MODUL V MANAJEMEN KEUANGAN/ANGGARAN Oleh: Ir. SUYATNO, MKes Bagian Gizi FKM-UNDIP Semarang
Tujuan Manajemen Keuangan Sesuai dengan type/jenis MGI, misal: Terjadi keseimbangan antara debet dan kredit atau agar tidak defisit MGI Sosial atau nonprofit Agar dapat minimalisasi biaya dan maksimalisasi keuntungan : MGI Komersial Sebagai acuan dalam menentukan kegiatan pembelanjaan (logistik) dan operasional/produksi MGI - FKM UNDIP 2
Hal yang perlu dipertimbangkan: Sebaiknya direncanakan setahun sebelumnya Data yang diperlukan untuk menyusun anggaran: Macam dan jumlah bahan makanan yang ada Macam dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan utk berbagai kelompok konsumen Jumlah taksiran bahan makanan yang akan dibeli Jumlah konsumen yang ada menurut macamnya Kalkulasi total biaya Pengusulan anggaran belanja setahun Perhitungan harga per porsi dapat dilakukan penyesuaian jika diperlukan MGI - FKM UNDIP 3
Proses Penyusunan Anggaran: Top down approach: Ketentuan ditetapkan oleh institusi di atasnya atau atasan, dalam bentuk pagu anggaran tertentu Bottom up approach: Disusun berdasar kondisi riil dari tiap item pengeluaran kemudian dijadikan usulan ke atasan Gabungan antara top down & bottom up MGI - FKM UNDIP 4
Tahap Penyusunan Anggaran 1. Menganalisis aktivitas yang akan dilakukan: Jumlah produk yang akan dihasilkan Berapa orang yang terlibat Berapa waktu dan Sumber daya yang dibutuhkan 2. Menyusun rencana kegiatan dan pengembangan sistem selama tahun anggaran (apa saja) 3. Melakukan estimasi thp pendapatan dan atau biaya pelaksanaan kegiatan 4. Mengajukan usulan rancangan anggaran 5. Proses penelaahan MGI - FKM UNDIP 5
Aspek pentingkegiatan Manajemen Keuangan: Komponen Biaya Jumlah Pendapatan/revinue Harga Jumlah produk MGI - FKM UNDIP 6
Konsep Biaya (cost) Biaya adalah suatu nilai tukar peristiwa, pengorbanan yg dilakukan utk mendpt manfaat Terdiri biaya: o Investasi awal o Biaya operasional & pemeliharaan MGI - FKM UNDIP 7
1. Investment (capital) cost atau initial investment (Ko), yaitu: biaya sebelum proyek beroperasi, al. engineering & feasiblity studies (jasa konsultan) tanah Biaya intalasi biaya kontruksi dan pengadaan peralatan Biaya pelatihan bunga selama masa kontruksi modal kerja MGI - FKM UNDIP 8
2. Operation/production & maintenance cost (overhead) bahan baku bahan penolong air, listrik, dan telepon bahan bakar peralatan kantor pemeliharaan gedung dan mesin gaji dan upah MGI - FKM UNDIP 9
Contoh: Macam Biaya MACAM BIAYA Biaya Investasi Biaya Operasional Biaya Pemeliharaan (Untuk..) BIAYA UNIT MPGI o gedung o tanah o alat masak o alat non masak o pendidikan/pelatihan o gaji/upah o bahan pangan/bahan penolong o telepon, listrik, bahan bakar, air o perjalanan o ATK o gedung o alat non masak o alat masak o sarana lain MGI - FKM UNDIP 10
Biaya Investasi Nilai biaya investasi tahunan (Annualized Investment Cost/AIC) dihitung: AIC = IIC (1+i) t / L Dimana: AIC : Annualized Investment Cost IIC : Initial Investment Cost i : laju inflasi t : masa pakai sejak 0 tahun sampai sekarang L : perkiraan masa hidup investasi yg bersangkutan MGI - FKM UNDIP 11
Contoh: Alat seharga 10 juta, lama pakai 10 tahun, pada 5 tahun pertama inflasi 12 %/tahun Berapa biaya investasi pada tahun anggaran yang ke-5? Jawab: MGI - FKM UNDIP 12
Biaya Untuk Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Untuk Belanja barang: Penganggaran untuk keperluan sehari-hari Inventaris kantor Lauk-pauk Keperluan lain Belanja pemeliharaan: Pemeliharaan rumah dinas/gedung Pemeliaraan kendaraan Pemeliharaan pagar, jalan, saluran, ta,an Pemeliharaan pest control, cleaning service dan lain2 MGI - FKM UNDIP 13
Biaya (Cost) kaitannya dengan Output : biaya tetap (fixed cost) : biaya yang diperhitungkan di awal kegiatan, dimana biaya tersebut tetap meski jumlah produksi atau omset penjualan meningkat atau menurun contoh: biaya investasi, bunga pinjaman, sewa tanah, dll. biaya variabel (total variable cost) : biaya-biaya yang berubah mengikuti naik turunnya jumlah produk yang dihasilkan atau omset penjualan, contoh: biaya pembelian bahan baku, bahan bakar mesin produksi, dll. Biaya semivariabel (semi variable cost) : biaya yang relatif tidak dipengaruhi jumlah output Contoh: biaya gaji pegawai (seringkali gaji dimasukkan sebagai biaya tetap) MGI - FKM UNDIP 14
Biaya (Cost) kaitannya dengan Proses Produksi : Biaya langsung (direct cost) Biaya yang menfaatnya langsung pada produk atau barang yang dihasilkan Misal: biaya bahan makanan dan tenaga. Biaya tidak langsung (indirect cost) Biaya yang manfaatnya tidak melekat pada produk tetapi menunjang unit produksi Misal: ATK, umum, dll. MGI - FKM UNDIP 15
Pusat Biaya: Adalah unit fungsional dimana biaya-biaya tersebut dipergunakan, dibedakan: Pusat biaya produksi Pusat biaya penunjang (unit pimpinan dsb) MGI - FKM UNDIP 16
Biaya Satuan (UC): Adalah biaya yang diperlukan utk menghasilkan satu produk Elemen yang ada dalam biaya satuan meliputi: Biaya investasi Biaya pemeliharaan Biaya operasional Atau : biaya langsung dan tidak langsung MGI - FKM UNDIP 17
Cara perhitungan biaya satuan (UC): Biaya satuan annual (biaya rata-rata): UC = TC/Q TC: total cost; Q: jumlah Biaya satuan normatif: sesuai dengan biaya yang melekat pada 1 unit produk. UC = FC/C + VC/Q Dimana: FC : fixed cost (investasi, pemeliharaan, gaji, umum) VC : variabel cost (bahan baku, energi, ATK dll) C : kapasitas MGI - FKM UNDIP 18
Guna Biaya Satuan: Penentuan tarif: Institusi bersubsidi sekitar 145% dari biaya satuan Institusi komersial: harga jual = 125 160 % biaya satuan Institusi sosial/semi sosial: harga jual = 100 % biaya satuan Analisis efisiensi: perbandingan unit cost antar institusi bisa mengetahui mana yang lebih efisien Perencanaan anggaran Untuk menyusun kebutuhan anggaran berdasarkan proyeksi volume pelayanan MGI - FKM UNDIP 19
Langkah-langkah dalam melakukan analisis biaya satuan 1. Menentukan pusat biaya : pusat biaya produksi dan penunjang 2. Mengumpulkan data tentang elemen biaya di setiap pusat biaya 3. Mengumpulkan data dari setiap pusat biaya untuk dasar distribusi biaya, misalkan: jumlah personal, jumlah porsi makanan dsb 4. Melakukan distribusi biaya 5. Melakukan perhitungan biaya satuan MGI - FKM UNDIP 20
Pengendalian Biaya Adalah suatu proses dimana manajer mencoba mengatur biaya guna mencegah pemborosan dari biaya yang dikeluarkan Proses dilakukan berkelanjutan Ada 4 langkah: 1.Membuat standar pelaksanaan (standar kualitas, kuantitas, biaya, dan prosedur) 2.Melakukan pelatihan tenaga penyelenggara agar dapat melaksanakan standar yg telah ditetapkan 3.Memonitor pelaksanaan dibandingkan dengan standar (gunakan check list) 4.Menetapkan tindakan koreksi MGI - FKM UNDIP 21
Ciri-ciri Sistem Pengendalian Biaya yang Efektif Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi Terfokus pada titik strategis (titik dimana banyak terjadi kesalahan, penyimpangan atau pemborosan Obyektif dan menyeluruh Fleksibel Secara ekonomis realistis Secara organisasi realistis Akurat dan tepat Tepat waktu Sistem pengendalian harus dapat diterima oleh semua pegawai MGI - FKM UNDIP 22
Analisis Penentuan Titik IMPAS (Break Even Point/BEP) BEP: suatu keadaan dimana jumlah produk yang dijual menghasilkan keuntungan bersih nol Jika penjualan meningkat di atas keadaan BEP akan memberikan laba usaha, sebaliknya jika di bawah BEP berarti rugi Untuk analisis dibutuhkan data: Total Biaya Total Pendapatan MGI - FKM UNDIP 23
Total Biaya Total biaya = Total biaya variabel + Biaya tetap TC = TVC + FC Dimana : TVC = Q x VC Q = quantity/jumlah barang VC = biaya variabel per unit produk MGI - FKM UNDIP 24
Total Pendapatan (Revinue) Adalah perkalian antara jumlah barang yang dijual dengan harga jualnya TR = Q x P Dimana : TR = Total Revenue (pendapatan keseluruhan) Q = Quantity/jumlah produk P = harga MGI - FKM UNDIP 25
Menghitung BEP/Titik Impas Total Pendapatan = Total Biaya TR = TC Q x P = TVC + FC (Q x P) = (Q x VC) + FC (Q x P) ( Q x VC) = FC Q (P VC) = FC MGI - FKM UNDIP 26
Kegunaan BEP Untuk Menghitung: Jumlah Produk minimal Q = FC / (P VC) Harga minimal P = (FC/Q) + VC Dimana : - Q = jumlah produk pada tingkat impas - FC = Fixed Cost (biaya tetap keseluruhan) - VC = biaya variabel per satu unit produk - (P - VC) = contribution margin MGI - FKM UNDIP 27