BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Setiap sistem iformasi terditi dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut (Mulyadi, 2016 : 8). Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisinis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang di perlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut (Krismiaji, 2005 : 4) : 1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem 2. Memproses data transasksi 3. Menyimpan data untuk keperluan dimasamendatang 4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer 5. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
12 Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2016 : 15) : a. Untuk Menyediakan Informasi Bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perushaaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. b. Untuk Memeprbaiki Informasi Yang Dihasilkan Oleh Sistem Yang Sudah Ada. Ada kalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupn struktur informasi yang terdapat dalam laporan. c. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi Dan Audit Internal. Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu organisasi. d. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal Dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditunjukkan untuk menghemat biaya 2.1.1. Bagian fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dengan system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah (Mulyadi, 2016 : 429) : a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi
13 akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. b. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. c. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas : 1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. 2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek 3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4. Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar d. Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk : 1. Melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar)
14 2. Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic. 2.1.2. Dokumen Dokumen yang di gunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : a. Voucher (check) Dari sudut system informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang di gunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. b. Invoice Sebuah dokumen pernyatan tagihan yang wajib di bayar oleh customer. Invoice di pakai langsung untuk dokumen tagihan demikian pula jika digunakan oleh perusahaan namun dengan nominal transaksi yang besar dilengkapi dengan dokumen surat tagihan atau kwintansi. c. Kwintansi Merupakan dokumen yang di gunakan perusahaan pada saat pembayaran tunai di lakukan oleh bagian kasir ke kreditur setelah adanya otorisasi dan pengesahan dari kepala cabang. d. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dkumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice). (Mulyadi, 2016 : 428).
15 2.1.3. ` Catatan Akuntansi Catatan yang di gunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah (Mulyadi, 2016 : 428) : 1. Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal) Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas di gunakan jurnal pengeluaran kas. 2. Register Cek (Check register) Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal : register bukti kas keluar dan register cek. 3. Buku Besar Terdiri dari rekening rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, maka dapat dibentuk buku besar pembantu (subsidiary ledger). 5. Laporan Keuangan Merupakan hasil akhir dari proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba-rugi, laporan laba yang ditahan, laporan arus kas, serta catatan atas laporan keuangan yang berisi informasi keuangan.
16 2.1.4. ` Jaringan Sistem Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem pada Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Andalan Pacific Samudra Surabaya yaitu (Mulyadi, 2016 : 430) : 1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Yang Tidak Memerlukan Permintaan Cek Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi penelitian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti surat order pembelin, laporan penerimaan barang, dan farktur serta pemasok ditangan Bagian Utang. 2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek yang Memerlukan Permintaan Cek. Jika pengeluaran kas timbul dari transasksi selain dari transaksi pembelian, dokumen-dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. 3. Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini, fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dikumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar. 4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian
17 Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. 5. Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. 6. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Dalam one-time voucher system dengan cash basis selain fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu beban dan kartu persediaan). 2.2. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi menghasilkan informasi 1. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi : a. Mengumpulkan semua data kegiatan bisnis perusahaan dan menyimpan data tersebut secara efektif dan efisien. Selain itu, SIA juga dapat mencatat semua sumber daya yang berpengaruh terhadap usaha tersebut dan semua pihak yang terkait. Dengan fungsi ini, tidak akan ada suatu hal dalam perusahaan yang tidak tercatat.
18 b. Mengambil data yang diperlukan dari berbagai sumber dokumen yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. c. Membuat dan mencatat data transaksi dengan benar ke dalam jurnal-jurnal yang diperlukan dalam proses akuntansi sesuai dengan urutan dan tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan ini bertujuan untuk mempermudah pihakpihak yang membutuhkan dalam pengecekan semua transaksi. Sehingga jika terjadi suatu kesalahan dapat dikoreksi dengan mudah dan dapat diketahui penyebabnya dengan cepat. d. Fungsi utama SIA adalah mengubah sekumpulan data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan perusahaan. Informasi ini berbentuk laporan keuangan baik secara manual maupun secara online yang diperlukan oleh semua pihak. e. SIA juga berfungsi sebagai suatu sistem pengendali keuangan agar tidak terjadi suatu kecurangan. Dengan sistem ini, keuangan perusahaan dapat dilacak dengan pasti karena sistem pertanggungjawaban yang detail. Fungsi ini dapat menjaga aset perusahaan dan mengurangi risiko untuk penggelapan aset oleh semua pihak terkait. 2. Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain : a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. b. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. c. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
19 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. 2.3. Pengeluaran Kas Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relative kecil), dilaksnakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu di antara dua sistem: fluctuating-fund-balance system dan imprest system (Mulyadi, 2016 : 425). 2.3.1. Pengakuan Pengakuan dalam akuntansi adalah proses pendapatan terpenuhinya kriteria pencatatan suatu kejadian atau peristiwa dalam catatan akuntansi sehingga akan menjadi bagian yang melengkapi unsur asset, kewajiban, ekuitas dana, pendapatan, belanja, dan pembiyaan sebagaimana akan termuat pada laporan keuangan entitas pelaporan yang bersangkutan. Pengakuan diwujudkan dalam pencatatan jumlah uang terhadap pos-pos laporan keuangan yang terpengaruh oleh kejadian atau peristiwa terkait. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pegendalian internal berikut ini (Mulyadi, 2016 : 425) : 1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
20 2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatam transaksi pengeluaran kas perusahaan. 3. Jika sistem perbankan mengembangkan cancelled check kepada check issuer, peneluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. 2.3.2. Pengukuran Menurut Cangelosi (1995: 21) pengukuran adalah proses pengumpulan data melalui pengamatan empiris yang digunakan untuk mengumpulkan informasi yang relevan dengan tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini guru menaksir prestasi siswa dengan membaca atau mengamati apa saja yang dilakukan siswa, mengamati kinerja mereka, mendengar apa yang mereka katakan, dan menggunakan indera mereka seperti melihat, mendengar, menyentuh, mencium, dan merasakan. 2.3.3. Pencatatan dan Penyajian Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Pelaporan/penyajian pengeluaran kas berupa laporan keuangan seperti laporan posisi keuangan, laporan laba rugi komprehensif dan laporan arus kas. Pencatatan untuk pengeluaran kas PT. Andalan Pacific Samudra Surabaya menggunakan jurnal pengeluaran kas dan sama dengan yang ada di teori (buku). Dan penyajian/pelaporan PT. Andalan Pacific Samudra Surabaya berupa laporan keuangan. Dan laporan keuangan tersebut, sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) secara baik dan wajar.
21 2.4. Manfaat Sistem Akuntansi Sistem informasi akuntansi ini juga memiliki beberapa manfaat bagi sebuah perusahaan (GroeduAcademy, 2018) : 1. Menyajikan berbagai informasi yang lebih akurat dan tepat waktu, sehingga perusahaan dapat melakukan berbagai aktivitas utama pada value chain secara lebih efektif dan efisien. 2. Meningkatkan kualitas dan untuk mengurangi biaya produksi produk maupun terhadap jasa yang dihasilkan. 3. Meningkatkan tingkat efisiensi dari kinerja bisnis, baik itu pada bagian keuangan dan bagian-bagian lainnya. 4. Meningkatkan kecepatan dalam pengambilan keputusan. 5. Meningkatkan sharing knowledge. Dari beberapa manfaat di atas maka sistem informasi akuntansi memang berperan sangat penting bagi perusahaan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang lebih baik, maka perusahaan dapat melakukan berbagai proses operasional maupun informasi dengan lebih efektif dan efisien karena adanya pengendalian yang akan mampu mengendalikan berbagai proses-proses tersebut, sehingga dapat menghasilkan tujuan yang lebih sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan. 2.5. Sistem Pengendalian Intern Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang di rancang untuk memberikan kepastian yang beralasan yang terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai
22 berikut : efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan elevator sistem akuntansi (Rama & judge, 2008). Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memengaruhi kendaraan pengendalian pihak manajemen dan karyawan (Hall J. A., 2007). Tujuan system pengendalian internal menurut definisi tersebut adalah : 1. Menjaga asset organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong di patuhinya kebijakan manajemen Menurut tujuannya, system pengendalian internal akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian internal administratif (internal administrative control). Pengendalian internal akuntansi, yang merupakan bagian dari system pengendalian internal, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga asset organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi (Mulyadi, 2016 : 129). Unsur pokok pengendalian internal adalah (Mulyadi, 2016 : 130) : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
23 Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : a. Harus di pisahkan fungsi-fungsi operasi dan oenyimoanan dari fungsi akuntansi b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap asset, utang, pendapatan, dan beban. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Adapun cara-cara yang umumnya ditemouh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) c. Setiap transasksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
24 f. Seacara periodik diadakan pencocokan fisik asset dengan catatannya g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan anggung jawabnya Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat di percaya, berbagai cara berikut ini dapat di tempuh : a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang di tuntut oleh pekerjanya b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjanya.