MATERI SOSIALISASI HAK AKSES DOSEN DALAM SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2012
I. PENDAHULUAN Sistem Informasi Akademik (SIMAK Backoffice) dibangun untuk memudahkan struktur pengelolaan data elektronik terkait data-data administrasi akademik seluruh mahasiswa Universitas Sriwijaya. SIMAK Backoffice adalah aplikasi yang digunakan baik oleh administrator maupun operator akademik pada tiap-tiap fakultas yang ada di lingkungan Universitas Sriwijaya. Sistem Informasi Akademik Universitas Sriwijaya telah berjalan sejak tahun angkatan 2008 hingga sekarang (tahun angkatan 2012). Fitur-fitur pengelolaan data akademik terus dikembangkan hingga sekarang untuk mengakomodir beberapa kebutuhan yang diperlukan dalam penyesuaian pengoperasian dan pemanfaatan data akademik di tingkat fakultas maupun di tingkat universitas. Mengingat adanya beberapa kebutuhan pokok yang saat ini harus segera terlaksana mulai tahun akademik 2012/2013 dan seterusnya terkait dengan pengelolaan data akademik berupa pengisian nilai yang dilakukan oleh dosen, pengelolaan data akademik PA (Pembimbing Akademik), penambahan akun hak akses di tingkat struktural fakultas dan jurusan dan pelaporan (report) di tingkat fakultas. Dalam kesempatan ini, tim ICT melakukan sosialisasi metode pengoperasian untuk layanan dan fasilitas hak akses dosen dalam pengelolaan data Sistem Informasi Akademik di fakultas masing-masing. Adapun layanan dalam hak akses dosen dalam SIMAK masing-masing fakultas terdiri ata beberapa layanan yang di antaranya adalah sebagai berikut: 1. Entry Nilai. 2. Data Akademik PA 3. Setting Password. Apabila seorang dosen belum memiliki akun hak akses sebagai dosen dalam SIMAK di fakultas masing-masing, maka dosen bersangkutan dapat meminta kepada Administrator SIMAK fakultas yang bersangkutan untuk membuat akun hak akses bagi dirinya. Apabila seorang dosen telah memiliki akun hak akses tersebut, yaitu berupa Username dan Password, maka dosen bersangkutan dapat menggunakan akun tersebut untuk medapatkan hak ases di dalam SIMAK fakultasnya masing-masing.
II. LOGIN SISTEM DAN SETTING PASSWORD Untuk masuk (login) ke dalam sistem, seorang dosen yang telah memiliki akun hak akses dapat melakukannya secara online melalui sebuah koneksi internet kapan saja dan di mana saja. Berikut ini adalah daftar alamat login ke aplikasi SIMAK pada masingmasing fakultas sesuai dengan fakultas tempat di mana dosen tersebut mengajar. NO. NAMA FAKULTAS ALAMAT (URL) LOGIN 1. Fakultas Ekonomi (FE) http://222.124.194.3/01d/ 2. Fakultas Ilmu Komputer (FASILKOM) http://222.124.194.3/02d/ 3. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) http://222.124.194.3/03d/ 4. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) http://222.124.194.3/04d/ 5. Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam http://222.124.194.3/05d/ (FMIPA) 6. Fakultas Hukum (FH) http://222.124.194.3/06d/ 7. Fakultas Pertanian (FP) http://222.124.194.3/08d/ 8. Fakultas Teknik (FT) http://222.124.194.3/09d/ 9. Fakultas Kesehatan Masyarakat http://222.124.194.3/12d/ Pada saat pertama kali seorang dosen mendapatkan akun hak akses ke dalam SIMAK sebuah fakultas, dosen tersebut harus melakukan login dan mengubah password yang telah diberikan admin SIMAK fakultasnya dengan password yang diinginkannya. Berikut ini adalah contoh login pertama kali yang dilakukan oleh seorang dosen: Gambar 2.1 Contoh sebuah halaman login untuk dosen Pada halaman login seperti di atas, dosen memasukkan Username dan Password yang telah diberikan oleh administrator SIMAK fakultas ke dalam form yang tersedia seperti pada gambar di atas. Setelah itu, dosen akan masuk ke dalam halaman utama sistem seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.2 Halaman utama hak akses dosen Pada saat pertama kali seorang dosen login dan masuk ke halaman utama sistem, dosen tersebut WAJIB melakukan pengubahan (setting) password yang diterimanya dari administrator SIMAK fakultas. Untuk melakukan setting password, kliklah menu Setting Password pada menu utama sistem, maka akan muncul halaman setting password seperti gambar di bawah ini: Gambar 2.3 Halaman setting password Pada halaman setting password di atas, dosen wajib memasukkan password yang baru sebanyak dua kali ke dalam form yang telah disediakan. Gunakanlah password yang seaman mungkin dengan jumlah karakter password minimal sebanyak 10 karakter yang dapat berupa kombinasi huruf dan angka. Setelah itu klik tombol Simpan, dan dosen bersengkutan akan diminta melakukan login kembali dengan password yang baru. Dosen wajib merahasiakan dan mengingat password yang dimilikinya. Kelalaian dalam menjaga kerahasiaan username dan password adalah tanggung jawab dosen yang bersangkutan. Apabila seorang dosen lupa terhadap password yang dimilikinya, dosen bersangkutan dapat meminta bantuan dengan menghubungi secara langsung administrator SIMAK fakultas yang bersangkutan untuk mereset kembali passwordnya. Kemudian ulangi login dan ubah password kembali dengan cara yang sama seperti sebelumnya.
III. ENTRY NILAI Hal terpenting dalam pemberian fasilitas entry nilai yang dapat dilakukan langsung oleh dosen bersangkutan ke dalam sistem secara online adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan keabsahan dan otentikasi data nilai dalam sebuah kelas mata kuliah yang diampu oleh dosen yang bersangkutan. 2. Memudahkan dosen dengan fasilitas online yang disediakan agar proses pemberian nilai dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan sesuai dengan jadwal batas akhir yang telah ditetapkan oleh fakultas. 3. Membantu kinerja admin/operator yang selama ini dibebankan untuk melakukan entry nilai seluruh kelas mata kuliah yang mecapai ratusan mahasiswa per kelas dan per mata kuliah. Fitur entry nilai yang dapat dilakukan oleh seorang dosen pengajar sebuah matakuliah dilakukan dengan prosedur berikut ini: 1. Admin/operator melakukan setting kelas sebuah mata kuliah tertentu. 2. Admin/operator menentukan satu atau lebih dosen pengajar untuk sebuah kelas. 3. Admin menetapkan masa entry nilai (batas awal dan batas akhir waktu entry nilai) yang dapat dilakukan oleh dosen. 4. Admin membuat akun dosen pengajar pengajar tersebut. 5. Dosen melakukan login ke aplikasi SIMAK. 6. Dosen memeriksa daftar mata kuliah dan kelas yang diampunya. 7. Dosen melakukan entry nilai seluruh mahasiswa yang mengambil mata kuliah atau kelas yang diampunya. 8. Dosen men-download DPNA (Daftar Perolehan Nilai Akhir) berupa file PDF, mencetak dan menandatanganinya, kemudian menyerahkan printout DPNA tersebut sebagai bukti otentik ke bagian administrasi akademik jurusan dan atau fakultas yang bersangkutan. 9. Admin/operator melakukan verifikasi kembali keabsahan DPNA tersebut dengan membandingkannya dengan daftar nilai online yang ada di sistem. 10. Jika terdapat kesalahan atau perbedaan antar printout DPNA dengan daftar nilai yang ada di system, maka admin/operator wajib mengklarifikasikannya dengan dosen yang bersangkutan untuk kemudian menerima printout DPNA baru yang telah ditandatangani dan sesuai dengan daftar nilai yang ada di sistem. Ketika soerang dosen telah melakukan login ke dalam SIMAK pada fakultasnya masing-masing, dosen tersebut dapat melakukan entry nilai terhadap seluruh mahasiswa yang mengikuti kelas seluruh mata kuliah yang diajarkan/diampu oleh dosen tersebut. Untuk melakukannya, dapat mengikuti contoh ilustrasi pengoperasian sebagai berikut: Seorang dosen mengklik menu Entry Nilai pada halaman utama sistem, kemudian akan muncul halaman daftar seluruh mata kuliah dan kelas yang diajarkan/diampu oleh dosen bersangkutan di fakultasnya masing-masing, seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.1 Daftar matakuliah dan kelas yang diajarkan Daftar mata kuliah dan kelas seperti pada gambar di atas adalah daftar seluruh mata kuliah dan kelas yang diajarkan oleh seorang dosen pada tahun akademik dan semester yang aktif saat ini. Apabila dosen ingin melihat kembali daftar mata kuliah dan melihat daftar nilainya pada tahun akademik dan semester sebelumnya, dapat dengan mengubah Tahun Akademik dan Semester melalui form yang telah disediakan pada bagian paling atas. Kemudian klik tombol Tampilkan. Seorang dosen dapat melakukan entry nilai hanya pada semester yang sedang aktif saat itu. Dosen dapat melakukan entry nilai dengan menggunakan dua cara, yaitu: 1. Dengan menggunakan file excel. 2. Dengan cara langsung menggunakan form yang tersedia 3.1 Entry Nilai Dengan File Excel Untuk melakukan entry nilai dengan file excel, seorang dosen TIDAK DIPERBOLEHKAN membuat file excel dengan caranya sendiri. File excel untuk entry nilai ke dalam sistem telah disediakan dan dapat di-download oleh dosen yang bersangkutan. Caranya adalah dengan meng-klik tombol Download DPNA (Form Excel) seperti pada gambar di atas (gambar 3.1). Setelah itu akan muncul jendela konfirmasi download, kemudian simpanlah file tersebut dengan mengklik tombol Simpan Berkas atau Save File seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.2 Download file excel DPNA Setelah file excel disimpan ke komputer lokal seorang dosen, kemudian dosen membuka file excel tersebut dengan Ms. Excel. Kemudian file akan terbuka seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 3.3 File excel DPNA Sebelum melakukan entry nilai pada tiap-tiap komponen DPNA (NTR, NUTS dan NUAS), dosen pertama kali harus menentukan format aturan penilaian dengan cara mengklik tab Format Penilaian pada file excel tersebut. Kemudian ubahlah format penilaian sesuai dengan aturan yang dimiliki oleh dosen bersangkutan seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.4 Format Penilaian DPNA Setelah mengubah atau menyesuaikan komponen format penilaian dengan format yang diinginkan dengan benar, maka dosen bersangkutan dapat langsung mengisikan nilai DPNA dengan mengklik kembali tab Daftar Nilai. Kemudian isikanlah seluruh komponen nilai terhadap seluruh mahasiswa seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 3.5 Entry nilai pada file excel Dalam melakukan entry nilai pada masing-masing komponen nilai DPNA (NTR, NUTS, dan NUAS), dosen harus memasukkan nilai dalalam skala 0 sampai 100. Dosen tidak diperbolehkan memasukkan nilai negatif atau lebih besar dari 100. Nilai Angka dan Nilai Huruf pada file excel DPNA akan terisi secara otomatis dengan menyesuaikan nilai pada seluruh komponen nilai dan nilai yang diisi pada format penilaian oleh dosen yang bersangkutan. Setelah selesai melakukan entry nilai pada file excel, kemudian simpanlah file excel tersebut dan upload-lah ke dalam sistem. Untuk melakukannya, dosen mengklik tombol Entry Nilai pada bagian sebelah kanan seperti pada gambar 3.1. Kemudian akan muncul form Upload DPNA (Form Excel) seperti pada gambar berikut:
Gambar 3.6 Form upload DPNA (form excel) Setelah itu, kliklah tombol Telusuri atau Browse untuk mencari file excel yang telah diisi sebelumnya, kemudian akan muncul jendela browse file seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 3.7 Browse file excel DPNA Setelah memilih file excel yang akan di-upload, klik tombol Open dan akan kembali ke halaman form upload DPNA. Setelah itu klik tombol Upload. Setelah file excel tersebut berhasil di-upload, selanjutnya sistem akan meng-import dan mengesktrak seluruh komponen nilai seluruh mahasiswa dan format penilaian dan akan menampilkannya ke layar browser dosen bersangkutan agar dapat memeriksanya kembali seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.8 Tampilan DPNA setelah file excel di-upload Setelah seluruh komponen nilai berhasil diekstrak dari file excel, selanjutnya dosen bersangkutan dapat memerika kembali kebenaran DPNA tersebut. Untuk mengoreksi kesalahan dalam entry nilai menggunakan file excel, dosen bersangkutan dapat melakukannya kembali dengan cara mengoreksi file excel sebelumnya dan meng-upload ulang file tersebut dengan cara yang sama seperti seblumnya.
3.2 Entry Nilai Dengan Cara Langsung Selain melakukan entry nilai dengan cara menggunakan file excel, seorang dosen juga dapat melakukan entry nilai secara langsung dengan cara langsung mengisi seluruh komponen nilai seluruh mahasiswa melalui form yang disediakan. Untuk melakukannya, kliklah tombol Entry Nilai seperti pada gambar 3.1. Kemudian akan muncul kembali halaman entry nilai seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 3.9 Entry nilai secara langsung menggunakan form
Pada form entry nilai di atas, dosen dapat melakukan pengisian maupun pengoreksian seluruh komponen nilai seluruh mahasiswa secara langsung ke dalam form yang telah disediakan. Setelah selesai, kemudian kliklah tombol Simpan. 3.3 Mencetak DPNA Setelah melakukan entry nilai dengan benar, selanjutnya dosen WAJIB mencetak bukti pengisian nilai DPNA untuk kemudian diserahkan ke administrasi jurusan dalam fakultas yang bersangkutan untuk digunakan sebagai bukti otentik DPNA dari dosen itu sendiri dan digunakan untuk keperluan administrasi lainnya di jurusan atau fakultas masing-masing. Untuk mencetak DPNA sebuah kelas pada sebuah mata kuliah tertentu, dosen melakukannya dengan mengklik tombol Download dan Cetak DPNA seperti yang ada pada gambar 3.9 di atas. Kemudian dosen menyimpannya ke komputer lokal dalam bentuk file DPF dan mencetak file tersebut menggunakan Adobe Reader, seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.10 Hasil printout DPNA dalam format PDF Setelah mencetak DPNA, dosen bersangkutan wajib menandatanginya dengan menggunakan ballpoint berwarna (selain warna hitam) sebelum diserahkan ke bagian administrasi jurusan atau fakultas yang bersangkutan.
IV. DATA AKADEMIK PA Dosen yang telah memiliki akun hak akses dalam SIMAK sebuah fakultas, diberikan fasilitas untuk melakukan pengolahan dan monitoring data-data akademik seluruh mahasiswa yang dibimbing oleh dosen bersangkutan yang menjadi dosen Pembimbing Akademik (PA). Dalam fasilitas ini, seorang dosen dapat melakukan beberapa hal di antaranya sebagai berikut: 1. Approval KRS seluruh mahasiswa bimbingan 2. Monitoring hasil studi per semester seluruh mahasiswa bimbingan 3. Monitoring transkrip nilai seluruh mahasiswa bimbingan. 4.1 Approval KRS Approval KRS adalah sebuah fasilitas untuk melakukan persetujuan terhadap pengambilan mata kuliah yang dilakukan oleh seluruh mahasiswa bimbingan dosen tersebut dalam Kartu Rencana Studi (KRS) nya masing-masing. Untuk melakukan approval KRS, seorang dosen mengklik menu Data Akademik PA pada halaman utama sistem. Kemudian akan muncul halaman Data Akademik PA seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 4.1 Halaman Data Akademik PA Dosen bersangkutan kemudian dapat memilih terlebih dahulu Program Studi dan Tahun Angkatan, kemudian klik tombol Proses. Kemudian akan muncul daftar seluruh mahasiswa yang dibimbing oleh dosen tersebut seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 4.2 Daftar mahasiswa bimbingan akademik Untuk melakukan approval KRS seorang mahasiswa bimbingan, seorang dosen kemudian mengklik tombol Approval KRS seperti pada gambar di atas, kemudian akan muncul jendela Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa tersebut seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 4.3 Halaman approval KRS mahasiswa bimbingan Untuk melakukan persetujuan seluruh atau sebagian mata kuliah yang diambil mahasiswa bersangkutan pada semester yang aktif pada saat itu, seorang dosen dapat melakukannya dengan men-check pada kotak checkbox pada bagian paling kiri mata kuliah yang di ambil. Setelah selesai, kliklah tombol Simpan. 4.2 Menampilkan Data Hasil Studi Mahasiswa Bimbingan Seorang dosen dapat melakukan monitoring hasil studi seluruh mahasiswa bimbingannya. Untuk melakukannya, kliklah tombol Hasil Studi (KHS) pada bagian sebelah kanan daftar mahasiswa bimbingan seperti yang ada pada gambar 4.2. Kemudian akan muncul jendela Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa bersangkutan seperti gambar berikut:
Gambar 4.4 Jendela Kartu Hasil Studi (KHS) Pada gambar di atas, dosen terlebih dahulu harus memilih semester dan tahun akademik tertentu untuk menampilkan data hasil studi seorang mahasiswa, kemudian kliklah tombol Proses. Kemudian akan tampil data hasil studi mahasiswa bersangkutan seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 4.5 Data hasil studi mahasiswa bimbingan
4.3 Menampilkan Data Transkrip Nilai Mahasiswa Bimbingan Dosen juga dapat melihat data transkrip nilai seluruh mahasiswa bimbingan. Untuk melakukannya, kliklah tombol Transkrip Nilai pada bagian sebelah kanan daftar mahasiswa bimbingan seperti pada gambar 4.2. Kemudian akan muncul jendela Transkrip Nilai seorang mahasiswa tertentu seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 4.6 Data transkrip nilai mahasiswa bimbingan