Petunjuk Operasional ekehadiran V2 Kementerian Pertanian Modul Pengolahan Data Transaksi Absensi Aplikasi ekehadiran telah terintegrasi dengan aplikasi SIM ASN 2020 Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian
A. Dashboard ekehadiran 1. Pastikan komputer desktop atau notebook tersambung dengan internet. 2. Buka web browser (disarankan menggunakan google chrome atau Mozila) 3. Ketik alamat http://epersonal.pertanian.go.id/ pada address bar browser. Selanjutnya akan tampil 4. Isi username dan password email pertanian, klik tombol Login, maka akan masuk kedalam aplikasi epersonalv3 seperti berikut: Halaman 1 dari 18
5. Setelah klik menu E-Kehadiran maka akan tampil halaman seperti berikut - Klik Refresh Data Absen untuk mensinkronkan data jam datang dan jam pulang setiap harinya - Klik Refresh Data Pejabat Penilai untuk mensinkronkan data pejabat penilai dari modul ekinerja v3 - Grafik Jam Masuk dan Jam Pulang menunjukkan data kehadiran Pegawai - Daftar perizinan menginformasikan data dan status perizinan yang diajukan oleh Pegawai melalui modul Perizinan Halaman 2 dari 18
- Perizinan yang diajukan Pegawai akan muncul modul Manajemen Perizinan Pejabat Penilai - Setelah perizinan disetujui oleh Pejabat Penilai, perizinan tersebut akan muncul di Modul Transaksi Data Verifikator (Admin E-Kehadiran) Halaman 3 dari 18
B. Modul Perizinan 1. Pilih menu Perizinan, kemudian pilih menu Tambah Perizinan, selanjutnya akan tampil: - Pilih jenis perizinan, mulai dari Dinas Luar hingga Batal Dinas Sore - Pilih tanggal mulai izin dan tanggal selesai izin - Kemudian ketik alasan mengajukan izin di Alasan Izin - Pilih File untuk mengupload bukti perizinan yang diajukan (opsional) - Setelah itu pilih Ajukan untuk mengajukan perizinan ke Pejabat Penilai 2. Untuk melihat perizinan yang sudah diajukan klik menu Daftar Perizinan, dan akan tampil: - Tanggal mulai menginformasikan tanggal dimulai izin Halaman 4 dari 18
- Tanggal selesai izin menginformasikan tanggal berakhir izin - Jenis perizinan menginformasikan jenis izin yang diajukan - Status menginformasikan izin yang diajukan sedang dalam proses menunggu persetujuan, disetujui atau ditolak. - Counting menginformasikan jumlah hari sejak perizinan diajukan oleh Pegawai. - Klik tombol Detail untuk mengetahui detail perizinan yang diajukan. C. Modul Manajemen Perizinan 1. Pilih menu Manajemen Perizinan, selanjutnya akan tampil: - Tanggal mulai menginformasikan tanggal dimulai izin Halaman 5 dari 18
- Tanggal selesai izin menginformasikan tanggal berakhir izin - Tanggal pengajuan menginformasikan tanggal pegawai mengajukan perizinan kepada Pejabat Penilai - Jenis perizinan menginformasikan jenis izin yang diajukan - Status menginformasikan izin yang diajukan sedang dalam proses menunggu persetujuan - Counting menginformasikan jumlah hari sejak perizinan diajukan oleh Pegawai. - Klik tombol Detail untuk mengetahui detail perizinan yang diajukan oleh Pegawai - Klik tombol Terima untuk menerima perizinan yang diajukan atau klik tombol Tolak untuk menolak perizinan yang diajukan. - Histori Manajemen Perizinan menginformasikan seluruh daftar perizinan yang diajukan Pegawai beserta status perizinannya. Halaman 6 dari 18
D. Modul Report 1. Pilih menu Report, kemudian klik Laporan Perbulan, selanjutnya akan tampil: - Pilih bulan dan tahun yang diinginkan 2. Setelah memilih bulan dan tahun diinginkan, selanjutnya akan tampil: - Klik Sync untuk mensinkronisasikan data kehadiran Halaman 7 dari 18
E. Modul Verifikasi Perizinan 1. Buka web browser (disarankan menggunakan google chrome atau Mozila) 2. Ketik alamat http://ekehadiran.pertanian.go.id/ pada address bar browser, selanjutnya akan tampil 3. Isikan username dan password email pertanian (tanpa @pertanian.go.id), klik tombol Login, maka akan masuk kedalam aplikasi ekehadiran v2 kemudian pilih pada menu transaksi data. Halaman 8 dari 18
4. Setelah memilih transaksi data kemudian pilih Status Ketidakhadiran. 5. Lihat pada status perizinan, mana yang belum diverifikasi dengan status Menunggu Persetujuan Oleh Verifikator kemudian klik tombol Detail. Halaman 9 dari 18
6. Setelah klik tombol detail, muncul keterangan pada gambar berikut. Verifikator klik tombol terima untuk menerima status ketidakhadiran dan tolak untuk tidak menerima status ketidakhadiran. F. Modul Penjadwalan Pola Kerja Menu ini digunakan untuk mengatur jam dan hari kerja pegawai yang berbeda dengan jam dan hari kerja umum pegawai 1. Pilih menu Penjadwalan Pola Kerja pada aplikasi ekehadiran, kemudian klik pada tombol tambah penjadwalan. Halaman 10 dari 18
2. Pada menu Tambah Penjadwalan akan tampil sebagai berikut: - Pilih unit kerja yang akan menggunakan pola kerja di luar pola kerja regular (07.30-16.00 - Kemudian masukkan nama penjadwalan kerja tersebut (Contoh: BBKP Makassar) dan pilih Bulan dan Tahun penjadwalan kerja tersebut akan dipergunakan - Setelah semua terisi, pilih tombol Save, atau pilih Reset jika ingin mengulang pengisian 3. Setelah mengisikan penjadwalan kemudian klik detail. Halaman 11 dari 18
4. Kemudian Buat grup untuk mengelompokan jadwal pegawai. - Pilih List Grup - Kemudian klik Tambah, selanjutnya akan tampil: - Masukkan nama grup yang akan ditugaskan (Contoh: Wilker Bandara Hasanuddin), kemudian klik Simpan 5. Setelah membuat grup, buat shift yang akan dipergunakan Pegawai. Halaman 12 dari 18
- Klik list shift - Kemudian klik Tambah, selanjutnya akan tampil - Masukkan nama shift - Masukkan jam masuk shift masuk (Contoh: Jam Masuk: 10.00) dan batas jam masuk dimana setelah jam tersebut absensi yang dilakukan dihitung sebagai jam pulang (Contoh: Batas Jam Masuk: 14.30) - Masukkan jam pulang shift (Contoh: Jam Pulang: 18.30) dan batas jam pulang dimana setelah jam tersebut absensi yang dilakukan dihitung sebagai jam masuk hari berikutnya (Contoh: Batas Jam Pulang: 24.00) - Setelah semua terisi klik Simpan atau klik Batal untuk membatalkan pengisian, dan akan kembali ke halaman List Shift 6. Setelah grup dan shift dibuat, pilih pegawai yang akan bertugas pada shift tersebut Halaman 13 dari 18
- Pilih List Pegawai - Kemudian klik Grup untuk menentukan shift yang akan digunakan oleh Pegawai tersebut - Setelah itu pilih setting hari kerja untuk menentukan status hari kerja Pegawai tersebut 7. Setelah itu pilih maping dan klik edit untuk memasukan daftar shift pegawai. Halaman 14 dari 18
8. Tambahkan pegawai yang sudah dikelompokan ke dalam grup sesuai dengan shiftnya kemudian simpan. G. Modul Laporan dan Rekap 1. Pilih menu Laporan dan Rekap untuk melihat laporan dan rekap kehadiran Pegawai. Halaman 15 dari 18
2. Pilih menu Pegawai Bulanan untuk melihat laporan absensi bulanan untuk masingmasing Pegawai. - Pilih Bulan dan Tahun yang diinginkan - Klik Submit - Klik Aksi untuk melihat laporan kehadiran Pegawai yang diinginkan 3. Pilih menu Sanksi Pemotongan untuk melihat rekap sanksi pemotongan untuk Pegawai per unit kerja. Halaman 16 dari 18
- Pilih Bulan - Pilih Tahun - Pilih Unit Kerja Eselon 1 - Pilih Eselon 2 dan/atau - Pilih Elelon 3 dan/atau - Pilih Eselon 4 - Klik Submit, dan akan tampil sebagai berikut: Halaman 17 dari 18
Halaman 18 dari 18