Panduan Pengoperasian Aplikasi Pengelolaan Kinerja Kementerian Kelautan dan Perikanan pengelolaankinerjakkp@gmail.com
Cara Membuka Aplikasi Aplikasi Kinerjaku adalah aplikasi berbasis web yang dapat di akses secara online dengan menggunakan browser dengan laptop / PC yang terkoneksi ke internet. Alamat aplikasi adalah http://kinerjaku.kkp.go.id/. Alamat tersebut dapat ditulisakan pada address bar di browser, sebagai contoh seperti berikut : Kemudian aplikasi akan menampilkan layar untuk login sbb :
Halaman Depan Aplikasi Pada bagian ini terdapat menu menu sebagai berikut : BERITA KINERJA Berisi informasi tentang berita yang berkaitan dengan Pengelolaan Kinerja PETA STRATEGIS Berisi informasi tentang hasil pengukuran Peta Strategis Level 0 BSC KKP Berisi tentang informasi Sejarah Pengelolaan Kinerja di lingkup KKP, Definisi Kinerja dan Visi Misi KKP. TAHAPAN KINERJA Berisi informasi mengenai tahapan tahapan Perencanaan dan Pengukuran Kinerja. PELAKSANAAN KINERJA Berisi informasi mengenai data Perencanaan, Pengukuran dan Dashboard hasil Pengukuran Level 0
Login Aplikasi Untuk masuk ke dalam aplikasi dengan data tahun 2015 pilih tahun 2015 pada kanan atas Kemudian layar login akan ditampilan dan masukan User Name pada kolom Username dan Password pada kolom Password. Jika ada permintaan username dan atau lupa password dapat menghubungi Admin aplikasi pada masing-masing unit Eselon I. Jika login berhasil, aplikasi akan menampilkan layar sebagai berikut :
Layout Aplikasi Setelah melakukan login akan terlihat halaman menu utama aplikasi seperti pada gambar di samping Terdapat tujuh menu utama yang berada di bagian kiri layar, masing-masing menu berfungsi sebagai berikut : 1. Menu Renstra Berfungsi untuk melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data Sasaran Strategis. 2. Menu Data IKU Berfungsi untuk melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data Indikator Kinerja dan data Rencana Aksi (Renaksi).
3. Menu Transaksi Berfungsi untuk melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data perencanaan dan capaian kinerja serta data capaian Renaksi. 4. Menu Laporan Berfungsi untuk melihat data hasil pengukuran kinerja dalam bentuk dashboard, peta strategis dan laporan kinerja. 5. Menu Dokumentasi Berfungsi untuk menyimpan dokumentasi dokumentasi yang b erkaitan dengan pengelolaan kinerja KKP.
Flow Data Flow pengisian data di dalam aplikasi adalah sebagai berikut : Input Data Sasaran Strategis Input Data Indikator Kinerja Input Data Rencana Aksi Input Data Target Indikator Kinerja Input Data Capaian Indikator Kinerja Input Data Capaian Rencana Aksi Data data tersebut di atas di input di setial level dan di setiap unit kerja. Jadi masing masing unit kerja akan mempunyai data data sebagai berikut : Data Sasaran Strategis Data Indikator Kinerja Data Rencana Aksi Data Target Indikator Kinerja Data Capaian Indikator Kinerja dan Rencan Aksi
Menu Renstra Untuk melakukan input, melihat dan menghapus data Sasaran Strategis dapat dilakukan dari menu : Renstra Sasaran Strategis. Layar Data Sasaran Strategis akan terlihat sbb : Penjelasan Gambar : Pilih Tombol Lihat SS untuk melihat data Sasaran Strategis Satuan Kerja
Pilih Tombol Tambah SS untuk menambah data Sasaran Strategis Satuan Kerja Jika memilih tombol Lihat SS, akan muncul layar Data Sasaran Strategis sbb : Penjelasan Gambar : Untuk Melihat Data Sasaran Strategis dapat dilakukan dengan menggunakan tombol Lihat. Data Sasaran Strategis akan terlihat sbb : Untuk Mencetak data Sasaran Strategis dapat dilakukan dengan memilih tombol Cetak SS
Untuk menambah data Sasaran Strategis Baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah SS Lengkapi data di dalam form Input Sasaran Strategis sbb : o Kolom Perspektif berisi pilihan Perspektif BSC yaitu : Stakeholders, Customer, Internal Process dan Learning & Growth o Kolom Satuan Kerja berisi Data Satuan Kerja di Lingkup KKP o Kolom Kode SS di isi dengan kode SS yang akan di input. Kode SS menggunakan kata SS dan diikuti nomor urut SS. Contoh untuk Kode SS adalah SS1,SS2,SS3 dst. o Kolom Sasaran Strategis di isi nama Sasaran Strategis o Kolom SS Atasan berisi data Sasaran Strategis Atasan Langsung o Kolom Alias di isi Nama SS dalam bahasa lain (Jika diperlukan)
o Kolom Deskripsi di isi deskripsi singkat Sasaran Strategis tersebut (Jika diperlukan). o Pilih Tombol Simpan untuk menyimpan Data Sasaran Strategis dan Tombol Kembali Jika tidak ingin menyimpan data Sasaran Strategis. Contoh pengisian data adalah sbb : Apabila di simpan akan terlihat sbb :
Untuk menghapus data Sasara Strategis dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus Tombol Hapus akan hilang jika data Sasaran Strategis tersebut sudah memliki Data Indikator Kinerja. Hirarki antara Data Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja adalah sbb : Untuk Merubah data Sasaran Strategis dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit
Setelah memilih tombol Edit akan muncul layar untuk melakukan perubahan data Sasaran Strategis sbb : Rubah data yang diperlukan kemudian untuk menyimpan data hasil perubahan pilih tombol Simpan.
Menu Data IKU Untuk melakukan input, melihat dan menghapus data Indikator Kinerja dapatdilakukan dari menu Data IKU IKU Satuan Kerja. Sebelum melakukan Input data Indikator Kinerja, harus diperhatikan beberapa hal berikut ini : Pastikan Data Sasaran Strategis sudah di input Pastikan Data Indikator Kinerja Atasan sudah di input (kecuali Level 0) Layar IKU Satuan Kerja akan terlihat sbb : Penjelasan Gambar : Untuk Menambah Indikator Kinerja di Satuan Kerja tertentu dapat memilih tombol Tambah IKU Untuk melihat data Indikator Kinerja yang sudah pernah di input di Satuan Kerja tertentu dapat memilih tombol Lihat IKU
Jika memilih tombol Lihat IKU, akan ditampilkan data Indikator Kinerja sbb : Untuk Melihat data Indikator Kinerja yang sudah di Input dapat dilakukan dengan memilih tombol Lihat Untuk Mencetak data Indikator Kinerja dapat dilakukan dengan memilih tombol Cetak IKU
Untuk Menambah Indikator Kinerja baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah IKU
Data yang harus di isi dalam Indikator Kinerja adalah sbb : o Satuan Kerja o Sasaran Strategis berasal dari data Sasaran Strategis yang telah di input sebelumnya. o IKU Atasan berasal dari data Indikator Kinerja Atasan Langsung o Kode IKU Kode IKU menggunakan kata IK di ikuti dengan nomor urut Indikator Kinerja. o Nama IKU o Frekuensi Frekuensi Perhitungan Bulan Triwulan Semester Tahun
o Perhitungan Cara Indikator Kinerja dalam mengambil data Pencapaian dari data pencapaian Indikator Kinerja bawahannya. Akumulasi Rata rata Sama Persis Kontribusi KPI Sendiri o Validasi Bobot Indikator Kinerja Lead Input Lead Proses Lag Output Lag Outcome o Metode Penurunan Adobe Langsung Komponen Pembentuk Dipersempit Tidak diturunkan o Status Data Hasil Perhitungan Raw Data Raw Data o Polarisasi Maximize
Minimize Untuk Menghapus data Indikator Kinerja dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus Untuk melakukan Perubahan data Indikator Kinerja dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit Setelah memilih tombol Edit, aplikasi akan menampilkan data Indikator Kinerja sbb :
Lakukan perubahan data yang diperlukan, kemudian Pilih tombol Lanjut, akan muncul layar sbb : Pilih tombol Lanjut, akan muncul layar sbb : Keudian Pilih Simpan.
Menu Renaksi Untuk melakukan Input, melihat, menghapus data Rencana Aksi dapat dilakukan dari menu Data IKU Renaksi Sebelum input data Renaksi pastikan Indikator Kinerja level dua sudah di input di aplikasi dikarenakan renaksi akan di input di Level 2.
Apabila di pilih menu Data IKU Renaksi, maka akan muncul layar sbb : Jika pada Kolom Satuan Kerja belum terpilih Satuan Kerja, Pilih Data Satuan Kerja Level 2 yang akan di buat data Rencana Aksinya. Pada tabel di kolom Aksi ada tombol Renaksi, Jika tombol Renaksi pada baris IKU tertentu di klik akan ditampilkan layar untuk melihat, membuat, merubah dan menghapus data Renaksi untuk IKU tersebut.
Pada contoh Gambar di atas pada ditampilkan data Renaksi untuk IKU sperti yang tertera. Jika data Renaksi belum pernah di buat maka baris pada tabel akan kosong. Untuk Menambah data Renaksi Baru Pilih tombol Tambah Renaksi, kemudian akan ditampilkan layar sbb : Untuk membuat data Renaksi yang perlu diperhatikan adalah : Kolom Satuan Kerja harus terisi Kolom Kode Satker harus terisi
Langkah-langkah mebuat Renaksinya adalah sbb : Pilih Output sesuai dengan Output di RKAKL (data Output sudah tertera di aplikasi) Pilh Komponen sesuai dengan Komponen di RKAKL (data Komponen sudah tertera di Aplikasi) Pilih Sub Komponen sesuai dengan Sub Komponen di RKAKL (data sub Komponen sudah tertera di Aplikasi) Jumlah pagu akan otomatis mengambil data dari RKAKL Pada kolom Keterangan tulis Nama Kegiatan Rencana Aksinya Pada Kolom Satuan tulis Satuan hasil kegiatan Pada kolom Target isikan Target untuk Renaca Aksi tersebut. Setelah data terisi semua pilih Simpan untuk menyimpan data Rencana Aksi Untuk meakukan perubahan data Renaksi dapat dilakukan denngan memilih tombol Edit
Untuk menghapus data Renaksi yang telah di buat dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus. Data Renaksi yang di buat pada level 2 akan otomatis menjadi Data Renaksi Pada Level atasnya, sesuai dengan IKU Atasannya yang ada di Cascading IKU tersebut. Cetak Renaksi
Menu Perencanaan IKU Pengisian data Target Kinerja dilakukan dari Satuan Kerja Level 0 dalam hal ini adalah Level Kementerian kemudian diturunkan ke level-level dibawahanya. Untuk melakukan Input Data Target Indikator Kinerja dapat dilakkan dari Menu Transaksi Perencanaan IKU
Layar Perencanaan IKU akan terlihat sbb : Untuk Menambah Data Perencanaan IKU pilih tombol Tambah Perencanaan IKU, akan muncul layar Input Perencanaan IKU sbb : Lengkapi Data sbb : o Tahun adalah tahun Target o Satuan Kerja dalam contoh ini akan di tambahkan untuk Satuan Kerja KKP (Level 0) o Deskripsi berisi deskripsi penjelasan Data
Kemudian Pilih tombol Lanjut, akan terlihat laya sbb : Pilih tombol Lanjut Pilih tombol Lanjut
Isikan target per masing-masing Indikator Kinerja kemuduan untuk menyimpan data Pilih Tombol Simpan. Apabila sudah tersimpan akan ditmapilkan sbb : Untuk Menghapus data perencanaan Kinerja yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus Untuk Melihat Data perencanaan Kinerja yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih tombol Lihat
Untuk Mencetak Data Perencanaan Kinerja dapat dilakukan dengan memilih tombol Cetak Perencanaan
Untuk melakukan Perubahan Data Perencanaan Kinerja dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit Kemudian akan muncul step yang sama dengan step pada waktu penambahan IKU baru.
Menu Pencapaian IKU Input data Pencapaian Kinerja dilakukan oleh satuan kerja pada level paling bawah dan kemudian data hasil pencapaian akan dikalkulasikan menjadi data pencapaian atasannya. Untuk melakukan input, merubah dan menghapus Pencapaian dapat dilakukan dari menu Transaksi Pencapaian IKU Layar Pencapaian IKU akan terlihat sbb :
Untuk Menambah data Pencapaian Baru dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Pencapaian Penjelasan Data : o Bulan o Tahun di isi bulan pencapaian Kinerja Di isi tahun Pencapaian Kinerja o Satuan Kerja Di pilih Satuan Kerja o Deskripsi Di isi penjelasan Data Pencapaian Kemudian Pilih tombol Lanjut, akan terlihat laya sbb :
Isi data Pencapaian pada kolom Pencapaian. Kemudian untuk menyimpan data pilih tombol Simpan. Setelah data tersimpan akan terlihat sbb :
Untuk Menghapus Data Pencapaian Kinerja yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih Tombol Hapus Untuk Merubah data Pencapaian Kinerja yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih tombol Edit Untuk Melihat data Pencapaian Kinerja yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih tombol Lihat
Menu Validasi Menu Validasi Data Pencapaian berfungsi untuk mengambil data pencapaian yang sudah di input oleh level level dibawahanya. Dari menu ini juga dapat dilakukan verifikasi data apakah data cascading indikator kinerja sudah sesuai atau belum. Pilih menu Transaksi Validasi Data Pencapaian, akan muncul layar sbb : Pilih tombol Validasi Data, kemudian akan muncul layar sbb :
Pada layar ini user dapat melakukan verifikasi data, di mana data data yang belum sesuai akan otomatis diberitahukan oleh sistem. Contoh sebagai berikut : Pada gambar di atas unti kerja DP2HP dan DJKP3K berwarna merah, hal tersebut berarti bahwa indikator kinerja dari level atasnya, yaitu IK1 Nilai Indeks Kesejahteraan Masyarakat KP di cascading ke unit-unit tersebut tetapi unit tersebut belum melakukan maping IKU atasan pada waktu pembuatan Indikator Kinerja di unit tersebut (Belum ada indikator di unit tersebut yang mempunyai IKU Atasan IK1 Nilai Indeks Kesejahteraan Masyarakat KP.) Terlihat pada gambar di samping jika unit yang melakukan maping data IKU Atasan untuk IK1 Nilai Indeks Kesejahteraan Nelayan baru dua unit, sedangkan dari level atasnya diturunkan ke empat unit kerja. Jika Nama Indikator Kinerja-nya berwarna merah, menandakan jika Indikator tersebut belum mempunyai data capaian kinerja. Contohnya dapat di lihat pada gambar di atas, jika IK1 di DJPT dan DJPB berwarna merah, menandakan bahwa di unit tersebut belum di input data capaian untuk Indikator IK1.
Menu Laporan Dari menu Laporan Dashboard Untuk melihat data-data Indikator Kinerja yang berada dalam satu Sasaran Strategis tertentu dapat dilakukan dengan memilih Sasaran Strategis di kolom Nama SS.
Data Idikator kinerja akan terlihat seperti berikut : Untuk melihat cascading Indikator Kinerja, dapat di pilih salah satu Indikator Kinerja yang berada di kolom Nama IKU (B). Pilih tombol Lihat Cascading
Dari Menu Laporan Peta Strategis Dari Menu Laporan Kinerja
Cetak Capaian Kinerja Untuk melihat Dokumentasi Aplikasi dapat dilakukan melalui menu Dokumentasi