DAFTAR ISI Daftar Isi... 2 Kata Pengantar... 4 CHAPTER I Perkenalan MYOB Premier V.12 dan Opening Setup... 7 1.1. Perkembangan MYOB... 7 1.2. Bekerja dengan MYOB Premier V.12... 11 A. Setup Currency Symbol & Date Format... 11 B. Mengaktifkan MYOB Premier v12... 13 C. Pengenalan Jendela Awal MYOB Premier v12... 13 D. Opening Setup (Membuat Database Perusahaan Baru... 13 E. Latihan I... 19 CHAPTER II Setup Modul Account I... 20 2.1.Bagan Akun... 20 2.2.Mengubah Data Akun... 22 2.3. Menghapus Data Akun... 23 2.4.Menghapus Link Account... 23 2.5.Menambah Akun... 24 2.6.Importt Akun... 24 2.7.Backup Data Perusahaan... 25 CHAPTER III Setup Modul Account II... 26 3.1.Linked Account... 3.2.Setup Link Account... 26 A. Account & Banking Linked Account... 26 B. Sales Linked Accounts... 27 C. Purchase Linked Accounts... 29 3.3.Tax Code... 30 3.4.Single & Multi Currency... 32 CHAPTER IV Setup Opening Balance dan CardFile... 34 4.1.Setup Account Opening Balance... 34 4.2.Setup Data Pelanggan dan Pemasok... 36 4.3.Setup Customer & Supplier Opening Balance... 38 A. Saldo Awal Piutang Usaha... 38 B. Saldo Awal Utang Usaha... 39 CHAPTER V Setup Modul Inventory... 41 5.1.Setup Persediaan... 41 5.2.Set Item Price... 45 5.3.Inventory Opening Balance... 46-2 -
CHAPTER VI Transaksi Modul Account & Banking... 49 6.1.Record Journal Entry... 49 6.2.Recurring Journal... 50 6.3.Modul Banking... 51 A. Penerimaan Dana... 51 B. Pengeluaran Dana... 51 C. Transfer Dana... 51 6.4.Input Transaksi... 53 CHAPTER VII Modul Purchase... 61 7.1.Fasilitas Pencatatan Pembelian... 61 7.2.Retur Pembelian... 62 7.3.Bentuk-bentuk Layout Dokumen Pembelian... 62 7.4.Jenis Pembayaran Dalam Termin... 62 7.5.Transaksi Pembelian... 63 CHAPTER VIII Account & Purchase Report... 80 CHAPTER IX Modul Sales... 84 9.1.Setup Data Perusahaan dan Setup Awal... 84 9.2.Membuat Perusahaan Baru... 84 A. Import Account... 84 B. Setup Tax... 84 C. Setup Linked Account... 85 D. Setup Pelanggan... 86 9.3.Setup Inventory... 86 A. Setup Item List... 86 B. Setup Nilai Persediaan... 87 9.4.Setup Balance... 88 A. Setup Account Balances... 88 B. Setup Customer Balance... 89 9.5.Fasilitas Pencatatan Penjualan... 91 9.6.Transaksi Penjualan... 91 A. Penjualan Tunai... 91 B. Penjualan Kredit... 93 C. Retur Penjualan... 97 D. Receive Payment... 101 CHAPTER X Jurnal Penyesuaian & Jurnal Balik... 102 10.1. Jurnal Penyesuaian... 102 10.2. Jurnal Balik... 103 CHAPTER XI Study Kasus Multicurrency... 106 Daftar Pustaka...... 164-3 -
KATA PENGANTAR Alhamdullillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Modul MYOB V.12 ini dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputro selaku Direktur Bina Sarana Informatika. 2. Bapak H. Moch. Wahyudi, MM, M.Kom selaku Pudir I Bina Sarana Informatika. 3. Ibu Hj. Eni Heni Hermaliani, S.Kom, MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Bina Sarana Informatika. 4. Tim Konsorsium Komputerisasi Akuntansi Bina Sarana Informatika. 5. Bapak Ali Mahmudi, selaku Nara Sumber MYOB Accounting & Premier. 6. Staff / Karyawan / Dosen di lingkungan Bina Sarana Informatika. Derasnya arus informasi perlu ditunjang oleh sistem informasi akuntansi yang cepat, relevan dan akurat khususnya berkaitan dengan berbagai transaksi internal, lintas fungsional dan transaksi eksternal yang makin meluas dan melintas batas negara. Kerumitan berbagai transaksi bisnis membutuhkan dukungan teknologi komputer yang memungkinkan untuk mengelola informasi akuntansi secara cepat, relevan dan akurat. Perkembangan teknologi komputer yang demikian pesat dalam perangkat keras dan perangkat lunak semakin memberikan kekuatan bagi entitas bisnis untuk mengelola informasi akuntansi dengan perangkat lunak komputer. - 4 -
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan modul ini. Penulis menyadari bahwa penulisan modul ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga modul ini dapat berguna bagi penulis pada khususnya, dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya. Jakarta, Juli 2010 Penulis - 5 -
- 6 -
CHAPTER I PERKENALAN MYOB PREMIER V.12 DAN OPENING SET UP 1.1. Perkembangan MYOB MYOB Premier adalah sebuah aplikasi akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integrated software). Memadukan beberapa modul menjadi satu paket dengan harga yang cukup terjangkau untuk usaha kecil dan menengah. Dikembangkan pertama kali oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan dibeberapa negara lain, seperti di New Zealand, Asia, Amerika, Kanada, dan United Kingdom. MYOB Premier dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan sistem multicurrency (banyak mata uang) dan multi user (banyak pengguna). Walaupun MYOB dikembangkan di Australia, tetapi ada versi MYOB yang diperuntukkan untuk kawasan Asia, seperti Malaysia, Singapura, dan International (Indonesia, Filipina, Thailand, Vietnam, Brunei, dan Timor-Timur). Dalam kesempatan ini, penulis akan menguraikan cara penggunaan MYOB Premier Versi 12 Asia adalah versi MYOB yang paling lengkap untuk sebuah aplikasi akuntansi kelas usaha kecil dan menengah (UKM). Beberapa pertimbangan menggunakan software ini sebagai alat (tools) yang membantu proses pekerjaan akuntansi supaya menjadi lebih cepat dan tepat di antarannya adalah: a. User friendly (mudah digunakan). Tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah. Mudah diingat dan dimengerti oleh orang awam yang kurang mengetahui secara mendalam tentang komputer dan akuntansi. b. Tingkat keamanan (security) yang valid untuk setiap user. c. Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export dan impor file yang merepotkan. d. Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi. e. Dapat di aplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB. f. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik. - 7 -
g. Bisa dijalankan secara offline maupun online. h. Software tersebut telah teruji karena program tersebut dikembangkan di negara lain, seperti Amerika yang negara tersebut merupakan gudang software yang terkenal dan hebat. Otomatisasi Sistem Pencatatan Semua formulir yang disediakan MYOB sudah dibuat otomatis yang suatu angka dalam form tersebut ditransformasikan ke sisi debit dan sisi kredit, kecuali untuk form record journal entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam transaction journal, kecuali modul card file. Semua I yang sudah otomatis dihubungkan oleh akun yang telah dipilih dan ditentukan di dalam setup-linked account. Fasilitas multi user memungkinkan pembagian tugas input data transaksi tidak hanya dilakukan oleh bagian accounting saja, tetapi juga bagia-bagian lainnya, seperti bagian penjualan, pembelian, keuangan, dan lainnya. Format Tanggal dan Mata Uang Format tanggal dan simbol mata uang yang ditampilkan di MYOB, mengikuti symbol mata uang dan setting yang telah ditentukan di dalam local currency (multi currency) di menu listcurrencies. Jika tidak menggunakan fasilitas multi currency maka simbol mata uang akan mengikuti control panel dan regional setting yang ada di windows. Jika regional setting windows diatur dengan pilihan Rupiah (Indonesia) maka simbol mata uang yang di tampilkan adalah Rp. (Rupiah) dengan pemisah ribuan titik (.) dan pemisah desimal adalah koma (,) serta setting tanggalnya dd/mm/yyyy. Persiapan Data Awal Berikut ini bagan data-data yang perlu disiapkan dan tahapan yang harus anda lakukan, baik tahapan persiapan secara manual maupun saat anda sudah menggunakan MYOB. Persiapan Manual : - Tentukan periode pembukuan Periode pembukuan harus ditetapkan, pertama, sebelum membuat file baru di MYOB. Periode pembukuan merupakan dasar/landasan bagi perusahaan untuk melaporkan kegiatan - 8 -
usahannya. Umumnya, periode pembukuan yang ada di Indonesia adalah mengikuti tahun takwin (kalender), yaitu dimulai dari tanggal 1 Januari dan ditutup pada tanggal 31 Desember di tahun buku yang sama. - Tentukan daftar akun Untuk mempermudah membandingkan dan menjumlahkan suatu kelompok, berarti anda harus membuat klasifikasi akun dan memberikan kode unik (tidak ada yang kembar) antara satu akun dengan nomor akun yang lain. Pengodean dan pengelompokan akun disebut dengan accounts list. Susunlah daftar akun sesuai dengan general accepted accounting principle (GAAP). Jika perusahaan sudah memiliki akun yang kompatible dengan MYOB, seperti di Excel maka tidak perlu memasukkan daftar akun satu persatu, cukup disesuaikan kolom Excel dengan kebutuhan field yang ada di MYOB, selanjutnya bisa dilakukan proses impor data akun. Setelah meyusun akun, perlu disiapkan pula saldo awal setiap akun jika perusahaan anda telah beroperasi sebelumnya dan baru akan menggunakan MYOB. Jadi, ada proses migrasi saldo awal dari catatan akuntansi manual ke dalam sistem MYOB. - Susunan daftar pelanggan Catatlah dan kelompokkan data pelanggan anda. Biasanya perusahaan sudah memiliki database pelanggan tersebut. Jika memungkinkan maka sebaiknya susun daftar pelanggan dalam format file di Excel sehingga mempercepat proses input data ke dalam MYOB. Jadi, tidak perlu mengisikan satu persatu, melainkan cukup melakukan impor data. - Susun daftar supplier Daftar supplier (pemasok/vendor) cara penyiapannya hampir sama dengan daftar pelangan. Susun dalam format Excel beserta saldo awal. - Susun daftar barang dagang/jasa Susun daftar barang yang anda jual dan beli. Jika anda juga bergerak di bidang jasa, susun pula daftar item yang anda perjualkan (servis) yang anda jual ke pelanggan. Tentukan harga pokok per unit, kuantitas yang ada untuk barang dagang, dan jika menggunakan beberapa gudang juga bisa di identifikasi kuantitas suatu barang tersebut berada di gudang yang mana! - 9 -
Persiapan MYOB : - Install program MYOB Install software MYOB yang telah anda beli ke komputer, sesuai dengan petunjuk yang disertakan di setiap pembelian box MYOB Original. - Buat file baru Buat file baru di MYOB, sekaligus menentukan periode pembukuan yang dipilih, menentukan tipe akun yang dibuat dan menentukan letak file.myo akan ditempatkan. - Buat daftar akun & mata uang Buat daftar mata uang (jika menggunakan MYOB Premier) dan daftar akun (harta, utang, modal, pendapatan, HPP, beban usaha, pendapatan di luar. - Susun setup pajak dan presentasi Susun format untuk pencatatan dan penghitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN), linked akun PPN masukan dan keluaran, serta tarif pajak yang berlaku. - Tetapkan preferensi (kebijakan yang di tempuh perusahaan, seperti kebijakan untuk merubah transaksi yang salah, lock period, pengguna (user), memilih menampilkan nomor item bukan nama item, termin dan lainnya! - Tetapkan pula linked account yang menyebabkan MYOB membuatkan jurnal otomatis, baik untuk transaksi pembelian dan penjualan di mata uang lokal maupun transaksi pembelian dan penjualan dengan mata uang asing! - Susun daftar pelanggan - Susun daftar supplier - Susun daftar barang dagang/jasa - 10 -
1.2. Bekerja dengan MYOB Premier v12 A. Setup Currency Symbol & Date Format - Windows START > CONTROL PANEL - Double Click Regional & Language Setting - 11 -
- Klik OK - 12 -
B. Mengaktifkan MYOB Premier v12 - Pilih START ~ All Programs ~ MYOB Premier v12 ~ +MYOB Premier v12 + - Atau - Pilih dari Desktop C. Pengenalan Jendela Awal MYOB Premier v12 a b c d e Gambar 1.1. Jendela Awal MYOB Premier v12 a : Menu untuk Membuka Database Perusahaan yang sudah ada. b : Menu untuk Membuat Database Perusahaan Baru. c : Menu untuk membuka contoh data perusahaan yang telah disiapkan secara default. d : Menu untuk Melihat Hal-hal terbaru dari Versi MYOB yang sedang Anda gunakan. e : Menu untuk Keluar dari MYOB D. Opening Setup (Membuat Database Perusahaan Baru) Pada bab ini akan dibahas mengenai tahap-tahap penerapan program MYOB ke dalam kasus di suatu perusahaan. Pilih Menu Create di Jendela Awal Hingga Tampil Jendela New Company File Assistant - 13 -
Company Name R.O.C GST Serial Number : Nama Perusahaan Wajib diisi : NPWP perusahaan : NPKP perusahaan : Serial Number hanya diisi jika MYOB yang digunakan bukan MYOB Trial - 14 -
Current FY : Tahun Tutup Buku Last Month FY : Bulan Tutup Buku Conversion Month : Bulan Konversi Manual ke MYOB Number of Acct Periods : Jumlah Bulan Periode Akuntansi PERIODE 13 Salah satu kelebihan MYOB dibandingkan dengan aplikasi akuntansi sejenis adalah adanya fasilitas periode ke tigabelas, periode yang khusus disediakanoleh MYOB untuk mencatat transaksi yang tidak dimasukkan diantara periode pertama hingga periode ke duabelas. PERIODE 13 digunakan untuk: - Penyesuaian untuk Auditor, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan sebelum diaudit (periode 1-12) dan laporan keuangan setelah diaudit (periode 1-13). - Penyesuaian untuk Koreksi fiskal Pajak, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan komersial dan laporan keuangan fiskal. - Penyesuaian untuk pihak ketiga (ekstern) lainnya Untuk mencatat periode ke tigabelas caranya cukup mudah yaitu tinggal menambahkan simbol bintang atau string (*) di field tanggal disetiap transaksi. Contoh : *31/12/2008 (dd/mm/yyyy) atau *12/31/2008 (mm/dd/yyyy). Periode Tiga belas ini bisa digunakan untuk mencatat transaksi : * Record Journal Entry Accounts* Transfer Money Accounts* Receive Money Banking* Spend Money Banking* Inventory Adjustment Inventory* Build Items Inventory Periode tigabelas tidak bisa digunakan untuk mencatat transaksi : * Rekonsiliasi Akun/Bank Banking* Enter Sales Sales* Receive Payments Sales* Enter Purchases Purchase* Pay Bills Purchase* Enter Activity Slip Time Billing - 15 -
Klik Next Tampil Jendela Result, perhatikan informasi yang ditampilkan. Klik Next Ada tiga pilihan yang disediakan : 1. 2. Menggunakan daftar akun yang telah disiapkan oleh MYOB sesuai dengan jenis usaha yang dipilih. Menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan digunakan telah disimpan di dalam suatu file text. - 16 -
3. Membuat sendiri daftar akun pada Modul Account MYOB Premier. Klik Next Menampilkan tempat penyimpanan database perusahaan. Secara default file tersebut akan disimpan di dalam Folder Instalasi MYOB Premier. Untuk merubahnya tekan Klik Next Tampil jendela Conclusion - 17 -
Setup Assistant : untuk menyelesaikan semua setup yang diperlukan sebelum masuk ke jendela utama (Command Centre) MYOB. Command Centre : untuk masuk ke jendela utama MYOB, jika memilih opsi ini anda tetap dapat melakukan setup melalui menu-menu yang ada. - 18 -
E. LATIHAN I Buatlah database dari CV. Bintang Kecil yang merupakan perusahaan Catering terbesar di Jakarta. Dengan data-data tambahan sebagai berikut : Nama Perusahaan : CV. Bintang Kecil Alamat : Jl. Origo No. 08 Jakarta Telp : 021-7807000 Email : bintangku@bintangkecil.com Periode Akuntansi : Januari 2009 s.d Desember 2009 Jumlah Bulan Akuntansi : 12 Jenis Usaha : Business Catering * Jika sudah masuk ke Command Centre, lihat Company Information untuk melihat kembali periode akuntansi yang telah di setup Pilih menu bar SETUP COMPANY INFORMATION - 19 -
CHAPTER II SETUP MODUL ACCOUNT I Study Kasus I PT. Elektrindo Madani merupakan salah satu distributor alat elektronik. Pada bulan Januari 2009 memutuskan untuk melakukan perubahan pencatatan akuntansi perusahaan, yang semula manual menjadi komputerisasi dengan menggunakan MYOB Premier V.12. Jumlah bulan periode akuntansi perusahaahn tersebut adalah 13 bulan. Transaksi pembelian barang dilakukan oleh perusahaan hanya kepada pemasok tetap dengan cara kredit. Perusahaan menjual barang dengan cara kredit kepada pelanggan tetap sedangkan kepada non pelanggan pembayaran dilakukan secara tunai. Data selengkapnya sebagai berikut: Nama Perusahaan : PT. Elektrindo Madani Alamat : Jl. Jababeka Raya No. 851, Jakarta Timur No. Tlp : 021-88788909 No. Fax : 021-88788908 Email : info@elektrindo.co.id Berikut ini rincian kebijakan akuntansi yang digunakan perusahaan: Periode akuntansi berawal pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Desember. Daftar perkiraan sudah disiapkan di suatu file, sehingga akan ada proses import account dari : C:/MASTER/ACCOUNTING/PREMIER12/akun1.txt. Pajak Pembelian & Penjualan adalah PPN dengan persentase 10%. 2.1. Bagan Akun Sebelum melakukan operasi dengan MYOB, harus dipastikan bahwa seluruh perkiraan yang dibutuhkan perusahaan sudah tersedia. Secara default MYOB sudah menyediakan perkiraanperkiraan yang bersifat wajib dan tentu saja perkiraan yang telah ada tersebut menggunakan bahasa Inggris. Namun perubahan data perkiraan tersebut masih bisa dilakukan, termasuk menambah perkiraan baru serta menghapus perkiraan yang tidak dibutuhkan. Semua aktivitas penyesuaian itu dapat dilakukan di modul Account > Account List. - 20 -
Perkiraan yang ada, dikelompokkan berdasarkan jenis perkiraan. Terdapat delapan jenis perkiraan seperti tampak pada tabel berikut ini: Diawali Nomor Kelompok Akun 1 Aktiva 2 Kewajiaban 3 Modal 4 Pendapatan 5 Harga Pokok Penjualan 6 Beban 7 Pendapatan Lain-lain 8 Beban Lain-lain Daftar akun disusun sesuai dengan Standar Akuntansi Indonesia dengan model pengelompokannya sebagai berikut: Akun kelompok harta didahului dengan nomor 1 Akun kelompok harta dibagi menjadi beberapa jenis tipe akun sebagai berikut: Aktiva Lancar : bank, accounts receivable, other current asset. Aktiva Tidak Lancar : fixed assets, other assets. Akun kelompok kewajiban didahului dengan nomor 2 Akun kelompok utang/kewajiban dibagi menjadi beberapa jenis tipe akun sebagai berikut: Utang Lancar : credit card, accounts payable, other current liability. Utang Tidak Lancar : long term liability, other liability. Akun kelompok ekuitas didahului dengan nomor 3 Akun kelompok pendapatan didahului dengan nomor 4 Akun kelompok harga pokok didahului dengan nomor 5 Akun kelompok beban usaha didahului dengan nomor 6 Akun kelompok pendapatan diluar usaha didahului dengan nomor 8 Akun kelompok beban diluar usaha didahului dengan nomor 9-21 -
Tiap akun (perkiraan) akan diberi nomor dengan bagian awal sesuai dengan kelompok akun. No terdiri dari lima digit, dengan digit pertama menunjukan no kelompok akun. Akun dibedakan dalam dua tipe, yakni: Tipe Keterangan Digunakan untuk mengelompokkan akun dengan tujuan yang serupa. Akun ini mempunyai sub akun di bawahnya Header Account dan nilai transaksi tidak dapat dipindah bukukan pada akun tersebut (Non Postable). Terletak dibawah akun header. Akun ini tidak memiliki Detail Account sub akun lagi dan nilai transaksi dapat dipindahbukukan pada akun tersebut (Postable). 2.2. Mengubah Data Akun - Modul Account > Account List - Klik Dua Kali pada akun yang akan diubah - Lakukan perubahan akun pada jendela Edit Account tersebut - Editlah akun-akun berikut ini 1-0000 Assets 1-0000 Aktiva 1-0100 Cheque Account 1-1100 Kas 1-0150 Undeposited Funds 1-1102 Kas Belum Disetorkan 1-0200 Trade Debtors 1-1120 Piutang Usaha 2-0000 Liabilities 2-0000 Kewajiban 2-0200 Trade Creditors menjadi 2-1100 Hutang Usaha 2-0300 Payroll Liabilities 2-1110 Hutang Gaji 3-0000 Equity 3-0000 Modal 3-0800 Retained Earnings 3-3000 Laba Ditahan 3-0900 Current Year 3-4000 Laba Periode Berjalan 3-0999 Historical Balancing 3-9999 Historical Balancing - 22 -
2.3. Menghapus Data Akun - Modul Account > Account List - Klik Dua Kali pada akun yang akan diubah - Klik Menu Bar Edit > Delete Account - Hapus akun-akun berikut 6-0100 Wages & Salaries 6-0200 Other Employer Expenses *account link tidak dapat dihapus, untuk menghapus account link, maka link nya harus diubah terlebih dahulu. 2.4. Menghapus Link Account - Pada Jendela Edit Account, pilih Tab Details - Klik tanda panah pada tulisan Linked Account For -Perhatikan Gambar- - Ganti Link Account untuk account yang ingin dihapus, OK - Maka Account dapat dihapus, karena sudah tidak menjadi Link - 23 -
2.5. Menambah Akun - Modul Account > Account List - Klik tombol New - Isi data akun yang akan dibuat Tips: pada saat pembuatan akun baru, yang harus diperhatikan pertama kali adalah Jenis akun (H atau D), kemudian tentukan Account Type dan selanjutnya isi data-data akun lainnya (tekan ENTER setelah input No. Akun). 2.6. Import Akun - Pilih Menu Bar File > Import Data > Accounts >Account Information - 24 -
- Look in : C:/MASTER/ACCOUNTING/PREMIER12/akun1.txt - Pasangkan Kolom Kiri dengan Kolom kanan, dengan cara: Klik pada Satu Field di kolom kiri, kemudian Klik pada Field yang sama di kolom kanan. Hingga tampak seperti gambar di bawah ini: - Klik Import 2.7. Backup data perusahaan - Pilih Menu Bar File > Backup - Lakukan Pengaturan seperti gambar > Continue - OK - Simpan File Backup dalam Folder Latihan Anda. - 25 -
CHAPTER III SETUP MODUL ACCOUNT II 3.1. Linked Account Salah satu keunggulan MYOB adalah bisa membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi pembelian, penjualan, penerimaan kas, pembayaran kas, jurnal penutup akhir periode dan jurnal otomatis lainnya. Namun jurnal tersebut tidak akan disajikan dengan benar kalau kita salah dalam menentukan akun yang akan digunakan sebagai penghubung dari transaksi dengan jurnal. Linked account di MYOB terdiri dari 3 kelompok yang bisa dibuka dari menu Setup Linked Accounts. 3.2. Setup Link Account Beberapa dari default account list tidak dapat dihapus, tetapi dapat diganti dengan nomor lain. Kenapa tidak dapat dihapus? Karena, akun tersebut telah terhubung dengan account dan form yang lain (linked accounts). Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan, yaitu: 1. Linked account yang diisi dari menu setup. 2. Linked account yang melekat pada Form Tax Code. 3. Linked account yang melekat pada Form Item List. A. Accounts & Banking Linked Accounts - 26 -
Equity Account for Current Earnings: 3-4000 Laba Periode Berjalan Akun ini untuk menampung selisih laba/rugi,akumulasi dan saldo dari akun pendapatan (income) dikurangi dengan HPP dikurangi dengan beban usaha ditambah dengan pendapatan di luar usaha dan dikurangi dengan beban di luar usaha. Equity Account for Retairned Earnings: 3-3000 Laba Ditahan Akun ini untuk menampung kumpulan (akumulasi) saldo laba/rugi periode yang sudah ditutup buku (start new year). Equity Account for Historical Balancing: 3-9999 Historical Balancing Akun ini untuk menampung selisih saldo debit kredit pada saat pengisian saldo awal yang diisikan dari menu Account Opening Balance. Jika akun ini memiliki saldo, berarti masa transisi dari manual ke MYOB belum berhasil terlewati dengan baik. Jadi akun ini sebaiknya sudah bernilai nol sebelum melakukan transaksi. Bank Accounts for Undeposited Funds: 1-1102 Kas Belum disetorkan Akun ini untuk menampung sementara penerimaan pembayaran dari pelanggan (receive payment) yang belum cair di rekening bank/kas perusahaan. B. Sales Linked Accounts - 27 -
Assets account for Tracking Receivables: 1-1120 Piutang Usaha Akun ini mencatat jurnal saat terjadi penjualan (enter sales), penerimaan pembayaran dari pelangan. Receive Payment dan retur penjualan. Saldo akun ini akan dinamakan sebagai buku besar pembantu piutang dan bisa dibandingkan dengan jumlah saldo piutang di dalam data customer. Bank Accounts for Customer Receipts: 1-1112 Bank Beta Akun ini dijadikan default penerimaan penjualan tunai. Jika field paid today diisikan saat memasukkan transaksi dari enter sales maka nilai yang diterima akan otomatis dicatat di sisi debit jurnal dengan akun yang telah ditetapkan pada linked receipt ini. I Charge Freight on Sales [Income Account for Freight]: 4-2100 Pendapatan Angkut Akun ini akan menjadi akun yang akan dijurnal pada sisi kredit saat memasukkan transaksi enter sales sebagai pendapatan angkut. I track Deposit Collected from Customer [Liability Account for Customer Deposits]: 2-1120 Pendapatan Diterima Dimuka Akun ini menentukan jurnal dikredit saat ada customer yang membayar uang muka penjualannya. Kasusnya akan terjadi saat kita membuat enter sales dengan tipe order dan field paid today diisi, atau saat kita membuka transaksi receipt payment dengan pilihan baris yang dibayar statusnya adalah: order Disarankan untuk tidak mengaktifkan pilihan ini, karena ketika order sudah berubah menjadi invoice dan dana pembayaran uang muka tersebut sudah kita terima, maka transaksi pembayaran uang muka tersebut tidak dapat dihapus (edit) kembali. I Give Discounts for Early Payment [Expense or Cost of Sales Account for Disconts]: 5-2300 Potongan Penjualan Akun ini menentukan jurnal sebelah debit saat kita memasukkan transaksi receipt payment, pada kolom discount di setiap baris invoice yang dibayar. Syarat utama nilai diskon tersebut di jurnal adalah dalam satu baris invoice yang statusnya open harus dibayar lunas tanpa sisa. Jika masih ada sisanya maka diskon tersebut tidak akan dibuatkan jurnalnya. Pilihan diskon ini pun tidak lazim digunakan di Indonesia, karena di Indonesia diskon tidak menjadi unsur PPN. - 28 -
I Asses Charge for Late Payment [Income Account for Late Charges]: 4-3100 Pendapatan Bunga Akun ini menentukan jurnal jika pada saat kita melakukan receive payments field paling bawah (finance charge) diisi. Field ini selain sebagai denda terlambat bayar, bisa juga digunakan untuk menggantikan field discount yang ada linked di atasnya atau bisa juga digunakan untuk menampung pajak pungut, seperti PPh pasal 23. cara pengisiian pajak pungut dan PPH pasal 23 adalah dengan mengetikan angka minus. C. Purchase Linked Accounts Liability Account for Tracking Payables: 2-1110 Hutang Usaha Akun ini akan menampung nilai utang saat kita membuat transaksi enter purchase dan pay bills. Akun ini nantinya akan dijadikan sebagai buku besar umum utang dagang yang saldonya akan dibandingkan dan harus sama dengan total utang kepada para supplier. Bank Account for Paying Bills: 1-1111 Bank Alfa Akun ini akan menjadi default kas/bank yang akan mengeluarkan uang saat kita mengisikan transaksi enter purchase dan mengisi langsung di field paid to day. - 29 -
I Can Receipt Items Without a Supplier Bill Untuk menampung sementara transaksi penerimaan barang yang belum ada tagihan dari supplier. Dengan account defaultnya adalah liability. I Pay Freight on Purchase [Expense or Cost of Sales Account for Freight : 5-2100 Biaya Angkut Akun ini akan mengakibatkan jurnal pada posisi debit saat kita memasukkan transaksi pembelian (enter purchase) dan mengisikan field freight di bagian bawah form enter purchase tersebut sebagai biaya angkut pembelian. I Take Discounts for Early Payment Akun ini menampung transaksi pembayaran utang ke supplier (pay bills) saat mengisi kolom discount dan akan dijurnal dengan syarat bahwa satu baris tagihan tersebut telah dibayar lunas. Pilihan diskon ini pun tidak lazim digunakan di Indonesia, karena di Indonesia diskon tidak menjadi unsur PPN.. I Pay Charges for Late Payment [Expense Account for Late Charges]: 9-1000 Biaya Bunga Akun ini menampung transaksi pembayaran utang ke supplier (paybills) dengan isian field finance charge di bagian bawah formulir transaksi tersebut. 3.3. Tax Code Pajak yang berlaku di Indonesia dinamakan sebagai Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Linked account untuk pajak adalah: a) Linked Account for Tax Collected Akun ini menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan di jurnal ke akun pajak keluaran sebesar tarif yang diisikan di kode pajak. b) Linked Account for Tax Paid Akun ini menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur pembelian dan akan di jurnal ke akun pajak masukkan sebesar tarif yang diisikan di kode pajak tersebut. Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia: - 30 -
a) Pajak Masukan Pajak yang harus dibayar oleh pembeli (assests). Jika pembeli tersebut akan menjual lagi maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke pajak keluarannya. b) Pajak Keluaran Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara (liability). Dari Command Center pilih Lists ->Pilih Tax Code - Edit data pajak dengan cara sbb: - Pilih Kode Pajak yang akan di edit - Klik Tombol Edit - Atau - Klik tanda panah sebelah kiri dari kode pajak yang akan diedit - 31 -
- 3.4. Single & Multi Currency - Pilih Menu List-> Preference maka akan tampil tab seperti dibawah ini: - Aktifkan Tab I Deal in Multiple currency, klik OK - Double klik SingapureDollars [local] untuk merubah mata uang singapore menjadi Rupiah - 32 -
- Edit tampilan yang ada sehingga tampak seperti gambar di bawah ini: - Hingga currencies list untuk Local tampak seperti berikut ini: - 33 -
CHAPTER IV SETUP OPENING BALANCE dan CARD FILE 4.1. Setup Account Opening Balance Jika suatu perusahaan yang akan menggunakan MYOB memiliki laporan neraca saldo, maka data tersebut harus dipindahkan ke dalam Account Opening Balance. Command Center > pilih Menu Set Up Pilih Balance > Account Opening Balance Masukkan nilai nominal saldo awal untuk masing-masing perkiraan pada kolom Opening Balance Masukkan nilai minus jika jumlah saldo awal perkiraan tersebut bersifat mengurangi perkiraan lain perkiraan lain, misalnya untuk perkiraan Akumulasi Penyusutan, potongan, retur dan prive. Masukkan nilai minus jika akun yang ada di neraca saldo, tidak pada posisi normal Adapun daftar posisi normal dari tiap kelompok akun adalah sebagai berikut: Nama Akun Kas Piutang Persediaan Peralatan Hutang Modal Posisi Normal Debet Debet Debet Debet Kredit Kredit Untuk study kasus 1, perhatikan gambar di bawah ini untuk penginputan saldo awal akun: - 34 -
Awali pengetikan angka dengan tanda minus, agar tampil tanda kurung - 35 -
4.2. Setup Data Pelanggan dan Pemasok Berikut ini adalah data Pemasok dan Pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan: DATA PEMASOK (SUPPLIER) NAMA PT. LG ELECTRONIC PT. MITSUBISHI PT. TOSHIBA Alamat Kawasan Industri Kawasan Industri Cilegon Jl. Rasuna Said Kota Bekasi Cilegon Jakarta Negara Indonesia Indonesia Indonesia Kode 12345 16144 16450 Kontak Azmi Ghozi Alif No. 021-8578905 0254-226597 021-512977 No. 021-8578905 0254-226580 021-512977 Saldo 24.000.000 (BI-0821, 16.000.000 (BI-0822, 35.000.000 (BI- Bts 7.500.000 9.500.000 9.500.000 Termin 5/10-n/30 5/10-n/30 5/10-n/30 DATA PELANGGAN (CUSTOMER) NAMA PT. SWADAYA PT. SEJAHTERA PT. QUANTUM Alamat Mal Ambassador Bandung Super Mall ITC Depok Blok A-2 Kota Jakarta Bandung Depok Negara Indonesia Indonesia Indonesia Kode 10550 10730 10740 Kontak Azkiya ALbaz Agtria No. 021-5879905 022-326597 021-312977 No. 021-5879905 022-326580 021-312977 Saldo 10.000.000 (INV-0815, 15.000.000 (INV-0823, 7.500.000 (INV-0817, Termin 2/10 n/30 2/10 n/30 2/10-n/30 NAMA PT. CAHAYA PENJUALAN Alamat Jl. Fatmawati 20 Di mana saja Kota Jakarta Negara Indonesia Kode Pos 12410 Kontak Lazuardi Siapa saja No. Telp. 021-7502457 No. Fax. 021-7502457 Saldo awal 15.000.000 (INV-0808, Bts Kredit 9.500.000 Termin 3/10 n/30-36 -
- Pilih Modul Card File > Card List - Isikan data sesuai dengan jenisnya [Customer Supplier Employee Personal] - Perhatikan Gambar berikut ini: Data Pemasok: Data Pelanggan: - 37 -
4.3. Setup Customer & Supplier Opening Balance A. Saldo Awal Piutang Usaha Merupakan alokasi total piutang yang telah diinput di Account Opening Balance. Jadi Total Nominal yang dialokasikan harus sama dengan nominal Pitang di Account Opening Balance. - Pilih Menu Set Up Balance - Pilih Customer Opening Balance - Pilih perusahaan yang akan diinput saldo awal piutangnya (c:/ PT. SWADAYA) - Klik Add Sale - Input data sesuai tabel di atas dan contoh gambar berikut: - 38 -
- Lakukan untuk semua Perusahaan yang memiliki data piutang, hingga tampil Pesan seperti berikut ini: B. Saldo Awal Hutang Usaha - Pilih Menu Set Up Balance - Pilih Supplier Opening Balance - Pilih perusahaan yang akan diinputkan saldo awal utang, contoh PT. LG ELECTRONIC) - 39 -
- Klik Add Purchase - Input data sesuai tabel di atas dan contoh gambar berikut: - Lakukan untuk semua Perusahaan yang memiliki data piutang, hingga tampil Pesan seperti berikut ini: - 40 -
CHAPTER V SETUP MODUL INVENTORY 5.1. Setup Persediaan Berikut ini adalah data barang yang dimiliki perusahaan: KODE TV-001 TV-002 TV-003 Nama Toshiba Flat 20 LG Flat 20 LG 14 Jenis Televisi Televisi Televisi Satuan Unit Unit Unit Pemasok PT. TOSHIBA PT.LG PT. LG Harga Jual 2.200.000 1.600.000 700.000 Harga Beli 2.000.000 1.500.000 600.000 Stok 10 8 8 Min Level 3 3 3 Restocking 5 5 5 KODE AC-001 AC-002 AC-003 Nama Mitsubishi 1.5 PK LG 1.5 PK TOSHIBA 1.5 PK Jenis AC AC AC Satuan Unit Unit Unit Pemasok PT. Mitsubishi PT. LG PT. Toshiba Harga Jual 3.250.000 2.750.000 3.400.000 Harga Beli 3.100.000 2.600.000 3.250.000 Stok 10 8 10 Min Level 3 3 3 Restocking 5 5 5 - Pilih Modul Inventory. - Klik Item List. - Klik New untuk membuat data item baru. - Selanjutnya tinggal tentukan kode item (kode barang), nama item, keterangan lainnya. - Perhatikan contoh gambar di bawah ini: - 41 -
Item Number Ketik Kode Barang, maksimal 30 karakter! Bisa huruf, angka dan tanda baca. Name Ketik nama barang, maksimal 30 karakter. Tentukan Jenis Item Pengelompokan Jnis Itm bisa dilakukan dengan cara mengaktifkan atau tidak mengaktifkan (check list) pada pilihan berikut. Ada beberapa kondisi untuk jenis item tersebut: Hanya dibeli saja (biasanya jenis beban). Hanya dijual saja. Hanya dicatat sebagai perpetual saja, tidak bisa dibeli dan tidak untuk dijual. Barang dibuat dengan cara membangun atau membuat sendiri. Hanya bisa dibeli dan dijual saja, tetapi tidak dicatat persediaannya (periodikal). - 42 -
Hanya dijual saja dan dicatat persediaanya. Barangnya tidak bisa dibeli. Ini berlaku untuk perusahaan industri untuk barang jadi, diperoleh dengan membuat atau membangun sendiri kemudian dijual. Barang dicatat secara perpetual, diketahui keluar dan masuknya kuantitas serta nilai barang, tetapi tidak untuk dijual. Barang diperoleh karena membelinya dari supplier. Tipe item ini biasanya untuk bahan pembantu atau bahan baku. Pilihan paling lengkap adalah barang tersebut diperoleh dari supplier, lalu dijual kepada customer dan dicatat mutasi barang keluar/masuk baik kuantitas dan nilai perolehannya. Dalam contoh kasus ini kita akan mengaktifkan semua pilihan field karena jenis perusahaan adalah dagang/distribusi. Jadi, barang diperoleh dari supplier kemudian dijual kepada customer dan dilakukan pencatatan secara perpetual. Setelah menentukan jenis item, langkah selanjutnya adalah mengisi linked account untuk setiap transaksi pembelian dan penjualan atas barang tersebut, seperti terlihat pada gambar berikut Buying Details Last Purchase Price. Isikan kode pajak saat membeli, harga beli standar, Satuan (Buying Unit of Measure) dan Number of Items per Buying Unit. - 43 -
Didalam Tab ini terdapat pengaturan alert untuk memberikan warning saat barang sudah mencapai batas minimal yang ada di gudang, pemilihan supplier utama atas barang tersebut. Selling Details Base Selling Price : diisi dengan harga jual yang dijadikan patokan setiap kali membuat invoice di enter sales Input informasi lainnya seperti tampak pada gambar: - 44 -
5.2. Set Item Price Harga jual barang bias diganti secara bersamaan dalam satu window dari menu Command Centre > Inventory > Set Item Price Ceklist Klik Tombol Last Cost - 45 -
5.3. Inventory Opening Balance Data persediaan barang yang dimiliki perusahaan harus diinput ke dalam MYOB di dalam Modul Inventory. Pilih Modul Inventory Count Inventory Akan ditampilkan form Count Inventory. Ketikkan jumlah kuantitas setiap barang pada kolom counted Selanjutnya klik tombol Adjust Inventory! Tampil jendela Default Expense Account. Pilihan ini bisa dikosongkan. Klik Continue! - 46 -
Klik Opening Balance! Lalu isikan harga pokok barang per unit di kolom unit cost, beserta pilihan akun persediaan pada kolom Account! Tekan ALT + R untuk melihat efek jurnal dari adjust inventory di atas - 47 -
- 48 -
CHAPTER VI Transaksi Modul Account & Banking 6.1. Record Journal Entry Pencatatan transaksi jurnal umum yang biasa dilakukan pada pembukuan manual, di MYOB transaksi tersebut diinput di dalam menu Record Journal Entry. Pilih Modul Account > Record Journal Entry - 49 -
Pilihan Tax Inclusive apabila untuk transaksi tersebut dikenakan pajak. Ketikkan tanggal pada bagian Date, format tanggal mengikuti setting komputer. Ketikkan memo yang menjelaskan transaksi tersebut. Pilih akun-akun yang diperlukan untuk menjurnal beserta nominalnya di debet/kredit. Perhatikan jurnal apakah sudah seimbang, posisi imbang ditandai dengan nominal nol (0) pada Out of Balance. Tekan Tombol Record untuk Menyimpan. 6.2. Recurring Journal MYOB memiliki fasilitas untuk menginput transaksi berkala/berulang dengan nilai nominal tetap, misalnya transaksi pembayaran asuransi per bulan. Fasilitas tersebut adalah Save As Recurring, yang terdapat pada Record Journal Entry. Dengan memanfaatkan fasilitas ini, maka untuk transaksi yang sama di lain waktu, tinggal menggunakan template recurring yang sudah dibuat. Dengan recurring ini maka pada bulan selanjutnya, jika ingin melakukan jurnal terhadap transaksi yang sama, yang harus dilakukan adalah sbb: - Klik Modul Account - Pilih Record Journal Entry - 50 -
- Klik Tombol Use Recurring - Pilih Recurring Template yang diinginkan - Klik Select 6.3. Modul Banking Modul ini digunakan untuk menginput transaksi pengeluaran atau pun penerimaan dana yang tidak terkait dengan aktivitas pembelian maupun penjualan. A. Penerimaaan Dana Transaksi penerimaan dana yang tidak terkait dengan aktivitas penjulan dapat diinput di Receive Money. Modul Banking > Receive Money B. Pengeluaran Dana Transaksi pengeluaran dana yang tidak terkait dengan aktivitas pembelian dapat diinput di Spend Money. Modul Banking > Spend Money - 51 -
C. Transfer Dana Transaksi Perpindahan dana dari satu Bank ke Bank lainnya atau dari Bank ke Kas dan sebaliknya, dapat diinputkan di Transfer Money. Modul Banking > Transfer Money - 52 -
6.4. Input Transaksi 05 Jan 09 Perusahaan membayar gaji karyawan untuk bulan Januari sebesar Rp. 6.500.000 Penyelesaian: *tekan CTRL+R untuk melihat jurnal yang dihasilkan Jadikan jurnal ulangan. - 53 -
07 Jan 09 Perusahaan menstransfer uang dari Bank Beta ke Bank Alfa sebesar Rp.30.000.000 Penyelesaian: Pilih Modul Account > Transfer Money Isi data seperti tampak pada gambar di bawah ini 13 Jan 09 Pemilik perusahaan menyetorkan dana tunai Rp. 55.000.000,- untuk rekening Bank Alfa dan Rp. 25.000.000,- untuk rekening Bank Beta. Penyelesaian: - 54 -
Selesaikan kasus di bawah ini melalui modul Banking 18 Jan 09 Perusahaan membayar biaya listrik sebesar Rp. 675.000 dan telepon sebesar RP. 357.500 melalui Bank Alfa. Penyelesaian: 19 Jan 09 Seorang karyawan perusahaan Fathi El Khaleeda meminjam uang untuk keperluan pribadi sebesar Rp. 2.500.000. Perusahaan mengeluarkan cek Bank Alfa untuk keperluan transaksi tersebut. *Daftar karyawan dibuat di modul Card File Employee - 55 -
Selesaikan Transaksi berikut ini di modul Account 21 Jan 09 Perusahaan menjual satu buah sepeda motor (kendaraan) dengan harga jual bersih sebesar Rp. 5.500.000. Data historis aktiva tersebut adalah: harga perolehan : Rp. 6.000.000 total akumulasi depresiasi: Rp. 1.500.000. *Buat Account Baru (8-200 Laba/Rugi Penjualan Aktiva) Perhitungan: harga perolehan : 6.000.000,- akm.penyusut : (1.500.000,-) nilai buku : 4.500.000,- harga jual : 5.500.000,- laba penjualan aktiva : 1.000.000,- - 56 -
Selesaikan kasus di bawah ini melalui modul Banking 23 Jan 09 Perusahaan mengeluarkan Kas untuk membayar biaya sbb: Biaya Pemasaran Rp. 750.000 Biaya Transportasi Rp. 250.000 Biaya Perawatan Aktiva Rp. 200.000 Perlengkapan kantor Rp. 50.000 *Buatlah Account-account yang diperlukan Penyelesaian: - 57 -
25 Jan 09 Perusahaan membeli sebuah sepeda motor dengan harga perolehan sebesar Rp.11.500.000 Transaksi tersebut dibayar melalui Bank Alfa. Penyelesaian: - 58 -
31 Jan 09 Fathi El Khaleeda (lihat transaksi 27/01/2009) mengembalikan sebagian pinjaman sebesar Rp. 500.000 dengan uang tunai. Penyelesaian: 31 Jan 09 Perusahaan mencatat biaya penyusutan aktiva tetap yang dibebankan setiap bulan. Peralatan kantor sebesar Rp. 300.000 dan kendaraan sebesar Rp. 400.000 (asumsi beban penyusutan dengan adanya penjualan kendaraan lama dan pembelian kendaraan baru adalah tetap). jadikan recouring Journal per bulan- - 59 -
Penyelesaian: - 60 -
CHAPTER VII Modul Purchase 7.1. Fasilitas Pencatatan Pembelian Fasilitas pencatatan pembelian yang disediakan MYOB terdiri dari: a. QUOTE Merupakan fasilitas untuk menginput data permohonan barang yang dilakukan antara satu divisi dengan divisi lainnya dalam satu perusahaan (dokumen intern). Penginputan dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal, dikarenakan belum adanya dana maupun barang yang bertambah. b. ORDER Merupakan fasilitas untuk menginput data pemesanan barang yang dilakukan antara perusahaan dengan pemasok. Penginputan dokumen ini dapat menghasilkan jurnal jika terjadi penginputan uang muka (DP) di kotak Paid To Day. c. BILL Merupakan fasilitas untuk menginput data barang yang telah diterima dari pemasok. Penginputan dokumen ini pasti akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan persediaan. Selain itu akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan pembayaran uang muka maupun biaya angkut jika kotak keduanya terisi. Untuk Pembelian tunai, maka Jumlah Paid To Day diisi dengan jumlah yang sama dengan Total Amount. d. PAY BILL Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menginput pembayaran atas Bill maupun pembayaran uang muka atas Order ataupun Bill. - 61 -
7.2. Retur Pembelian MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian Retur Pembelian. Cara pengisiannya sama dengan Purchase biasa, hanya saja untuk kolom Received diisikan dengan angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 (dua) tahap, yaitu: 1. Mengurangkan Invoice (Qty Minus) didalam Form BILL, dan 2. Membebankan Invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase) atau membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai. 7.3. Bentuk-bentuk Layout Dokumen Pembelian a. Service untuk mencatat pembelian jasa. b. Item untuk mencatat pembelian barang. c. Profesional mencatat pembelian jasa, yang membedakan dengan tipe service adalah tersedianya kolom tanggal untuk menginput tanggal jasa diterima. d. Miscellaneous mencatat pembelian lain-lain yang tidak memerlukan order pembelian tercetak, karena tipe ini tidak memungkinkan untuk dicetak. 7.4. Jenis Pembayaran dalam Termin a. COD Pembayaran dilakukan ketika barang diterima. b. Prepaid Pembayaran dilakukan ketika terjadinya transaksi. c. In a Given # of Days Tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya disko, ditetapkan mulai dari tanggal transaksi. - 62 -
d. # of Day of The Month Tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berdasarkan hari dan tanggal yang diinput dalam Discount Date dan Balance Due Date dalam bulan yang sama. e. # of Day after EOM Tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berlaku pada tanggal setelah berakhirnya bulan transaksi. f. Days of Month after EOM Tanggal pembayaran dan tanggal diberikannya diskon berlaku setelah berakhirnya bulan transaksi, berdasarkan hari dan tanggal yang Anda tetapkan dalam Discount Date dan Balance Due Date. 7.5. Transaksi Pembelian 02 Jan 2009 Bagian Gudang mengajukan permohonan pembelian barang kepada bagian pembelian, dengan No. Quote: QG001 dan rincian: Jenis barang Jumlah Harga beli TV002 5 unit Rp. 1.500.000 AC002 4 unit Rp. 2.600.000 Penyelesaian: Dari Caommand Centre pilih Modul Purchase Enter Purchase - 63 -
Jenis Dokumen BAGIAN INI HARUS DI PERHATIKAN DI AWAL, SEBELUM MENGINPUT YANG KLIK DISINI untuk merubah LAYOUT Ganti Layout Dokumen menjadi ITEM Ganti Jenis Dokumen Menjadi QUOTE, input sesuai Soal - 64 -
*Tidak menghasilkan Jurnal* Klik RECORD, jika Penginputan Transaksi telah sesuai. Jika tampil konfirmasi, Klik OK 03 Jan 2009 No. Quote QG001 disetujui, maka Perusahaan memesan barang kepada PT. LG Electronic, no Order OR001. Dalam transaksi ini dikeluarkan juga cek Bank Alfa senilai Rp. 30.000.000, untuk melunasi hutang periode sebelumnya (Rp. 24.000.000 sebelum potongan) dan sisanya dicatat sebagai uang muka (down payment) transaksi ini. Penyelesaian: Modul Purchase Purchase Register > Quote Cari Data Quote QG001, pilih data tersebut - 65 -
Klik Changes To Order Perhatikan gambar! Klik Record untuk menyimpan transaksi - 66 -
Membayar Utang dan Uang Muka Klik Record untuk menyimpan transaksi! 05 Jan 2009 Perusahaan menerima barang yang dipesan dari PT. LG Electronic (transaksi 3/01/2009), tidak ada perubahan jumlah dan harga barang. No. Surat Jalan: LGE002, No. Bill : BI001. Penyelesaian: Modul Purchase Purchase Register Cari Data Order OR001, pilih data tersebut Klik Changes To Bill Perhatikan gambar! - 67 -
Tekan ALT + R untuk melihat jurnal yang terjadi Klik Record untuk menyimpan transaksi 06 Jan 2009 Perusahaan mengembalikan 1 buah TV (rusak) dengan kode TV002 kepada PT. LG Electronic. Dan perusahaan menginginkan pengurangan utang atas retur yang terjadi. Penyelesaian: Pilih Modul Purchase Enter Purchase Pilih Outline Item dan dokumen Bill Isikan data seperti gambar berikut - 68 -
Klik Record untuk menyimpan transaksi! Klik Tombol Register Pilih Tab Returns & Debits Pilih sorot Bill yang akan diretur (dalam kasus ini bill tanggal 06/01/2009) Klik Apply to Purchase > Tampil jendela Returns & Debits Perhatikan gambar berikut! - 69 -
Klik Mouse pada Kotak Amount Applied sehingga nominal akan tampil > tekan ENTER Klik Record untuk menyimpan! 16 Jan 2009 Perusahaan membayar LUNAS Bill BI001 dengan Bank Alfa. (tidak mendapatkan potongan) Penyelesaian: Pilih Modul Purchase Pay Bills Isikan data seperti gambar berikut! - 70 -
Klik Pay All Klik Record untuk menyimpan transaksi 18 Jan 2009 Perusahaan membayar sebagian hutang usaha kepada PT.Toshiba dengan menggunakan cek Bank Alfa sebesar Rp. 10.000.000 dan menggunakan cek Bank Beta sebesar Rp. 12.000.000 Penyelesaian: Pilih Podul Purchase Pay Bills Isikan data seperti gambar berikut! - 71 -
Isikan Amount sesuai soal Klik pada kotak Amount Applied > ENTER Klik Record Lakukan hal yang sama untuk menginput pembayaran dengan Bank Beta Lihat Gambar di bawah ini! - 72 -
20 Jan 2009 Perusahaan memesan barang berupa TV dan AC kepada PT.Toshiba OR002, Tax Exclusive. dengan no Order: Jenis barang Jumlah Harga beli TV001 6 unit Rp. 2.000.000 AC003 5 unit Rp. 3.250.000 Penyelesaian: Pilih Menu Purchase Enter Purchase Pilih Layout Item dan dokumen ORDER Hilangkan Check List pada Tax Inclusive Isikan data sesuai gambar berikut! - 73 -
22 Jan 2009 Perusahaan menerima kiriman barang atas order OR002 dengan perubahan pada kuantitas AC003, yang semula dipesan 5 unit hanya dikirim 4 unit saja. Informasi lainya tidak ada perubahan. No Surat Jalan: TSB002, No Bill: BI002. Biaya Angkut dengan menggunakan DHL Rp. 250.000,- Penyelesaian: Pilih Menu Purchase Purchase Register Pilih Tab Orders Pilih sorot Order yang akan diubah menjadi Bill - 74 -
Klik Changes to Bill Tampil jendela Bill Lakukan perubahan kuantitas pada AC-003 Biaya Angkut diisikan pada field Freight Klik Record untuk menyimpan transaksi! - 75 -
24 Jan 2009 Perusahaan membayar Lunas Bill BI002 melalui Bank Alfa. Karena masih dalam masa potongan maka total yang harus dibayar hanya Rp26.362.500,00- Penyelesaian: Pilih Menu Purchase Pay Bills Pilih Supplier : PT. Toshiba Isi kotak Amount : Rp26.362.500,00 Perhatikan Gambar! Pilih Transaksi TSB002 dengan status Open Klik Amount Applied tekan ENTER Tekan Record untuk menyimpan transaksi! - 76 -
Pilih Print Later 26 Jan 2009 Perusahaan mengembalikan 1 buah TV (rusak) dengan kode TV001 kepada PT. Toshiba. Karena sudah dilakukan pelunasan, maka dana atas retur tersebut dikembalikan melalui cheque Bank Alfa. Penyelesaian: Buat Bill minus (perhatikan gambar berikut!) - 77 -
Klik Record untuk menyimpan transaksi Klik Tombol Register Pilih Tab Returns & Debits Pilih Sorot bill yang akan diretur (RT-002 tanggal 26/01/09) Klik Receive Refund Tampil jendela Settle Returns & Debits Isikan data sesuai gambar berikut! - 78 -
31 Jan 2009 Perusahaan membayar Lunas Hutang kepada PT. Mitsubishi Electric melalui cek Bank Alfa. Penyelesaian: Pilih Modul Purchase Pay Bills Perhatikan gambar berikut! - 79 -
CHAPTER VIII ACCOUNT & PURCHASE REPORT Report > Index To Report Pilih Laporan yang ingin ditampilkan Perhatikan beberapa contoh laporan di bawah ini! - 80 -
- 81 -
- 82 -
- 83 -
CHAPTER IX MODUL SALES Pada Bagian ini akan dibahas tentang penjualan. Penjualan bisa berbentuk barang atau jasa. Pada modul Penjualan hampir sama dengan modul pembelian. Bila anda sudah memahami modul pembelian, pasti akan mudah memahami modul penjualan. Kita akan buat sebuah perusahaan baru dengan menggunakan akun yang akan di import ke dalam myob. 9.1. Setup Data Perusahaan dan Setup Awal A. Buat Perusahaan baru Nama Perusahaan : PT EM Alamat : Jl. Mahadewa no 12 Jakarta Periode Akuntansi : Januari 2009 Desember 2009 Number of Accounting Period : 13 Pada saat langkah account list pilih bagian kedua i would like to import list of account. Simpan di folder yang telah ditentukan dan sebelumnya pastikan bahwa data anda benar khususnya untuk periode akuntansi. Bagian data perusahaan yang kosong silahkan anda isi sesuka hati. B. Import account Untuk dapat mengimport account rekening gunakan fasilitas import data File Import Data accounts account information Pilih continue cari file dengan nama akun1.txt Klik continue Akan ditampilkan dialog import data, pilih match all lalu pilih import C. Setup Tax Untuk mensetting pajak bisa melalui menu List Tax Code Buat pajak baru dengan informasi sebagai berikut - 84 -
9.2. Setup Linked Accounts Setup linked account digunakan untuk membuat MYOB mengetahui rekening apa saja yang akan digunakan bila terjadi tranasaksi penjualan Setup linked account sales account Berikut isi dari sales linked account, bila ada akun yang belum ada, gunakan fasiltas new untuk menambah akun baru. - 85 -
9.3. Setup Pelanggan Untuk membuat data pelanggan gunakan Modul CARD FILE, lalu pilih Card List. Buat 2 Pelanggan dengan keterangan sebagai berikut: NAMA PT. MATAHARI PT. BATAVIA Pelanggan Tunai Alamat Mal Ambassador Mal Mangga Dua Dimana saja Blok C-3 No. 12 Blok C-3 No. 34 Kota Jakarta Jakarta Negara Indonesia Indonesia Kode Pos 10550 10730 Kontak Pranowo Fauzi No. Telp. 021-38799905 0251-326597 No. Fax. 021-38799905 0251-326580 Saldo awal 3.000.000 15.000.000 Bts Kredit 7.500.000 7.500.000 Termin 2/10 n/30 2/10 n/30 9.4. Setup Inventory A. Setup Item List Untuk membuat data inventory gunakan Modul Inventory, pilih Item List - 86 -
KODE LA-001 LA-002 LA-003 Nama Credenza SS Credenza ETC 19 Gakken R 205 Jenis Lemari Arsip Lemari Arsip Lemari Arsip Satuan Buah Buah Buah Pemasok PT. Atlantic PT. Atlantic PT. Atlantic Harga Jual 1.650.000 2.100.000 1.450.000 Harga Beli 1.300.000 1.750.000 1.050.000 Stok 15 12 15 Min Level 10 10 10 Restocking 5 10 10 B. Setup Nilai Persediaan Kita harus menyamakan nilai persediaan per inventory yang ada supaya sama dengan nilai total yang ada di neraca saldo Modul inventory pilih adjust Inventory Jumlah quantity diambil dari data inventory stok dan unit cost didapat dari harga beli. Total adjustment harus sama dengan nilai persediaan di neraca saldo. - 87 -
9.5. Setup Balances Langkah berikut adalah men setup Balances. Setup Balances terdiri dari 4 bagian, namun untuk memahami modul penjualan MYOB kali ini kita cukup mensetup Account opening balances dan customer balances saja. A. Setup Account Balances Setup Account Balances digunakan untuk men set nilai saldo awal neraca saldo. Berikut data Account Balances. Account # Account Debit Credit 1-1100 Kas Rp15.000.000,00 1-1101 Kas Kecil Rp3.500.000,00 1-1111 Bank Alfa Rp20.000.000,00 1-1112 Bank Beta Rp15.000.000,00 1-1120 Piutang Usaha Rp5.000.000,00 1-1160 Persediaan Barang Dagangan Rp56.250.000,00 1-2110 HP Peralatan Kantor Rp12.000.000,00-88 -
1-2115 Akm.Peny.Peralatan Kantor Rp3.000.000,00 1-2210 HP Kendaraan Rp30.000.000,00 1-2215 Akm. Peny. Kendaraan Rp7.500.000,00 2-1210 PPN Keluaran Rp500.000,00 2-1220 PPN Masukkan Rp500.000,00 3-1000 Modal PT.EM Rp131.250.000,00 3-2000 Prive Rp4.000.000,00 3-3000 Laba Ditahan Rp10.000.000,00 Total: Rp156.750.000,00 Rp156.750.000,00 B. Setup Customer Balance Setup Customer Balance digunakan untuk men track saldo Piutang dari Customer. Bila anda lihat saldo piutang dari neraca saldo yang berjumlah Rp 5.000.000 merupakan saldo secara umum. Kita akan setup saldo dari tiap supplier sehingga nanti total jumlah piutang tiap supplier akan berjumlah sesuai dengan saldo piutang yang ada di neraca saldo. Setup balances customer balances Pilih add sale, berikut untuk PT BATAVIA - 89 -
Untuk PT MATAHARI Bila sudah benar, maka akan ada pesan bahwa saldo piutang dengan saldo kartu piutang telah sama - 90 -
9.6. Fasilitas Pencatatan Penjualan Fasilitas pencatatan penjualan yang disediakan MYOB terdiri dari: a. QUOTE Merupakan fasilitas untuk menginput data penawaran barang kepada pelanggan. Penginputan dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal, dikarenakan belum adanya dana maupun barang yang berkurang. b. ORDER Merupakan fasilitas untuk menginput data pemesanan barang yang dilakukan antara pelanggan dengan perusahaan. Penginputan dokumen ini dapat menghasilkan jurnal jika terjadi penginputan uang muka (DP) di kotak Paid To Day. c. INVOICE Merupakan fasilitas untuk menginput data barang yang dikirim ke pelanggan. Penginputan dokumen ini pasti akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan persediaan. Selain itu akan menghasilkan jurnal yang berkaitan dengan penerimaan pembayaran uang muka maupun pendapatan angkut jika kotak keduanya terisi. Untuk penjualan tunai, maka Jumlah Paid To Day diisi dengan jumlah yang sama dengan Total Amount. d. Receive Payment Merupakan fasilitas yang digunakan untuk menginput penerimaan pembayaran atas invoice maupun penerimaan pembayaran uang muka atas Order ataupun Invoice. 9.7. Transaksi Penjualan A. Penjualan Tunai Transaksi penjualan tunai untuk produk barang dan produk jasa menggunakan layout berbeda. Untuk Penjualan Tunai menggunakan tipe Invoice (warna Biru). - 91 -
Tgl 03 Januari 2009 Dijual Lemari Arsip (inv-0901) untuk pelanggan tunai dengan rincian : Merk Jumlah Diskon PPN Credenza SS 2 5 % inclusive Gakken 025 2 - inclusive PPN inclusive berarti harga jual sudah termasuk PPN Masuk modul sales Pilih enter sales Pastikan Layout menjadi tipe item Pastikan paid today terisi nilai yang terjual Pastikan tax inclusive tercentang Pastikan tanggal tertulis dengan benar Pastikan no invoice tertulis benar - 92 -
B. Penjualan Kredit pemesanan Transaksi Penjualan Kredit melewati beberapa tahap, mulai dari pencatatan order atau Tgl 04 Januari 2009 PT MATAHARI (OR-0109) memesan dengan rincian : Merk Jumlah Term PPN Credenza SS 5 2/10 n/30 inclusive Credenza etc 19 10 2/10 n/30 inclusive PT Matahari membayar Down Payment Rp 10.000.000 Biaya angkut sebesar Rp 100.000 (NT) Klik terms untuk mensetting Term menjadi Berikut pengisian data penjualan - 93 -
Kembali perhatikan Terms sudah berubah nilainya menjadi 2% 10 net 30 Pastikan paid today terisi nilai uang muka Pastikan tax inclusive tercentang Pastikan tanggal tertulis dengan benar Pastikan no invoice tertulis benar Tgl 04 Januari 2009 PT BATAVIA (OR-0209) memesan dengan rincian : Merk Jumlah Term PPN Credenza SS 3 2/10 n/30 exclusive Credenza etc 19 4 2/10 n/30 exclusive Biaya angkut sebesar Rp 75.000 (NT) - 94 -
Tgl 05 Januari 2009 Order dari PT Matahari (OR-0109) sudah dikirimkan ke PT Matahari sesuai dengan harga tercantum di order. Buka kembali Order dan pilih PT Matahari. Akan keluar pesan Order yang masih belum di proses, pilih OR-0109 untuk order tanggal 3 januari 2009 Klik Invoice Sesuaikan tanggal, klik record. Tanggal 08 januari 2009 Order dari PT BATAVIA (OR-0209) ternyata barang dengan kode LA-002 kehabisan stok. Terpaksa dikirim barang yang ada, sisanya akan dikirim pada saat stok terisi. Buka kembali order dari PT BATAVIA, dengan memilih customer PT.BATAVIA. - 95 -
Akan ada dialog box pemilihan order yang masih belum di proses, Pilih order OR-0209 dengan mengklik use sale Akan tampil order yang dipilih, setelah itu klik invoice Order segera berubah menjadi invoice, coba klik record. Akan ada dialog box backorder list Ini merupakan form pemberitahuan bahwa barang yang dipesan kurang. Akan ada pilihan apakah barang yang kurang akan di backorder Klik backorder Bila kita backorder maka invoice akan berbeda dari order sebelumnya, yaitu ada 2 barang yang dikirim(ship) dan 2 barang yang di backorder. 2 barang ini akan menjadi order kembali - 96 -
C. Retur Penjualan Dalam proses penjualan terkadang ada barang yang rusak atau tidak sesuai dengan keinginan pembeli, oleh karena itu ada proses retur atau pengembalian barang. Tgl 15 Januari 2009 PT BATAVIA (IN-0109) membeli tunai dengan rincian : Merk Jumlah Term PPN Gakken R.205 3 2/10 n/30 exclusive - 97 -
Proses Retur Pay Refund Tgl 16 Januari 2009 PT BATAVIA mengembalikan 1 buah lemari merk Gakken R.205 karena rusak, Untuk retur PT Batavia Meminta uangnya kembali dan diminta transfer saja lewat Bank Alfa - 98 -
Gunakan tanda minus ( - ) untuk menandakan bahwa itu adalah retur kemudian record setelah memastikan semua informasi benar Untuk mengembalikan uang PT BATAVIA, maka gunakan fasilitas Pay Refund Dari modul Sales pilih Sales Register klik pada tab returns and credit, akan tampak retur dari PT Batavia Klik pada Pay Refund untuk mengembalikan uang PT Batavia - 99 -
Ubah account yang awalnya kas menjadi bank Alfa ( Account untuk pembayaran harus bertipe Bank di Account List) Klik record Proses Retur Apply to sales Tgl 17 Januari 2009 PT BATAVIA mengembalikan 1 buah lemari merk Gakken R.205 karena ingin Tukar Tambah dengan Credenza SS dan untuk penukaran apabila ada biaya tambahan, PT Batavia meminta untuk memasukan ke tagihan saja. Klik record Nilai selisih dari tukar tambah akan di jadikan pengurang tagihan PT Batavia bila masih bernilai minus. Tetapi di transaksi ini PT Batavia masih harus menambah uang sekitar Rp 220.000 lagi. Maka dianggap tidak ada retur. - 100 -
D. Receive Payment Tanggal 13 Januari 2009 PT MATAHARI menlunasi hutang terdahulu sebesar Rp 10.000.000, Rp 2.000.000 untuk hutang tahun lalu, sisanya untuk pelunasan sebagian tagihan. PT.MATAHARI membayar lewat transfer Bank Beta. PT MATAHARI mendapat potongan 2% karena membayar dalam jangka waktu potongan dari termin 2/10 n/30-101 -
CHAPTER X JURNAL PENYESUAIAN & JURNAL BALIK 10.1. Jurnal Penyesuaian Pos yang sering mengalami penyesuain seperti penyusutan, penyisihan piutang tak tertagih, akun pembayaran di muka, akun biaiya yang masih harus dibayar, rekonsiliasi bank karena mencatat biaya administrasi bank, jasa giro, perhitungan ajak penghasilan dan penutupan (reclass) PPN masukan menjadi ke PPN keluaran. Agar jurnal penyesuain ini bias dilihat dalam satu laporan khusus maka jurnal tersebut kita masukkan di setiap transaksi yang sesuai, sebagian besar menggunakan fasilitas record journal entry, dengan mengisikan tanggalnya diawali dengan tanda bintang/string (*). Periode transaksi yang tanggalnya diisikan dengan bintang itu disebut MYOB dengan istilah periode tigabelas (thirteen period) Contoh: Pada akhir Desember 2009 diketahui biaya yang masih harus dibayar adalah sebagai berikut: Biaya Gaji = Rp. 5.250.000,- Penyelesaian: Modul Account > Record Journal Entry - 102 -
10.2. Jurnal Balik Contoh kasus jurnal penesuaiain di atas memerlukan jurnal pembalik, untuk membuat jurnal pembalik di MYOb data dilakukan secara otomatis. Langkah-lagkahnya adalah: 1. Tentukan preference supaya transaksi yang sudah dicatat tidak bisa di edit (diganti) a. Dari menu Setup > Preferences > Security b. Aktifkan pilihan Transaction Can t be Change (System Wide) c. Klik OK - 103 -
2. Buka jurnal penyesuaian yang akan dibalik pada awal periode berikutnya a. Buka Transacton Journal > All Journal! b. Klik anak panah putih abu-abu dari jurnal yang akan dibalik c. Setelah transaksi tersebut terbuka, klik menu Edit > Reverse General Journal transaction! d. Selanjutnya jurnal baru dengan posisi nilai (amount) debet dan kredit sudah dibalik oleh MYOB akan tampil. Ganti tanggal jurnal balik tersebut dengan tangal awal periode berikutnya. - 104 -
e. Klik Record! - 105 -
CHAPTER XI STUDY KASUS MULTI CURRENCY NET8PLUS membeli dan menjual barang serta jasa sejak tahun 2008. NET8PLUS menggunakan MYOB untuk periode akuntansi 1 Jan 2009 hingga 31 Des 2009. Setup yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Setup sistem mata uang komputer dengan Rp dan format tanggal DD-MM-YYY sebelum memulai MYOB 2. Setup data perusahaan seperti data berikut: Company Name : NET8LUS Current Financial Year : 2009 Last Month of Financial Year : Desember Conversion Month : January Number of Accounting Periods : 13 Address : Jl. Akhlak Mulia No. 8 Cilandak Jakarta Selatan 3. Setup mata uang: Mata Uang Lokal : IDR (RUPIAH), rate Rp. 1,- Currency Symbol : Rp Mata Uang Asing : USD (US DOLLARS), rate Rp. 10.000,- Currency Symbol : US$ 4. Setup Account List: Hapus perkiraan berikut: 2-0300 Payroll Liabilities 6-0100 Wages & Salaries 6-0200 Other Employer Expenses Edit perkiraan berikut: 1-0100 Cheque Account 1-0100 Cash Buat perkiraan baru berikut ini: Acc # Acc Name H/D Acccount Type 1-0010 Current Assets H Asset 1-0110 Cash (USD) D Bank 1-0111 Cash (USD) Exchange D Bank - 106 -
1-0120 Bank (USD) D Bank 1-0121 Bank (USD) Exchange D Bank 1-0210 Trade Debtors (USD) D Account Receivable 1-0211 Trade Debtors (USD) Exchange D Account Receivables 1-0300 Inventory D Other Current Asset 1-2000 Fixed Assets H Asset 1-2100 Office Equipments H Asset 1-2110 Office Equipment at Cost D Fixed Asset 1-2111 Office Equipment Accum Depr D Fixed Asset 2-0010 Current Liabilities H Liability 2-0100 Credit Card D Account Payable 2-0210 Trade Creditors (USD) D Account Payable 2-0211 Trade Creditors (USD) Exchage D Account Payable 2-1000 VAT Liabilities H Liability 2-1100 VAT Collected D Other Current Liability 2-1200 VAT Paid D Other Current Liability 2-1300 VAT Clearing D Other Current Liability 3-0100 Share Caital D Equity 4-1000 Sales (Product) D Income 4-2000 Sales (Service) D Income 5-1000 COGS (Product) D Cost of Sales 5-2000 COGS (Service) D Cost of Sales 6-1000 Rent D Expense 6-2000 Bank Charges D Expense 6-3000 Depreciation D Expense 8-1000 Interest Income D Other Income 8-2000 Forex (Gain Loss) H Other Income 8-2100 Realised Forex Gain (Loss) D Other Income 8-2200 Unrealised Forex Gain ( Loss) D Other Income 9-1000 Income Tax D Other Expense - 107 -
Ganti Link Account pada Account for Currency Gains/Losses from 4-9999 Currency Gain Loss dengan 8-2100 Realised Forex Gain (Loss). 5. Setup Link Account Mata Uang IDR Sales Link Account Asset Account for Tracking Receivables 1-0200 Trade Debtors Bank Account for Customer Receipt 1-0100 Cash IDR Purchase Link Account Liability Account for Tracking Receivables 2-0200 Trade Creditors Bank Account for Paying Bills 1-0100 Cash USD Sales Link Account Asset Account for Tracking Receivables 1-0210 Trade Debtors (USD) Bank Account for Customer Receipt 1-0110 Cash (USD) USD Purchase Link Account Liability Account for Tracking Receivables 2-0210 Trade Creditors (USD) Bank Account for Paying Bills 1-0110 Cash (USD) 6. Setup dan edit Tax Code: Tax Code IMP diubah jadi V00 VAT diubah V10 N-T Description Import Duty diubah Value Added Tax Non Taxable jadi VAT 0% diubah jadi VAT 10% Tax Type Import Duty diubah Value Added Tax Sales Tax jadi Value Added Tax Rate 0% 10% 0% Linked Account: Tax 2-1100 VAT 2-1100 VAT 2-1100 VAT Collected Collected Collected Collected Tax Paid 2-1200 VAT Paid 2-1200 VAT Paid - - 108 -
7. Setup Jobs, Categories dan Harga Setup job Job No Job Name P PRODUCT S S SERVICE Setup Category Categories ID L O Categories Name LOCAL OVERSEAS Setup Price Levels Price ID A B Price Name IDR USD 8. Setup Cards List (US Dollar) Card Type Name Country Custommer B.Solution Indonesia Customer C-Work Shop Singapure Supplier D-Supplier Indonesia Supplier E-Office Singapure Employer Joy Indonesia Employer KEN Singapure - 109 -
9. Setup Items List dengan data sebagai berikut: Item P1 P2 Name Product1 Product2 I Buy 5-1000 5-1000 COGS (product) COGS (product) I sell 4-1000 4-1000 Sales (Product) Sales (Product) I Inventory 1-0300 1-0300 Inventory Inventory Buying Tax N-T N-T Min. Level 1 1 Selling Price Rp. 100,000 Rp. 200,000 Price Level USD US $10 US $20 Selling Tax N-T N-T Unit Unit Unit Item P3 S1 Name Product3 Service1 I Buy 5-1000 COGS (product) 5-1000 COGS (product) I sell 4-1000 Sales (Product) 4-1000 Sales (Product) I Inventory 1-0300 Inventory 1-0300 Inventory Buying Tax N-T N-T Min. Level 1 1 Selling Price Rp. 300,000 Rp. 400,000 Price Level USD US $30 US $40 Selling Tax N-T N-T Unit Unit Unit * Product 3 adalah gabungan dari product 1 dan product 2-110 -
10. Setup Opening Balance No Account Account Opening Balance 1-0100 Cash Rp. 0 1-0110 Cash USD Us$50 1-0111 Cash USD Excange Rp. 499.950 1-0120 Bank USD US$200 1-0121 Bank (USD)Excange Rp. 1.999.800 1-0150 Undeposited Funds Rp. 0 1-0200 Trade Debtors Rp. 0 1-0210 Trade Debtors USD US$110 1-0211 Trade Debtors USD Excange Rp. 1.099.890 1-0300 Inventory Rp. 500.000 1-2110 Office Equip at cost Rp. 1.200.000 1-2111 Office Equip at cost Depr Rp. (100.000) 2-0100 Credit Card Rp. 0 2-0200 Trade Creditors Rp. 0 2-0210 Trade Creditors USD USD$220 2-0211 Trade Creditors (USD )Excange Rp. 2.199.780 2-1100 VAT Collected Rp. 100.000 2-1200 VAT Paid Rp. (200.000) 2-1300 VAT Clearing Rp. 0 3-0100 Share Capital Rp. 3.000.000 3-0800 Retained Eaning Rp. 100.000 11. Setup Opening Balance Customer dan supplier Customer Name B-SOLUTION Terms Net 30 Invoice# S-600001 Date 31-12-2009 Customer PO# BSP-600001 Memo Pre-Conversion sale Total Including Tax US$110 Tax code V10 (VAT 10%) Catagory L (Local) Exchange Rate Rp.10,000/US$ - 111 -
Supplier Name D-Supplier Terms Net 30 PO# P-600001 Date 31-12-2009 Supplier Invoice# DSS-600001 Memo Pre-Conversion purchase Total Including Tax US$220 Tax code V10 (VAT 10%) Catagory L (Local) Exchange Rate Rp.10,000/US$ 12. Setup Opening Balance Inventory Inventory Journal I-700001 Date 0-01-2009 Memo Inventory Opening balance Item# PI P2 Name Product 1 Product 2 Quantity 6 6 Unit Cost Rp. 50,000 Rp. 100,000 Account 1-0300 Inventory 1-0300 Inventory Catagory L (Local) L (Local) 13. Transaksi Purchase untuk jenis item barang Supplier Name D-supplier Terms Net 30 Purchase P-700001 Date 15-01-2009 Supplier Inv# DSS-700001 Bill /Received 3 3 Item# PI P2 Description Product 1 Product 2 Unit Price US$5 US$10 Tax Code V10 (VAT 10%) V10 (VAT 10%) Catagory L (Local) L (Local) Exchange Rate Rp.10,000/US$ Rp.10,000/US$ - 112 -
14. Transaksi purchase untuk jenis Service Supplier Name E-OFFICE Terms C.O.D Purchase P-700002 Date 16-01-2009 Supplier Inv# EOS-700001 Description Office Rent For Workshop Account# 6-1000 rent Amount(excl.tax) US$100 Job S Tax Code V00 (VAT 0%) Catagory O (overseas) Exchange Rate Rp. 10,000/US$ 15. Transaski purchanse untuk pengembalian barang yang rusak (Return n Debits) berdasarkan transaksi tanggal 15-01-2009 dengan cara pembayaran tunai sbb:. Supplier Name D-Supplier Terms C.O.D Purchase P-700003 Date 17-01-2009 Supplier Inv# DSS-700001 Bill /Received -1 (Return 1 unit) Item# P1 Description Product 1 Unit Price (excl. Tax) US$5 Tax Code V10 (VAT 10%) Catagory L (Local) Exchange Rate Rp. 10,000/US$ Apply to Purchase ID P-700003 Date 17-01-2009 Debit Amont US$5.50 Supplier s# Date DSS-700001 15-01-2009 Amount Applier US$5.50 Exchange Rate Rp. 10,000/US$ - 113 -
16. Melunasi Transaksi Pembayaran melalui Pay Bill Supplier Name E-Office Account 2-0100 Credit Card Cheque No. D-700001 Date 18-01-2009 Amount Paid US$100 Supplier s # date EOS-700001 16-01-2009 Amount Applied US$100 Exchange Rate Rp 9,000 / US$ 17. Transaksi Sales untuk jenis item barang sebagai berikut: Customer Name B-Solution Terms Net 30 Invoice# S-700001 Date 19-01-2009 Customer PO# BPS-700001 Ship 1 1 Item# PI S1 Description Product 1 Service 1 Unit Price (excl. Tax) US$10 US$40 Tax Code V10 (VAT 10%) Catagory L (Local) Exchange Rate Rp.10,000/US$ Salesperson Joy 18. Transaksi Sales untuk jenis Service sebagai berikut: Customer Name C-Workshop Terms C.O.D Invoice# S-700002 Date 20-01-2009 Customer PO# CWP-700001 Description Workshop Account# 4-2000 Sales (service) Amount(excl.tax) US$200 Job S - 114 -
Tax Code V00 (VAT 0%) Catagory O (overseas) Exchange Rate Rp. 10,000/US$ Salesperson KEN 19. Transaski sales untuk pengembalian barang yang rusak (Return & Credit) berdasarkan transaksi tanggal 20-01-2009 dengan cara pembayaran tunai. Customer Name C-Workshop Terms C.O.D Invoice# S-700003 Date 21-01-2009 Customer PO# CWP-700001 Description Workshop Cash Payment Discount 10% Account# 4-200 Sales (Service) Amount (excl. Tax) - US$20 Job S Tax Code V00 (VAT 0%) Salesperson Ken Journal Memo Sales Discount : C-Workshop Category O (Overseas) Exchange Rate Rp. 10,000/US$ Apply to Sales ID# S-700003 Date 21-01-2009 Credits Amont US$20 Invoice# Date S-700002 20-01-2009 Amount Applier US$20 Exchange Rate Rp. 10,000/US$ 20. Melunasi Transaksi Pembayaran melalui Receive payments Customer Name C-workshop Deposit to Account 1-0110 Cash (USD) ID# R-700001 Date 21-01-2009-115 -
Amount Received US$180 Invoice # date S-700002 20-01-2009 Amount Applied US$180 Exchange Rate Rp 9,000 / US$ 21. Membayar utang melalui Bank menggunakan spend money Account 1-0110 Cash (USD) Cheque No. D-700002 Date 22-01-2009 Amount US$110 Memo Credit Card Payment & bank Charges Acct Name Amount Job Tax 2-0100 Credit Card US$100 - N-T 6-2000 Bank ChargES US$10 - N-T Category O (Overseas) Exchange rate Rp. 9,000/US$ 22. Menerima Piutang melalui Bank menggunakan Receive Money Account 1-0120 (USD) Cheque No. R-700002 Date 23-01-2009 Amount US$5 Memo Interest Income Acct Name Amount Job Tax 8-1000 Interest Income US$5 - N-T Category L (Local) Exchange rate Rp. 9,000/US$ 23. Buatlah Jurnal Umum i. Untuk Penyusutan Peralatan Kantor, menggunakan Reccurring. G.Journal G-700001 Date 31-01-2009 Memo Depreciation (jan 2009) Acct Name Debit Credit Tax 6-3000 Depreciation Rp. 50.000 - N-T - 116 -
ii. 1-2111 Office Equip Rp. N-T Accum Depn 50.000 Category L (local) Vat Clearing G.Journal G-700002 Date 31-01-2009 Memo VAT Clearing (Desember 2008) Acct Name Debit Credit Tax 2-1100 VAT Collected Rp. 100.000 - N-T 2-1200 VAT Paid Rp. N-T 20,000 2-1300 VAT Clearing RP. 100,000 - N-T Category L (local) 24. Input Jurnal Persediaan (Inventory) menggunakan Auto-Build Item dan Build Item a. Auto-Build Items Journal I-700002 Date 31-01-2009 Memo Inventory Auto-build P#=2 Unit Item QTY Unit Cost Amount Job P3 2 Rp. 150.000 Rp. 300,000 - P1-2 Rp. 50,000 (Rp. 100,000) - P2-2 Rp. 100,000 (Rp. 200,000) - Catagory L (Local) b. Build Item Journal I-700003 Date 31-01-2009 Memo Inventory (exchange) Item QTY Unit Cost Amount Job P1-2 Rp. 50,000 (Rp. 100,000) - P2 1 Rp. 100,000 Rp. 100,000 - Catagory L (Local) 25. Input Jurnal Persediaan (Inventory) menggunakan dan Adjust Inventory - 117 -
a. Lost Journal I-700004 Date 31-01-2009 Memo Inventory (Lost) Item QTY Unit Cost Amount A/c Job P2-1 Rp. 100,000 (Rp. 100,000) 5-100 P Category L (Local) b. found Unit Cost Unknown Journal I-700005 Date 31-01-2009 Memo Inventory (found Unit Cost Unknown) Item QTY Unit Cost Amount A/c Job P2 1 Rp. 0 Rp. 0 5-100 P Category L (Local) c. unit Cost Adjusment Journal I-700004 Date 31-01-2009 Memo Inventory (unit Cost Adjusment ) Item QTY Unit Cost Amount A/c Job P2 0 (Rp. 0 (Rp. 100,000) 5-100 P Category L (Local) 26. Buatlah Company data auditor dan lock periods PENYELESAIAN 1. Setup Currency Symbol & Date Format 2. Setup Company File & Company Information Preference Buat data perusahaan berdasarkan ketentuan di atas Daftar Perkiraan dibuat sendiri, berdasarkan daftar di atas Setelah database perusahaan terbentuk dan tampil Command Center, lakukanlah setup company information berikut: - 118 -
Dari Menu Bar, plih Setup > Preference System Reference pilih I Deal in Multiple Currencies pilih Warn if Jobs Are Not Assigned to All Transaction pilih Turn on Category Tracking, kemudian set Categories menjadi Required on All Transaction Windows Preferences Atur ukuran format huruf dengan menekan tombol WINDOW (di bawah laya preference) Report & Form Preference pilih Always Display Report Customisation Pilih Before Printing reports pilih Always Display Advanced Filters Before Sending Forms Banking Preference Ceklist option Display Payee, Rather Than Memo, in Register Sales Preferences: Ceklist option Show Customer Purchase Number in Receive Payments Ceklist option Warn for Duplicate Invoice Numbers on Recorded Sales Ceklist option Retain Original Invoice Number on Backorders Purchase Preference Ceklist option Warn for Duplicate Purchase Order Number on Recorded Purchase Ceklist option Retan Original PO Number on Backorders Security Preference Membuat New User ID : STAFF, password : kosongkan ADMIN, password : bsiok - 119 -
3. Setup Currency List Klik Setup Currency List Lakukan Setup sesuai ketentuan di atas 4. Setup Daftar Account Seperti yang sudah dijelaskan, daftar akun yang digunakan dibuat sendiri berdasarkan daftar di atas. Berikut ini contoh pembuatan akun mata uang asing Membuat account Cash dengan mata uang USD Pada tab account pilih New Kemudian buat account Cash USD dengan type account adalah bank, seperti gambar dibawah ini: - 120 -
Mengganti mata uang Account Cash USD yang semula IDR menjadi mata uang USD Klik menu edit, pada tab Detail ganti currency menjadi USD seperti gambar di bawah ini: - 121 -
Buat currency exchange Account untuk nilai tukar IDR dengan USD seperti di bawah ini: Kemudian klik OK Maka secara otomatis akan terbentuk account cash USD exchange - 122 -
Lihar daftar account seperti di bawah ini: - 123 -
Lakukan langkah yang sama untuk pembuatan account yang menggunakan mata uang asing (USD ) *catatan: untuk account yang terdapat (exchange) mata uang jangan diubah, tetap menggunakan rupiah (IDR). Lihat gambar di bawah ini: - 124 -
5. Setup Link Account Lakukan Setup untuk Account & Banking, Purchase dan Sales Menggabung Account (Fasilitas terbaru dari MYOB Premier 12) Klik Account List pada Modul Account Pilih Tab Other Income Sorot Account : 8-2100 Realised Forex Gain (Loss) Klik Tombol Combine Account Perhatikan Gambar! - 125 -
Klik OK 6. Setup Pajak Lakukan Setup Pajak sesuai ketentuan soal di atas - 126 -
7. Setup Jobs, Category dan harga Setu Jobs Pilih Menu List, Pilih Jobs, isikan data seperti gambar dibawah ini: Setup Category Pilih Menu List, Pilih Categories, isikan data seperti gambar dibawah ini: - 127 -
Setup Price Levels Pilih Menu List, Pilih Costum list&field names Pilih Price Levels, isikan data seperti gambar di bawah ini: - 128 -
Pada tab Price Level isikan seperti dibawah ini: 8. Setup Card List Customer & Supplier Buat data customer dan supplier sesuai soal di atas Contoh Membuat Data Customer dan Supplier dengan mata uang asing: Pilih menu Card File, pilih jenis Customer. - 129 -
Pada tab Selling Detail, ubah item price level menjadi USD Lakukan cara yang sama seperti diatas untuk perusahaan berikut ini: - 130 -
9. Setup Item List Inventory Input data Barang sesuai data pada ketentuan soal di atas, berikut ini ditampilkan contoh untuk 1 barang saja. Pilih Command center, Pilih items List - 131 -
- 132 -
Buat 1 barang denagn nama P3 yang merupakan barang rakitan dari P1 dan P2 (lihat ketentuan soal) Pilih Tab Auto-Build - 133 -
- 134 -
Setup Jasa: - 135 -
10. Setup saldo awal melalui opening balance dengan pertukaran mata uang USD: Pilih menu Balance-, Opening Balance. Maka akan tampil confirmasi untuk pertukaran mata uang secara otomatis, pilih Carculate Now - 136 -
Lakukan perubahan seperti dibawah ini: Klik OK. Opening balance isikan data seperti berikut ini: - 137 -
11. Setup saldo awal customer dan supplier Pilih menu setup, balance, customer balance. Dengan customer yang menggunakan mata uang USD (currency) - 138 -
Isi data sebagai berikut, Klik Record Maka akan tampil pesan nilai pertukaran mata uang tersebut, klik Ok - 139 -
Data laporan transaksi dengan menggunakan mata uang USD klik Ok Klik Ok - 140 -
Lakukan hal yang sama untuk Supplier Balance - 141 -
Klik Ok - 142 -
Klik Ok - 143 -
12. Setup Opening Balance Inventory Pada command center pilih Inventory, pilih Count Inventory, pada tab counted isi kan datanya sebagai berikut: - 144 -
Klik cotinue Klik Opening balance Isikan Unit Cost dengan ketentuan sebagai berikut: - 145 -
Klik Record Berikut ini adalah jurnal yang dihasilkan: - 146 -
13. Transaksi Purchase Produk (barang) menggunkan mata uang asing. Pada command Center Pilih purchase, Pilih Enter Purchase, ubah tampilan layout menjadi item. Jurnal yang dihasilkan - 147 -
14. Transaksi Service dengan mata uang asing, Pada command Center Pilih purchase, Pilih Enter Purchase ubah tampilan layout menjadi service - 148 -
15. Transaksi Retur & debit (pengembalian barang) dengan mata uang asing Pada Command Center Pilih Enter Purchase, Supplier =D-Supplier, Ubah layout menjadi Item. Pada Command Center, pilih purchase, pilih Purchase Register, pada tab returns & Debits klik Retur Receive Refund - 149 -
Klik ok. 16. Pilih Command Center klik Paybill Cari Nama suplier: E-Office dengan Account =2-0100 - 150 -
17. Transaksi Sales untuk jenis item barang menggunakan mata uang asing, Pilih menu command center pilih Sales, klik enter Sales ubahlah layout menjadi Item 18. Transaksi Sales untuk jenis Service Pilih menu command center pilih Sales, ubahlah layout menjadi service - 151 -
19. Transaski sales untuk pengembalian barang yang rusak (Return & Credit) berdasarkan transaksi tanggal 20-01-2009 dengan cara pembayaran tunai. Pilih menu Sales, enter sales - 152 -
Pilih menu sales, pilih Sales register, pada tab return & Credit klik apply to sales - 153 -
20. Melunasi Transaksi Pembayaran melalui Receive payments Pilih menu Command center pilih sales, klik Receive Payments - 154 -
Klik Ok 21. Membayar utang melalui Bank menggunakan spend money Pada Command Center Pilih Menu bank, pilih spend money Klik record - 155 -
22. Menerima Piutang memalui Bank menggunakan Receive Money Pada Command Center Pilih Menu bank, pilih Receive Money Klik Record Pada command center Pilih tab bank Pilih Reconcile accounts - 156 -
Pilih Reconcle maka akan tampil konfirmasi Klik reconcile 23. Transaksi Jurnal, Pada Command Center pilih Account, pilih Record journal Entry a. Penyusutan Perlengkapan kantor Transaksi jurnal menggunakan Recurring Schedule - 157 -
- 158 -
b. Vat Clearing 24. Input Jurnal Persediaan (Inventory) menggunakan Auto-Build Item dan Build Item a. Auto-Build Items Pada Command Center pilih inventory, pilih Auto Build item Klik Build item - 159 -
Klik Ok b. Build Item Pada Command Center pilih inventory, pilih Build item Klik Ok 25. Input Jurnal Persediaan (Inventory) menggunakan dan Adjust Inventory Pada Command Center pilih inventory, pilih Adjust Inventory - 160 -
Klik record Lakukan langkah yang sama seperti soal diatas. 26. Company data auditor dan lock periods Pada command center pilih account, pilih Company Data Auditor - 161 -
- 162 -
- 163 -