SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN DELI SERDANG KERTAS KARYA Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Perpustakaan dan Informasi OLEH HADRIAN NIM: 122201068 PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015
LEMBAR PERSETUJUAN Judul Kertas Karya : Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang Oleh : Hadrian Nim : 122201068 Dosen Pembimbing : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd NIP : 195770407 198603 2 001 Tanda Tangan : Tanggal : Dosen Pembaca : Zurni Zahara Samosir M.Si NIP : 19560716197903 2 00 2 Tanda Tangan : Tanggal :
LEMBAR PERSETUJUAN Judul Kertas Karya : Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang Oleh : Hadrian Nim : 122201068 DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua Prodi : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd NIP : 195770407 198603 2 001 Tanda Tangan : Tanggal : FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A. NIP : 19511013 1 197603 1 001 Tanda Tangan : Tanggal :
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat, anugerah dan kasih setia-nya, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan dengan baik sebagai salah satu syarat tugas akhir pada Progam Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU Medan. Adapun judul kertas karya ini adalah Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Penulisan kertas karya ini banyak memperoleh dorongan, petunjuk dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. 4. Ibu Zurni Zahara Samosir M.Si, selaku Dosen Pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam menulis kertas karya ini. 5. Seluruh Staf Pengajar beserta administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan serta membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. 6. Seluruh Staf dan Karyawan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang telah membina dan membimbing penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL), hingga berakhir. 7. Ibu Suyatmi, selaku Kepala Seksi Arsip Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang yang telah memberikan saran serta informasi kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. i
8. Bapak Drs. Ridwan Said Siregar, selaku Kepala Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang dan seluruh Staf Pegawai Perpustakaan yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat diselesaikan dengan baik. 9. Teristimewa buat kedua Orang Tua penulis, Ayahanda Halomoan Situmorang, Ibunda Ruslan Katarina Sinaga atas doa dan restunya dan kasih sayangnya yang tiada habisnya diberikan kepada penulis serta dukungan moril maupun material yang tanpa jasanya tidak mungkin penulis sampai pada saat sekarang ini. 10. Saudari saya tersayang Kakak Yenita Situmorang, Abang Hardiman Maradong David Situmorang, dan Adik saya Parsaoran Situmorang. Terimakasih saya ucapkan kepada kalian semua yang senantiasa mencurahkan kasih sayang, doa serta dukungannya kepada penulis. 11. Terimakasih buat keluarga besar B-11 yaitu: Kakak Rosa Ceria Sinaga, Jepri Lumbantungkup Nainggolan, pariban saya Intan Duma Sinaga, adik saya Hotma Sinaga, dan tidak lupa lae Gonzales Sinaga, lae Petrus Sinaga. Yang telah memberi dukungan secara terus-menerus, dan kebersamaannya selama penyusunan kertas karya ini. 12. Sahabat terdekat ku sekaligus sahabat terbaik ku Hendra Setiawan Siburian, Parlindungan Sihaloho, Alar Tumangger, Suka Karia Ginting, Juan Pranata Purba, Kartison Simanjuntak. Terimakasih atas semangat, doa, saran, suka maupun duka yang telah kita jalani bersama selama tiga tahun di jurusan tercinta kita ini. Semoga kita semua sukses dalam karir kita nanti dan persahabatan kita ini tetap terjaga sampai kapan pun, Amin. 13. Kelompok C.I.N.T.A Ka Dina, Rizky Mauliza, Yulia Nander, Parlindungan Sihaloho. Terimakasih atas waktu kita bersama selama 3 bulan PKL. Susah Senang kita tetap tertawa tanpa peduli orang lain. 14. Seluruh teman-teman stambuk 2012 Program Studi D-3 Perpustakaan yang telah banyak memberikan dorongan, pengertian dan insipirasi bagi penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. Selama tiga tahun kita bersama-sama menimbah ilmu di FIB dan banyak hal yang kita kerjakan untuk studi kita masing-masing, semoga kita sukses semua. Amin ii
15. Terimakasih juga buat abangda stambuk 010 dan 011 (Ario Pinem, Priyai Hasugian, Junaidi Simanullang, Rizki Faldes Tarigan, Arco Hasugian, Alan Manik) yang memberikan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. Meskipun penyusun ini telah diupayakan seoptimal mungkin, namun penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan, baik dalam sistematika penulisannya maupun tutur bahasanya. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran dari para pembaca. Besar harapan penulis, kertas karya ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi kita semua, akhir kata penulis mengucapkan terimakasih. Medan, 20 Oktober 2015 Penulis, Hadrian iii
DAFTAR ISI HALAMAN KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR.. vi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang dan Masalah... 1 1.2. Tujuan Penulisan... 2 1.3. Manfaat Penulisan. 3 1.4. Ruang Lingkup... 3 1.5. Metode Pengumpulan Data... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 4 2.1. Pengertian Arsip... 5 2.1.1. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya... 5 2.1.2. Pengertian Arsip Menurut Para Ahli... 6 2.1.3. Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang... 8 2.2. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi dan Tujuan... 8 2.2.1. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi... 8 2.2.2. Penggolongan Arsip Menurut Tujuan... 10 2.3. Ciri-ciri Penyimpanan Arsip yang Baik... 11 2.4. Perencanaan Sistem Penyimpanan Arsip... 13 2.5. Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip... 14 2.5.1. Sistem Abjad (alphabetic filing systems)... 14 2.5.2. Sistem Subyek (subject filing systems)... 17 2.5.3. Sistem Tanggal (Chronologic Filling Systems)... 18 2.5.4. Sistem Nomor (Numberic Filling Systems)... 18 2.5.5. Sistem Wilayah atau Daerah (Geographical Filling Systems)... 20 2.6. Sistem Penemuan Kembali Arsip... 20 BAB III SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN DELI SERDANG...... 21 3.1. Sejarah Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 21 3.2. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 23 3.3. Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 23 3.4. Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 24 3.5. Tugas Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 24 3.6. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang...... 24 3.6.1. Rincian Tugas...... 26 iv
3.7. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang...... 32 3.8. Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 34 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 36 4.1. Kesimpulan... 36 4.2. Saran... 37 DAFTAR PUSTAKA... 38 LAMPIRAN v
DAFTAR GAMBAR HALAMAN Gambar I Gambar II Gambar III Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 25 Prosedur Sistem Penanganan Arsip Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang.... 33 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang.... 34 vi