika kita telah klik enforce referential integrity dan telah memasukkan data ke dalam field yang sesuai, maka kita harus hati hati untuk memasukkan datanya. Berusahalah hati hati dalam memasukkan data. Jika kita memasukkan data yang salah, maka kita harus segera memperbaiki dengan segera dimana letak kesalahan data tersebut sebelum kita memasukkan data berikutnya ke dalam tabel Ms. Access.
Concluding Comments Di chapter ini kita telah mempelajari bagaimana cara mengambil representasi secara konseptual dari enterprise yang nyata kemudian mengubahnya, pertama ke dalam logika hubungan tabel dan kemudian praktik nyata ke dalam Microsoft Access software. Kita juga mempelajari bagaimana memasukkan data pada tabel. Di chapter berikutnya, kita akan mempelajari sesuatu yang bisa kita lakukan setelah memasukkan data pada database yang relasional. Di situlah fungsi yang sesunggunya pada database relasional bisa kita temukan. Ketika kita memasuki chapter tersebut, jangan lupakan apa yang telah kita dapatkan dan telah kita pelajari di chapter ini. Pengertian yang kuat pada desain tabel adalah merupakan dasar pengertin yang kuat pula untuk querying. Pengertian yang kuat tentang querying merupakan dasar yang kuat untuk retrieval of valid data, yang kemudian hasil akhirnya sangat mempengaruhi pengambilan keputusan. Inilah pentingnya mengapa pengguna sistem enterprise harus benar benar mengerti dasar dari database relational.