Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya KodeDokumen : 002020-06001 Revisi : 2 Tanggal : 18 September 2014 Diajukanoleh : Sekretaris Jurusan Disetujuioleh : Ketua Jurusan Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D Dr. Sumiati, SE.,MSi.
DAFTAR ISI 1. Tujuan....1 2. Tanggung Jawab dan Wewenang..... 1 3. Deskripsi Kegiatan..... 1 4. Lampiran 4.1. Bagan Alir PengendalianDokumen..... 3 4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman..... 4 4.3. Daftar Nomor Dokumen (02000 01)..... 5 4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02)..... 8 4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03)..... 9 4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04)..... 11
1. Tujuan Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman adalah tahapan yang harus dilakukan oleh administrasi jurusan dengan tujuan untuk : 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. Tanggung Jawab dan Wewenang Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman melibatkan beberapa pihak dengan tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : a. Ketua UJM Tanggung Jawab : Memastikan dokumen terkendali Wewenang : Melaksanakan pengendalian dokumen b. Sekretaris Tanggung Jawab : Koordinasi dan verivikasi dokumen Wewenang : Memantau penegndalian dokumen dan rekaman c. Anggota Tanggung Jawab : Menyiapkan dan melakukan monitoring dokumen Wewenang : Membantu tugas dari Kertua UJM 3. Deskripsi Kegiatan 1) Pengendali Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan oleh Ketua UJM. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2) Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3) Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing wakil ketua bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 4) Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus 1
bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apalagi terjadi perubahan. 5) Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Wakil Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman UJM untuk mendukung program 1 paperless community. 6) Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua UJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 7) Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8) Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut : a. Judul/Nama b. Nomor c. Tanggal penerbitan d. Persetujuan yang berwenang e. Status perubahan (Revisi) 9) Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10) Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : a. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang b. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 11) Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota UJM sesuai dengan metode pemusnahannya. 2
4. Lampiran 4.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen 4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman 4.3. Daftar Nomor Dokumen (02000 01) 4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02) 4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03) 4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04) 3
4.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai Ketua UJM mengesahkan dokumen sesuai dengan Daftar Nomor Dokumen (1 hari) Sekretaris UJM menerbitkan dokumen (1hari) Staf Administrasi UJM menggandakan dokumen (1 hari) Wakabid. Pelayanan Umum mendistribusikan Dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen (1 hari) Penerima Dokumen mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen Baru (2 hari) Wakabid. Pelayanan Umum mengendalikan dokumen dengan mengisi Daftar Revisi Dokumen (1 hari) Selesai 4
4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Wakabid. Pelayanan Umum menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas (1 hari) Wakabid. Pelayanan Umum melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman sesuai dengan daftar rekaman mutu (1 hari) Tenaga Kependidikan melakukan tabulasi data (1 hari) Sekretaris UJM menganalisa data (1 hari) Sekretaris UJM menyusun laporan dan tinjauan manajemen (1 hari) Selesai 5
4.3. Daftar Nomor Dokumen (02000 01) No. Dokumen Tingkat Kode 1 Manual Mutu UJM UJM 002020-05000 2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman UJM 002020-06001 3 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai UJM 002020-06002 4 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan UJM 002020-06003 5 Manual Prosedur Audit Internal UJM 002020-06004 6 Manual Prosedur Pembimbingan Akademik UJM 002020-06005 7 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah UJM 002020-06006 8 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah per Semester UJM 002020-06007 9 Manual Prosedur Penggantian Dosen Mata Kuliah UJM 002020-06008 10 Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar Program Pembelajaran UJM 002020-06009 11 Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara Perkuliahan UJM 002020-06010 12 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi UJM 002020-06011 13 Manual ProsedurPenggunaan Laboratorium Manajemen UJM 002020-06012 14 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan Manajemen UJM 002020-06013 15 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister Manajemen UJM 002020-06014 16 Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian UJM 002020-06015 17 Manual Prosedur Ujian Akhir Semester Susulan UJM 002020-06016 18 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi UJM 002020-06017 19 Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke Orangtua UJM 002020-06018 20 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar UJM 002020-06019 21 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah Semester Pendek UJM 002020-06020 22 Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi UJM 002020-06021 23 Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar KKNP/Skripsi UJM 002020-06022 24 Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan Penyusunan Skripsi UJM 002020-06023 25 Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Skripsi UJM 002020-06024 26 Manual Prosedur Penggantian Dosen Pembimbing Skripsi & KKNP UJM 002020-06025 6
27 Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas Akhir Mahasiswa UJM 002020-06026 28 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Penyusunan Skripsi UJM 002020-06027 29 Manual Prosedur Studi Lapang UJM 002020-06028 30 Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi UJM 002020-06029 31 Manual Prosedur Permintaan Transkrip UJM 002020-06030 32 Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa Indonesia dan Inggris) UJM 002020-06031 33 Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari Dana PNBP UJM 002020-06032 7
4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02) Nama Dokumen / Borang : Nomor / Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal TandaTangan 1 2 3 4 5 6 7 8 8
4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03) No. Dokumen Revisike- Tanggal Keterangan 1 Visi, Misi, dantujuan UJM 2 Program Kerja UJM 3 Manual Mutu UJM 4 Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman 5 Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai 6 Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan 7 Manual Prosedur Audit Internal 8 Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi 9 Manual ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi 10 Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi 11 Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen 12 Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar 13 Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah 14 Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran 15 Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan 16 Manual ProsedurPembimbinganAkademik 17 Manual ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana PNBP 18 Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa 19 Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen 20 Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia daninggris) 21 Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen 22 Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi 23 Manual ProsedurPermintaanTranskrip 24 Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP 9
25 Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi 26 Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi 27 Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi 28 Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua 29 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester 30 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester Pendek 31 ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah 32 ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP 33 ManualProsedurStudiLapang 34 ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan 35 Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian 10
4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04) No. Dokumen Revisi Filing Retensi 1 Visi, Misi, dantujuan UJM Metod epemu snaha n 2 Program Kerja UJM 3 Manual Mutu UJM 4 Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman 5 Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai 6 Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan 7 Manual Prosedur Audit Internal 8 Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi 9 Manual ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi 10 Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi 11 Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen 12 Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar 13 Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah 14 Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran 15 Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan 16 Manual ProsedurPembimbinganAkademik 17 Manual ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana PNBP 18 Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa 19 Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen 20 Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia daninggris) 21 Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen 22 Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi 11
23 Manual ProsedurPermintaanTranskrip 24 Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP 25 Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi 26 Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi 27 Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi 28 Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua 29 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester 30 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester Pendek 31 ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah 32 ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP 33 ManualProsedurStudiLapang 34 ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan 35 Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian 12