Shipping lines Shipping Agents Date February 2013 Version V1.0 Object Vessel Management
Vessel Management - Voyage P4 - Harbour Master Office interface P 11 - Rute P 13 - Schedule P 16 - Informasi Kapal P 20
PEMBUKAAN Inaportnetmeliputibeberapafungsi.Fungsi-fungsitersebutsebagaiberikut: - Voyage dan Line - Jadwal - InformasiKapal - Hubungandenganinstansipemerintah yang terkait Voyage inidibuatoleh Shipping Agent: Shipping Agent mengumumkankedatangankapaldansemuainformasi yang diperlukan. Rutedikelolaoleh shipping agent.jadwalmemungkinkanagenpelayaranuntukmelakukanpra-inisiasidariperjalanan yang dijadwalkandarirute yang sudahdibuat. Shipping agent mengumumkantujuan yang ialayani, tanggallayanandanpengelolanyaseperti; pelabuhankapalakansandar. Shipping agent melakukan proses clearance keinstansipemerintah yang terkaitseperti, kesehatanpelabuahan, immigrasi, Otoritaspelabuhan, syahbandardan IPC.
KEDATANGAN - KAPAL Catatan Umum : Voyage dapat dikelola oleh dua Shipping Agent, satu untuk kedatangan kapal dan yang lainnya untukkeberang katan. Setiap Shipping Agent dapat mengidentifikasi dirinya pada salah satu Voyage yang ada jika tidak ada Shipping agentyangtelah mengidentifikasi dirinya pada voyage tersebut sebelumnya. Pemilik Voyage dapat mempublikasikan informasi berikut : - Karakteristik dari voyage - Karakteristik dari kapal - Tempat sandaran dan perusahaan bongkar muat yang bekerja di kade tersebut. Siapa yang bisa mengakses fungsi- fungsi? Shipping agent mengunakan fungsi-fungsi tersebut seperti memodifikasi dan menggagalkan voyage. Semua pengguna bisa mengunakan fungsi pencarian. Bagaimana cara mengunakan fungsi? Gunakan kode akses cepat fungsi ini dipojok kanan atas dekat fungsi fungsi utama Contoh : Membuat voyage seseorang bisa memasukan kode ke dalam box Go dan mengklik ditombol Atau Dengan mengklik menu seperti dibawah :
Yang bisa dilakukan : - Membuat Voyage - Rencana kedatangan kapal dengan mengunakan rute yang ada - Merubah voyage - Mengagalkan (cancel) voyage Pencarian sebuah VOYAGE dapat dilakukan dengan mengakses Rapid Acces (RATP) atau dari MENU : VOYAGE SEARCH VOYAGE Format VOYAGE tersebut terbagi menjadi beberapa blok : - Data kapal - Data Umum (Kepemilikan Kapal) - Informasi tempat sandar - Informasi yang berhubungan dengan kedatangan (Keagenan Utama, Shipping agents, Pelabuhan) - Informasi yang berhubungan dengan keberangkatan. - Informasi yang berhubungan dengan kegiatan bongkar/muat barang (type, volume ) Informasi tambahan : Kolom yang ditandai dengan «*» wajib diisikan. Namun, Beberapa kolom tidak ditandai dengan tanda tersebut, tetapi wajibdiisikan dengan kondisi sebagai berikut : Contoh : Call Sign dan unique reference number (seperti Lloyd) salah satu wajib diisikan. Status: - Validasi: voyage i n i b e r l a ku, d a n a k s e s d i b e r i k a n. Status tersebut bisa menjadi validasi a t a u Invalidasi. - Invalidasi: Voyage ini tidak berlaku; Tetapi dapat diakses untuk perubahan.
Penjelasan dari status: - Validasi : Shipping Agent mengidentifikasi dirinya ke satu status validasi. - To validate : Statusnya belum ada, shipping agent belum mengidentifikasi dirinya. - Invalidasi : Shipping agent telah membatalkan / invalidasi. Clearance Status : - Dari setiap status, mencerminkan jika statusnya telah diijinkan atau belum. Voyage creation:
Setelah mengisi kolom yang tersedia, pada tahap awal validasi, control dibuat dan belum terjadi pengirimandata ke server, yang berarti, hanya ada kegiatan kontrol atas isian, Format isian dan tanggal.pesan eror akan muncul di kolom paling atas terdapat box kesalahan. Shipping Agent mengisi semua informasi di dalam kolom. Jika terdapat kesalahan pengisian atau wajib di isi tapi tidak di isi maka akan muncul pesan error seperti gambar dibawah ini. Contoh pesan error
User bisa klik di tanda salah yang ada di pesan error tersebut yang letaknya di atas form, cursor akan Langsungmenunjukkan ke kolom yang belum tepat penginputannya. Jika tidak ada pesan yang muncul, User bisa mengkonfirmasi atau juga merubah data yang sudah diinput.setelah Validasi, di atas akan muncul kode dari hasil pembuatan Voyage tersebut yang dikeluarkan oleh system Creation of ATP000xxxxx awalan bermakna fungsi dari apa yang kita buat (Voyage), ATP diikuti oleh 8 digit angka. Kontrol terjadi untuk mencegah kapal yang diumumkan terlalu dekat antara satu kapal dengan yang lainnya.parameter aplikasi ini mendefinisikan jam minimal yang harus memisahkan ETA dari kapal yang sama di pelabuhan.kontrol ini diimplementasikan saat voyage telah dibuat dan setiap kali shipping Agen memodifikasi ETA dari voyage tersebut. Kontrol ini terbuat dari data berdasarkan Voyage : - Nama Kapal, - Bendera, - Zona Pelabuhan, - Estimasi tiba kapal (tanggal dan jam). Mencari Voyage
Atau menggunakan Rapid access code RATP Di tampilan pencarian, User harus memasukkan setidaknya interval waktu dari keberangkatan atau kedatangankapal. Interval waktu tersebut dimaksudkan agar pencarian bisa lebih cepat, pencarian tidak bisa dilakukandalam interval waktu lebih dari 30 hari.
User bisa melakukan pencarian dengan PCS Id ATP000XXXXX.User bisa menggabungkan beberapa standar Memungkinkan untuk mencari nama kapal dengan Didahului atau diikutitanda * (bintang) Hasil pencarian adalah sebagai berikut : User memilih hasil pencarian voyage yang diinginkan, lalu user bisa melihat detail data, merubah atau membatalkan jika user tersebut adalah pemilik dari voyage tersebut. Jika bukan, pilihan tersebut tidak akan dimunculkan di form tersebut. Comment: status voyage tersebut di dalam form pencarian, secara default adalah (Validated). Perhatian; pada saat system mengatakan «no answers», memungkinkan user untuk merubah status tersebut dan memilih«all» dengan tujuan meluaskan pencarian dan untuk memilih cara untuk memilih status voyage
REPORT NUMBER, PEMBERITAHUAN KEDATANGAN DAN PEMBERITAHUAN KEBERANGKATAN Setelah Voyage divalidasi, PCS akan mengirimkan notifikasi ke in-house system Pelabuhan sebagai permint aan untukpembuatan PKK. In-house system akan membuat nomor PKK dan akan dikirimkan ke PCS. NomorPKK yangdilaporkan akan muncul seperti data voyage dibawah.
Memodifikasi sebuah Voyage : Akses melalui menu : Atau dengan menggunakan fitur pencarian cepat ( Rapid Access ) dengan memasukan kode : MATP.Ha nya shipping agent yang membuat voyage tersebut yang bisa memodifikasi atau merubah suatu voyage.proses merubah Voyage, hanya bisa dilakukan dengan terlebih dahulu mencari Voyage tersebut. Shipping agent dapat mengatur Aplikasi agar melakukan modifikasi otomatis untuk tanggal kedatangan ketika Shipping agentmengubah ETA atau ETD dari suatu kapal. Modifikasi otomatis hanya berkaitan dengan jumlah hari, tidak ada perubahan dilakukan jika keberangkatan atau waktukedatangan sarana transportasi diubah tanpa mengubah hari. Jumlah hari sudah otomatis ditentukan oleh Aplikasi tetapishipping Agent mampu mengubahnya untuk beberapa hari.untuk sebuah Voyage, modifikasi otomatis berkaitan pada tanggal pada pelabuhan saat ini. Melakukan Penghapusan untuk sebuah Voyage : Proses penghapusan untuk sebuah Voyage, hanya bisa dilakukan oleh Shipping Agent yang membuat V oyage tersebut,proses ini bisa dilakukan melalui layar pencarian.proses penghapusan/invalidation untuk sebuahvoyage dapat dilakukan secara sebagian ataupun keseluruhan.proses invalidation dari sebuah Voyage secara partial terjadi ketika proses invalidation hanya terjadi satu tujuan / satu arah pada sebuah Voyage, dan keseluruhan proses mengikuti kasus : -Pembatalan secara eksplisit dari kedua arah, Proses Invalidation hanya bisa dilakukan jika tidak ada Shipping Agent yang terindentifikasi pada voya ge tersebut.process pembatalan suatu voyage missal untuk inward akan berpengaruh ke process outwardnya.
Hasil dari Invalidation adalah semua status yang dimodifikasi dari sebuah Voyage untuk sebuah arah yang telah di ubah. Shipping Agent mungkin memiliki alasan yang tepat untuk membatalkan suatu Voyage. Semua COF yang telah melakukan proses associated kepada sebuah Voyage, secara otomatis akan dipisahkan ketikamelakukan proses Invalidation. COF tetap valid setelah pemisahan. Dimungkinkan untuk memeriksa kembali Voyage yang telah di Invalidation, tetapi tidak mungkin untuk memodifikasi lagi.
Line Untuk Voyage Keterangan Umum : Shipping Agent memiliki kewenangan untuk membuat Line untuk Voyage. Dan sekaligus bisa melakukan proses Update,mengecek dan menghapusnya. Setiap Line memiliki kode unik yang diberikan oleh PCS Id, contohya adalah: MAT0000XXX Setiap Shipping Agent harus memiliki kode referensi untuk Line, kode ini dapat dirubah sesuai kebutuhan dengan catatantetap menjadi kode unik, yang digunakan sebegai referensi untuk mencari Line tersebut. Penghapusan Line bisa dilakukan kapan saja.line dapat digunakan oleh Shipping Agent untuk membuat Voyage. Siapakah yang harus menggunakan Fungsi ini? Shipping Agent Bagaimana cara mengakses dari Fungsi ini? Dapat menggunakan Kode Akses Cepat, kode ini ada pada kolom menu disamping setiap fungsi. Contoh : untuk memodifikasi sebuah Line, bisa menggunakan kode CMAT pada kolomdan klik tombol Go Atau dengan Dengan mencari menu : Hal-hal yang bisa dilakukan - Membuat Line - Memodifikasi Line - Mencari Line
Membuat Line : Form untuk membuat Line : User mengisi seluruh data yang diperlukan, terlebih yang merupakan data mandatory, lalu di Vadlidasi
Setelah Validasi, makan akan muncul PCS Id atau kode khusus pada bagian atas table Modifikasi Line : Process perubahan line bisa dilakukan dengan mengunakan menu pencarian. Form dapat diakses melalui : Maka Akan muncul tampilan : User Akan memasukan PCS id atau dapat menggunakan nama dari Line. Lalu click tombol Search dan Line yang dicari akanditemukan.
Menghapus Line : Menghapus Line dapat dilakukan dengan melalui modifikasi Line, terdapat tombol Delete yang memungkinkan user untuksecara langsung menghapus Line tersebut.
LINE UNTUK VOYAGE Keterangan Umum : Shipping agent dapat membuat voyage dari sebuah Line dengan menggunakan keterangan Line yang ada. Sebuah Line akan memiliki semua informasi umum dari sebuah Voyage, fungsi Schedule akan mengizinkan untuk menginisialisasi panggilan untuk senbuah Voyage dengan mengisi jadwal waktu kedatangan / keberangkatan. Biasanya untuk pembuatan line ini jika jenis perjalanan kapal bersifat liner atau yang perjalanan kapalnya jelas. Siapa yang berhak mengakses fungsi ini? Shipping Agent Bagaimana untuk mengakses Fungsi ini? Menggunakan kode Rapid Access, yang tertera pada menu disamping setiap fungsi. Contoh : modifikasi sebuah Line, dengan cara memasukkan CATPMAT pada kolom dan klik tombol Go. Atau Dengan mencari menu : Hal-hal yang bisa dilakukan: - Membuat Schedule ( Jadwal ) dari sebuah Line.
Membuat Schedule dari sebuah Line Untuk membuat Schedule ( Jadwal ) dari sebuah Line, Shipping Agent terlebih dahulu harus mencari Line yang dimaksuddengan menggunakan fungsi pencarian. PCS akan menampilkan hasil pencarian yang sesuai dengan Shipping Agentnya.
Dengan memilih salah satu Line yang ditampilkan oleh hasil pencarian, maka akan memungkinkan untuk melihat danmengakses tampilan dari sebuah Voyage.
Tombol «create voyage» ditampilkan voyage form yang terisi, menggunakan informasi line.shipping agent harus mengisi ETA and ETD untuk validasi voyage Call.
Vessels information Pernyataan Umum Informasi entri vessel meliputi karakteristik sebuah kapal seperti : - Internal reference - CallSign - Owner - Type - Flag - Specifications (length, width, draft ) - Capacities, dll... Setiap shipping line/perusahaan pelayaran dapat mengelola referensialnya masing-masing. Shipping line dan instansi pemerintah yang terkaitdapat mengakses informasi kapal/vessel information.ketika memb u at voyage call, inform as i ka pal diambil menggunakan nomor referensi kapal yangunikdan pemilik. Menggunakan sebuah Rapid access code Contoh: Pertama dengan cara memasukkan kode yang berada didalam kurung misal CNAVI di dalam kolom dan klikpada tombol Go. atau Browsing pada menu:
Action yang dapat dilakukan : - Membuat sebuah isian informasi kapal - Mencari sebuah isian informasi kapal - Modifikasi sebuah isian informasi kapal - Menghapus sebuah isian informasi kapal Membuat sebuah isian informasi kapal : Tombol validasi mengontrol kolom yang wajib diisi dan membuat sebuah PCS Id yang unik Untuk informasi kapal. Setelah semua data di isi dan di validate maka akan keluar unik number, seperti gambar di bawah ini:
Mencari vessel yang telah di buat: Menggunakan tombol search memungkinkan untuk mengambil isian sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.pilih satu pada entrian memungkinkan untuk : - Modifikasi sebuah isian informasi kapal - Menghapus sebuah isian informasi kapal Modifikasi dan menghapus dapat dilakukan kapanpun oleh pemilik entrian data.