1
Daftar Isi A. Halaman Login Admin... 4 B. Halaman Dashboard... 4 1. Per Hari... 4 2. Per Bulan... 5 C. Manage Instansi... 5 1. Instansi... 6 a. Lihat Instansi... 7 b. Edit Instansi... 8 c. Tambah Instansi... 9 2. Unit Kerja... 10 a. Lihat Unit Kerja... 11 b. Edit Unit Kerja... 12 c. Tambah Unit Kerja... 13 D. Manage User... 14 1. User... 14 a. Daftar User... 15 b. Edit User... 15 c. Tambah User... 16 2. User Group... 18 a. Daftar User Group... 19 b. Tambah User Group... 19 c. Edit User Group... 20 3. Jabatan... 21 a. Daftar Jabatan... 22 b. Edit Jabatan... 22 c. Tambah jabatan... 23 4. Role Alur Surat... 24 a. Daftar Role Alur Surat... 25 b. Tambah Role Alur Surat... 26 2
E. Manage Pemohon... 31 a. Tambah Pemohon... 31 b. Edit Pemohon... 32 c. Daftar Pemohon... 33 F. Manage Region... 33 1. Region... 33 a. Tambah Data Region... 34 b. Daftar Region... 35 c. Edit... 35 2. Negara dan Kota... 36 a. Tambah Negara... 36 b. Daftar Negara... 38 c. Edit Negara... 38 G. Manage Kegiatan... 40 1. Dokumen... 40 a. Tambah Data Dokumen... 40 b. Edit Data Dokumen... 41 c. Daftar Data Dokumen... 42 2. Jenis Kegiatan... 43 a. Tambah Jenis Kegiatan... 43 b. Edit Jenis Kegiatan... 44 c. Daftar Jenis Kegiatan... 46 3. Kegiatan... 46 a. Tambah Data Kegiatan... 47 b. Daftar Data Kegiatan... 47 c. Edit Data Kegiatan... 48 3
A. Halaman Login Admin Admin menginputkan username dan password pada form login admin. B. Halaman Dashboard 1. Per Hari Memantau semua status surat berupa draft, in process, approve dan rejected pada setiap harinya. 4
2. Per Bulan Memantau semua status surat berupa draft, in process, approve dan rejected pada setiap bulannya. C. Manage Instansi Instansi Unit Kerja User Group Level Jabatan Level Unit Kerja Kementrian Sekretariat Negara Kementrian Sekretariat Negara Kementrian Sekretariat Negara Kementrian Sekretariat Negara Kementrian Sekretariat Negara KTLN Karo 5 Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri KTLN KTLN Kabag 4 Kepala Bagian KTLN Perjalanan dan Dukungan Kerjasama Teknik KTLN Kasubag 3 Kepala KTLN Subbagian Perjalanan Dinas Luar Negeri KTLN Analis 2 Analis KTLN KTLN pada Subbagian Beasiswa dan Perjalanan Dinas Bilateral KTLN Loket 1 Loket 1 KTLN 5
Kementerian Pendidiakan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan BPKLN BPKLN 1 Sekretaris UK Focal Point DIKTI DIKTI 1 Sekretaris UK Utama Institut Teknologi Bandung Institut Teknologi Bandung 1 Persuratan UK Pemohon 1. Instansi Admin KTLN menentukan dan mengelola Kelembagaan, mengatur kordinator, jenis instansi, dimana penentuan jenis instansi nanti berpengaruh pada munculnya instansi terkait pada pendanaan pemohon. 6
3 8 5 1 2 4 7 6 No 1. Nama Koordinator Instansi No 2. Nama Instansi Baru No.3 Penanggung jawab instansi No 4. Lokasi Instansi meliputi Institusi Dalam Negeri, Institusi Luar Negeri, Lain-Lain. No 5. Jenis Instansi meliputi Kementrian, Lembaga Non Struktural, Lembaga Pemerintah Lainnya, Lembaga Pemerintah Non Kementrian, Lembaga Pemerintah Provinsi, Lembaga Pendidikan, Lembaga Swasta/LSM/Lainnya, Mitra Pembangunan-Lembaga Internasional. No 6. Alamat Instansi No 7. Negara No 8. Kota a. Lihat Instansi Pilih menu Manage Instansi kemudian pilih sub menu instansi Icon untuk memperbaharui data instansi 7
Icon untuk menghapus data instansi b. Edit Instansi Klik icon maka system akan menampilkan form edit data instansi Pada form edit instansi, pilih tab koordinator, Negara dan kota dan dan ubah data yang akan diperbaharui. Kemudian tekan tombol simpan. System akan menampilkan alert berhasil ditambahkan dan menuju ke halaman daftar instansi. Hasil data yang telah di perbaharui 8
c. Tambah Instansi Pilih menu dan sub menu Isikan Data Instansi setelah itu pilih tombol simpan Maka system akan menampilkan alert berhasil ditambahkan Data yang ditambahkan telah berhasil masuk dalam daftar instansi di halaman kedua daftar instansi 9
2. Unit Kerja Admin KTLN menentukan dan mengelola instansi serta leveling Unit Pemohon, Unit Utama, Unit Focal poin pada fitur manage instansi. Fitur ini memungkinkan instansi yang berubah induk unit utama (misalnya dikti ke menristek) tidak terpengaruh dan dapat disesuaikan secara dinamis. Fitur ini menentukan tujuan template surat (ke eselon 1,2, dan menteri) 10
4 5 7 6 1 2 3 8 No 1. Nama Instansi. No 2. Nama Unit Kerja dalam instansi yang dipilih. No 3. Level unit kerja merupakan level unit kerja instansi yang dipilih meliputi unit kerja, KTLN, unit kerja focal point, unit kerja utama dan unit kerja pemohon. No 4. Koordinator merupakan unit kerja atasnya dari unit kerja yang akan ditambahkan. No 5. Penandatanganan eselon 1 adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat non eselon. No 6. Penandatanganan eselon 2 adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat eselon. No 7. Penandatanganan menteri adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat menteri. No.8. Deskripsi singkat mengenai unit kerja yang bersangkutan. a. Lihat Unit Kerja Icon untuk memperbaharui data unit kerja Icon untuk menghapus data unit kerja 11
b. Edit Unit Kerja Klik icon pada data yang akan diedit dalam daftar unit kerja System akan menampilkan form edit unit kerja Perbaharui form isian yang akan diperbaharui dan klik tombol simpan untuk menyimpan pembaharuan data System akan menampilkan alert 12
Data yang telah diperbaharui telah terupdate di dalam daftar unit kerja c. Tambah Unit Kerja Klik menu dan sub menu System akan menampilkan form tambah unit kerja Coordinator adalah instansi bagian di level atas dari unit kerja yang akan ditambahkan System akan menampilkan alert 13
Daftar unit kerja bertambah 1 record D. Manage User 1. User Manage user berfungsi untuk mengelola dan menentukan hak akses serta unit kerja, serta assignment jabatan user. Penentuan unit kerja dan group user nantinya mempengaruhi /menentukan alur persuratan. Sedangkan jabatan mempengaruhi / menentukan surat yang dapat diterima berdasarkan region dan jenis surat. 14
a. Daftar User adalah halaman yang menampilkan list data user. Icon untuk memperbaharui data user Icon untuk menghapus data user b. Edit User Pilih icon pada data user yang akan di perbaharui System menampilkan form edit pada tab tahap 1 15
Jika memilih ya pada form isian tembusan maka pada halaman akses user, tampil list tembusan Setelah mengedit form edit tab tahap 1, klik tombol maka System menampilkan form edit pada tab tahap 2. Lengkapilah form isian tab tahap 2 dan perbaharui form isian yang akan diperbaharui kemudian pilih tombol untuk menyimpan pembaharuan data pada system. c. Tambah User Klik menu kemudian pilih sub menu System menampilkan form tambah user tab Tahap 1 kemudian lengkap form isian 16
Setelah itu pilih tombol maka system menampilkan form tambah user tab tahap2 Lengkapilah form isian tab tahap 2 dan klik tombol simpan untuk menambahkan user ke system. 17
2. User Group Manage usergroup berfungsi untuk mengelola dan mengelompokan user kedalam tingkat pengelolaan surat (contoh pengelompokan kasubag, kabag, karo) Level menentukan urutan alur persuratan sequence perjalanan surat. 1 4 5 2 3 No 1. Unit Kerja. No 2. Tingkat Surat meliputi Non Eselon 1, Eselon 1, Menteri. No 3. Nama Grup yang akan ditambahkan. No 4. Level pada user group berfungsi mempresentasikan urutan alur persuratan PDLN pada internal unit kerja. Contoh Level untuk unit kerja KTLN: 18
o o o o o o Level 1 : Loket Level 2 : Analis Level 3 : Kasubag Level 4 : Kabag Level 5 : Karo Level 6 : TU_Sesmen atau TU_Menteri No 5. Deskripsi dari user group a. Daftar User Group Icon untuk memperbaharui data user group Icon untuk menghapus data user group b. Tambah User Group Pilih menu kemudian pilih sub menu Maka system akan menampilkan form tambah user group Lengkapilah form isian pada form tambah user group 19
kemudian pilih tombol maka system akan menampilkan alert User Group berhasil ditambahkan Daftar user group bertambah 1 record c. Edit User Group Klik icon pada data yang akan diperbaharui Maka system akan menampilkan form edit user group Perbaharui form isian yang akan diperbaharui kemudian pilih tombol Maka system akan menampilkan alert user group berhasil diperbaharui 20
Daftar user group terdapat data yang telah diperbaharui 3. Jabatan Manage jabatan berfungsi untuk menentukan posisi organisasional didalam unit kerja. Jabatan yang ditentukan akan digunakan pada fitur manage role surat masuk. 21
1 2 3 5 4 No 1. Nama institusi. No 2. Nama Unit Kerja Institusi. No 3. Atasan merupakan bagian atau sub bagian dalam unit kerja yang dipilih. No 4. Nama Jabatan merupakan nama jabatan baru yang akan ditambahkan No 5. Level sesuai jabatan yang akan ditambahkan. a. Daftar Jabatan Icon untuk memperbaharui data jabatan Icon untuk menghapus data jabatan b. Edit Jabatan Pilih icon pada data yang akan diperbaharui di form daftar jabatan System akan menampilkan form edit jabatan 22
Klik tombol untuk menyimpan semua perubahan data. System menampilkan alert c. Tambah jabatan Pilih menu dan sub menu maka system akan menampilkan form tambah jabatan Level pada form tambah jabatan yaitu level struktur organisasi pada sebuah instansi. Lengkapi form isian pada form tambah jabatan dan pilih tombol untuk menyimpan data yang akan ditambahkan ke system. Maka system akan menampilkan alert jabatan berhasil ditambahkan Data pada daftar jabatan bertambah 1 record 23
4. Role Alur Surat Masuk Pada fitur ini admin dapat menentukan role penerimaan surat masuk pada user berdasarkan jabatan, unit kerja, region. 24
1 2 3 4 5 No 1 Nama Instansi No 2. Nama Unit Kerja. No 3. Nama Jabatan dalam unit kerja. No 4. Jenis surat masuk. Jenis surat masuk yang dicentang tersebut dapat dibaca oleh user yang memiliki jabatan yang dipilih. Region/benua dari suatu kegiatan. Jenis surat dapat dibaca apabila region pada kegiatan dalam surat sesuai dengan region yang dicentang pada role surat. a. Daftar Role Alur Surat Masuk 25
Icon untuk menghapus data role alur surat b. Tambah Role Alur Surat Masuk Pilih menu dan sub menu System akan menampilka form tambah role alur surat masuk Lengkapilah form isian pada form tambah role alur surat masuk Maka system akan menampilkan alert role berhasil diatur Daftar role bertambah 1 record 26
a. Edit Role Surat Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar role surat System akan menampilkan form edit role surat masuk Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik maka system akan menampilkan alert 5. Role Alur Surat Non PDLN Pada fitur ini admin dapat menentukan role penerimaan surat masuk non pdln pada user berdasarkan instansi, jabatan, unit kerja, jenis surat masuk dan jenis instansi. 27
1 2 3 4 5 No 1 Nama Instansi No 2. Nama Unit Kerja. No 3. Nama Jabatan dalam unit kerja. No 4. Jenis surat masuk. Jenis surat masuk yang dicentang yang memiliki jabatan yang dipilih. No 5. Jenis Instansi. tersebut dapat dibaca oleh user Jenis surat masuk dari instansi yang dicentang oleh user yang memiliki jabatan yang dipilih. tersebut dapat dibaca 28
a. Daftar Role Alur Surat Masuk Icon untuk menghapus data role alur surat masuk non pdln c. Tambah Role Alur Surat Masuk Non PDLN Pilih menu dan sub menu System akan menampilka form tambah role alur surat masuk non PDLN Lengkapilah form isian pada form tambah role alur surat masuk non PDLN Maka system akan menampilkan alert role berhasil diatur 29
Daftar role bertambah 1 record b. Edit Role Surat Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar role surat System akan menampilkan form edit role surat masuk Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik maka system akan menampilkan alert Pembaharuan data sebelumnya telah terupdate di dalam daftar role surat masuk non PDLN 30
E. Manage Pemohon Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit data pemohon jika terjadi kesalahan ketika entry data pemohonpada saat pengajuan surat oleh instansi pemohon. c. Tambah Pemohon Klik menu pemohon maka system akan menampilkan form tambah data Lengkapi form isian pada form tambah data pemohon Klik tombol simpan untuk menambahkan data pemohon baru maka system akan menampilkan alert pemohon berhasil ditambahkan 31
Daftar Pemohon bertambah 1 record d. Edit Pemohon Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar pemohon System akan menampilkan form edit pemohon Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik maka system akan menampilkan alert Pembaharuan data sebelumnya telah terupdate di dalam daftar pemohon 32
e. Daftar Pemohon Icon untuk memperbaharui data pemohon Icon untuk menghapus data pemohon F. Manage Region 1. Region 33
Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit Region yang nantinya akan di plot ke data Negara. a. Tambah Data Region Klik menu dan sub menu Lengkapi form isian pada form tambah data region Klik tombol simpan untuk menambahkan data region dan system akan menampilkan alert Region Berhasil Ditambahkan. Daftar region bertambah 1 record 34
b. Daftar Region Icon untuk memperbaharui data region Icon untuk menghapus data region c. Edit Klik icon pada data yang akan diperbaharui Maka system akan menampilkan form edit data region Klik tombol Maka system menampilkan alert Daftar data yang telah dieprbaharui 35
2. Negara dan Kota Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit data Negara, kota, berdasarkan region sehingga data tersebutdapat digunakan oleh pemohon ketika entry Negara tujuan a. Tambah Negara Pilih menu dan sub menu maka system akan menampilkan form tambah negara 36
Untuk menyimpan data negara dan kota maka klik tombol maka system akan menampilkan alert Daftar negara bertambah 1 record 37
b. Daftar Negara Icon untuk memperbaharui data negara Icon untuk menghapus data Negara c. Edit Negara Klik icon pada data yang akan diperbaharui 38
Maka system akan menampilkan form edit negara Perbaharui isian form yang akan diperbaharui kemudian klik System menampilkan alert 39
G. Manage Kegiatan 1. Dokumen Pada fitur ini admin dapat mengelola file2 pemohon untuk dapat dimanage penyimpananpada server. a. Tambah Data Dokumen Klik menu dan sub menu Maka system akan menampilkan form tambah data dokumen Klik tombol untuk menyimpan data dokumen System menampilkan alert 40
Daftar kelengkapan dokumen bertambah 1 record b. Edit Data Dokumen Klik icon pada data yang akan diperbaharui System menampilkan form edit data dokumen Lengkapi form isian pada form edit dan klik tombol System akan menampilkan alert Maka data yang telah diperbaharui telah terupdate di daftar kelengkapan dokumen 41
c. Daftar Data Dokumen Icon untuk memperbaharui data dokumen 42
2. Jenis Kegiatan Pada fitur ini admin dapat mengelola jenis kegiatan yang dilayani oleh Kemensetneg (contoh : beasiswa, bantuan asing) untuk PDLN. Pada fitur ini juga ditentukan dokumen apa saja yang disyaratkan untuk jenis kegiatan terkait. a. Tambah Jenis Kegiatan Klik menu dan menu System akan menampilkan form tambah jenis kegiatan Lengkapi form tambah jenis kegiatan dan Klik tombol System akan menampilkan form ceklist dokumen untuk jenis kegiatan 43
Klik tombol dan System akan menampilkan alert Daftar jenis kegiatan bertambah 1 record b. Edit Jenis Kegiatan Klik icon pada data yang akan diperbaharui maka system akan menampilkan form edit jenis kegiatan 44
Perbaharui form isian yang akan diedit dan klik tombol System menampilkan alert 45
c. Daftar Jenis Kegiatan Icon untuk memperbaharui data negara Icon untuk menghapus data Negara 3. Kegiatan 46
Pada fitur ini admin dapat mengelola kegiatan yang dapat dipilih oleh pemohon ketika melakukan pengajuan PDLN. a. Tambah Data Kegiatan Klik menu dan sub menu System akan menampilkan form tambah kegiatan Daftar kegiatan bertambah 1 record b. Daftar Data Kegiatan Icon untuk memperbaharui data negara Icon untuk menghapus data Negara 47
c. Edit Data Kegiatan Klik icon pada data yang akan diperbaharui pada daftar kegiatan System akan menampilkan form edit kegiatan Klik tombol maka system akan menampilkan alert Data yang diperbaharui telah terupdate di daftar kegiatan 48
Team Developer : 1. Yanti Hasron 2. Dani 3. DR. Ir. Gatot Hari Priowirjanto 4. Abdul Rizal Adompo 5. Avinta Putri Agistasari 6. Aditya Kusuma 7. Aulia Muslim Hidayatullah 8. Christiawan Eko 9. Muhammad Rofi Arofah 10. Muhammad Muslim Rifa I 11. Pansera Oktasedu 12. Rachmat AG 13. Wahyu Murti Prewitosari 49