Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01003 07001 Revisi : 3 Tanggal : 16 Januari 2013 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu Dikendalikan oleh Dhita Morita Ikasari, STP, MP : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Panji Deoranto, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Ir. Nur Hidayat, MP i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir... 4 1. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman... 4 Lampiran... 8 1. Daftar Revisi Dokumen Pengendalian Dokumen dan Rekaman... 8 2. Daftar Distribusi Dokumen... 11 ii
Tujuan 1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi di lingkungan TIP 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai di lingkungan TIP Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan semua dokumen standar lainnya yang berkaitan dengan mutu di Jurusan TIP-FTP Universitas Brawijaya Definisi 1. Manual mutu merupakan panduan implementasi manajemen mutu di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. 2. Manual Prosedur adalah dokumen yang menkaji tentang tahapan prosedur untuk semua jasa layanan yang ada di lingkungan TIP 3. Instruksi Kerja adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai estándar 4. Dokumen Standar Mutu Lainnya adalah dokumen yang berkaitan dengan penjaminan mutu di jurusan selain Manual Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja. Rujukan 1. Peraturan Pemerintah No.045, 232, PP 20 tentang kurikulum 2. Panduan Akademik Universitas Brawijaya yang berlaku Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian Dokumen Mutu bahwa semua dokumen yang terkait dengan penjaminan mutu di jurusan dibuat oleh Tim UJM, yang disetujui dan atau disahkan oleh Penyelia (Atasan Langsung) dalam bentuk tandatangan. 2. Sekretaris Jurusan menerbitkan dan menggandakan dokumen mutu terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy di website jurusan TIP www.tip.ub.ac.id. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan Penanggung Jawab dari masing-masing dokumen kepada bidang pekerjaan terkait 1
4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dengan melakukan revisi dan memusnahkannya, Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja semua dokumen mutu disiapkan oleh staf yang kompeten, ditinjau untuk disetujui oleh Penanggung Jawab. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR menyetujui dan Ketua Jurusan mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. 6. Perubahan pada dokumen mutu dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang secara rutin dan selama dibutuhkan sejak tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 7. Masing-masing Penangung Jawab Dokumen Mutu harus memberi identitas sebagai berikut : Posisi jabatan Nama Nomor Induk Kepegawaian Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 8. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan 9. Masing-masing PenanggungJawab Dokumen harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file (daftar isi) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 10. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 11. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan Sekretaris Jurusan sesuai dengan metode pemusnahannya. 2
Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Mulai Tim UJM Membuat dokumen mutu jurusan TIP (1 bulan) Dokumen Mutu MR Menerbitkan dan menggandakan dokumen mutu terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy di website jurusan TIP www.tip.ub.ac.id. (1 hari) PJ Dokumen Mendistribusikan dokumen kepada bidang-bidang terkait PJ Dokumen Melakukan revisi dokumen jika terjadi perubahan (1 hari) Dokumen yang telah direvisi Administrasi Melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa sesuai waktu retensinya (6 bulan sekali) Administrasi Melakukan pemusnahan dokumen yang telah melewati masa retensi Selesai 3
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Tindakan Korektif dan Pencegahan Revisi ke-0 : 8 Juni 2011 01003 06003 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-2 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07001 Revisi ke-3 : 16 Januari 2013 Perubahan format 4
2. Borang Rekaman Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR (01003 10051) Audit ke : Auditor : 1. 2. 3. Tanda tangan Ketua Auditor : Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee : No. Temuan Kategori Temuan dan Status Temuan Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian 9 Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. (1) Nomer temuan (2) Kategori temuan; KTS, Observasi; Status : New, old (3) Bidang yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (8) Status akhir : open; closed Status Akhir
3. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi (01003 10050) Kategori Temuan : Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor : 1. 2. Uraian temuan: Akar penyebab: Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi : Dipersiapkan oleh: Tanggal: Catatan : Tanda Tangan Auditee : (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan) 10
4. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 3 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan Asli 3 Manager Terkendali Representative Salinan 3 3 Administrasi Terkendali Jurusan Salinan 4 3 Ketua Laboratorium Terkendali 11