BASIS DATA DENGAN MICROSOFT ACCESS DARI MATERI RINGKASAN SPBD Mengenal Database Database (basis data) adalah kumpulan data-data yang tersimpan dalam berbagai table. Data (record) adalah informasi terkecil yang tersimpan di dalam tabel. Berikut struktur sebuah database : database table field record Secara tertulis, hierarki sebuah database adalah sebagai berikut : Sebuah database memuat satu atau beberapa table. Sebuah table terdiri atas satu atau beberapa field. Sebuah field memuat satu atau beberapa record. Sebuah record terdiri atas satu atau beberapa karakter atau angka atau simbol. Mengenal Microsoft Access Microsoft Access adalah aplikasi database yang dibuat oleh Microsoft untuk menunjang kebutuhan perkantoran akan sebuah aplikasi database yang relatif sederhana. Pada kesempatan ini anda akan belajar tentang : Table. Query. Form. Report. Macro. Switchboard. SQL Command. Designing Advanced Form (Latihan).
Untuk membuka Ms Access, anda dapat melakukannya dengan cara menekan tombol start, kemudian pilih program, pilih Microsoft Office, dan pilih Microsoft Access. Setelah terbuka, anda akan dihadapkan pada kotak dialog untuk membuka file lama atau membuat database baru. Pilihlah blank access database, supaya anda dapat mempelajari Ms Access dari awal. Selanjutnya anda akan diminta memilih nama database yang akan anda buat, dan disimpan dalam format standart Access yaitu.mdb. 1. TABLE Table adalah sebuah lokasi informasi yang terstruktur, yang terdiri dari baris (rows) dan kolom (column). Saat membicarakan table dalam database, kita tidak bisa lepas dari field, record, dan tipe data. Mengenal Field, Record, dan Tipe Data Untuk mengenal lebih jauh tentang field, record, dan tipe data, perhatikan gambar berikut ini : record Nama Dosen Budhi Kristianto Felix David Mata Kuliah Web Programming Bahasa C 2 field
Teguh Wahyono Julius Etika Profesi Bahasa Inggris Dasar Secara harafiah, Field dapat dikatakan sebagai judul dari kolom dalam sebuat table. Record adalah data yang ada di dalam sebuah field. Sedangkan tipe data adalah jenisjenis data yang dikenal dalam sistem database dan pemrograman komputer. Tipe data yang dikenal oleh Access adalah : Text, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 255 karakter. Memo, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter. Number, adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis. Tipe data ini memiliki panjang 1, 2, 4, atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit binary). Date/Time, adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Tipe data ini memiliki panjang 8 byte. Currency, adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4 angka di belakang koma (desimal). Tipe data ini mampu terlibat dalam perhitungan sampai 15 digit di depan koma, dan 4 digit di belakang koma. Panjangnya 8 byte. AutoNumber, adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment (penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). Defaultnya adalah 1. Panjangnya 4 byte. Yes/No, adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no, true/false, atau on/off. Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte). OLE Object, adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object, seperti file Ms Word, spreadheet milik Ms Excel, grafik, gambar, dan sebagainya. Ukurannya tak terbatas, tergantung dari kapasitas hardisk. Hyperlink, adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah object atau situs web. Panjangnya 2048 karakter. Sebenarnya ada beberapa tipe data standart yang sangat familiar dalam bidang komputasi database, namun memiliki nama yang berbeda dari yang dikenal Access. Namun demikian, Access juga dapat mengenali tipe data standart tersebut. Tipe data yang dimaksud adalah : Char (karakter). String (kumpulan karakter). Integer (angka). Long Integer (angka). Dan sebagainya. Berikut ini tabel penyebutan tipe data yang berbeda, tetapi memiliki maksud yang sama : Ms Access SQL Query Visual Basic ADO Engine Ms SQL Engine - Binary - adbinary Binary, VarBinary Yes/no Yes/no Boolean adboolean Boolean, Bit, Logical, Logical1, YesNo Number (fieldsize = byte) Byte Byte adunsigned- TinyInt Byte, Integer1 3
AutoNumber (FieldSize=Long Integer) Long Integer Long adinteger Counter, AutoIncrement Currency Currency Currency adcurrency Currency, Money Date/time Date/Time Date addate DateTime, Date, Time, TimeStamp Number (FieldSize= Double) AutoNumber/GUI D(FieldSize= Replication ID) Number (FieldSize= Long Integer) Double Double addouble Double, Float, Float8, IEEEDouble, Number, Numeric Replication ID - adguid GUID Long Integer Long adinteger Long, Int, Integer, Integer4 OLE Object OLE Object String adlongvarbinary LongBinary, General, OLE Object Memo Memo String adlongvarw- Char LongText, LongChar, Number (FieldSize= Single) Number (FieldSize= Memo, Note Single Single adsingle Single, Float4, IEEESingle, Real Integer Integer adsmallint Short, Integer2, SmallInt Integer) Text Text String advarwchar Text, AlphaNumeric, Char, Character, String, VarChar Hyperlink Memo String adlongvarw- Char - Value Variant advariant Value LongText, LongChar, Memo, Note Membuat table di Access Untuk membuat tabel di Access, perhatikan langkah-langkah berikut ini : Buka file.mdb yang telah anda buat. Maka otomatis Access akan membuka kotak dialog seperti di bawah ini : 4
Pastikan pada bagian objects telah terpilih tables. Kemudian klik 2X Create table in Design view. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti berikut ini : Perhatikan, anda akan diminta untuk mengisi nama field (field name) dan menentukan tipe data untuk field tersebut. Pada bagian field size, anda dapat mengatur berapa ukuran maksimal record yang anda izinkan untuk diisikan di field tersebut. Defaultnya adalah 50 karakter. Selanjutnya anda harus menambahkan PrimaryKey pada tabel anda. PrimaryKey adalah field yang berisikan record yang unik (tidak ada yang sama persis dalam satu tabel), yang menjadikannya kunci untuk mengidentifikasikan record-record yang ada di dalam tabel tersebut. Untuk membuat sebuah field menjadi PrimaryKey, anda dapat melakukannya dengan meng-klik kanan pada field yang anda inginkan. Sebuah field yang menjadi PrimaryKey terlihat dari adanya tanda kunci pada field tersebut. Sebuah tabel dapat memiliki beberapa field yang menjadi PrimaryKey dari tabel tersebut. Jika anda ingin menambahkan atau menghapus field yang telah anda buat, maka anda dapat melakukannya dengan klik kanan pada field yang anda maksudkan, kemudian pilih insert rows (untuk menyisipkan field baru) atau delete rows (untuk menghapus field). 5
Kemudian simpan dan beri nama tabel anda, misalnya tabel dosen, maka pada layar anda akan tampak tabel dosen yang baru saja anda buat. Sebagai latihan, dengan cara yang sama, silakan anda buat tabel bernama mahasiswa dengan field NamaMahasiswa, Angkatan, dan KodeMataKuliah. Untuk mengisi tabel yang sudah anda buat, anda klik 2X pada tabel yang bersangkutan. 6
Untuk mengedit kembali tabel yang anda buat, klik kanan pada tabel yang ingin anda edit, kemudian pilih design view. 2. QUERY Query adalah fasilitas standart yang diberikan oleh setiap aplikasi database, yang digunakan untuk menampilkan data-data tertentu dari satu atau beberapa tabel untuk keperluan laporan atau untuk diolah lagi dalam operasi matematika. Dalam Access disediakan query dalam bentuk wizard. Artinya kita dituntun langkah demi langkah secara viasual untuk membuat sebuah query yang kita inginkan. Dalam aplikasi database lain, query ini dibuat dalam bentuk text. Aturan query ini baku, yang dikenal dengan nama SQL (Structured Query Language). SQL ini akan diterangkan lebih lanjut di bagian selanjutnya. Langkah-langkah yang harus anda lakukan dalam membuat sebuah query di Access adalah sebagai berikut : 7
Klik Query pada bagian objects. Kemudian klik 2X pada Create query in Design view. Selanjutnya anda diminta untuk memilih tabel mana saja yang ingin anda ambil datanya melalui query. Setelah anda pilih tabelnya, anda klik tombol Add, maka tabel yang anda pilih akan nampak pada kotak query. Setelah memilih tabel, anda dapat memilih field-field mana saja yang ingin anda tampilkan data-datanya. Tidak semua field harus anda pilih. Anda dapat memilih beberapa field saja sesuai kebutuhan anda. Setelah anda memilih field mana saja yang ingin anda tampilkan, anda juga dapat memilih apakah record yang ada ditampilkan secara urut berdasarkan abjad dari awal ke akhir (ascending), atau dari akhir ke awal (descending), atau tidak disortir sama sekali. Kemudian simpanlah query anda dan beri nama. Sebagai contoh, anda dapat memberi nama query1. Hasilnya, pada bagian object Queries akan muncul Query1. 8
Untuk melihat hasil query yang sudah anda buat, klik 2X nama query yang sudah anda buat tadi. Hasilnya seperti gambar di bawah ini. Perhatikan, bahwa hasil query menampilkan data-data dari field-field yang anda pilih saja (tidak semua field ditampilkan), dan disortir sesuai urutan dari awal ke akhir (ascending). Sebenarnya query ada beberapa jenis, yaitu query untuk menampilkan record (seperti yang sudah anda praktekkan), query untuk menambah record (append data), query untuk merubah record (update data), dan query untuk menghapus record (delete data). Untuk query menambah, merubah, dan menghapus record dapat lebih anda pahami setelah anda belajar SQL Language. 3. FORM Fasilitas form yang disediakan oleh Access adalah untuk mempresentasikan database anda agar tampil lebih profesional dan familiar bagi orang awam yang tidak menguasai tabel dan database. Untuk memulai membuat form, anda dapat meng-klik form pada bagian objects, kemudian pilih create form by using wizard. Jika sudah mengenal SQL Command, anda dapat membuat form dengan menggunakan design view. 9
Klik 2X bagian create form by using wizard, selanjtnya akan muncul kotak dialog seperti berikut ini : Pastikan anda memilih tabel yang ingin anda oleh datanya. Setelah memilih tabel, akan muncul field-field yang ada dalam tabel itu. Anda dapat memilih semua field untuk diolah datanya, atau hanya field-field tertentu saja. Field yang anda pilih akan pindah ke kotak bagian kanan. Selanjutnya tekan tombol next. Langkah berikutnya anda akan diminta untuk memilih bentuk tampilan dari form anda, apakah berbentuk columnar, tabular, datasheet, atau justified. 10
Berikutnya anda diminta untuk memilih style dari form anda. Access menyediakan cukup banyak style standart yang bisa mewakili kepentingan presentasi anda. Anda pilih salah satu, dan contoh hasilnya akan ditampilkan di kotak sebelah kiri. Terakhir, anda akan diminta untuk memberi nama form anda. Setelah itu anda klik tombol finish. Setelah form anda selesai, pada bagian objects akan nampak form baru yang baru saja anda buat. Untuk menjalankan form yang anda buat, klik 2X nama form yang ada di bagian objects. Hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini : 11
4. REPORT Access menyediakan fasilitas reporting untuk mempermudah anda membuat laporan yang standart. Untuk menjalankannya, pastikan anda membuka reports pada bagian objects. Klik 2X bagian create report by using wizard. Selanjutnya akan muncul kotak dialog untuk memilih tabel mana yang akan anda olah datanya. Setelah memilih tabel, anda juga diminta untuk memilih field mana saja yang akan ambil datanya. Field yang anda pilih akan pindah ke kotak sebelah kanan. Selanjutnya akan muncul kotak dialog yang akan memberikan pilihan kepada anda bagian mana saja yang akan digroup, dan bagian mana yang akan diprioritaskan. 12
Kemudian anda dapat mengatur bagian per bagian, termasuk pengaturan urutannya, ascending atau descending. Kemudian anda mengatur layout laporan, apakah berbentuk columnar, tabular, atau justified. Anda juga dapat mengatur orientasi kertas yang anda gunakan, apakah portrait (tegak) atau landscape (melintang). Selanjutnya anda dapat memilih style untuk laporan anda. Ada 6 style yang disediakan oleh Access untuk anda, yaitu style bold, casual, compact, corporate, formal, dan soft gray. Anda dapat memilih style yang cocok dengan anda. 13
Kemudian beri nama report anda. Setelah selesai, maka report yang sudah anda buat akan muncul di bagian objects. Jika anda jalankan dengan meng-klik 2X pada nama report, maka akan muncul hasil seperti gambar di bawah ini : 14
Kemudian beri label pada tombol tersebut, misalnya Daftar Dosen. Langkah terakhir, beri nama command button yang anda gunakan, misalnya button1. Nama ini adalah nama object yang berlabel Daftar Dosen. Nama ini sangat berguna jika anda akan mengedit dan mengolah form ini secara text melalui sebuah aplikasi pemrograman, misalnya Visual Basic. Dengan cara yang sama, anda buat tombol satu lagi dengan tujuan membuka FormMahasiswa, sehingga akan tampak seperti gambar berikut ini : 15
Kemudian anda buka Form kedua, yaitu FormDosen, dengan cara yang sama yaitu dibuka dalam mode design view. Untuk menampilkan data, anda dapat menggunakan text box dari toolbox anda. Buatlah 3 buah text box untuk menampilkan kode mata kuliah, nama mata kuliah, dan nama dosen pengajar. Kemudian anda harus mengarahkan, ke tabel mana yang datanya akan diakses. Caranya adalah klik 2X pojok kiri atas (tanda lingkarang merah) sehingga muncul kotak properties untuk form tersebut. Selanjutnya, di bagian record source anda pilih tabel yang akan diakses oleh form tersebut. 16
Kemudian klik text box pertama dan arahkan control source-nya ke field yang anda tuju. Lakukan hal yang sama untuk semua text box yang ada, sehingga masing-masing text box mengarah ke field yang akan disajikan datanya. Selanjutnya gunakan command button untuk membuat beberapa tombol untuk navigasi record dan untuk membuka form lainnya seperti gambar di bawah ini : Tambahilah dengan control data lainnya sesuai keinginan anda. Lakukan hal yang sama pada form yang lain sebagai latihan. 17