MODUL VI OPERASI DASAR MS-EXCELL A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Mengenalkan operasi-operasi dasar Ms Excell 2. TUJUAN Mahasiswa dapat menggunakan dasar-dasar operasi yang ada di Ms Excell B. TEORI MENGAKTIFKAN MS EXCELL Klik tombol Start, program, misrosoft Office, dan pilih Microsoft Excel MEMBUAT WORKSHEET BARU Baris Menu Baris Judul Baris Rumus Kolom Penunjuk Sel Baris Penggulung Baris (row) Tab Lembar Kerja 39
Elemen dasar yang perlu Anda ketahui diantaranya:!"baris Judul (Title Bar), berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang aktif. Baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain.!"baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah berupa menu, seperti menu File, Edit, View, dan lainnya.!"baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintahperintah yang sering Anda gunakan!"baris Penggulung (Scroll Bar), untuk menggeser layer ke kiri atau ke kanan gunakan baris penggulung mendatar (horizontal scroll bar) sedangkan menggeser layer ke ataas atau bawah gunakan baris penggulung tegak (vertical scroll bar).!"tombol Ukuran (Sizing Button), tombol untuk memperkecil jendela, memperbesar jendela, ataupun menutup jendela. MEMASUKKAN DATA Ada berbagai data yang dapat Anda masukkan ke dalam lembar kerja, diantaranya teks, nilai, rumus, tanggal dan jam. Untuk memasukkan data kedalam suatu sel, langkahnya sebagai berikut: 1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data. 2. Ketikkan daya yang anda inginkan 3. Tekan Enter. Ketika anda mengetikkan data kedalam suatu sel, perhatikan beberapa hal berikut:!"data yang sedang anda ketikkan akan muncul di sel yang anda pilih maupun di baris rumus.!"di sel tempat anda mengetikkan data ada garis vertical berkedip-kedip yang disebut titik sisip (insertion point). Setiap karakter yang anda ketikkan akan muncul di posisi titik sisip tersebut.!"bila anda salah mengetik, hapuslah karakter yang salah tersebut dengan menekan tombol backspace. 40
Mengakhiri pemasukan Data Mengakhiri pemasukan data tidak selalu harus menggunakan tombol Enter, tetapi juga dapat menggunakan cara lain seperti berikut :!"Klik tombol Enter yang ada di baris rumus. Tombol Enter Tombol Cancel!"Menekan tombol pemindah penunjuk sel seperti tombol anak panah (# $) atau tombol PgUp a\dan PgDn. Dengan cara ini data akan masuk ke sel yang ditunjuk, sekaligus penunjuk sel pindah ke sel lain sesuai tombol yang anda tekan. Membatalkan Pemasukan Data Bila data tidak jadi anda masukkan tekanlah tombol Esc atau tombol Cancel yang ada dibaris rumus. PENGATURAN DATA Untuk pengaturan data dalam sel, anda dapat menggunakan toolbar berikut : Jenis huruf Ukuran huruf Rata kiri Rata kanan Cetak tebal Cetak miring center Garis bawah Center cross column Selain cara diatas, anda dapat menggunakan menu Format. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Sorotlah sel atau range yang akan anda format. 2. Pilih dan klik menu Format, Cells. Kotak dialog Format cells akan ditampilkan. Pilih tab Font 41
3. Pilih dan klik nama bentuk huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusu lainnya sesuai keinginan anda. 4. Pilih OK. Mengatur format tampilan angka Anda dapat memformat data angka yang tersimpan pada suatu sel atau range dengan langkah berikut : 1. sorotlah sel atau range yang akana anda format. 2. Pilih dan klik menu Format, Cells. Kotak dialog format cells akan ditampilkan. 42
3. Pilih tab Number. Pada daftar pilihan Category, klik Number.!"Decimal places, untuk menentukan berapa banyak angka decimal yang ingin ditampilkan.!"negative numbers, untuk memilih tampilan angka negative yang anda inginkan.!"use 1000 separator (,), untuk menentukan apakah perlu menampilkan tanda pemisah ribuan atau tidak. 4. Klik OK. PENGATURAN BORDER Anda dapat menambahkan garis pembatas dan bingkai dengan menggunakan perintah format cells atau menggunakan tombol toolbar Borders. Untuk menggunakan perintah format cells, langkahnya sebagai berikut : 1. Sorotlah sel atau range yang akan anda beri garis pembatas atau bingkai. 2. Pilih dan klik menu Format, Cells. Kotak dialog format cells akan ditampilkan. Atau jika anda menggunakan mouse, caranya tempatkan penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang anda sorot, kemudian tekan tombol mouse sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan. Selanjutinya pilih dan klik perintah Format Cells pada menu shortcut tersebut. 43
3. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Border. 4. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :!"None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai!"outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range.!"inside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range. 5. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang anda inginkan. Anda dapat memilih garis pembatas pada bagian atas, tengah, bawah, diagonal, kiri dan kanan. 6. Pada kotak pilihan Style, pilih dan klik gaya tampilan garis yang anda inginkan. 7. Pada tombol daftar pilihan Color, pilih dan klik warna garis yang anda inginkan. 8. Pilih OK. Anda dapat juga menggunakan tombol Toolbar : 1. Sorotlah sel atau range yang akan anda beri garis pembatas atau bingkai. 2. Klik tombol daftar pilihan (tombol drop-down) garis pembatas yang ada pada toolbar Borders. 3. Kotak pilihan posisi garis batas dan bingkai akan ditampilkan. 44
4. Pilih dan klik posisi garis batas atau bingkai yang anda inginkan PENGATURAN LEBAR KOLOM DAN TINGGI BARIS Mengubah Lebar Kolom 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan anda ubah lebarnya. Bila kolom yang akan anda ubah lebih dari satu, sorotlah range yang mewakili kolom-kolom tersebut. 2. Pilih dan klik menu Format, Column, Width. Kotak dialog Column Width akan ditampilkan. 3. Pada kotak isian Column width, ketikkan lebar kolom yang anda inginkan. 4. Klik OK. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse 1. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan anda ubah lebarnya. Sebagai contoh, bila anda bermaksud mengubah lebar kolom C, arahkan penunjuk mouse pada batas kanan kolom C tersebut. Penunjuk mouse akan berubah menjadi panah dua arah. Jika kolom yang akan diubah lebih dari satu kolom, sorotlah terlebih dahulu deretan kolom yang akan diubah. Geserlah (drag) batas kolom tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai dengan keinginan anda. 45
Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Data Yang Ada Apabila diperlukan anda dapat mengubah lebar suatu kolom agar dapat menampung data terpanjang yang ada pada kolom tersebut. Langkah-langkahnya : 1. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan anda ubah lebarnya. Sebagai contoh, jika anda ingin mengubah lebar kolom C, arahkan penunjuk mouse pada batas kanan kolom C tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah. 2. Klik dua kali pada batas kolom tersebut. Mengubah Lebar Seluruh Kolom Langkahnya: 1. Penunjuk sel boleh ditempatkan dimana saja 2. Dari menu Format, Column, Standard Width. Kotak dialog Standard Width akan ditampilkan 3. Pada kotak isian Standard column width, ketikkan lebar kolom standard yang anda inginkan. Angka yang boleh diisikan adalah angka 0 hingga 255. 4. Klik OK. Cara ini akan mengubah kolom pada lembar kerja keseluruhan, kecuali kolom tertentu yang lebar kolomnya anda ubah sebelumnya. Mengubah Tinggi Baris Langkahnya: 1. Tempatkan petunjuk sel di baris yang akan anda ubah tingginya. Bila baris yang anda ubah lebih dari satu, sorotlah range yang mewakili baris-baris tersebut. 2. Dari menu, klik Format, Row, Height. Kotak dialog Row Height akan ditampilkan. 3. Pada kotak isian Row height, ketikkan tinggi baris yang anda inginkan. 4. Klik OK. 46
Mengubah Tinggi Baris Menggunakan Mouse Anda dapat juga mengubah tinggi baris menggunakan mouse. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Arahkan penunjuk mouse pada batas bawah nomor baris yang akan anda ubah tingginya. Misalnya, untuk mengubah tinggi baris 4, arahkan penunjuk mouse pada batas bawah nomor baris 4 tersebut. Penunjuk mouse akan berubah menjadi panah dua arah. Jika anda akan mengubah tinggi sederet baris, maka sorotlah terlebih dahulu baris yang akan diubah tingginya. 2. Geserlah (drag) batas baris tersebut ke bawah atau ke atas sesuai dengan keinginan anda. Mengubah Tinggi Baris Agar Sesuai Dengan Data Yang Ada Anda dapat mengubah tinggi baris agar sesuai dengan data yang ada pada baris tersebut dengan menggunakan langkah berikut : 1. Tempatkan penunjuk sel di baris yang akan anda ubah tingginya. Bila baris yang akan anda ubah lebih dari satu, sorotlah range yang mewakili baris-baris tersebut. 2. Pilih dan klik menu Format, Row, AutoFit. MENYISIPKAN BARIS DAN KOLOM Menyisipkan Baris Baru Untuk menyisipkan sebuah baris, caranya : 1. Sorotlah sel atau range tempat baris baru yang akan anda sisipkan. 2. Pilih dan klik menu Insert, Rows. Selain cara diatas, anda dapat meyisipkan baris dengan cara yang lain, yaitu : 1. Sorotlah sel atau range tempat baris baru yang akan disisipkan. 2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang anda sorot, kemudian tekan tombol mouse sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih dan klik Insert. Kotak dialog Insert akan ditampilkan. 47
3. Pada kotak Insert, beri tanda atau klik tombol pilihan Entire row. 4. Klik OK. Menyisipkan Kolom Baru Untuk menyisipkan kolom yang baru, caranya : 1. Sorotlah sel atau range tempat kolom baru yang akan anda sisipkan. 2. Pilih dan klik menu Insert, Column. Selain cara diatas, anda dapat meyisipkan kolom dengan cara yang lain, yaitu : 1. Sorotlah sel atau range tempat kolom baru yang akan disisipkan. 2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang anda sorot, kemudian tekan tombol mouse sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih dan klik Insert. Kotak dialog Insert akan ditampilkan. 3. Pada kotak Insert, beri tanda atau klik tombol pilihan Entire column. 4. Klik OK. MENGHAPUS BARIS DAN KOLOM Untuk menghapus baris atau kolom, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Sorotlah sel atau range tempat sel, baris, atau kolom yang akan anda hapus. 2. Pilih dan klik menu Edit, Delete atau penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang anda sorot, kemudian tekan tombol mouse sebelah kanan satu kali 48
sampai menu shortcut muncul, lalu pilih dan klik Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan. 3. Pada kotak pilihan Delete, pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :!"Shift cells left, digunakan untuk menghapus seluruh isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris yang sama yang ada di sebelah kanannya.!"shift cells up, digunakan untuk mengj\hapus seluruh isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom yang sama yang ada di sebelah bawahnya.!"entire row, digunakan untuk menghapus seluaruh baris pada sel atau range yang anda sorot.!"entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot. 4. Klik OK. MENCETAK LEMBAR KERJA Untuk mencetak lembar kerja yang sedang aktif, caranya sebagai berikut : 1. Bila anda bermaksud mencetak sebagian lembar kerja tertentu, maka terlebih dahulu anda menyorot atau menentukan range lembar kerja yang akan anda cetak tersebut. Kemudian pilih dan klik menu File, Print Area, Set Print Area. 2. Pilih dan klik menu File, Print, atau klik tombol toolbar Print. Kotak dialog Print akan ditampilkan. 49
3. Pada kotak dialog Print What, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut :!"Selection, apabila anda ingin mencetak range tertentu yang sedang disorot pada lembar kerja!"active Sheet(s), bila anda ingin mencetak seluruh isi lembar kerja yang sedang aktif.!"entire Workbook, bila anda ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang anda gunakan. 4. Apabila anda ingin mencetak lembar kerja tersebut lebih dari satu kali, isilah kotak isian Number of copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan 5. Klik OK. 50
C. PRAKTIK Buatlah tabel berikut LAPORAN KREDIT KOMPUTER Kredit Branded PC dengan Tenor 12 Bulan Merk PC Harga Tunai Sumber Kredit Citibank Easypay Wearnes Premiere 6818 6.900.000 641.000 709.000 Zyrex Studia Smile 10.300.000 1.030.000 1.050.000 Mugen e-station 6.800.000 632.000 699.000 HP Brio 10.300.000 1.030.000 1.000.000 Compaq SB Plus 10.400.000 1.040.000 1.250.000 Acer Power SX 8.500.000 775.000 720.000 Dari table diatas : 1. Aturlah digit angka agar rata kiri dan penulisan titik (.) pada digit tidak melalui pengetikan manual tetapi di setting agar menggunakan tanda pemisah ribuan. 2. Berikan border pada tabel. 3. Cetak tabel dengan memilih print area terlebih dahulu. 4. cobalah untuk menambahkan baris atau kolom pada table. D. TUGAS Modifikasilah tabel dengan mencoba border yang berbeda-beda. Anda dapat juga mengganti jenis huruf dan ukuran huruf seperti mengganti teks pada Ms-Words 51