MEMAHAMI ANALISIS POHON MASALAH Oleh: Hindri Asmoko 1 Tulisan ini merupakan bagian keempat dari tulisan membedah kompetensi in-depth problem solving and analysis. Bahasan yang akan diuraikan masih berhubungan dengan alat untuk memvisualisasikan suatu masalah atau persoalan. Alat tersebut adalah Problem Tree Analysis (Analisis Pohon Masalah). Banyak istilah yang digunakan oleh para penulis untuk alat analisis ini. Scarvada, dkk (2004) mengistilahkan dengan nama issues tree. Silverman dan Silverman (1994) menggunakan istilah systematic diagram atau tree diagram, sedangkan Duffy, dkk. (2012) menggunakan istilah tree diagrams. Pembahasan analisis pohon masalah dalam tulisan ini terdiri dari tiga bagian. Ketiga bagian tersebut adalah, Pengertian Analisis Pohon Masalah. Kedua, Manfaat Analisis Pohon Masalah. Ketiga, langkah-langkah dalam penyusunan Pohon Masalah. Pengertian Analisis Pohon Masalah Banyak istilah yang digunakan untuk pengertian analisis pohon masalah. Miller (2004) dalam Scarvada (2004) menggunakan istilah issues trees. Lebih lanjut, Miller menyatakan issues trees merupakan pendekatan yang membantu merinci suatu masalah ke dalam komponen-komponen penyebab utama dalam rangka menciptakan rencana kerja proyek. Silverman dan Silverman (1994) menggunakan istilah tree diagram dan menyatakan diagram sistematik atau diagram pohon dirancang untuk mengurutkan hubungan sebab-akibat. Modul Pola Kerja Terpadu (2008) menggunakan istilah pohon masalah yang merupakan bagian dari analisis pohon. Analisis pohon adalah suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Lebih lanjut, Modul Pola kerja Terpadu menguraikan pohon masalah sebagai suatu teknik untuk mengidentifikasi 1 Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM, BPPK, Magelang 1
semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, terdapat beberapa poin penting mengenai pengertian analisis pohon masalah: 1. Analisis pohon masalah merupakan suatu alat atau teknik atau pendekatan untuk mengidentifikasi dan menganalis masalah. 2. Analisis pohon masalah menggambarkan rangkaian hubungan sebab akibat dari beberapa faktor yang saling terkait. 3. Alat atau teknik analisis pohon masalah umumnya digunakan pada tahap perencanaan. Manfaat Analisis Pohon Masalah Sebagai suatu alat atau teknik dalam mengidentifikasi dan menganalisis masalah, analisis pohon masalah mempunyai banyak kegunaan. Alat analisis ini membantu untuk mengilustrasikan korelasi antara masalah, penyebab masalah, dan akibat dari masalah dalam suatu hirarki faktor-faktor yang berhubungan. Analisis ini digunakan untuk menghubungkan berbagai isu atau faktor yang berkontribusi pada masalah organisasi dan membantu untuk mengidentifikasi akar penyebab dari masalah organisasi tersebut. Duffy, dkk. (2012) menyatakan tree diagram merupakan suatu alat generik yang dapat diadaptasikan untuk berbagai maksud yang luas diantaranya: Mengembangkan langkah-langkah logis untuk mencapai hasil yang spesifik. Melakukan analisis five whys dalam mengeksplorasi penyebab. Mengkomunikasikan untuk mendorong keterlibatan dalam pengembangan hasil yang didukung bersama. Menggali pada level yang lebih rinci suatu alur proses. Menggambarkan secara grafik suatu perkembangan hirarkis, seperti silsilah atau skema klasifikasi. Berdasarkan uraian di atas, beberapa manfaat dari penggunaan analisis pohon masalah adalah: 1. Membantu kelompok/tim kerja organisasi untuk merumuskan persoalan utama atau masalah prioritas organisasi. 2
2. Membantu kelompok/tim kerja organisasi menganalisis secara rinci dalam mengeksplorasi penyebab munculnya persoalan dengan menggunakan metode five whys. Metode five whys adalah suatu metode menggali penyebab persoalan dengan cara bertanya mengapa sampai lima level atau tingkat. 3. Membantu kelompok/tim kerja organisasi menganalisis pengaruh persoalan utama terhadap kinerja/hasil/dampak bagi organisasi atau stakeholder lainnya. 4. Membantu kelompok/tim kerja organisasi mengilustrasikan hubungan antara masalah utama, penyebab masalah, dan dampak dari masalah utama dalam suatu gambar atau grafik. 5. Membantu kelompok/tim kerja organisasi mencari solusi atas persoalan utama yang ada. Langkah-langkah dalam Penyusunan Pohon Masalah Terdapat dua model dalam membuat pohon masalah. Model, pohon masalah dibuat dengan cara menempatkan masalah utama pada sebelah kiri dari gambar. Selanjutnya, penyebab munculnya persoalan tersebut ditempatkan pada sebelah kanannya (arah alur proses dari kiri ke kanan). Format penyusunan pohon masalah Model Pertama ini dapat digambarkan pada Gambar 1 berikut ini: level Masalah Utama level level Gambar 1. Pohon Masalah Model Pertama 3
Model kedua, pohon masalah dibuat dengan cara menempatkan masalah utama pada titik sentral atau di tengah gambar. Selanjutnya, penyebab munculnya persoalan tersebut ditempatkan di bagian bawahnya (alur ke bawah) dan akibat dari masalah utama ditempatkan di bagian atasnya (alur ke atas). Format penyusunan pohon masalah Model Kedua ini dapat digambarkan pada Gambar 2 berikut ini: kedua ketiga Masalah Utama Sebab level level level Gambar 2. Pohon Masalah Model Kedua Uraian selanjutnya dalam tulisan ini akan menggunakan Model Kedua. Langkah-langkah dalam penyusunan Pohon Masalah Model Kedua berikut contohnya dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Langkah dalam menyusun pohon masalah adalah mengidentifikasi dan merumuskan masalah utama organisasi berdasarkan hasil analisis atas informasi yang tersedia. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk merumuskan masalah utama, misalnya dengan cara diskusi, curah pendapat, 4
dan lain-lain. Contoh perumusan masalah utama pada suatu lembaga pendidikan dan pelatihan (diklat) adalah rendahnya mutu lulusan diklat. Masalah utama ini kita tempatkan pada bagian tengah dari gambar. Rendahnya mutu lulusan diklat Sebab 2. Langkah kedua adalah menganalisis akibat atau pengaruh adanya masalah utama yang telah dirumuskan pada poin 1 di atas. Misalnya akibat dari rendahnya mutu lulusan diklat adalah instansi pengguna tidak puas dengan lulusan diklat yang dihasilkan dan kinerja lulusan diklat di tempat kerja tidak meningkat. Hubungan antara masalah dengan akibat ini dapat digambarkan sebagai berikut: Instansi Pengguna tidak puas Kinerja lulusan tidak meningkat Rendahnya mutu lulusan diklat 3. Langkah ketiga adalah menganalisis penyebab munculnya masalah utama. pada tahap ini kita namakan penyebab level. Misalnya penyebab rendahnya mutu lulusan diklat adalah kompetensi pengajar kurang, kurang baiknya kualitas kurikulum diklat, dan banyaknya sarana diklat (laboratorium, komputer, peralatan kelas) yang rusak. Hubungan antara 5
masalah utama dengan penyebab level dapat digambarkan sebagai berikut: Rendahnya mutu lulusan diklat Sebab Kurangnya kompetensi pengajar Kurangnya kualitas kurikulum Banyaknya sarana rusak 4. Langkah keempat adalah menganalisis lebih lanjut penyebab dari penyebab level. dari munculnya penyebab level ini kita namakan penyebab. Contoh analisis penyebab adalah sebagai berikut: a. kurangnya kompetensi pengajar adalah pengajar tidak sesuai dengan latar belakang pendidikannya dan kurangnya pengalaman pengajar. Hubungan antara kurangnya kompetensi pengajar dengan penyebab level kedua dapat kita gambarkan sebagai berikut: Kurangnya kompetensi pengajar Latar belakang pendidikan tidak sesuai Kurangnya pengalaman b. kurangnya kualitas kurikulum diklat adalah tidak dilakukannya training needs analysis (TNA) atas diklat dimaksud. Hubungan antara kurangnya kualitas kurikulum dan penyebab dapat digambarkan sebagai berikut: 6
Kurangnya kualitas kurikulum diklat Tidak dilakukannya TNA c. banyaknya sarana diklat yang rusak adalah kurang baiknya pemeliharaan sarana diklat dan tidak adanya dana penggantian sarana diklat yang baru. Hubungan antara banyaknya sarana diklat yang rusak dan penyebab nya dapat digambarkan sebagai berikut: Banyaknya sarana diklat yang rusak Kurangnya pemeliharaan Tidak adanya dana penggantian sarana 5. Langkah kelima adalah menganalisis lebih lanjut penyebab dari munculnya penyebab. Demikian seterusnya, analisis dapat dilakukan sampai dengan level kelima. Contoh dalam tulisan ini, penulis batasi hanya sampai dengan penyebab. 6. Langkah keenam adalah menyusun pohon masalah secara keseluruhan. Berdasarkan langkah sampai dengan kelima, pohon masalah secara keseluruhan dapat digambarkan pada Gambar 3 berikut: 7
Instansi Pengguna tidak puas Kinerja lulusan tidak meningkat Rendahnya mutu lulusan diklat Sebab Kurangnya kompetensi pengajar Kurangnya kualitas kurikulum Banyaknya sarana rusak Latar belakang pendidikan tidak sesuai Tidak dilakukannya TNA Tidak adanya dana penggantian sarana Kurangnya pengalaman Kurangnya pemeliharaan Gambar 3. Contoh Pohon Masalah Daftar Rujukan Duffy, Gace L., Scott A. Laman, Pradip Mehta, Goving Ramu, Natalia Scriabina, dan Keith Wagoner. 2012. Beyond The Basics: Seven New Quality Tools Help Innovate, Communicate, and Plan. Http:/www. Asqqm.org/resourcesmodule/download_resource/id/881/. Scarvada, A.J., Tatiana Bouzdine-Chameeva, Susan Meyer Goldstein, Julie M. Hays, Arthur V. Hill. 2004. A Review of the Causal Mapping Practice and Research Literature. Second World Conference on POM and 15 th Annual POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 May 3, 2004. Silverman, Steven N. dan Lori L. Silverman.1994. Using Total Quality Tools for Marketing Research: A Qualitative Approach for Collecting, Organizing, and Analyzing Verbal Response Data. 8
http:/www.epiheirimatikotika.gr/elibrary/marketresearch/using tools for marketing research.pdf., 2008. Modul Pola Kerja Terpadu. Lembaga Administrasi Negara. 9