MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 00805 06001 Revisi : 0 Tanggal : 24 Desember 2010 Disusun oleh : Ketua UJM Dikendalikan oleh : Sekretaris PS S1 Kebidanan Disetujui oleh : Ketua PS S1 Kebidanan PS. Kebidanan Fakultas Kedokteran Manual prosedur Program Studi Kebidanan Disetujui Oleh Revisi ke- - 0 00805 06001 KPS
Daftar Isi No. Topik Hal. 1. Tujuan:... 1. 2. Ruang Lingkup:. 1. 3. Tanggung Jawab:. 1. 4. Definisi:. 1. 5. Singkatan: 2. 6. Referensi:. 2. 7. Garis Besar Prosedur:. 3. 8. Bagan Alir: 7. 8.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen 7. 8.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman 9. 9. Lampiran. 10.
1. Tujuan : 1.1 Menetapkan, memelihara dan membatasi system pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan system mutu organisasi. 1.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. RuangLingkup : Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), InstruksiKerja (IK), Struktur Organisasi, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. TanggungJawab : KPS dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. 4. Definisi : a. Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai ( Creating Value) seperti yang tercantum di dalam manual mutu (MM) UB. b. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan system mutu Organisasi UJM UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku c. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang.
Semua dokumen harus memenuhi standar system mutu. d. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. e. Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain Manual Mutu, Rencana Mutu,Dokumen Mutu, Instruksi Kerja. f. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. g. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 5. Singkatan : MM : Manual Mutu IK : Instruksi Kerja MP : Manual Prosedur UJM : Unit Jaminan Mutu MR : Management Representative 6. Referensi : a. Manual Mutu UJM PS S1 Kebidanan FKUB (00805 05000) b. Dokumen Mutu UJM PS S1 Kebidanan FKUB 7. Garis Besar Prosedur : a. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada KPS. Setelah diterapkan Koordinator bidang, dikaji ulang oleh SPS. Dengan menandatangani kolom tandatangan yang disiapkan. b. SPS menerbitkan dan menggandakan dokumen. c. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing koordinator bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. d. Penerima dokumen bertanggungjawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya,
atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggungjawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. e. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Koordinator Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. f. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh KPS. g. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. h. Masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama N o m o r Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) i. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan. j. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : P e t a lokasi file dokumen (site map) P e t a lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. k. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumenter baru guna
mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. l. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. m. Dokumen Terkendali/TidakTerkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendal tidak diijinkan. n. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masingmasing Koordinator Bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. o. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama N o m o r Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) p. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul atau borang. q. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: P e t a lokasi file (site map) Rekaman atau Borang P e t a lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang r. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi
Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. s. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/ catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan SPS sesuai dengan metode pemusnahannya.
8. Bagan Alir : 8.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai Ketua Program Studi Mengesahkan Dokumen Daftar No Dokumen Sekretaris Program Studi Menerbitkan Dokumen Dokumen Staf Administrasi Program Studi Koordinator Bidang Menggandakan Dokumen Mendistribusikan Dokumen Dokumen Daftar Distribusi Penerima Dokumen Mengganti Dokumen yang Lama dengan yang Baru Koordinator Bidang Mengendalikan Data Daftar Rekaman Mutu PihakPenerima Merevisi Isi Dokumen Daftar Perubahan Dokumen Penerima Dokumen Menyerahkan Kembali ke Sekretaris Jurusan Daftar Dokumen Terkendali Selesai
8.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Koordinator Bidang Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Borang Koordinator Bidang Melaksanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman Daftar Rekaman Mutu Staf Program Studi Mentabulasi Data Sekretaris Program Studi Menganalisis Data Data Terolah Sekretaris Program Studi Menyusun Laporan dan Tinjauan Manajemen Laporan Selesai
9. Lampiran a. Daftar Nomor Dokumen (00805 06001 01) NO DOKUMEN/BORANG KODE 1 Visi dan Misi 00805 01000 2 Rencana Strategis (Renstra) 00805 02000 3 Program Kerja 00805 03000 4 Pedoman Pendidikan 00805 04000 5 Manual Mutu 00805 05000 6 Standar Mutu Program Studi 00805 04001 7 Manual Prosedur Wajib: 00805 06000 1. Pengendalian dokumen dan 00805 06001 rekaman 2. Pengendalian Produk yang Tidak 00805 06002 Sesuai 3. Tindakan Korektif dan 00805 06003 Pencegahan 4. Audit Internal 00805 06004 Manual Prosedur Proses Bisnis: 1. Pengembangan kurikulum 00805 06005 1.1 Penyusunan Buku Blok 00805 06006 1.2 Pembuatan Modul 00805 06007 1.3 Pembimbingan Akademik 00805 06008 2. Pengembangan SDM 00805 06009 3. Sarana dan Prasarana Pendukung 00805 06010 4. Pelaksanaan PBM 00805 06011 5. Pelaksanaan TA 00805 06012 6. Evaluasi Pelaksanaan PBM 00805 06013 6.1 Evaluasi proses PBM 00805 06014 6.2 Evaluasi hasil belajar 00805 06015 7. Profesi 7.1 Perencanaan Profesi 00805 06016 7.2 Pelaksanaan Profesi 00805 06017 8. Uji Kompetensi 00805 06018 9. MP Penyampaian Keluhan 00805 06019 Pelanggan
10. MP Penanganan Keluhan dan 00805 06020 Evaluasi Keluhan Pelanggan 11. MP Kegiatan Mahasiswa 00805 06021 12. MP Mekanisme Tindak Lanjut 00805 06022 Evaluasi PBM 13. MP Pelaksanaan SP 00805 06023 8 Instruksi Kerja 00805 07000 1. IK Peminjaman Alat dan Ruangan 00805 07001 2. IK Tata Tertib Perkuliahan 00805 07002 3. IK Tata Tertib Diskusi/Modul 00805 07003 4. IK Praktikum 00805 07004 5. IK Skill 00805 07005 6. IK Pembuatan TA 00805 07006 7. IK Tartib Ujian Skill 00805 07007 8. IK Tartib Ujian Praktikum 00805 07008 9. IK Penilaian Ujian Akhir Blok 00805 07009 10. IK Pengawasan Ujian 00805 07010 11. IK Tata Tertib Profesi 00805 07011 12. IK Praktek Profesi Asuhan 00805 07012 Kebidanan pada Ibu Hamil, Bersalin, dan Nifas 13. IK Praktek Profesi Asuhan 00805 07013 Kebidanan pada Bayi dan Balita 14. Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa 00805 07014 9 Dokumen Pendukung 00805 08000 10 Borang-borang 00805 09000
b. Borang Daftar Distribusi Dokumen (00805 06001 02) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy Penerima Tanggal Tandatangan ke 1 Ketua Program Studi 2 Sekretaris Program Studi 3 Ketua UJM 4 Sekretaris UJM 5 Arsip
c. Borang Daftar Revisi Dokumen (00805 06001 03) Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan
d. Borang Daftar Rekaman Mutu (00805 06001 04) Nama/ Judul Nomor Revisi Filing Retensi Tanda Tangan