VISI LP3M UNTIRTA : Terwujudnya LP3M Sebagai Lembaga yang Unggul dalam Pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan yang Berkarakter dalam Kebersamaan pada Tahun 2025 MISI LP3M UNTIRTA : (1) Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin Kualitas Kinerja Bidang Pendidikan Akademik dan Vokasi. (2) Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin Kualitas Kinerja di Bidng Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. (3) Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) u ntuk Menjamin Tata Kelola dan Kinerja Universitas serta Unit Kerja di Bawahnya secara Baik, Jujur, Adil, Wibawa, Amanah, Religius, dan Akuntabel dalam Pelaksanaan Otonomi Perguruan Tinggi.
MANUAL PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI) UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA 2013-2015 ii LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M) Buku Pedoman Pembelajaran Berkarakter JAWARA UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
BAB I PENJELASAN UMUM A. Definisi 1. Audit Mutu Internal (AMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa adalah suatu kegiatan penjaminan mutu dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. 2. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses, dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu. 3. Unit Pelaksana Akademik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa adalah Fakultas, Program Studi/Jurusan/Bidang, Lembaga, dan UPT yang bertugas menjalankan fungsi Tridarma Perguruan Tinggi. 4. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu. 5. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMI ini dapat berupa: permintaan Audit terhadap mutu Akademik dan pelaksanaan Auditaudit di lingkungan Universitas/ Fakultas/ Prodi/ Jurusan/Bidang dan UPT. 6. Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit. 7. Observasi (OB) adalah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat. 8. Bukti Objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi. 9. Ketidaksesuaian (KTS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan. B. Tujuan dan Alasan Audit 1. Tujuan Audit Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut: a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsurunsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; b. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan; c. Melakukan audit untuk teraudit memperbaiki sistem mutu yang memenuhi syarat-syarat dan peraturan/perundangan. 2. Alasan Audit a. Perlu memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan mutu. b. Perlu meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang telah ditentukan. c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan. d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu. e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan. f. Merupakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu. - 1 - - 2 -
C. Karakteristik, Tanggungjawab, Independensi dan Kriteria Auditor Mutu Akademik Internal 1. Karakteristik Auditor a. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggung jawabnya. b. Tidak bias terhadap teraudit. c. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit dan ketua tim audit. d. Mempunyai pengalaman mengenal lokasi audit. 2. Tanggungjawab Ketua Tim Audit a. Membuka dan menutup rapat. b. Memilih anggota tim audit. c. Menyiapkan jadwal dan program audit. d. Memimpin audit. e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit. f. Menyerahkan laporan audit. g. Memantau tindaklanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). 3. Tanggungjawab Auditor a. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit. b. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. c. Menjawab pertanyaan teraudit. d. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. 4. Independensi Auditor Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor. 5. Kriteria Kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal a. Pendidikan minimum Auditor minimal berpendidikan Sarjana atau ditentukan oleh Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. b. Pelatihan Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang diselenggarakan/diakui oleh Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. c. Atribut personal Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk: 1) mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar, 2) tetap melaksanakan audit dengan benar, 3) mengevaluasi secara objektif pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit, 4) memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik, 5) melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan, 6) menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit, 7) tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit, 8) mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima, 9) tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan. d. Kemampuan manajemen - 3 - - 4 -
Auditor harus menunjukkan pengetahuan dan ketrampilan manajemen yang diperlukan dalam melaksanakan audit. e. Meningkatkan kompetensi Auditor meningkatkan kompetensinya dengan: 1) memutakhirkan pengetahuannya tentang syaratsyarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit, 2) berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan, 3) mengevaluasi kinerja auditor secara berkala oleh MP-AMI Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. f. Kriteria ketua tim audit Ketua tim audit dipilih oleh MP-AMI dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut: 1) Calon sudah bekerja sebagai auditor. 2) Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis. D. Pengauditan 1. Uraian Tugas dalam Pengauditan Ketua tim audit bertugas: a. menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan; b. merencanakan audit, menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim, dan mengarahkan tim audit; c. mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu akademik yang berlaku untuk menentukan kecukupannya; d. membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati oleh teraudit; e. memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada teraudit; f. melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada MP-AMI; g. melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulannya secara jelas kepada MP-AMI. Auditor bertugas: a. mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit, b. mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut, pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang: 1) prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh teraudit, 2) semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu. Klien bertugas: a. menentukan keperluan/permintaan dan tujuan audit serta saat proses audit dimulai, b. menentukan unit organisasi yang akan diaudit, c. menentukan lingkup umum audit, misalnya standar sistem mutu atau dokumen yang digunakan, d. menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan, e. memberitahu teraudit untuk menindaklanjuti hasil temuan audit. Teraudit bertugas: - 5 - - 6 -
a. menginformasikan kepada penanggung jawab unit organisasi tentang kegiatan yang akan diaudit, tujuan dan lingkup audit, b. menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit, c. menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh tim audit, d. untuk menjamin efektifitas dan efesiensi proses audit, e. membuka akses fasilitas untuk mendapatkan bukti material yang diminta auditor, f. melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai, g. menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit. 2. Prosedur Audit a. Lingkup Audit 1) Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit organisasi, dan waktu audit. 2) Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman audit. 3) Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi. 4) Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit. 5) Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit. b. Frekuensi Audit Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit adalah: 1) Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu. 2) Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau teknologi yang dapat mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu. 3) Audit internal dapat dilakukan secara teratur. c. Telaah awal sistem mutu teraudit 1) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit. 2) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi. 3. Persiapan Audit a. Perencanaan audit Rencana audit disusun oleh ketua tim audit, disetujui oleh klien, dan dikomunikasikan kepada auditor dan teraudit. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif. Rencana audit meliputi: 1) tujuan dan lingkup audit, 2) identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit, 3) identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan manual mutu teraudit, - 7 - - 8 -
4) identifikasi anggota tim audit, 5) tanggal dan tempat audit dilakukan, 6) identifikasi unit organisasi teraudit, 7) waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit, 8) jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit, 9) jadwal penyerahan laporan audit. Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit segera memberitahukan kepada ketua tim audit, dan harus diselesaikan sebelum pelaksanaan audit. b. Penugasan tim audit Masing-masing anggota tim audit mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan. c. Dokumen kerja Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah: 1) daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit, 2) borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasikan bukti pendukung. 3) Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit. 4. Pelaksanaan Audit a. Pertemuan pembukaan Tujuan pertemuan pembukaan untuk: 1) memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit, 2) menelaah lingkup dan tujuan audit, 3) menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit, 4) menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit, 5) mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan, 6) mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit, 7) mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas. b. Pemeriksaan lapangan 1. Pengumpulan bukti Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang ndependent. Selama kegiatan audit, ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kepada teraudit. 2. Hasil pengamatan audit Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk - 9 - - 10 -
menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit. c. Pertemuan penutupan Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan. 5. Dokumen Audit a. Persiapan laporan audit Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim audit yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya. b. Isi laporan Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal-hal berikut: 1) tujuan dan lingkup audit, 2) rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit organisasi teraudit, 3) identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Standar Mutu Akademik, dan Manual Mutu Akademik teraudit, 4) temuan ketidaksesuaian, 5) penilaian tim audit mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait, 6) kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, 7) daftar distribusi laporan audit. c. Distribusi laporan Laporan audit dikirim ke MP-AMI oleh ketua tim audit untuk diteruskan ke klien. Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh MP-AMI dan klien. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada MP-AMI. E. Kelengkapan Pelaksanaan Audit Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada MP-AMI. F. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan MP-AMI. - 11 - - 12 -
BAB II PROSEDUR IMPLEMENTASI AMI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS Perintah Audit oleh Rektor 1) Rektor memerintahkan atau mendisposisikan permintaan Dekan kepada Ketua LP3M UNTIRTA untuk mengangkat Tim Auditor Universitas. menunjuk Koorpus Penjaminan Mutu sebagai Ketua Tim AMI Universitas. 2) Ketua LP3M Untirta menunjuk Koorpus Penjaminan Mutu sebagai Ketua Tim AMI Universitas untuk melaksanakan audit. Pembentukan tim AMI universitas dengan persetujuan teraudit. 3) Ketua tim AMI universitas membentuk tim AMI universitas minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit (Piagam AMI). Penerbitan surat tugas 1) Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim AMI universitas (Piagam AMI). Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI 1) Tim AMI universitas menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI sesuai dengan Piagam Audit Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan (Piagam AMI). Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggung jawab AMI 1) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI disahkan oleh Rektor (Piagam AMI). Penyusunan rencana dan jadwal AMI 1) Tim AMI universitas menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit. Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI 1) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI universitas sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Rapat persiapan tim AMI universitas untuk Audit Sistem 1) Pembagian tugas tim AMI universitas untuk audit sistem. Pelaksanaan audit sistem 1) Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun checklist untuk persiapan audit kepatuhan. Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi) 1) Ketua tim AMI universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui. Pelaksanaan audit kepatuhan 1) Berdasarkan daftar pengecekan bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen Instruksi Kerja (IK), Daftar Pengecekan (DP), dan Bukti Obyektif (BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Dalam hal ini Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan. Diskusi hasil temuan audit 1) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati. - 13 - - 14 -
Pembuatan laporan audit 1) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit. Penyerahan laporan audit 1) Laporan audit diserahkan kepada MP-AMI universitas untuk diteruskan kepada Rektor. Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). Pembubaran tim AMI Universitas 1) Tim AMI dibubarkan oleh Rektor atas permintaan MP-AMI universitas dengan SK Pemberhentian. BAGAN ALIR PROSEDUR IMPLEMENTASI AMI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS Perintah Audit dari Rektor (1) Rektor memerintahkan atau mendisposisikan kepada LP3M Untirta untuk mengangkat tim auditor Penunjukan ketua tim AMI universitas dengan SK Rektor Pembentukan tim AMI universitas dengan persetujuan teraudit (2) Ketua LP3M Untirta menunjuk Koorpus Penjaminan Mut u sebagai Ketua tim AMI universitas untuk melaksanakan audit. (3) Ketua tim AMI universitas membentuk tim AMI universitas minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit (Piagam AMI) Penerbitan surat tugas (4) Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim AMI universitas (Piagam AMI) Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI (5) Tim AMI universitas menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI sesuai dengan Piagam Audit UNTIRTA dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan (Piagam AMI) (6) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI disahkan oleh Rektor (Piagam AMI) - 15 - - 16 -
Penyusunan rencana dan jadwal AMI Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua Tim AMI Rapat persiapan tim AMI universitas untuk Audit Sistem Pelaksanaan audit sistem Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi) (7) Tim AMI Universitas menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit (8) Teraudit menyerahkan dokumen terkait yang diperlukan kepada ketua Tim AMI Universitas sesuai dengan waktu yang disepakati (9) Pembagian tugas tim AMI universitas untuk audit sistem (10) Melaksanakan audit dokumen Manual Mutu (M M), Manual Prosedr ( MP) yang tersedia sesuai standar yang disepakati dan menyusun checklist untuk persiapan audit kepatuhan (11) Ketua tim AMI universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui Diskusi hasil temuan audit Pembuatan laporan audit Penyerahan laporan audit Pembubaran Tim AMI Universitas (13) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB / Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati (14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit (15) Laporan audit diserahkan kepada Ketua LP3M Untirta untuk diteruskan kepada Rektor. Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) (16) Tim AMI dibubarkan oleh Rektor dengan SK Pemberhentian Pelaksanaan audit kepatuhan (12) Berdasarkan daftar pengecekan bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan. - 17 - - 18 -
BAB III PROSEDUR IMPLEMENTASI AMI PROGRAM STUDI OLEH AUDITOR FAKULTAS Perintah audit dari dekan : Dekan memerintahkan atau mendisposisikan permintaan ketua jurusan/ketua program studi/ ketua bidang kepada Ketua Unit Mutu fakultas untuk menunjuk Ketua Tim AMI Fakultas. Penunjukan ketua tim AMI oleh MP-AMI tingkat fakultas : Ketua Unit Mutu fakultas menunjuk ketua tim AMI fakultas untuk melaksanakan audit. Pembentukan tim AMI fakultas dengan persetujuan teraudit : Ketua tim AMI fakultas membentuk Tim AMI fakultas minimal 3 orang auditor terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit. Penerbitan surat tugas : Dekan menerbitkan surat tugas untuk tim AMI fakultas Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI : Tim AMI fakultas menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI sesuai dengan Piagam Audit Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan ruang lingkupnya merujuk surat perintah Dekan atau permintaan klien. Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI : Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI disahkan oleh Dekan. Penyusunan rencana dan jadwal AMI: Tim AMI fakultas menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit. Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI fakultas : Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI fakultas sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Rapat tim AMI fakultas untuk audit system : Pembagian tugas tim AMI fakultas untuk audit sistem. Pelaksanaan audit sistem : Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekanuntuk persiapan audit kepatuhan. Penyampaian jadwal visitasi : Ketua tim AMI fakultas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui. Pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi) : Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen Instruksi Kerja (IK), Daftar Pengecekan ( DP) dan Bukti Obyektif ( BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan. Diskusi hasil temuan audit : Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati. - 19 - - 20 -
Pembuatan laporan audit : Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit (Piagam AMI). Penyerahan laporan audit : Laporan audit diserahkan kepada Ketua Unit Mutu fakultas untuk diteruskan kepada klien (Dekan). Dekan mengirim laporan audit kepada ketua jurusan/kepala bagian/ketua program studi disertaipermintaan Tindakan Koreksi (PTK). BAGAN ALIR PROSEDUR IMPLEMENTASI AMI PROGRAM STUDI OLEH AUDITOR FAKULTAS Perintah audit dari Dekan kepada Wakil Dekan I Penunjukan ketua tim AMI oleh Dekan (1) Dekan memerintahkan atau mendisposisikan W a k i l D e k a n I B i d a n g A k a d e m i k untuk menyiapkan kegiatan AMI (2) Wakil Dekan I Bidang Akademik mempersiapkan keperluan audit Pembubaran tim AMI fakultas : Tim AMI fakultas dibubarkan oleh dekan atas permintaan MP-AMI fakultas dengan SK Pemberhentian. Pembentukan tim AMI fakultas dengan persetujuan teraudit (3) Ketua tim AMI fakultas membentuk Tim AMI fakultas minimal 3-9 orang auditor terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit Penerbitan surat tugas (4) Dekan menerbitkan surat tugas untuk tim AMI fakultas Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI Penyusunan rencana dan jadwal AMI (5) Tim AMI fakultas menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI sesuai dengan Piagam Audit UNTIRTA dan ruang lingkupnya merujuk surat perintah Dekan atau permintaan klien (6) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI disahkan oleh Rektor / Dekan (7) Tim AMI fakultas menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit - 21 - - 22 -
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI fakultas (8) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI fakultas sesuai dengan waktu yang telah disepakati Pembuatan laporan audit (14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit (Piagam AMI) Rapat tim AMI fakultas untuk audit sistem (9) Pembagian tugas tim AMI fakultas untuk audit sistem Pelaksanaan audit sistem (10) Melaksanakan audit dokumen mutu yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan Penyampaian jadwal visitasi (11) Ketua tim AMI fakultas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui Penyerahan laporan audit (15) Laporan audit diserahkan kepada Wakil Dekan I fakultas untuk diteruskan kepada klien (Dekan). Dekan mengirim laporan audit kepada ketua jurusan/kepala bagian/ketua program studi disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Perintah Audit dari Rektor (16) Tim AMI fakultas dibubarkan dengan SK Dekan Pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi)r Diskusi hasil temuan audit (12) Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen Instruksi Kerja (IK), D a f t a r P e n g e c e k a n ( DP) dan B u k t i O b y e k t i f ( BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan (13) Semua hasil temuan audit di- diskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Keti- daksesuaian minor (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati - 23 - - 24 -
BAB IV IMPLEMENTASI AMI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN SISTEM AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT FAKULTAS A. Tujuan Audit 1. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, dan manual mutu akademik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. 2. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur akademik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. B. Ruang Lingkup Audit 1. Meneliti keberadaan organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas sesuai dengan Manual Mutu Untirta, yaitu: a. Unit Mutu di tingkat Fakultas b. Tim Mutu di tingkat Program Studi/Jurusan/Bidang. 2. Meneliti: a. Standar Akademik Fakultas b. Manual Mutu Akademik Fakultas c. Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal di tingkat Fakultas. 3. Meneliti pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas. 4. Meneliti keberadaan Tim Audit Mutu Internal (AMI) di tingkat fakultas. 5. Meneliti pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas. C. Daftar Pengecekan 1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat Fakultas 1. SK pengangkatan penanggung jawab pelaksana sistem penjaminan mutu akademik. 2. SK pengangkatan anggota gugus jaminan mutu. 3. Perumusan dan pengesahan kebijakan akademik dan standar akademik fakultas. 4. Penyusunan Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal di tingkat fakultas. 5. Kesesuaian Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal di tingkat fakultas dengan acuannya, yaitu Kebijakan Akademik. 6. SK pengangkatan TKS (Tim Koordinasi Semester). 7. Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran oleh gugus jaminan mutu. 8. Kendala yang dihadapi dalam melaksanakan Standar Akademik Fakultas dan Manual Prosedur Mutu Akademik Fakultas. 9. Cara mengatasi kendala tersebut. 10. Butir-butir Standar Akademik Fakultas yang belum dilaksanakan termasuk rencana pelaksanaannya. 2. Implementasi Sistem Audit Mutu Akademik Internal di Tingkat Fakultas a. SK pengankatan Tim Audit Mutu Internal (AMI). b. Pengkoordinasian pelatihan audit mutu akademik internal. - 25 - - 26 -
c. Pembentukan tim AMI di tingkat fakultas oleh Ketua Unit Mutu Fakultas. d. Perencanaan pelaksanaan AMI oleh Ketua Unit Mutu Fakultas bersama Tim AMI. e. Pelaksanaan AMI sesuai siklus audit oleh Tim AMI. f. Pelaporan AMI dan permintaan tindakan koreksi (PTK) oleh Tim AMI kepada Ketua Unit Mutu Fakultas dan dilanjutkan ke Dekan. g. Pelaksanaan laporan tindakan koreksi sesuai dengan PTK. h. Pelaporan hasil tindakan koreksi oleh Dekan kepada Rektor. i. Pelaporan hasil evaluasi diri, hasil audit dan tindak lanjut PTK kepada Senat Fakultas (SF) oleh Dekan. j. Rekomendasi oleh Senat Fakultas untuk peningkatan mutu akademik di tingkat program studi. BAB V IMPLEMENTASI AMI PADA PROSES PEMBELAJARAN DI PROGRAM STUDI A. Tujuan Audit 1. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi. 2. Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi pada program studi. 3. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap pencapaian kompetensi lulusan program studi. 4. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya pembelajaran. i. Ruang Lingkup Audit 1. Spesifikasi Program Studi dan Kompetensi Lulusan. 2. Kurikulum program studi. 3. Pelaksanaan pembelajaran program studi. 4. Sumberdaya pembelajaran program studi. 5. Kemajuan belajar mahasiswa (student progression). 6. Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan. ii. Daftar Pengecekan 1. Tujuan pendidikan program studi. 2. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal (kurikulum nasional, standar pendidikan nasional). 3. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan visi dan misi program studi. - 27 - - 28 -
4. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi program studi. 5. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang disajikan dalam bentuk peta kurikulum. 6. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas akademika dan tenaga penunjang. 7. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya. 8. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan. 9. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi formatif dalam mengembangkan kemampuan mahasiswa. 10. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji untuk membedakan berbagai kategori pencapaian kompetensi lulusan. 11. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukkan pencapaian kompetensi lulusan. 12. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program studi. 13. Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi minimal program studi. 14. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi kurikulum dan kompetensi lulusan program studi. 15. Penerapan hasil pelatihan dosen dalam pembelajaran. 16. Ketersediaan dan mutu media ajar mendukung proses pembelajaran. 17. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran. 18. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra kerja, integrasi tim pengajar yang efektif, program magang dan tutorial untuk staf yunior. 19. Efektivitas pembelajaran dinilai dari: 1) keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan yang diberikan dalam proses pembelajaran, 2) variasi dan pengayaan metode pembelajaran, 3) substansi ilmu yang relevan, 4) ketrampilan spesifik dan praktis yang dikuasai mahasiswa, 5) kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban mahasiswa. 20. Strategi yang menunjang kegiatan akademik yang konsisten dengan profil mahasiswa dan tujuan pendidikan di program studi. 21. Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program pengenalan kampus yang dipahami oleh staf dan mahasiswa. 22. Efektivitas dalam bimbingan akademik, umpan balik, dan mekanisme supervisi. 23. Staf akademik pelaksana program pendidikan adalah orang yang kompeten. 24. Program pengembangan profesional staf akademik untuk meningkatkan kepakaran dan profesionalisme sebagai dosen. 25. Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk staf akademik. 26. Strategi penyediaan sumber-sumber belajar. 27. Fasilitas pendukung proses pembelajaran memadai. 28. Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium, dan sebagainya) relevan dan memadai. - 29 - - 30 -
Sumber Referensi : 1) Undang Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2) Undang Undang RI nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen 3) Undang Undang RI nomor 20 tahun 2010 tentang Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria di Bidang Pendidikan 4) Undang Undang RI nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 5) Peraturan Presiden RI No. 8 tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) 6) Peraturan Pemerintah RI nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 7) Peraturan Pemerintah RI nomor 37 tahun 2009 tentang Dosen 8) Peraturan Pemerintah RI nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 9) Permendikbud No. 29 Tahun 12 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. 10) Bahan Pelatihan Ditjen Dikti tahun 2010 tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi 11) Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa 2013-2015, LP3M Untirta, Lampiran 1. PIAGAM AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA 2013-2015 Revisi ke - Tanggal - Dikaji Ulang Oleh Wakil Rektor Bidang Akademik Dikendalikan Oleh Disetujui Oleh LP3M Rektor Untirta - 31 - - 32 -
I. KEBIJAKAN UMUM 1.1. Misi, Tujuan Dan Sasaran Audit Mutu Internal MISI AMI-UNTIRTA Menjamin : Pencapaian kebijakan akademik dan standar akademik Universitas/Fakultas. Proses pembelajaran agar memenuhi standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan. Lulusan yang dihasilkan mampu terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial. Stakeholders memperoleh kepuasan. TUJUAN AMI-UNTIRTA Membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian sasaran yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. SASARAN AMI-UNTIRTA 1. Organisasi 2. Perencanaan 3. Manajemen 4. Sumber daya teraudit 1.2 Ruang Lingkup Audit Mutu Internal Audit/pemeriksaan ketidakpatuhan/keluhan terhadap pelaksanaan dari pernyataan yang tertera dalam dokumen: 1. Kebijakan akademik (universitas/fakultas) 2. Standar akademik (universitas/fakultas) 3. Manual mutu akademik (universitas/fakultas) 4. Manual prosedur 5. Dokumen pendukung, antara lain: Spesifikasi Program Studi, kompetensi lulusan, dll. 1.3 Dasar Hukum Dilakukannya Audit Mutu Internal 1. Undang Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang Undang RI nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen 3. Undang Undang RI nomor 20 tahun 2010 tentang Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria di Bidang Pendidikan 4. Undang Undang RI nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 5. Peraturan Presiden RI No. 8 tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) 6. Peraturan Pemerintah RI nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 7. Peraturan Pemerintah RI nomor 37 tahun 2009 tentang Dosen 8. Peraturan Pemerintah RI nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan/ 9. Permendikbud No. 29 Tahun 12 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. 10. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa 2013-2015, LP3M Untirta, II. KEDUDUKAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL 2.1 Kedudukan Tim Audit Mutu Internal 1. Merupakan fungsi staf. 2. Ketua Tim AMI-UNTIRTA ditugaskan dan bertanggung jawab kepada Rektor, melalui koordinasi Ketua BPM. 3. Struktur organisasi AMI-UNTIRTA harus jelas mengatur aspek-aspek yang berkaitan dengan: Pembagian kerja diantara anggota Tim AMI- UNTIRTA. - 33 - - 34 -
Pengelompokan Tim AMI-UNTIRTA. Rentang kendali. Pendelegasian wewenang dari Ketua Tim AMI- UNTIRTA. 2.2 Fungsi Dan Peran Tim Audit Mutu Internal Membantu agar program penjaminan mutu yang direncanakan dapat berjalan baik di tingkat fakultas maupun program studi. Dalam menjalankan tugas Tim AMI-UNTIRTA harus memiliki : a. Auditor yang profesional. b. Wewenang dan tanggung jawab yang jelas. c. Perencanaan yang menyeluruh. Dalam Melaksanakan Audit : a. Auditor mewakili pandangan dan kepentingan profesi. b. Membuat analisis dan penilaian sesuai dengan Kebijakan dan Standar Akademik di tingkat Universitas/Fakultas. 2.3 Wewenang Dan Tanggungjawab Tim Audit Mutu Internal WEWENANG a. Melaksanakan Audit. b. Melaporkan hasil Audit. c. Memberikan konsultasi bila diperlukan. TANGGUNGJAWAB TIM AMI a. Tim AMI-UNTIRTA bertanggung jawab kepada Rektor. b. Melaksanakan audit secara sistematik, objektif, dan independen. c. Melaporkan hasil audit. a. Menentukan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit. b. Mengajukan anggaran berkaitan dengan pelaksanaan audit. c. Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung. d. Melakukan penilaian terhadap proses audit. e. Melakukan penilain terhadap sistem dan proses pengolahan data. f. Memperhatikan hasil laporan audit dalam rangka menentukan tindak lanjut yang akan dilakukan. TANGGUNG JAWAB KETUA TIM AMI a. Merencanakan kegiatan audit. b. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit. c. Melaksanakan audit. d. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari fakultas dan/atau program studi dapat dicapai secara optimal. e. Mengambil tindak lanjut bila dianggap perlu. f. Mempertanggungjawabkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor, melalui koordinasi Ketua LP3M. 2.4 Wewenang Dan Tanggungjawab Ketua Tim AMI WEWENANG KETUA TIM AMI - 35 - - 36 -
Lampiran 2 Panduan Pengisian Instrumen Audit Mutu Internal (AMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Tahun 2014 1. Pengisian Borang Instrumen Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi (AMI-PT) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dimulai dengan mengisi identitas Program Studi yang bersangkutan Borang Instrumen Audit Mutu Internal (AMI) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa 2013-2015 2. Seluruh indikator yang tertera pada Borang Instrumen Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi (AMI-PT) Universitas Sultan Ageng Tirtayasa berisikan pertanyaan atau pernyataan yang merupakan pernyataan tertutup yang jawabannya diekuivalensikan dengan skor 1 sampai 4. 3. Skor 1 sampai 4 mengacu pada dasar pentahapan pada setiap indikator sebagai berikut: 1= Kurang 2= Cukup 3= Baik 4= Sangat Baik 4. Data Audit Mutu Internal adalah data dari, oleh, dan untuk Program Studi. Oleh karena itu, data yang diperoleh dapat menjadi penuntun Program Studi melakukan evaluasi diri, menetapkan rencana tindak lanjut, perencanaan, menetapkan pelaksanaan, monitoring-evaluasi, serta perbaikan terus-menerus untuk mencapai standar dan kriteria yang ditetapkan. - 37 - - 38 -
INSTRUMEN AUDIT MUTU INTERNAL UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA STANDAR 1 : Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian 1.1.Visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi pencapaian sasaran program studi. 1.1.1. Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antar visi, misi, tujuan, sasaran program studi, dan pemangku kepentingan yang terlibat. 4 Memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang: (1) Sangat jelas. (2) Sangat realistik. (3) Saling terkait satu sama lain. (4) Melibatkan dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni dan masyarakat. 3 Memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang: (1) Jelas. (2) Realistik. (3) Saling terkait satu sama lain. (4) Melibatkan dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan dan alumni. 2 Memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang: (1) Cukup jelas. (2) Cukup realistik. (3) Kurang terkait satu sama lain. (4) Melibatkan dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan. 1 Memiliki visi, misi, tujuan, dan sasaran yang: (1) Tidak jelas. (2) Tidak realistik. (3) Tidak terkait satu sama lain. (4) Hanya melibatkan unsur pimpinan atau yayasan. 0 (Tidak ada skor = 0) 1.1.2. Strategi pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen. 4 Strategi pencapaian sasaran: 1) dengan tahapan waktu yang jelas dan sangat realistik. (2) didukung dokumen yang sangat lengkap 3 Strategi pencapaian sasaran: (1) dengan tahapan waktu yang jelas, dan realistik. (2) didukung dokumen yang lengkap. 2 Strategi pencapaian sasaran: (1) dengan tahapan waktu yang jelas, dan cukup realistik. (2) didukung dokumen yang cukup lengkap. 1 Strategi pencapaian sasaran: (1) tanpa adanya tahapan waktu yang jelas. (2) didukung dokumen yang kurang lengkap. 0 (Tidak ada skor = 0) 1.2. Pemahaman visi, misi, tujuan, dan sasaran program studi. 1.2.1. Pemahaman pemangku kepentingan internal (sivitas akademika dan tenaga kependidikan) terhadap visi, misi, tujuan dan sasaran program studi. 4 Dipahami dengan baik oleh seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan. 3 Dipahami dengan baik oleh sebagian sivitas akademika dan tenaga kependidikan. 2 Kurang dipahami oleh sivitas akademika dan tenaga kependidikan. 1 Tidak dipahami oleh seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan. 0 (Tidak ada skor = 0) STANDAR 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 2.1. Tata Pamong 2.1.1. Jaminan tata pamong untuk mewujudkan visi, melaksanakan misi, mencapai tujuan dengan menggunakan strategi secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil. 4 Adanya dokumen, data dan informasi yang sahih dan andal bahwa seluruh unsur tata pamong menjamin penyelenggaraan program studi yang memenuhi lima pilar berikut: (1) kredibel. (2) transparan. (3) akuntabel. (4) bertanggung jawab. (5) adil 3 Adanya dokumen, data dan informasi yang sahih dan andal bahwa seluruh unsur tata pamong menjamin penyelenggaraan program studi yang memenuhi empat pilar berikut: (1) kredibel. (2) transparan. (3) akuntabel. (4) bertanggung jawab. (5) adil 2 Adanya dokumen, data dan informasi yang sahih dan andal bahwa seluruh unsur tata pamong menjamin penyelenggaraan program studi yang memenuhi tiga pilar berikut : (1) kredibel. (2) transparan. (3) akuntabel. (4) bertanggung jawab. (5) adil 1 Adanya dokumen, data dan informasi yang sahih dan andal bahwa - 39 - - 40 -
seluruh unsur tata pamong menjamin penyelengga-raan program studi yang memenuhi 1-2 pilar berikut: (1) kredibel. (2) transparan. (3) akuntabel. (4) bertang-gung jawab. (5) adil 0 Tidak ada dokumen, data atau informasi yang sahih dan andal. 2.2. Kepemimpinan di program studi 2.2.1. Karakteristik kepemimpinan di program studi yang mencakup: kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik. 4 Kepemimpinan program studi memiliki karakteristik yang kuat dalam: (1) kepemimpinan operasional, (2) kepemimpinan organisasi, (3) kepemimpinan publik. 3 Kepemimpinan program studi memiliki karakter kepemimpinan yang kuat dalam dua dari karakteristik berikut: (1) kepemimpinan operasional, (2) kepemimpinan organisasi, (3) kepemimpinan publik. 2 Kepemimpinan program studi memiliki karakter kepemimpinan yang kuat dalam salah satu dari karakteristik berikut: (1) kepemimpinan operasional, (2) kepemimpinan organisasi, (3) kepemimpinan publik. 1 Kepemimpinan program studi lemah dalam karakteristik berikut: (1) kepemimpinan operasional, (2) kepemim -pinan organisasi, (3) kepemimpinan publik. 0 (Tidak ada skor = 0) 2.3. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi. 2.3.1. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup: (1)perencanaan, (2)pengorganisasian, (3)pengembangan staf, (4) pengawasan, (5) pengarahan, (6) representasi, dan (7) penganggaran yang dilaksanakan secara efektif. Hal ini dicirikan dengan adanya dokumen: (1) Renstra dan renop fakultas/ PT (2) Rencana pengembangan program studi (3) Standard Operating Procedure (SOP) 4 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi dilakukan sesuai dengan SOP, yang didukung dokumen yang lengkap. 3 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi dilakukan sesuai dengan SOP, namun dokumen kurang lengkap. 2 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi dilakukan hanya sebagian sesuai dengan SOP dan dokumen kurang lengkap. 1 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi dilakukan tidak sesuai dengan SOP. 0 (Tidak ada skor = 0) 2.4. Penjaminan Mutu 2.4.1. Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi, mencakup: (1) Kesesuaian dengan kebijakan penjaminan mutu unit pengelola, (2) Sistem dokumentasi, dan (3) Tindak lanjut terhadap laporan pelaksanaan 4 (1) Ada kebijakan evaluasi dan pengendalian mutu program yang efektif. Sistem telaah program sangat baik (ada cara validasi yang handal). Pelaksanaan di PS sangat sesuai dengan kebijakan tersebut. (2) Ada sistem dokumentasi yang bermutu sangat baik. (3) Semua laporan ditindaklanjuti. 3 (1) Ada kebijakan evaluasi dan pengendalian mutu program yang baik. Sistem telaah program yang baik. Pelaksanaan di PS sesuai dengan kebijakan tersebut. (2) Ada dokumentasi bermutu baik. (3) Sebagian besar (> 75%) laporan ditindaklanjuti. 2 (1) Ada kebijakan evaluasi dan pengendalian mutu program. Sistem telaah yang cukup. Pelaksanaan di PS cukup sesuai dengan kebijakan tersebut. (2) Dokumentasi memenuhi krit eria minimum. (3) Laporan yang ditindaklanjuti dalam interval - 41 - - 42 -
25% s.d. 75%. 1 1) Tidak ada kebijakan menyeluruh mengenai evaluasi dan pengenda-lian program. Sistem telaah program bersifat ad hoc. Pelaksanaan cukup sesuai. (2) Dokumentasi kurang dalam banyak aspek. (3) Laporan yang masuk sedikit yang ditindak-lanjuti (< 25%) 0 (1) Tidak ada kebijakan evaluasi dan pengenda-lian mutu. (2) Dokumentasi hanya mengandal-kan laporan umum. (3) Tidak ada laporan yang ditindak-lanjuti. 2.5. Umpan Balik 2.5.1. Umpan balik untuk peningkatan mutu proses pembelajaran. Informasi mencakup hal berikut : sumber umpan balik, keberlanjutan pelaksanaan, dan tindak lanjutnya. Catatan: 1) Sumber umpan balik antara lain dari: dosen, mahasiswa, alumni, pengguna lulusan. 2) Pelaksanaan secara berkala (minimum sekali dalam 3 tahun) 3) Tindak lanjut untuk perbaikan kurikulum, pelaksanaan proses pembelajaran, dan peningkatan kegiatan program studi. 4 Umpan balik: (1) Diperoleh dari empat sumber (2) Dilakukan secara berkala. (3) Ditindaklanjuti 3 Umpan balik: (1) Diperoleh dari tiga sumber. (2) Dilakukan secara berkala. (3) Ditindaklanjuti 2 Umpan balik: (1) Diperoleh dari dua sumber. (2) Dilakukan secara berkala. (3) Tidak ada tindak lanjut/tindak lanjut tidak sesuai 1 Umpan balik: (1) Diperoleh hanya dari satu sumber. (2) Dilakukan secara tidak berkala. (3) Tidak ada tindak lanjut/tindak lanjut tidak sesuai 0 (Tidak ada umpan balik. 2.6. Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi. 2.6.1. Upaya-upaya yang telah dilakukan penyelenggara program studi untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi. Upaya yang dilakukan mencakup: (1) Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa (2) Upaya peningkatan mutu manajemen (3) Upaya untuk peningkatan mutu lulusan (4) Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan (5) Upaya dan prestasi memperoleh dana dari sumber selain dari mahasiswa. 4 Ada bukti semua usaha dilakukan dengan hasil yang baik. 3 Ada bukti empat usaha dilakukan dengan hasil yang baik. 2 Ada bukti dua atau tiga usaha dilakukan dengan hasil yang baik. 1 Ada bukti hanya satu usaha yang dilakukan dengan hasil yang baik. 0 Tidak ada usaha. STANDAR 3: Kemahasiswaan dan Lulusan 3.1.1. Efektivitas implementasi sistem rekrutmen dan seleksi calon mahasiswa untuk menghasilkan calon mahasiswa yang bermutu. 3.1.1.1. Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung. 4 Jika rasio 4, maka skor = 4. 0-3 Jika rasio < 4, maka skor = rasio.ada bukti semua usaha dilakukan dengan hasil yang baik. 3.1.1.2. Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi : calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi. 4 Jika rasio 90%, maka skor = 4. - 43 - - 44 -
0-3 Jika rasio < 90%, maka skor = [40 x rasio]/9. 3.1.1.3. Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru regular. Penilaian butir ini dihitung dengan cara berikut: TMBT = total mahasiswa baru transfer untuk program diploma reguler TMB = total mahasiswa baru bukan transfer untuk program diploma reguler 4 Jika RM 0.25, maka skor = 4. 1-3 Jika 0.25 < RM < 1.25, maka skor = 5 (4 x RM). 0 Jika RM 1.25, maka skor = 0. 3.1.1.4. Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) selama lima tahun terakhir. 4 Jika IPK 3, maka skor = 4. 3 Jika 2.75 < IPK < 3, maka skor = 4 x IPK 8. 0-2 Jika 2 IPK 2.75, maka skor = (4 x IPK - 2)/3 3.1.2. Prestasi dan reputasi akademik, bakat dan minat mahasiswa. 3.1.2. Penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang nalar, bakat dan minat. 4 Ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni tingkat internasional, nasional, wilayah, dan lokal PT. 3 Ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni tingkat nasional, wilayah, dan lokal PT. 2 Ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni tingkat wilayah, dan lokal PT. 1 Ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni tingkat lokal PT. 0 Tidak ada bukti penghargaan juara lomba ilmiah, olah raga, maupun seni di semua tingkatan. 3.1.3. Tingkat kelulusan tepat waktu dan persentase drop out (DO)/mengundurkan diri. 3.1.3.1. Persentase kelulusan tepat waktu (KTW). Rumus perhitungan: Untuk S1 & S2 4 Jika KTW 50%, maka skor = 4. 1-3 Jika 0 < KTW < 50%, maka skor = 1 + (6 x KTW ). 0 Jika KTW = 0, maka skor = 0. Untuk Diploma III 4 Jika KTW 60%, maka skor = 4. 1-3 Jika 0 < KTW < 60%, maka skor = 1 + (5 x KTW ). 0 Jika KTW = 0, maka skor = 0. 3.1.3.2. Persentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri (MDO). Rumus perhitungan: 4 Jika MDO 6%, maka skor = 4. 1-3 Jika 6% < MDO < 45%, maka skor = [180 (400 x MDO)] / 39. 0 Jika MDO 45%, maka skor = 0. 3.2. Layanan Mahasiswa 3.2.1 Jenis layanan yang disediakan kepada mahasiswa yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan. Jenis pelayanan kepada mahasiswa antara lain: 1. Bimbingan dan konseling 2. Minat dan bakat (ekstra kurikuler) 3. Pembinaan soft skill 4. Layanan beasiswa - 45 - - 46 -